Vérification suivant la réalisation du Projet de restructuration de la TPS/TVH
Rapport final
Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Octobre 2010
Table des matières
Sommaire
Contexte : La taxe sur les produits et services (TPS) a été instaurée en janvier 1991 pour remplacer la taxe de vente fédérale. En avril 1997, la taxe de vente harmonisée (TVH) est entrée en vigueur en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick et à Terre-Neuve-et-Labrador.
La responsabilité de l'administration du programme de la TPS/TVH est partagée entre plusieurs directions générales à l'Agence du revenu du Canada (ARC). La Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP) fournit une orientation fonctionnelle pour les services d'inscription, de saisie des données, de traitement et de cotisation et de comptabilité. La Direction générale des programmes d'observation (DGPO) est responsable de l'élaboration des critères pour l'évaluation des risques relatifs à la sélection et à l'exécution des activités de vérification liées aux déclarations de TPS/TVH. La Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires (DGPLAR) fournit une orientation fonctionnelle pour l'interprétation de la législation. La Direction générale des appels est responsable des oppositions et des appels des clients, et la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) est chargée de recouvrer les montants en suspens et d'offrir des services aux contribuables.
Le Projet de restructuration de la TPS/TVH (Projet) a été lancé en 1999 dans le but d'améliorer l'observation et les services aux contribuables, de moderniser l'exécution des programmes et d'intégrer la TPS/TVH à la Business Suite des systèmes communs. La Business Suite représente un ensemble de systèmes de l'ARC dont les plates‑formes sont communes comme le Système du numéro d'entreprise, le Système de comptabilité normalisée (CN), le Système de communication avec les entreprises (SCE) et le Système de gestion des cas en vue de fournir des fonctions coordonnées (c.-à-d. inscription, comptabilité).
Le rapport de clôture du projet a été présenté lors de la réunion du Comité de gestion des ressources et des investissements (CGRI) qui a eu lieu le 29 septembre 2009, et il y était mentionné que les coûts du projet s'élèvent à 371 millions de dollars. Les coûts permanents après 2010-2011 sont estimés à 27,2 millions de dollars par année.
Objectif : La présente vérification a pour objectif de s'assurer que le Projet de restructuration de la TPS/TVH a atteint les objectifs énoncés dans l'analyse de rentabilité menée en 2006 relativement à la restructuration de la TPS/TVH, et que les contrôles sont présents afin d'appuyer les fonctionnalités que compte le système restructuré.
La portée comprenait un suivi des plans d'action élaborés par l'ARC en réponse aux préoccupations du Bureau du vérificateur général concernant la gestion de l'accès au système de TPS/TVH. Par contre, elle ne comprenait pas un examen de l'exactitude et de l'intégralité des données sur la TPS/TVH, ou des contrôles liés aux processus financiers.
La vérification sera menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Conclusion : L'analyse de rentabilité de 2006 ne comptait pas d'objectifs clairement définis, de points de repère et de mesures de rendement.La vérification interne n'est donc pas en mesure de fournir une assurance, sur le plan de la vérification, que les objectifs ont été entièrement réalisés. Toutefois, la fonctionnalité dans les versions du Projet peut être associée aux objectifs énoncés dans l'analyse de rentabilité. Par exemple, le fait de fournir aux inscrits la capacité de gérer leurs comptes à l'aide de Mon dossier d'entreprise peut être lié à l'objectif visant à « répondre, de manière plus efficace, aux besoins des contribuables ». Le processus actuel du CGRI exige des critères mesurables et des points de référence pour les projets faisant l'objet de la surveillance du CGRI.
Les contrôles existants servent à appuyer la fonctionnalité permanente du système restructuré. Cependant, on peut améliorer la sensibilisation aux outils d'établissement de rapports dont disposent les gestionnaires, ainsi que la formation à cet égard; de plus, on peut réduire les volumes de courrier sortant et les coûts d'expédition connexes. On peut également améliorer l'accès des employés au système de la TPS/TVH.
La majorité des employés des bureaux locaux interrogés ne connaissent pas les fonctionnalités de ReportNet, l'outil d'établissement de rapports utilisé conjointement avec le système restructuré. Cet outil n'est donc pas utilisé de manière uniforme. La majorité des bureaux locaux visités se servent de ressources pour élaborer et tenir à jour les rapports statistiques internes sur les opérations. En tant que directions générales intervenantes qui utilisent ReportNet, la DGSCP, la DGPO et la DGSCGC devraient élaborer des plans dans le but d'offrir une formation à propos sur Cognos 8, l'outil d'établissement de rapports qui remplacera ReportNet en 2011, pour s'assurer que les capacités d'établissement de rapports du logiciel sont utilisées à leur potentiel maximal.
En raison de la restructuration du système, le courrier sortant relatif au programme a connu une augmentation annuelle de 85 %, d'où la hausse des coûts d'expédition de 6,2 millions de dollars. La DGSCP devrait élaborer des plans avec des dates et des objectifs clairs afin de réduire davantage le volume de courrier sortant et les coûts d'expédition connexes.
Dans le cadre d'un examen des profils des employés à la Direction générale de l'informatique (DGI) qui conçoivent, appuient et tiennent à jour le système de la TPS/TVH, on a cerné ceux qui possèdent à la fois un profil d'utilisateur et d'approbateur. Un utilisateur qui dispose de ces deux profils peut apporter des changements non autorisés ou incomplets à l'environnement de production. Toutefois, ce double profil augmente les risques liés à l'altération des données, au temps d'indisponibilité non prévu et à la fraude. La DGI devrait modifier les comptes d'utilisateur pour que les utilisateurs aient soit la capacité d'ajouter des codes à un environnement soit la capacité de transférer les codes au prochain environnement, et mener des examens périodiques en vue d'éviter qu'une telle situation ne se reproduise.
Plans d'action
La DGSCP, la DGPO, la DGI et la DGSCGC souscrivent aux recommandations. Les plans d'action et les échéances connexes sont inclus dans le présent rapport.
Introduction
La taxe sur les produits et services (TPS) a été instaurée en janvier 1991 pour remplacer la taxe de vente fédérale. Un système informatique a été élaboré au cours d'une période de 18 mois afin de respecter la date de mise en œuvre du 1er janvier 1991. Le manque de souplesse du système ainsi que les nombreuses défaillances de base liées au programme de la TPS ont nécessité la mise en place d'un grand nombre de processus de rechange manuels.
En avril 1997, la taxe de vente harmonisée (TVH) est entrée en vigueur en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick et à Terre-Neuve-et-Labrador. La TVH est une taxe sur la valeur ajoutée harmonisée unique qui a remplacé les taxes provinciales sur les ventes au détail et la TPS fédérale.
En 2009-2010, le programme de la TPS/TVH a traité plus de 7,2 millions de déclarations [Note 1], qui ont produit des recettes brutes supérieures à 44 milliards de dollars [Note 2]. La responsabilité de l'administration du programme de la TPS/TVH est partagée entre plusieurs directions générales à l'Agence du revenu du Canada (ARC). La Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP) fournit une orientation fonctionnelle pour les services d'inscription, de saisie des données, de traitement et de cotisation et de comptabilité. La Direction générale des programmes d'observation (DGPO) est responsable de l'élaboration des critères pour l'évaluation des risques relatifs à la sélection et à l'exécution des activités de vérification liées aux déclarations de TPS/TVH. La Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires (DGPLAR) fournit une orientation fonctionnelle pour l'interprétation de la législation. La Direction générale des appels est responsable des oppositions et des appels des clients, et la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) est chargée de recouvrer les montants en suspens et d'offrir des services aux contribuables.
Le Projet de restructuration de la TPS/TVH a été lancé en 1999 dans le but d'améliorer l'observation et les services aux contribuables, de moderniser l'exécution des programmes et d'intégrer la TPS/TVH à la Business Suite des systèmes communs. Le projet, qui est appuyé par la DGSCP et la Direction générale de l'informatique (DGI), a été mis sur pied afin de créer un système de TPS/TVH souple au moyen de plates‑formes opérationnelles communes.
Le système de la TPS/TVH restructuré a été implanté au moyen d'une série de versions à partir d'avril 2002. Une analyse de rentabilité a été présentée au Comité de gestion des ressources et des investissements (CGRI) en octobre 2006. En avril 2007, le Projet a franchi une étape importante lorsque les systèmes de traitement restructurés ont été lancés dans l'environnement de production pour ainsi se joindre à la Business Suite de l'ARC. Des lancements ultérieurs ont permis d'ajouter une fonctionnalité prévue et de traiter des enjeux liés à la stabilisation.
Les objectifs liés au projet énoncés dans l'analyse de rentabilité de 2006 sur la Restructuration de la TPS/TVH incluent les suivants :
- perfectionner l'approche de gestion des risques au moyen de stratégies d'observation complètes et équilibrées et de la mise en œuvre de compensations automatisées entre les débits et les crédits dans de nombreux secteurs de revenus fiscaux des entreprises;
- créer un système souple en mesure de répondre en temps opportun au changement de lois et de programmes;
- offrir la possibilité d'administrer tout un éventail de programmes de TPS/TVH (c.-à-d. les remboursements, la vérification, les recouvrements) pouvant facilement s'étendre à d'autres ministères ou ordres de gouvernement;
- intégrer le programme de TPS/TVH aux systèmes communs d'entreprises;
- augmenter la capacité de commerce électronique;
- rassembler tous les systèmes répartis qui sont actuellement nécessaires à l'administration du programme;
- répondre plus efficacement aux besoins des contribuables;
- répondre aux préoccupations du Bureau du vérificateur général.
Le rapport de clôture du projet a été présenté lors de la réunion du CGRI qui a eu lieu le 29 septembre 2009, et il y était mentionné que les coûts du projet s'élèvent à 371 millions de dollars. Les coûts permanents après 2010-2011 sont estimés à 27,2 millions de dollars par année.
La Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVEE) a mené, en 2005, une vérification préalable à la réalisation du projet. Une vérification de la conversion des données de TPS/TVH a également été effectuée au cours de la période qui a précédé la version d'avril 2007, y compris celle-ci, et portait sur l'exactitude des données relatives à la migration des soldes de compte de l'ancien système de production de TPS/TVH au système de comptabilité normalisée (CN). La vérification a permis de conclure que la migration de l'ancien système de TPS à la plate-forme de la CN et le transfert de données du CN au grand livre des recettes ont été exécutés avec succès dans la version d'avril 2007.
Portée de la vérification
La présente vérification a pour objectif de s'assurer que le Projet de restructuration de la TPS/TVH a atteint les objectifs énoncés dans l'analyse de rentabilité menée en 2006 relativement à la restructuration de la TPS/TVH, et que les contrôles sont présents afin d'appuyer les fonctionnalités que compte le système restructuré.
La portée comprenait un suivi des plans d'action élaborés par l'ARC en réponse aux préoccupations du Bureau du vérificateur général concernant la gestion de l'accès au système de TPS/TVH. Par contre, elle ne comprenait pas un examen de l'exactitude et de l'intégralité des données sur la TPS/TVH, ou des contrôles liés aux processus financiers.
La vérification a été effectuée à l'Administration centrale (AC) de concert avec les intervenants clés (DGSCP, DGI, DGPO, Direction générale des appels et DGSCGC), ainsi que dans certains bureaux des régions de l'Atlantique, des Prairies, de l'Ontario et du Pacifique. La phase d'examen a été menée entre septembre 2009 et janvier 2010.
La vérification sera menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Constatations, recommandations et plans d'action
1.0 Atteinte des objectifs fixés
La migration du système de la TPS/TVH à la Business Suite a été un succès. Les problèmes d'envergure relevés après sa mise en œuvre ont été réglés dans le cadre des versions ultérieures. Les entretiens avec le personnel à l'Administration centrale et dans les bureaux locaux ont révélé que le système restructuré répond actuellement aux besoins du programme et devrait faciliter les initiatives relatives à la taxe de vente harmonisée dans l'avenir.
L'analyse de rentabilité de 2006 ne comptait pas d'objectifs clairement définis, de points de repère et de mesures de rendement.La vérification interne n'est donc pas en mesure de fournir une assurance, sur le plan de la vérification, que les objectifs ont été entièrement réalisés. Toutefois, la fonctionnalité dans les versions du Projet peut être associée aux objectifs énoncés dans l'analyse de rentabilité. Par exemple, le fait de fournir aux inscrits la capacité de gérer leurs comptes à l'aide de Mon dossier d'entreprise peut être lié à l'objectif visant à « répondre, de manière plus efficace, aux besoins des contribuables ». Le processus actuel du CGRI exige des critères mesurables et des points de référence pour les projets faisant l'objet de la surveillance du CGRI.
2.0 Contrôles de gestion et établissement de rapports pour la fonctionnalité permanente
Il existe des contrôles liés aux coûts d'entretien, à la formation et aux problèmes et changements touchant le système qui appuient la fonctionnalité permanente du système restructuré.
Les coûts d'entretien ont été calculés selon des hypothèses vérifiables telles que les facteurs historiques et les variables. Dans le rapport de clôture du projet, il est indiqué que les coûts permanents après l'exercice 2010-2011 sont estimés à 27,2 millions par année. Ces coûts ont fait l'objet d'un examen et d'une approbation du CGRI en septembre 2009.
Les documents ainsi que les procédures de formation et de référence ont été élaborés avant la mise en œuvre du système. Les directions générales fonctionnelles de l'AC ont fourni la formation, sous forme de copies d'écran, d'aides à la navigation et de cours officiels, et ce, à divers niveaux. Après la mise en œuvre, les directions générales ont intégré diverses façons d'offrir la formation aux employés, y compris les manuels en ligne, le programme de jumelage et la formation en cours d'emploi, relativement aux applications de la TPS/TVH.
Les procédures liées à la divulgation des problèmes de système, de même qu'à l'approbation et à l'autorisation des changements au système de la TPS/TVH, sont en place. Ces dernières permettent de traiter des enjeux horizontaux et de tenir compte des commentaires formulés par les autres intervenants touchés. Les rapports d'incidents et les demandes de changements au système sont surveillés par les directions générales de l'AC et les bureaux locaux, et les changements apportés au système sont communiqués au personnel. La majorité des demandes de renseignements relatives au système sont reçues au moyen du site Web du Soutien à la production de l'AC. Le Soutien à la production offre des services de soutien et d'orientation aux utilisateurs relativement aux applications de la Business Suite.
Malgré l'existence des contrôles mentionnés ci-dessus, on peut améliorer la sensibilisation aux outils d'établissement de rapports dont disposent les gestionnaires et réduire les volumes de courrier sortant du système et les coûts d'expédition connexes. On peut également améliorer l'accès des utilisateurs finaux au système de la TPS/TVH, ainsi que leur accès aux codes d'application.
La majorité des employés interrogés dans les bureaux locaux visités ne connaissent pas les fonctionnalités de ReportNet, et se servent de ressources pour élaborer et tenir à jour les rapports statistiques internes sur les opérations. ReportNet est un logiciel sur le Web servant à élaborer et à gérer des rapports généraux et personnalisés. On a l'intention de remplacer ReportNet par Cognos 8 en 2011. La DGSCP, la DGPO et la DGSCGC sont les directions générales intervenantes clés qui se servent de ReportNet.
Recommandation
La DGSCP, la DGPO et la DGSCGC devraient élaborer des plans dans le but d'offrir une formation en temps opportun sur Cognos 8 afin de s'assurer que les capacités d'établissement de rapports du logiciel sont utilisées à leur potentiel maximal.
Plan d'action
L'équipe du développement des déclarations à la DGSCP élaborera et offrira de la formation aux employés de l'AC et à ceux situés dans les régions avant la conversion à Cognos 8 en avril 2011.
La DGSCGC procède actuellement à la conversion du Système de repérage et d'analyse des rapports statistiques à la plate-forme Cognos 8 et prévoit terminer en 2011. Une formation appropriée sera offerte au personnel situé dans les régions et à l'AC dans le cadre de cette mise en œuvre.
La DGPO organisera des séances de formation d'ici le printemps 2011 qui seront offertes aux employés de l'AC et à ceux situés dans les régions d'ici l'automne 2011. Le Système intelligent d'exécution et de validation d'entreprise de la Direction de la recherche, des risques et de la gestion des activités sera responsable de cette formation, avec l'aide de la Direction des petites et moyennes entreprises.
L'ancien système de la TPS/TVH n'émettait pas automatiquement un avis de cotisation pour l'ensemble des déclarations et des remboursements, les relevés de compte et les acomptes provisionnels, et les avis du recouvrement et des appels. À la suite de la mise en œuvre du système restructuré, le volume de courrier sortant a connu une augmentation annuelle de 85 % (de 10 millions à 18,5 millions), ce qui a contribué à la hausse des coûts d'expédition de 6,2 millions de dollars.
Dans le rapport de clôture du projet, la DGSCP a mentionné plusieurs plans visant à régler, en partie, le problème. Par exemple, la Direction générale a modifié le critère selon lequel un état des arriérés sera émis. Elle estime que les économies éventuelles s'élèveront à 1,5 million de dollars d'ici 2011-2012 en raison de cette mesure. Elle a également indiqué que plusieurs initiatives sont en cours de mise en œuvre et permettront d'accroître l'utilisation d'options électroniques, réduisant ainsi le volume de courrier sortant.
Recommandation
La DGSCP devrait élaborer des plans avec des dates et des objectifs clairs afin de réduire davantage le volume de courrier sortant et les coûts d'expédition connexes.
Plan d'action
La DGSCP est en voie d'élaborer un plan d'action qui permettra de réduire les coûts d'expédition. Certaines réductions ont déjà été apportées ou sont planifiées sous peu. En 2009-2010, la Direction générale a annulé l'état des arriérés pour la TPS/TVH, et les économies s'élevaient à presque 1,4 million de dollars. À compter de novembre 2010, le nombre d'états des paiements provisoires envoyés aux contribuables sera réduit d'environ 400 000 par année, permettant ainsi de réaliser des économies d'environ 90 000 $ en coûts d'expédition connexes et d'environ 216 000 $ pour chaque année subséquente.
Sous la direction du sous-commissaire de la DGSCP, l'Agence a commencé un examen visant à élaborer des options pour réduire les volumes de courrier sortant de l'Agence. Cet examen portera également sur tout le courrier sortant, y compris celui relatif au programme de la TPS/TVH, et sera terminé d'ici le 31 mars 2011.
La vérification comprenait un suivi des plans d'action élaborés par l'ARC en réponse aux préoccupations du Bureau du vérificateur général concernant la gestion de l'accès des utilisateurs finaux au système de TPS/TVH. Les plans d'action de l'ARC portaient également sur la mise en œuvre de l'Examen de l'accès des employés aux systèmes (EAES) et du Guide d'accès fondé sur les rôles (GAFR). L'EAES est une application Web qui fournit aux gestionnaires de l'ARC un rapport en ligne sur les privilèges d'accès aux systèmes de leurs employés. Le GAFR déterminera les privilèges d'accès minimaux au système requis par un employé selon sa fonction ou son rôle. L'EAES a été mis en œuvre à l'échelle de l'ARC en janvier 2009. Le GAFR est encore à l'étape de mise en œuvre. Par exemple, la DGSCP a prévu que la mise en œuvre du GAFR aura lieu à l'automne 2010. Ces plans d'action ont été mentionnés dans une Vérification de la sécurité de la technologie de l'information menée à bien par la DGVEE en octobre 2009. À l'automne 2012, un suivi sur les progrès réalisés dans les plans d'action pour le GAFR et l'EAES sera effectué pendant le processus de suivi annuel de la DGVEE.
De plus, le BVG a relevé 13 comptes d'utilisateur des employés à la DGI qui possèdent à la fois un profil d'utilisateur et d'approbateur dans le système de la TPS/TVH. Un employé ayant un profil d'utilisateur peut ajouter des codes aux environnements antérieurs à la production. Quant à un employé avec un profil d'approbateur, il peut déplacer les codes au prochain environnement, y compris celui de la production. Lorsqu'un utilisateur détient les deux profils, le risque lié à l'apport de changements non autorisés ou incomplets à l'environnement de la production est accru. En conséquence, ce double profil donne lieu à des risques liés à l'altération des données, au temps d'indisponibilité non prévu et à la fraude. L'ARC a accepté de supprimer de ces comptes soit le profil d'utilisateur soit celui d'approbateur. Toutefois, un examen ultérieur de ces comptes d'utilisateurs au cours de cette vérification a montré que 29 employés de la DGI ont des profils d'utilisateur et d'approbateur. De plus, il n'y avait pas de preuve que ces profils étaient contrôlés. Depuis juin 2009, ces utilisateurs ont accédé au système 14 fois à l'aide des deux profils.
Recommandations
La DGI devrait modifier les comptes d'utilisateur pour que les utilisateurs aient soit la capacité d'ajouter des codes à un environnement ou la capacité de transférer les codes au prochain environnement.
Elle devrait mener des examens périodiques en vue d'éviter qu'une telle situation ne se reproduise.
Plan d'action
En date du 26 mai 2010, la DGI a supprimé soit le profil d'utilisateur, soit le profil d'approbateur pour la migration des codes d'application à l'environnement de production pour tous les comptes d'utilisateurs concernés. La DGI soulignera l'importance de la séparation de ces tâches et effectuera un suivi après la version prévue pour octobre 2010 afin de déterminer si ces cas se reproduisent.
Conclusion
L'analyse de rentabilité de 2006 ne comptait pas d'objectifs clairement définis, de points de repère et de mesures de rendement.La vérification interne n'est donc pas en mesure de fournir une assurance, sur le plan de la vérification, que les objectifs ont été entièrement réalisés. Toutefois, la fonctionnalité dans les versions du Projet peut être associée aux objectifs énoncés dans l'analyse de rentabilité. Par exemple, le fait de fournir aux inscrits la capacité de gérer leurs comptes à l'aide de Mon dossier d'entreprise peut être lié à l'objectif visant à « répondre, de manière plus efficace, aux besoins des contribuables ». Le processus actuel du CGRI exige des critères mesurables et des points de référence pour les projets faisant l'objet de la surveillance du CGRI.
Les contrôles existants servent à appuyer la fonctionnalité permanente du système restructuré. Cependant, on peut améliorer la sensibilisation aux outils d'établissement de rapports dont disposent les gestionnaires, ainsi que la formation à cet égard; de plus, on peut réduire les volumes de courrier sortant du système et les coûts d'expédition connexes. On peut également améliorer l'accès des employés au système de la TPS/TVH.
La majorité des employés des bureaux locaux interrogés ne connaissent pas les fonctionnalités de ReportNet, l'outil d'établissement de rapports utilisé conjointement avec le système restructuré. Cet outil n'est donc pas utilisé de manière uniforme. La majorité des bureaux locaux visités se servent de ressources pour élaborer et tenir à jour les rapports statistiques internes sur les opérations. En tant que directions générales intervenantes qui utilisent ReportNet, la DGSCP, la DGPO et la DGSCGC devraient élaborer des plans dans le but d'offrir une formation à propos sur Cognos 8, l'outil d'établissement de rapports qui remplacera ReportNet en 2011, pour s'assurer que les capacités d'établissement de rapports du logiciel sont utilisées à leur potentiel maximal.
En raison de la restructuration du système, le courrier sortant relatif au programme a connu une augmentation annuelle de 85 %, d'où la hausse des coûts d'expédition de 6,2 millions de dollars. La DGSCP devrait élaborer des plans avec des dates et des objectifs clairs afin de réduire davantage le volume de courrier sortant et les coûts d'expédition connexes.
Dans le cadre d'un examen des profils des employés à la DGI qui conçoivent, appuient et tiennent à jour le système de la TPS/TVH, on a cerné ceux qui possèdent à la fois un profil d'utilisateur et d'approbateur. Un utilisateur qui dispose de ces deux profils peut apporter des changements non autorisés ou incomplets à l'environnement de production. Toutefois, ce double profil augmente les risques liés à l'altération des données, au temps d'indisponibilité non prévu et à la fraude. La DGI devrait modifier les comptes d'utilisateur pour que les utilisateurs aient soit la capacité d'ajouter des codes à un environnement soit la capacité de transférer les codes au prochain environnement, et mener des examens périodiques en vue d'éviter qu'une telle situation ne se reproduise.
Notes:
Détails de la page
- Date de modification :