Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt - Sommaire de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Direction des programmes de prestations, Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale
Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Frank Vermaeten
Sous-­commissaire
Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Marie­Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale
Services de renseignements fiscaux et aide relative aux renseignements fiscaux

Résumé du projet, de l’initiative, des modifications

Le Programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt (PCBMI) est une collaboration entre des organismes communautaire et l'Agence du revenu du Canada (ARC). Les organismes communautaires mettent sur pied et tiennent des comptoirs de préparation des déclarations afin que les bénévoles puissent remplir les déclarations de revenus et de prestations pour les particuliers admissibles qui ont un revenu modeste et une situation fiscale simple. L'ARC inscrit les bénévoles, fournit des coordonnateurs et offre de la formation et le logiciel d'impôt. Depuis plus de 45 ans, le PCBMI aide les particuliers et familles admissibles qui sont dans le besoin dont le revenu est modeste à préparer de simples déclarations de revenus et de prestations. Grâce au dévouement de ces organismes communautaires et de leurs bénévoles, des centaines de milliers de Canadiens sont en mesure de respecter leurs obligations fiscales et reçoivent leurs crédits d’impôt et leurs prestations à temps.

Dans l‘environnement papier initial, une grande majorité des candidats bénévoles s’inscrivaient en présentant un formulaire T242, Formulaire de consentement de renseignements et de logiciel du bénévole [ou un formulaire COM­307, Fiche de renseignements et de consentement de logiciel d’impôt (pour le Québec)] rempli et signé à un coordonnateur de programme de l’ARC. Le coordonnateur saisissait les renseignements dans la base de données du programme et vérifiait les renseignements auprès des organismes avant que la personne soit acceptée à titre de bénévole dans le programme.

Avec la promotion des services d’inscription électroniques, les candidats bénévoles sont maintenant tenus de s’inscrire au moyen du nouvel outil de gestion du PCBMI (OGP), un outil centralisé d’inscription et de gestion pour le programme, qui a été mis en place en octobre 2014. L’énoncé déclaratif (tiré des formulaires T242 et COM­307), que tous les bénévoles doivent attester, est davantage visible dans l’inscription en ligne de l’OGP :

• « Je déclare n'avoir jamais été trouvé coupable d'aucune infraction, que ce soit en vertu du code criminel ou de toute autre loi du Parlement, incluant toute infraction impliquant le non-paiement ou la remise de taxes et/ou impôts, de transactions frauduleuses ou le public ou toute autre personne a été victime d'une fraude le privant d'une propriété, d'argent, d'une valeur mobilière, d'un service ou encore impliquant la possession d'un bien criminellement obtenu ou des produits de la criminalité. »

Les bénévoles ne sont pas en mesure d’aller plus loin à moins de confirmer la déclaration. L’énoncé déclaratif fait partie de la première des sept étapes d’inscription pour les candidats bénévoles. Ils doivent lire et cocher la case, qui atteste qu’ils ont lu l’énoncé déclaratif et qu’ils le confirment. Une fois qu’ils ont coché la case, ils peuvent passer aux étapes suivantes du processus d’inscription.

Après avoir présenté le formulaire d’inscription au moyen de l’OGP, les coordonnateurs de programme de l’ARC vérifieront auprès des organismes les renseignements qui ont été saisis dans l’OGP par les candidats bénévoles. Parmi les vérifications, ils vérifieront auprès des organismes par courriel si une vérification des dossiers de police (VDP) a été effectuée ou si une homologation TED a été obtenue pour le bénévole. Les bénévoles doivent faire l’objet d’au moins une vérification, soit la vérification des dossiers de police ou l’homologation TED. Si les bénévoles désirent produire des déclarations par voie électronique, ils doivent avoir une homologation TED. Si les bénévoles utilisent la méthode de production sur papier, ils doivent avoir fait l’objet d’une vérification des dossiers de police au cours des trois dernières années. Les bénévoles qui se réinscrivent après avoir participé au programme pendant au moins cinq ans pourraient avoir des droits acquis.

Au cours du processus d’homologation TED, les bénévoles font l’objet, par exemple, d’une vérification concernant des crimes financiers, la participation à une fraude, l’abus de confiance, ou d’autres conduites malhonnêtes ou déshonorantes. Pour obtenir une homologation TED, le candidat doit s’inscrire au moyen du site Web de la TED. Un lien vers le site Web de la TED est disponible à la fin de la demande des bénévoles dans l’OGP. Les exceptions sont également énoncées, comme le décrivent nos procédures, afin de veiller à ce que toutes les personnes qualifiées aient la possibilité de devenir bénévoles dans le cadre de ce programme. Dans le passé, les bénévoles étaient autorisés à utiliser des homologations TED qui appartenaient à l’organisme avec lequel ils étaient affiliés afin de transmettre les déclarations de revenus produites à l’ARC. Depuis la période de production des déclarations de 2015, les organismes ne reçoivent plus l’homologation TED. Tous les bénévoles doivent maintenant obtenir leur propre homologation TED s’ils veulent produire des déclarations par voie électronique.

Les employés du Bureau d’aide de la TED ont un accès limité à l’OGP. Ils affichent les résultats de la vérification aux fins de la TED dans le dossier du bénévole demandeur, qui se trouve dans l’OGP. Si un candidat bénévole habite dans une région éloignée où il n’y a aucun accès Internet pour obtenir une homologation TED, une vérification des dossiers de police devient alors nécessaire afin qu’il puisse participer au programme. Si un bénévole demandeur qui produira des déclarations au moyen de la TED ne fait pas l’objet d’une vérification des dossiers de police, mais qu’il possède une homologation TED, le bénévole demandeur est admissible à devenir bénévole.

L’ARC exige que tous les bénévoles deviennent affiliés et travaillent avec au moins un organisme communautaire. Lorsque les bénévoles ne sont pas affiliés à un organisme communautaire, les coordonnateurs du PCBMI tentent de les jumeler avec un organisme afin qu’ils puissent être bénévoles dans le cadre du programme. Dans certaines régions rurales, il n’y a aucun organisme avec lequel le bénévole peut être affilié. Dans ces cas, les coordonnateurs du PCBMI gèrent ces bénévoles non affiliés comme des bénévoles indépendants. Les changements qui seront apportés au cours des prochaines périodes de production des déclarations prévoient que les bénévoles non affiliés seront dirigés en groupes par des chefs bénévoles qui répondront personnellement des membres de leurs groupes, un peu comme le ferait un organisme communautaire pour ses bénévoles.

Les députés appuient le programme directement dans leur communauté. Les députés qui souhaitent tenir des comptoirs de préparation de déclarations de revenus dans leurs bureaux seront maintenant encouragés à établir un partenariat avec un organisme communautaire dont les bénévoles ont fait l’objet de vérifications. Les députés qui souhaitent quand même tenir des comptoirs de production de déclarations de revenus eux­mêmes se verront contraints de respecter les nouvelles exigences en matière de mesures de sécurité du programme.

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels
Catégorie de document ordinaire ou propre à une institution : Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt – ARC DGCPS 110.
Fichier de renseignements personnels ordinaire ou propre à une institution : Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt FRP – ARC PPU 100.

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Le ministre du Revenu national est chargé d'administrer et d'appliquer la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR) en vertu de l'article 220 de la LIR. L'ARC s'est vu confier la responsabilité de la « politique administrative générale de l'Agence » en vertu de l'alinéa 30 (1) (a) de la Loi sur l'Agence du revenu du Canada (Loi sur l'ARC).

Identification et classement du risque

1) Type de programme ou d’activité
Administration des programmes, des activités et des services
Niveau de risque pour la vie privé : 2
Détails : Les renseignements personnels sont utilisés pour inscrire les bénévoles et évaluer s’ils conviennent au Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt (PCBMI) et pour identifier la persone contact d’un organisme. Les renseignements sont aussi utilisés pour mesurer la performance du programme.

2) Type de renseignements personnels en jeu et contexte
Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate et/ou encore le contexte de ceux-ci est de nature délicate. Les renseignements personnels sur les mineurs, les personnes frappées d’incapacité mentale ou un représentant agissant au nom du particulier concerné.
Niveau de risque pour la vie privé : 3
Détails : Les renseignements utilisés pour administrer le PCBMI comprennent le nom, les coordonnées, les vérifications judiciaires et des renseignements biographiques. Si un bénévole souhaite produire des déclarations de revenus au moyen de la TED, des vérifications distinctes pourraient devoir être effectuées aux fins de l’homologation TED, qui ne sont pas propres au PCBMI.

3) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé
Organismes du secteur privé, organismes internationaux ou gouvernements étrangers.
Niveau de risque pour la vie privé : 4
Détails : Le PCBMI est un programme de sensibilisation communautaire qui est administré par l’ARC en partenariat avec les organismes communautaires, ainsi qu’avec Revenu Québec. Nous vérifions les renseignements et les déclarations des bénévoles auprès de l’association ou de l’organisme avec lequel ils indiquent être affiliés.

4) Durée du programme ou de l’activité
Programme à long terme
Niveau de risque pour la vie privé : 3
Détails : Le PCBMI est en place depuis plus de 45 ans et il n’est pas prévu de mettre fin au programme.

5) Population du programme
Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.
Niveau de risque pour la vie privé : 3
Détails : Ce programme comprend des bénévoles et des représentants des organismes communautaires qui participent au PCBMI, ainsi que des contribuables qui font produire leur déclaration de revenus des particuliers au moyen du PCBMI partout au Canada.

6) Technologie et vie privée
L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?
Risque pour la vie privée : Oui

L’activité ou le programme, nouveau ou modifié, est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
Risque pour la vie privée : Non

L’activité ou le programme, nouveau ou modifié, comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).
Risque pour la vie privée : Non
Détails : S.O.

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.
Risque pour la vie privée : Non
Détails : Le programme ne comporte pas l’utilisation de la surveillance des particuliers associés au PCBMI.
Toutefois, dans le cadre du programme de sécurité de l’ARC, les employés qui auront accès à des renseignements personnels seront surveillés au moyen du Système de pistes de vérification en direct (SPVD). Le SPVD enregistre les renseignements, tels que l’ID utilisateur pour l’ouverture de session, la date et l’heure de l’ouverture et de la clôture de session, l’emplacement où se trouve l’utilisateur, l’identité du terminal, le nom et l’ID du client pour les dossiers auxquels on a accédés, y compris les modifications apportées pendant chaque séance de l’utilisateur, entre autres.

Les renseignements sont utilisés pour confirmer que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux renseignements personnels et pour s’assurer que l’accès peut être lié à des particuliers précis à l’appui de l’enquête d’une utilisation malveillante soupçonnée ou alléguée. 

Chaque fois que les employés de l’ARC ouvrent une session dans leur ordinateur, un avis s’affiche et exige que les employés reconnaissent qu’ils sont au courant du fait que tout accès aux réseaux de l’ARC est surveillé et que l’accès est uniquement en cas de nécessité absolue. Ces renseignements sont déjà décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire : Journaux de contrôle des réseaux électroniques PSU 905.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.
Risque pour la vie privée : Oui
Détails : Le rapprochement automatisé des renseignements personnels sera utilisé pour authentifier les bénévoles qui reviennent afin d’éviter le dédoublement des comptes de bénévoles.

7) Transmission des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui a des connexions à au moins un autre système.
Niveau de risque pour la vie privé : 2
Détails : Les bénévoles et les organismes s’inscrivent en ligne sur le site Web de l’ARC et les renseignements sont transmis à la base de données l’OGP de l’ARC.
L’ARC ne partage pas les renseignements du PCBMI. Cependant, des instructions spécifiques sont données aux bénévoles pour ce qui est de manipuler et protéger les informations des contribualbes. Par exemple, les bénévoles doivent chiffrer les déclarations d’impôt à l’aide du logiciel de préparation des déclarations et sauvegarder les fichiers sur des clés USB seulement. Si le logiciel de préparation des déclarations ne chiffre pas les déclarations, ils doivent utiliser une clé USB chiffrée.

8) Incidence des risques pour l’institution
Détails : Si ces renseignements devaient être accidentellement ou délibérément divulgués ou compromis, cela pourrait vraisemblablement causer un embarras pour l’ARC et entraîner une perte de crédibilité et une baisse de la confiance du public.

9) Incidence des risques pour le particulier ou l’employé
Détails : Si les renseignements personnels d’une personne devenaient compromis, elle pourrait être victime de vol d’identité et ses renseignements pourraient être utilisés sans qu’elle ne le sache ou qu’elle n’y consente de sorte cela pourrait entraîner une perte financière pour nuire à la réputation de cette personne.