Plateforme d'évaluation de la dotation en ligne – VidCruiter v2.0

Direction des programmes d'emploi
Direction générale des ressources humaines (DGRH)

Sur cette page

• Aperçu et lancement de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
• Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications
• Détermination et classement du risque

Aperçu et amorce d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Deirdra Finn
Directrice générale
Direction des programmes d'emploi
Direction générale des ressources humaines

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Anne Marie Laurin 
Directice générale par intérim
Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels 

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Lia Jackson
Directrice
Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Recrutement et dotation
Numéro de dossier : NDP 920

Fichier de renseignements personnels spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Dotation
Numéro de fichier : POE 902

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'article 54 de la Loi sur l'Agence du revenu du Canada.

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Un processus de dotation est une série d’activités et de décisions d’un gestionnaire ou des personnes déléguées qui sont amenées à un comité de dotation (c’est-à-dire un groupe de personnes désignées par un gestionnaire pour effectuer des activités de dotation en son nom) pour nommer un candidat ou le maintenir en poste. Un processus de dotation comprend normalement quatre étapes : la planification, l’examen des préalables, l’évaluation et la nomination. Les exigences de dotation sont les particularités d’un poste (ou de plusieurs postes) qui sont utilisés pour trouver de bons candidats aux fins de nomination et elles sont liées aux exigences opérationnelles. Les gestionnaires doivent respecter les exigences minimales de dotation pour le poste à pourvoir, qui comprennent les études, la langue, le niveau de rendement et la cote de sécurité. Les gestionnaires peuvent cerner d’autres exigences de dotation et décider si elles sont essentielles (doivent être évaluées) ou si elles constituent un atout (peuvent être évaluées). Ces autres exigences de dotation comprennent, entre autres, l’expérience, les connaissances et les compétences.

L’étape d’évaluation du processus de dotation permet aux gestionnaires de juger les candidats par rapport aux exigences de dotation. Pour ce faire, les gestionnaires utilisent des outils d’évaluation, comme ceux normalisés de l’Agence du revenu du Canada ou ceux qui ont été élaborés à l’interne (par le gestionnaire). Le gestionnaire décide également de la façon dont l’évaluation sera passée, par exemple en personne (entrevue ou examen écrit sur papier ou ordinateur), en ligne (examen écrit ou vérification des références) ou par téléphone (entrevue ou vérification des références).

VidCruiter est une entreprise canadienne qui offre un certain nombre de produits d'évaluation virtuelle. L’Agence du revenu du Canada a d’abord fait appel à VidCruiter en 2018 pour un contrat d’un an afin de mettre à l’essai l’utilisation d’entrevues vidéo préenregistrées aux fins de dotation. 

Avec la pandémie de COVID-19 qui a commencé en 2020, de nombreuses organisations à travers le monde sont passées à un modèle de travail entièrement à distance ou hybride. Ces nouveaux modèles de travail ont seulement validé davantage le besoin d’outils virtuels qui peuvent offrir une meilleure souplesse et efficacité lors de la réalisation d’évaluations dans le cadre de la dotation. À l’origine, VidCruiter a été désigné comme l’une des 54 idées à explorer dans le cadre du projet de refonte de la dotation en 2019. Toutefois, la pandémie et l’arrivée d’autres outils comme MS Teams ont obligé la DGRH à prendre du recul. Les consultations avec la Direction générale de l’informatique et au sein de la DGRH ont révélé que les systèmes existants, comme le système de dotation intégré et MS Teams, n’offrent pas les mêmes solutions technologiques que VidCruiter et n’en offriront pas dans un avenir proche.  

Quoi de neuf

Un contrat a été conclu avec VidCruiter le 13 mars 2023 et expire le 12 septembre 2024. Pour la durée de ce contrat, un certain nombre d’employés des ressources humaines, de jury de dotation et de gestionnaires responsables de l’embauche des ressources humaines seront autorisés à utiliser un ou plusieurs des produits de VidCruiter suivants :

• Entrevue vidéo préenregistrée (asynchrone) : le gestionnaire responsable de l’embauche et les ressources humaines peuvent inscrire les questions d’entrevue et la grille d’évaluation dans le système. Celui-ci envoie un lien au candidat qui peut s’enregistrer alors qu’il répond aux questions dans un délai prédéterminé. Lorsqu’ils seront prêts, le gestionnaire et les ressources humaines peuvent effectuer la revue des réponses et évaluer le candidat dans le système. Cette méthode a été analysée à l’aide de la version 1.0 de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée à la suite du premier projet pilote.
• Entrevue vidéo enregistrée en direct : le gestionnaire responsable de l’embauche et les ressources humaines peuvent inscrire les questions et une grille d’évaluation dans le système. Celui-ci enverra les questions au candidat avant l’entrevue afin qu’il puisse préparer ses réponses dans un délai prédéterminé. Après ce temps de préparation, l’entrevue en direct commence et est enregistrée. Lorsqu’ils seront prêts, le gestionnaire et les ressources humaines peuvent visionner l’enregistrement après l’entrevue afin d’évaluer et de noter le candidat.
• Évaluation des compétences : le gestionnaire responsable de l’embauche et les ressources humaines peuvent inscrire un test (p. ex., questions écrites, choix multiples, dissertation) et une grille d’évaluation dans le système. Celui-ci envoie un lien au candidat pour qu’il puisse effectuer le test en ligne dans un délai prédéterminé. Lorsqu’ils seront prêts, le gestionnaire et les ressources humaines peuvent passer en revue les réponses du candidat et l’évaluer dans le système. Dans le cas d’un test à choix multiples, le système peut noter les réponses lorsque cette fonction est programmée. La surveillance vidéo est une autre fonction disponible qui combine l’évaluation des compétences et l’enregistrement vidéo.
• Planification des entrevues : le gestionnaire responsable de l’embauche et les ressources humaines peuvent inscrire leurs disponibilités dans le calendrier du système pour effectuer des entrevues. Le système détermine le moment où tous les évaluateurs sont disponibles et envoie un lien au candidat pour planifier son entrevue.
• Vérification des références : Le gestionnaire responsable de l’embauche et les ressources humaines peuvent inscrire leurs questions de vérification des références dans le système et un lien sera envoyé aux références. Ce produit facilite le processus en recueillant les renseignements sur la vérification des références par voie numérique auprès du candidat et en envoyant automatiquement les questions et les renseignements prédéterminés aux références pour qu’elles répondent aux questions en ligne au moyen de VidCruiter. Lorsqu’ils seront prêts, le gestionnaire et les ressources humaines peuvent passer en revue les réponses et les évaluer dans le système.

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Dans le cadre d’un processus de dotation, cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée permet de cerner et d’évaluer les risques liés à la protection des renseignements personnels lors d’une évaluation virtuelle au moyen de VidCruiter. Toutes les activités de dotation normales qui ne relèvent pas de VidCruiter ne sont pas visées par l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Administration des programmes/activités et services  

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Les renseignements personnels recueillis seront utilisés par les membres du jury de dotation et les employés des ressources humaines participant à un processus de dotation afin d’évaluer si un candidat répond ou non à une exigence.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d'assurance sociale (NAS), les renseignements médicaux ou financiers, ou d'autres renseignements personnels de nature délicate ou dont le contexte est de nature délicate. Les renseignements personnels de mineurs, de personnes inaptes ou de représentants agissant au nom d'un particulier.  

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Il est possible que les candidats utilisent des exemples ou des scénarios réels dans une réponse lors d’une entrevue. Ces réponses peuvent comprendre des renseignements personnels ou des détails de nature délicate sur eux-mêmes ou sur d’autres personnes. Toutefois, les évaluateurs ne demanderont jamais le numéro d’assurance sociale, ou de renseignements médicaux ou financiers du candidat.

Avant de procéder à une entrevue vidéo, les candidats doivent accepter l’avis de confidentialité suivante :

« J’accepte d’être enregistré pendant cette entrevue. Je comprends que je dois éviter de communiquer des renseignements personnels de nature délicate et d’utiliser les identificateurs personnels d’autres personnes. Je dois retirer les documents de nature personnelle ou confidentielle de la vue des évaluateurs. »

En 2023, VidCruiter a mis en œuvre l’option permettant au candidat de brouiller son arrière-plan pendant l’enregistrement, ce qui élimine l’échange de renseignements visuels de l’environnement.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Gouvernements étrangers, organismes internationaux ou organismes du secteur privé

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

La plateforme en ligne d’évaluation de la dotation est fournie par VidCruiter, une entreprise canadienne. VidCruiter héberge le portail en ligne utilisé pour effectuer des évaluations virtuelles. L’entreprise offre la possibilité à l’Agence de créer une page d’accueil personnalisée et de marque pour les candidats. Elle offre aussi au jury de dotation la capacité de personnaliser entièrement chaque aspect de l’expérience d’évaluation, y compris les questions qui seront posées, et le temps de préparation et de réponse alloué au candidat. Les candidats qui atteignent l’étape de l’évaluation ou de l’entrevue recevront un lien personnalisé vers le site Web de VidCruiter, où ils auront l’occasion d’effectuer leur test ou entrevue en ligne. Les réponses des candidats sont sauvegardées par VidCruiter et les données sont stockées dans le réseau infonuagique d’Amazon Web Services (AWS), avec des serveurs situés au Canada. AWS est approuvé par le gouvernement fédéral. Le jury de dotation peut ensuite ouvrir une session dans le site Web de VidCruiter pour consulter les tests et les entrevues et attribuer les notes en fonction de la grille d’évaluation. Le personnel de soutien technique de VidCruiter, bilingue et ayant une cote de fiabilité, est disponible pour appuyer les candidats et le comité de dotation en cas de problèmes.

D) Durée du programme ou de l’activité :

Programme à court terme

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Certains processus de dotation seront menés pendant la durée du contrat avec VidCruiter. Le contrat actuel expire le 12 septembre 2024.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers pour des besoins administratifs externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Certains processus de dotation seront menés à l’aide de VidCruiter. En tant que candidats, ces processus peuvent comprendre des employés internes, des employés d’autres ministères ou des personnes du grand public.

Tous les renseignements personnels recueillis seront utilisés à des fins administratives dans le cadre de la dotation, c’est-à-dire pour déterminer si un candidat répond ou non à une exigence nécessaire de dotation.

F) Technologie et vie privée

1. L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?
   Risque pour la vie privée : Oui
2. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
   Risque pour la vie privée : Non
3. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Oui

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transférés à un appareil portable ou sont imprimés.  

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les candidats accèdent à la plateforme VidCruiter au moyen d’Internet. Les renseignements relatifs à une évaluation sont hébergés par VidCruiter sur un réseau infonuagique situé au Canada. Les membres du jury de dotation accèdent aux évaluations pertinentes liées à leur processus de dotation au moyen d’un portail en ligne.

Dans une situation dans laquelle un candidat demande une copie de ses renseignements relatifs à son évaluation, comme une entrevue vidéo ou les notes qui ont été prises, le jury de dotation est en mesure de lui fournir un lien personnalisé qui lui permettrait de les consulter.  

H) Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée

Détails :

Si les renseignements personnels sont compromis, cela pourrait affecter un candidat dans les domaines suivants :

• contexte;
• perte financière;
• santé et/ou réputation du candidat.