Examen des comptes de fiducie (Paie) v3.0

Direction de l’observation des entreprises
Direction générale des recouvrements et de la vérification

Sur cette page

• Aperçu et lancement de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
• Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications
• Détermination et classement du risque

Aperçu et amorce d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Mohammad Rahman
Directeur général, Direction de l’observation des entreprises
Direction générale des recouvrements et de la vérification

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lia Jackson
Directrice
Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Observation en matière de déclarations

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Observation par les employeurs
ARC DGRV 188

Fichier de renseignements personnels spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Observation par les employeurs
ARC PPU 120
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 001948

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

L’ARC administre les activités de programme de l’examen des comptes de fiducie (Paie) en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par les lois suivantes :

• La Loi de l’impôt sur le revenu : paragraphes 220(1) et 220(2.01)
• La Loi sur l’assurance-emploi : paragraphes 97(1) et 108(1.1)
• Le Régime de pensions du Canada: paragraphe 5(2)
• La Loi de 2001 sur l’accise: article 8 et paragraphe 9(2)
• La Loi sur la taxe d’accise: paragraphes 275(1) et 275(3)

L’article 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu permet à l’ARC de fournir certains renseignements des contribuables à toute personne, y compris un fonctionnaire du gouvernement fédéral, ou d’un gouvernement provincial ou territorial, avec le consentement du contribuable. Chacune des ententes écrites précise l’autorisation légale qui permet au ministère du gouvernement provincial, territorial ou fédéral de collecter des renseignements personnels et de conclure une entente avec l’ARC. La collecte de renseignements personnels et leur divulgation sont mieux qualifiées et stipulée à l’alinéa 241(1)c) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Les lois suivantes donnent l’autorisation légale de pénétrer dans des locaux et d’inspecter, de vérifier et d’examiner les registres comptables et les documents du contribuable :

• La Loi de l’impôt sur le revenu : article 231.1
• La Loi sur la taxe d’accise : article 288 
• La Loi sur l’assurance emploi : article 88 
• Le Régime de pensions du Canada: article 25

Les lois suivantes donnent l’autorisation légale d’établir une cotisation pour le montant des insuffisances, au besoin :

• La Loi de l’impôt sur le revenu : articles 152 et 227
• La Loi sur la taxe d’accise : article 296
• La Loi sur l’assurance emploi : article 85
• Le Régime de pensions du Canada : article 22  

Le paragraphe 231.5(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et le paragraphe 291(1) de la Loi sur la taxe d’accise donnent l’autorisation légale de faire des copies des documents.

Les pouvoirs législatifs suivants permettent à l’ARC d’imposer des pénalités et des intérêts pour l’observation des comptes de retenues sur la paie :

• Toute personne qui ne remet pas ou ne paye pas se verra imposer une pénalité de 10 % du montant :
  • La Loi de l’impôt sur le revenu : alinéa 227(9)a)
  • Le Régime de pensions du Canada : alinéa 21(7)a)
  • La Loi sur l’assurance emploi : alinéa 82(9)a)
• Si le défaut de remettre ou de payer a été commis sciemment ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde, une pénalité de 20 % du montant sera imposée :
  • La Loi de l’impôt sur le revenu : alinéa 227(9)b)
  • Le Régime de pensions du Canada : alinéa 21(7)b)
  • La Loi sur l’assurance emploi : alinéa 82(9)b)
• Intérêt à payer au taux prescrit :
  • La Loi de l’impôt sur le revenu : paragraphe 227(9.2)
  • Le Régime de pensions du Canada : paragraphe 21(6)
  • La Loi sur l’assurance emploi : paragraphe 82(8)
  • L’article 125.7 de la Loi de l’impôt sur le revenu donne l’autorisation légale en ce qui a trait au calcul de l’impôt dans le but de vérifier l’admissibilité de la subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs
  • Section 4 Règles sur l'obligation de déclaration de la Loi sur les mesures de soins dentaires

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

L’objectif du programme de l’examen des comptes de fiducie (ECF) (Paie) est de maintenir l’intégrité du régime fiscal concernant :

• la déclaration du revenu d’emploi et des avantages imposables;
• la retenue et le versement de montants liés à la paie;
• la qualification appropriée des travailleurs.

Il y parvient au moyen d’une combinaison d’activités d’éducation des contribuables et d’exécution responsable, y compris l’examen des registres comptables des employeurs.

Afin d’augmenter et d’améliorer l’observation volontaire, le programme vise à promouvoir la sensibilisation des employeurs et leur compréhension des lois fiscales et de leurs obligations prévues dans les lois suivantes :

• La Loi de l’impôt sur le revenu;
• La Loi sur la taxe d’accise;
• Le Régime de pensions du Canada;
• La Loi sur l’Assurance-emploi;
• Leurs règlements respectifs.

Les agents d’examen des comptes de fiducie (AECF) effectuent des examens des registres comptables du contribuable afin de s’assurer que les employeurs se conforment :

• aux exigences en matière des retenues, des versements et de la déclaration pour les retenues à la source (RPC/RPC2/AE/impôt);
• aux exigences en matière de production et de recouvrement pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH).

Si les comptes de retenues sur la paie sont en état d’inobservation, d’autres secteurs de programmes peuvent demander un examen des comptes de fiducie (ECF). De plus, la Section de l’élaboration de la charge de travail et du renseignement d’entreprise de la Direction de l’observation des entreprises établit la charge de travail de l’ECF. Cette Direction procède à une évaluation des risques afin de déterminer si un employeur se conformera à ses obligations en matière de déclaration.

En vertu du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l’assurance-emploi, l’ARC a la responsabilité de déterminer :

• si l’emploi d’un particulier ouvre droit à pension en vertu du Régime de pensions du Canada ou s’il est assurable en vertu de la Loi sur l’assurance-emploi;
• le montant des gains assurables ou ouvrant droit à pension;
• si des cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance‑emploi (AE) doivent être payées;
• le nombre d’heures assurables d’une personne assurable;
• la durée d’un emploi, y compris les dates auxquelles l’emploi a commencé et a pris fin;
• le montant des cotisations au RPC et/ou à l’AE qui doivent être payées;
• qui est l’employeur;
• si les employeurs sont considérés comme étant des associés aux fins de la Loi sur l’assurance-emploi;
• le montant du remboursement.

Quoi de neuf

La subvention salariale temporaire (SST) de 10 % pour les employeurs est une mesure de trois mois administrée par le programme des comptes d’employeurs. Cette mesure permet aux employeurs admissibles de réduire le montant des retenues sur la paie qu’ils doivent verser à l’ARC. Les employeurs admissibles sont ceux qui ont versé une rémunération admissible à un employé admissible entre le 18 mars et le 19 juin 2020. Le programme des comptes d’employeurs transmettra certains cas d’inobservation au programme de l’ECF pour être résolus. Le programme de l’ECF vérifiera et validera le montant pour lequel un employeur a demandé la subvention et la manière dont la subvention a été appliquée à chaque période de paie dans leur compte de programme de retenues sur la paie. Le programme demandera une copie du formulaire PD27, Formulaire d’auto-identification de la subvention salariale temporaire de 10 % pour les employeurs au contribuable et compléter un examen pour confirmer que l’employeur est admissible.

En 2019, les examens au bureau font partie du programme de l’ECF, et le programme continue d’utiliser le système FileNet pour stocker les documents reçus des employeurs, des inscrits aux fins de la TPS/TVH et de leurs représentants autorisés.

En 2020, l’ARC met sur pied une ligne de télécopieur numérique pour permettre aux employeurs de soumettre leurs registres comptables. Les documents reçus par télécopieur numérique sont stockés dans FileNet.

Depuis janvier 2021, chaque représentant autorisé par un cabinet, une entreprise ou un groupe doit obtenir son propre identifiant de représentant (ID Rep) et le fournir à l’ARC avant de pouvoir représenter son client. Les entreprises peuvent également gérer qui peut accéder à leurs renseignements fiscaux en ligne à l’aide de Mon dossier d’entreprise. Les entreprises peuvent ainsi accorder ou retirer l’autorisation d’un représentant et surveiller les transactions que chaque représentant effectue.

Pour l’accès hors ligne (par téléphone, télécopieur, courrier ou en personne) d’un représentant, une entreprise doit soumettre un formulaire AUT-01, Autoriser l’accès hors ligne d’un représentant. Le formulaire AUT-01 a remplacé le formulaire RC59, Formulaire de consentement de l'entreprise.  Cette nouvelle procédure est une initiative proactive mise en place pour soutenir l’obligation légale de l’ARC de protéger les renseignements confidentiels des contribuables. L’application Direction et gestion de Représenter un Client permet au programme de l’examen des comptes de fiducie d’authentifier le représentant en comparant l’ID Rep aux renseignements contenus dans les dossiers de l’ARC.

La prestation dentaire canadienne provisoire vise à réduire les frais dentaires des familles admissibles gagnant moins de 90 000 $ par année. Les parents et les tuteurs peuvent être admissibles s'ils ont à leur charge les soins dentaires d'un enfant de moins de 12 ans qui n'a pas accès à un régime privé d'assurance dentaire. À compter de l’année d’imposition 2023, les émetteurs de feuillets T4 ou T4As, y compris les employeurs et les administrateurs de régimes de retraite, doivent indiquer chaque année si un bénéficiaire ou un membre de sa famille était admissible à des soins dentaires en raison de leur emploi actuel ou antérieur. Cela comprend une couverture dentaire quelconque, y compris les comptes de dépenses de santé et de bien-être. Selon la législation et les procédures déjà en place, la non‑communication de ces renseignements pourrait entraîner des pénalités financières.

Pour permettre aux émetteurs des feuillets de répondre à ces nouvelles exigences de déclaration, l’ARC a apporté les modifications suivantes aux feuillets T4 et T4A :

• la case 45, Prestations dentaires offertes par l’employeur, a été ajoutée au T4. Cette nouvelle case sera obligatoire pour tous les feuillets;
• la case 015, Prestations dentaires offertes par le payeur, a été ajoutée au T4A. Cette nouvelle case sera obligatoire si un montant est déclaré à la case 016, Pension ou pension de retraite. Sinon, la case sera facultative.

Les lettres du programme ont été mises à jour pour demander à l’employeur si un régime de soins dentaires a été offert à ses employés, et si oui, à qui il a été offert. Le programme de l’ECF veillera à ce que les employeurs remplissent les nouvelles cases sur les feuillets. De plus, il produira et modifiera les feuillets au cours des examens conformément aux nouvelles politiques législatives.

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Cette EFVP permet de déterminer et d’évaluer les risques d’atteinte à la vie privée en ce qui concerne les renseignements personnels liés aux activités du programme de l’ECF. Des EFVP distinctes ont permis d’évaluer les activités du programme des comptes d’employeurs et du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs (VNOE). Les activités liées à la création de charges de travail, au repérage des cas d’inobservation inconnus et à l’élaboration de solutions de renseignements d’entreprise à l’appui du programme de l’ECF sont évaluées dans l’EFVP Élaboration de la charge de travail et renseignements d’entreprise : Programmes d’observation des entreprises. L’EFVP des recouvrements et de la vérification des renseignements d’entreprise évalue l’élaboration des solutions de renseignements d’entreprise, de données et de service connexes pour le programme des comptes d’employeur.

Certaines références au programme d'examen de la TPS/TVH et au droit pour la sécurité des passagers du transport aérien ont été supprimées, car ces programmes sont abordés dans l’EFVP du programme de l'observation des sociétés et TPS/TVH.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Observation ou enquêtes et mesures d’exécution réglementaires

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le programme utilise les renseignements personnels pour examiner les registres comptables des entreprises afin de s’assurer qu’elles se conforment aux exigences en matière de production, de déclaration et de retenue, et d’établir une cotisation pour le montant des insuffisances, au besoin. Cela comprend la validation des demandes de subvention salariale temporaire. De plus, le programme utilise ces renseignements pour examiner les comptes de retenue sur la paie et de TPS/TVH en ce qui concerne les avantages imposables et la bonne classification des travailleurs.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate et/ou encore le contexte de ceux-ci sont de nature délicate. Les renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom du particulier concerné.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le programme de l’ECF doit examiner les livres et les documents de l’entreprise, y compris les feuillets d’impôt pertinents établis à l’égard des employés. Durant l’examen de ces registres, l’employé de l’ARC aurait accès aux numéros d’assurance sociale et aux autres renseignements financiers. Cet accès est nécessaire afin de bien exécuter le mandat du programme.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Les renseignements sur les retenues sur la paie peuvent être partagés avec Revenu Québec, conformément à un protocole d’entente avec Revenu Québec, afin de corriger les paiements mal appliqués.

Emploi et Développement social Canada (EDSC) et l’ARC administrent conjointement le Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi. Les renseignements que le programme de l’ECF transmet à d’autres programmes de l’ARC, y compris au programme de déclarations des particuliers, peuvent être transmis à EDSC. L’ARC et EDSC ont signé un protocole d’entente qui traite de la communication de renseignements protégés à l’appui des programmes du RPC, de l’AE et de la Sécurité de la vieillesse.

D) Durée du programme ou de l’activité :

Il s’agit d’un programme à long terme.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Aucune date de fin n’est prévue pour ce programme.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

La population ciblée par les examens des retenues sur la paie est composée d’employeurs, de fiduciaires et de payeurs chargés de déduire les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), les cotisations d’assurance-emploi (AE) et l’impôt sur le revenu de la rémunération et d’autres types de revenu.

F) Technologie et vie privée

1. L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?
   
   Risque pour la vie privée : Oui
2. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
   
   Risque pour la vie privée : Non
3. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Lorsqu’ils sont sur place à l’emplacement d’un employeur, les agents d’examen des comptes de fiducie utilisent un ordinateur portatif et peut-être une clé bus série universel (USB).

L’accès au réseau de l’ARC à partir d’un emplacement éloigné doit être effectué à l’aide de la solution approuvée de la Direction générale de l’informatique (DGI) – Accès à distance sécurisé (ADS). La Direction générale de l’informatique a élaboré une plateforme de télécommunication à l’échelle de l’agence qui offre aux utilisateurs un accès sécurisé au réseau.

H) Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée

Détails :

Si des renseignements personnels sont compromis, cela pourrait entraîner un préjudice financier et mettre le particulier ou l’employé concerné dans l’embarras. De plus, le particulier ou l’employé touché pourrait devenir une victime de vol d’identité, et ses renseignements peuvent être utilisés à son insu ou sans son consentement.