(2015) Programme de traitement des déclarations et de remboursements de la TPS/TVH

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) – Programme de traitement des déclarations et de remboursements de la TPS/TVH

La Direction des déclarations des entreprises de la Direction générale des services de cotisation et de prestations

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Frank Vermaeten
Sous commissaire
Direction générale des services de cotisation et de prestations

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Traitement des déclarations et paiement des entreprises

Administration de la taxe sue les produits et services au Québec

Résumé du projet, de l’initiative, des modifications :

La portée de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée vise la charge de travail à la Direction des déclarations des entreprises concernant les déclarations, les demandes de remboursements de la TPS/TVH et les divers choix qui sont produits par les entreprises, les tiers et les particuliers. Elle a trait à la TPS/TVH perçue et versée par les entreprises et les tiers, ainsi qu’à la TPS/TVH payée par les particuliers et les entreprises lorsqu’un remboursement s’applique. Elle vise également les choix qui peuvent être exercés par les entreprises en vue de modifier certains aspects de leur compte de la TPS/TVH, par exemple, la modification de la fréquence de production. L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ne comprend pas le programme du crédit pour la TPS/TVH qui est offert aux particuliers en fonction des seuils de revenus et qui est accordé tous les trois mois; ce programme est administré par la Direction des programmes de prestations.

La Division du traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (DTDRT) offre un cadre de gestion central pour la planification, le traitement, la surveillance et la déclaration des activités de programme annuelles de six centres fiscaux (CF). Ce rôle de soutien fonctionnel comprend, sans toutefois s’y limiter, la fourniture de procédures opérationnelles, les communications avec les bureaux locaux, la surveillance financière et budgétaire, l’assurance de la qualité et la surveillance de programmes. La Division participe également à l’analyse, à la conception, à l’élaboration et à l’exécution de projets et aux innovations technologiques, y compris les services électroniques nouveaux et/ou améliorés pour les Déclarations et remboursements de la TPS/TVH.

La DTDRT collabore régulièrement avec Revenu Québec, d’autres secteurs de l’ARC afin d’assurer l’uniformité de l’exécution du Programme de déclarations et de remboursements de la TPS/TVH à l’égard de tous les Canadiens, y compris les choix applicables en matière de la TPS/TVH.

Il incombe à la DTDRT de fournir des services d’élaboration de politiques, d’améliorations de programmes, de spécifications de systèmes et une orientation, une surveillance et des lignes directrices fonctionnelles aux bureaux locaux relatifs au traitement et à la validation de toutes les déclarations et de tous les remboursements et choix de la TPS/TVH.

Voici, entre autres, les modifications récentes apportées au programme :

1. L’administration de la taxe de vente harmonisée de l’Île du Prince Édouard. Tout comme plusieurs autres provinces, l’Î. P. É. a conclu un accord avec le gouvernement du Canada pour harmoniser sa taxe de vente provinciale à la TPS à compter du 1er avril 2013. L’ARC administre tous les aspects de la TVH de l’Î. P. É., ce qui comprend le traitement des déclarations, des remboursements et des choix de TVH.

2. L’administration de la taxe de vente du Québec (TVQ) et de la TPS pour les institutions financières désignées particulières qui possèdent un établissement stable au Québec, de même que celles qui possèdent un établissement stable à l’extérieur du Québec, mais qui exercent leurs activités au Québec.  L’ARC a commencé à administrer la TPS et la TVQ à compter du 1er janvier 2013.

3. À compter du 13 avril 2015, un changement au programme comprendra la  collecte et la conservation d’adresses de protocole Internet (IP) aux fins d’utilisation à la Direction générale des programmes d’observation. Lorsqu’une déclaration de la TPS est produite au moyen des services de production électronique de l’ARC en matière de la TPS/TVH, l’adresse IP n’est pas actuellement saisie dans le cadre des données sur les déclarations envoyées à l’ordinateur central du Système de traitement des déclarations de la TPS/TVH. Nous modifions nos systèmes de traitement en vue de saisir et de conserver l’adresse IP utilisée pour produire une déclaration de la TPS/TVH par voie électronique. L’adresse IP sera utilisée pour appuyer ce qui suit :

Les processus automatisés dans le cadre de la détection de déclarations suspectes sur Internet en déterminant le pays et la province où la déclaration a été produite sur Internet. Les entreprises qui produisent des déclarations d’une adresse IP dont l’origine est dans une région qui n’est pas synchrone avec leur adresse commerciales pourraient être assujetties à d’autres processus d’évaluation du risque.

 La recherche et la conservation manuelles de l’adresse IP par un vérificateur pour déterminer si un contribuable choisi aux fins de vérification exploite plus d’une entreprise à l’aide de l’adresse IP indiquée. Des entreprises supplémentaires qui utilisent la même adresse IP feront l’objet d’un examen conjointement avec d’autres renseignements disponibles à l’interne en vue de déterminer l’inobservation possible de la LTA et d’autres lois appliquées par l’ARC. Des vérifications peuvent être menées si elles sont justifiées. Lorsque l’adresse IP est examinée par le vérificateur, ces renseignements feront partie du dossier de vérification.

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Exemptions diplomatiques
Numéro de dossier : ARC DGSCP 101

Demandes de remboursement – Taxe sur les produits et services (à l’exclusion des remboursements aux visiteurs / Programme d’incitation pour congrès étrangers et voyages organisés)
Numéro de dossier : ARC DGSCP 133

Déclarations de taxe sur les produits et services / taxe de vente harmonisée (TPS/TVH)
Numéro de dossier : ARC DGSCP 134

Demandes de remboursement aux visiteurs / Programme d’incitation pour congrès étrangers et voyages organises - Taxe sur les produits et services / taxe de vente harmonisée (TPS/TVH)
Numéro de dossier : ARC DGSCP 129

Administration de la taxe sur les produits et services au Québec
Numéro de dossier : ARC DGSCP 087

Description des fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH
Fichier de renseignements personnels ARC PPU 241

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Loi sur la taxe d’accise (LTA)

Loi sur la taxe de vente du Québec (LTVQ)

Loi sur l’administration fiscale (Québec)

Loi sur l’Agence du revenu du Canada

Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces

Détermination et classement du risque

1) Type de programme ou d’activité

Administration des programmes, des activités et des services 

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés principalement pour administrer le programme de la TPS/TVH (p. ex. aux fins d’identification, de traitement des déclarations, des remboursements et des choix, de la perception des recettes, du versement de paiements et de la fourniture d’un soutien aux clients) afin de déterminer le montant exact de la TPS/TVH exigible au compte et d’empêcher l’envoi de remboursements et de ristournes non justifiés.

Toutefois, les renseignements personnels sont également utilisés par la Direction générale des programmes d’observation dans le cadre de son Programme d’observation en matière de déclaration aux fins d’exécution, comme la détection de la fraude ou l’enquête des abus possibles au sein du programme. Les conséquences peuvent comprendre des vérifications qui pourraient donner lieu à une TPS/TVH supplémentaire qui doit être payée par un inscrit, ainsi des pénalités administratives possibles. Toutes les déclarations et tous les remboursements de la TPS/TVH peuvent être assujettis aux critères de sélection de vérification.

De plus, certains cas pourraient, au bout du compte, être renvoyés à la Division des enquêtes criminelles en vue d’une poursuite au criminel. La DDE renverra des cas de fraudes de façon exceptionnelle.

2) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate et/ou encore le contexte de ceux ci est de nature délicate. Les renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom du particulier concerné.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le Programme de la TPS/TVH se fie aux renseignements recueillis en vertu de la LTA pour établir des cotisations relativement aux dossiers (déclarations, demandes de remboursement et choix). Les renseignements personnels recueillis des contribuables comprennent les détails comme le nom, les coordonnées, les renseignements financiers et la signature.

Le Programme de la TPS/TVH ne recueille pas les renseignements sur le NAS figurant aux déclarations ou aux choix et à la plupart des formulaires de remboursements, à l’exception de deux. En ce qui concerne les deux demandes de remboursement suivantes, le NAS est utilisé pour identifier correctement le demandeur afin d’assurer son admissibilité au remboursement :

Formulaire GST191 (TPS191), Demande de remboursement de la TPS/TVH pour les maisons neuves construites par le propriétaire en vertu du par. 256(2) de la LTA

Formulaire GST524 (TPS524), Demande de remboursement de la TPS/TVH pour immeubles d’habitation locatifs neufs en vertu de l’art. 256.2 de la LTA, L.R.C. 1985, ch. E 15

Le programme de la TPS/TVH recueille également des renseignements financiers pour remplir les demandes de dépôt direct des montants de remboursement ou de ristournes approuvés. Le dépôt direct des crédits exigibles constitue un service offert aux clients.

3) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Les organisations du secteur privé ou les organisations internationales des gouvernements étrangers.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Conformément à la LTA, des renseignements peuvent être recueillis des partenaires provinciaux participants et d’autres institutions fédérales et partagés avec ces derniers. Par exemple, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) fournit des rapports mensuels sur l’arrivée et le départ, lesquels comportent des listes des noms, du numéro de diplomate, de la date d’entrée et de sortie et du pays. Nous avons besoin de ces renseignements pour déterminer l’admissibilité des Demandes de remboursement de la TPS/TVH pour les représentants étrangers et les membres des missions diplomatiques, des postes consulaires, des organisations internationales et des unités de forces étrangères. Par exemple, nous avons besoin de la date d’entrée et de sortie dans le cas où le demandeur présente une demande hors de la période d’admissibilité. Nous exigeons également le nom du pays, puisque l’accord réciproque varie selon le pays. Ils permettent également de valider et de vérifier les adresses et les époux et les personnes à charge. Si un client a un problème relativement à sa cotisation, il doit souvent communiquer avec le MAECD à titre d’intermédiaire entre l’ARC et ce dernier.

La participation du secteur privé comprend des tiers externes auxquels on pourrait avoir recours pour déterminer ou clarifier des renseignements manquants des demandes de remboursement de la TPS/TVH. Par exemple, on peut communiquer avec un constructeur qui accorde un crédit au titre du montant de remboursement à l’acheteur d’une maison (demandeur) au moment de l’achat en vue de clarifier des renseignements figurant à la demande qui est ensuite présentée.

4) Durée du programme ou de l’activité

Programme à long terme

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

La TPS a été établie en 1991. Le Programme de la TPS/TVH est un programme à long terme existant et aucune date d’élimination n’est prévue. Même si certains types de déclarations, de remboursements ou de choix traités par l’ARC peuvent être de nature transitoire comportant une date d’élimination établie, l’ensemble du programme est à long terme.

5) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le Programme de la TPS/TVH touche les entreprises et les particuliers, tant les inscrits que les non inscrits, qui ont produit une déclaration, une demande de remboursement ou un choix lié au Programme de TPS/TVH.

6) Technologie et vie privée

Est-ce que le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité implique la mise en oeuvre d’un nouveau système électronique, logiciel ou application de programme incluant un logiciel de groupe (ou collecticiel) qui serait mis en place pour soutenir le programme ou l’activité en ce qui a trait à la création, à la collecte ou au traitement de renseignements personnels?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

Risque pour la vie privée : Oui

Détails :

Le système de classement de dossiers relatifs à la TPS/TVH sera modifié pour permettre la collecte et le stockage de l’adresse IP lorsqu’une déclaration de revenus est produite par l’intermédiaire des services de transmission par Internet des déclarations de la TPS/TVH de l’ARC.

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée

cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Détails :

Le Programme de traitement des déclarations et de remboursements de la TPS/TVH n’utilisera pas des méthodes d’identification améliorées. Toutefois, le Programme de la vérification et de l’examen de la TPS/TVH peut utiliser de telles méthodes. L’adresse IP sera recueillie lorsque les déclarations de la TPS/TVH sont produites par voie électronique. Elle sera utilisée par le Programme de la vérification et de l’examen de la TPS/TVH pour déterminer la géolocalisation de l’ordinateur, avec divers niveaux d’exactitude. Selon l’outil de recherche utilisé, il pourrait inclure le pays, la région ou l’État, la ville, la latitude et la longitude, l’indicatif régional et une carte du lieu déterminée.

Utilisation de la surveillance

cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Détails :

Le programme ne comporte pas l’utilisation de la surveillance des particuliers associés à la production d’une déclaration, d’une demande de remboursement ou d’un choix lié au Programme de la TPS/TVH.

Toutefois, dans le cadre du programme de sécurité de l’ARC, les employés de l’ARC qui auront accès aux renseignements personnels des contribuables feront l’objet d’une surveillance à l’aide du Système de pistes de vérification en direct (SPVD). Le SPVD enregistre les renseignements, tels que l’ID utilisateur pour l’ouverture de session, la date et l’heure de l’ouverture et de la clôture de session, l’emplacement où se trouve l’utilisateur, l’identité du terminal, le nom et l’ID du client pour les dossiers auxquels on a accédés, y compris les modifications apportées pendant chaque séance de l’utilisateur, entre autres.

Les renseignements sont utilisés pour confirmer que seul un utilisateur autorisé accède aux renseignements personnels et pour s’assurer que l’accès peut être lié à des particuliers précis à l’appui de l’enquête d’un abus soupçonné ou allégué. Ces renseignements sont conservés pendant deux ans.

Chaque fois que les employés de l’ARC ouvrent une session dans leur ordinateur, un avis s’affiche et exige que les employés reconnaissent qu’ils sont au courant du fait que tout accès aux réseaux de l’ARC est surveillé et que l’accès est uniquement en cas de nécessité.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances

pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

Détails :

Le traitement des remboursements de la TPS/TVH fait l’objet d’un processus de rapprochement automatisé à l’aide de la liste de sélection du demandeur de remboursement. Cette liste est tenue à jour dans le système de l’ordinateur central de remboursement en vue de déterminer les incohérences ou les abus dans le cadre du programme en rapprochant le NE, le NAS, le nom ou le code postal.

7) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Les renseignements obtenus des contribuables sur papier sont saisis directement dans notre système de l’ordinateur central. Les déclarations et les choix produits par voie électronique concernent une connexion Internet et les renseignements sont transférés à notre ordinateur central à l’aide d’une connexion sûre. Il y a un échange de renseignements entre les systèmes (p. ex. NE, CN, Vérification) dans l’ordinateur central. Le personnel à l’Administration centrale a accès à l’ordinateur central à l’aide d’ordinateurs portatifs chiffrés avec un Accès à distance sécurisé (ADS), ainsi qu’un accès plus limité aux renseignements à l’aide de téléphones intelligents ayant un ADS.

8) Risque possible pour l’institution

Atteinte à la réputation, gêne et perte de crédibilité.

Niveau de risque pour la vie privée: 4

Détails :

La protection des renseignements personnels et de la confidentialité est primordiale à l’administration de l’ARC des programmes de la TPS/TVH. Une violation d’un côté ou de l’autre – soit les renseignements personnels des déclarants, soit certains aspects des règles administratives et des procédures d’exploitation du programme – pourrait avoir une incidence négative sur les résultats stratégiques de l’Agence visant à s’assurer que les contribuables s’acquittent de leurs obligations et que l’assiette fiscale du Canada est protégée. Une attention négative des médias et une confiance réduite du public pourraient influencer le comportement en matière d’observation.

9) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Préjudice financier.

Niveau de risque pour la vie privée : 3