Programme des comptes d’employeur - Sommaire d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Direction générale des recouvrements et de la vérification
Direction de la planification fiscale abusive et de l’inobservation fiscale à l’étranger

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Michael Snaauw
Sous-commissaire
Sous-commissaire, Direction générale des recouvrements et de la vérification

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Observation en matière de déclarations

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation par les employeurs
Numéro de document : ARC DGRV 188

Description des FRP spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation par les employeurs
Numéro du fichier de renseignements personnels AR: ARC PPU 120

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

La collecte de renseignements personnels lors du recouvrement des versements de l’impôt sur le revenu et de cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et d’assurance-emploi (AE) que déduisent les employeurs des salaires et traitements de leurs employés est autorisée comme suit, de même que l’établissement de rapports sur ces versements :

Les articles 153 et 227 de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) et l’article 200 du Règlement de l’impôt sur le revenu, en ce qui concerne le versement de l’impôt sur le revenu.
Les articles 8, 9 et 21 du RPC et l’article 10 du Règlement sur le RPC, en ce qui concerne le versement des cotisations au RPC.
L’article 82 de la Loi sur l’AE et l’article 11 du Règlement sur la rémunération assurable et la perception des cotisations, en ce qui concerne le versement les cotisations d’AE.
Les autorisations légales qu’utilise l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour imposer des pénalités et des intérêts à l’égard de l’inobservation en matière de retenues sur la paie :

Toute personne qui a omis de payer ou de verser une somme due est passible d’une pénalité de 10 % :

• LIR : alinéa 227(9)a)
• RPC : alinéa 21(7)a)
• Loi sur l’AE : alinéa 82(9)a)

• LIR : alinéa 227(9)b)
• RPC : alinéa 21(7)b)
• Loi sur l’AE : alinéa 82(9)b)

• LIR : paragraphe 227(9.2)
• RPC : paragraphe 21(6)
• Loi sur l’AE : paragraphe 82(8)

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Selon le RPC et la Loi sur l’AE, l’ARC a la responsabilité de déterminer :

• si l’emploi d’un particulier ouvre droit à pension selon le RPC ou s’il est assurable selon la Loi sur l’AE;
• le montant des gains assurables ou ouvrant droit à pension;
• si des cotisations au RPC et d’AE doivent être payées;
• le nombre d’heures d’emploi assurable d’un assuré;
• la durée d’un emploi et ses dates de début et de fin;
• le montant des cotisations au RPC ou d’AE à payer;
• l’identité de l’employeur;
• si des employeurs sont considérés comme associés en ce qui concerne la Loi sur l’AE;
• le montant du remboursement.

Le Programme des comptes d’employeur doit veiller à ce que tous les employeurs retiennent les cotisations adéquates au RPC et d’AE ainsi que l’impôt sur le revenu des salaires et traitements de leurs employés. Le programme doit aussi voir à ce que les employeurs versent ces retenues et leur part de cotisations au RPC et d’AE, et à ce qu’ils les indiquent correctement dans la déclaration de renseignements appropriée.

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) porte surtout sur le Programme des comptes d’employeur. À noter que l’on peut confier aux responsables de l’examen des comptes de fiducie les cas de comptes non conformes que ne peut résoudre le Programme des comptes d’employeur, en vue d’un examen en personne des registres comptables de l’employeur concerné. Les responsables de l’examen des comptes de fiducie peuvent faire appel aux responsables de la vérification de l’observation chez les employeurs pour traiter les comptes non conformes pour lesquels un examen plus approfondi des registres de l’employeur s’avère nécessaire.

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) porte surtout sur le Programme des comptes d’employeur. À noter que l’on peut confier aux responsables de l’examen des comptes de fiducie les cas de comptes non conformes que ne peut résoudre le Programme des comptes d’employeur, en vue d’un examen en personne des registres comptables de l’employeur concerné. Les responsables de l’examen des comptes de fiducie peuvent faire appel aux responsables de la vérification de l’observation chez les employeurs pour traiter les comptes non conformes pour lesquels un examen plus approfondi des registres de l’employeur s’avère nécessaire.

Quoi de neuf

En novembre 2017, le Programme des comptes d’employeur a commencé à utiliser le Système de suivi de la correspondance et de l’inventaire de la Direction générale de cotisation, de prestation et de service pour améliorer le suivi de la correspondance reçue d’employeurs dans les centres nationaux de vérification et de recouvrement partout au Canada.

Dans le passé, la correspondance papier demeurait sur des étagères jusqu’à ce qu’un agent les examine et les traite. Le Système de suivi de la correspondance et de l’inventaire permet de sauvegarder la correspondance en format électronique dans le système afin que des agents puissent en faire l’examen et la traiter, peu importe leur lieu de travail.

Une évaluation de la menace et des risques ainsi qu’un énoncé de sensibilité permettent de veiller à une protection adéquate des renseignements personnels enregistrés dans le système.

Portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Cette EFVP permet de déterminer et d’évaluer les risques d’atteinte à la vie privée en ce qui concerne les renseignements personnels liés aux activités du Programme des comptes d’employeur. Sa portée se limite aux activités de ce programme. Des EFVP distinctes ont permis d’évaluer les activités d’examen des comptes de fiducie, de vérification de l’observation chez les employeurs, et de renseignement d’entreprise en matière de recouvrement et de vérification.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Enquêtes et mesures d’exécution réglementaires ou quant à l’observation

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Des renseignements personnels servent à déterminer l’identité d’un contribuable, à mettre à jour des comptes et à mener des activités d’observation, comme dans les cas suivants :

• Mise à jour du dossier d’un contribuable (p. ex., changement d’adresse, modifications aux renseignements sur le représentant autorisé)
• Examen des opérations d’un compte
• Envoi d’avis
• Calcul ou nouveau calcul de montants dus (impôt, pénalités ou intérêts)
• Redressement d’un compte

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Il peut s’agir de numéros d’assurance sociale, de renseignements médicaux et financiers, et d’autres renseignements personnels de nature délicate ou liés à un contexte de nature délicate. Il peut également s’agir de renseignements personnels de mineurs, de personnes inaptes ou concernant les représentants de certains particuliers.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les renseignements personnels qui servent à voir à ce que les employeurs respectent les exigences en matière de production, de déclaration et de retenue relatives au RPC, à l’AE et à l’impôt sur le revenu peuvent comprendre les suivants :

• Nom
• Numéro d’assurance sociale
• Coordonnées
• Renseignements financiers
• Numéro d’entreprise
• Signature

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Organisations du secteur privé ou internationales, ou gouvernements étrangers

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Les renseignements que recueille le Programme des comptes d’employeur se trouvent consignés dans le Système de retenues sur la paie, de comptabilisation et de recouvrements. Ainsi, plusieurs secteurs de l’ARC peuvent y accéder pour administrer leurs programmes connexes. Cette façon de faire permet, par exemple, de comparer les renseignements que fournit un employeur au sujet des retenues avec les renseignements des feuillets T4 de ses employés (dans le contexte des programmes liés aux déclarations et paiements des particuliers de l’ARC) afin de vérifier si ces données concordent.

Emploi et Développement social Canada et l’ARC appliquent conjointement le RPC et l’AE. L’ARC joue un rôle d’exécution de la loi. Les renseignements que le Programme des comptes d’employeur transmet à d’autres programmes de l’ARC, y compris au programme de déclarations des particuliers, peuvent être transmis à Emploi et Développement social Canada. En 2011, l’ARC et Emploi et Développement social Canada ont signé un protocole d’entente qui traite de la communication de renseignements protégés à l’appui des programmes du RPC, de l’AE et de la Sécurité de la vieillesse.

Des renseignements concernant les retenues sur la paie peuvent également être transmis à Revenu Québec, conformément à un protocole d’entente avec Revenu Québec, afin de traiter des paiements mal attribués.

Des renseignements concernant les retenues sur la paie peuvent également être transmis à la Commission d’indemnisation des accidents du travail de la Nouvelle-Écosse, conformément à un protocole d’entente avec la Commission, afin de transférer des versements.

Un tiers fournisseur de services du secteur privé entrepose les copies papier qui comprennent des renseignements personnels.

D) Durée du programme ou de l’activité : Il s’agit d’un programme à long terme.

Il s’agit d’un programme à long terme.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Ce programme n’a pas de date de fin.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le Programme des comptes d’employeur touche tous les employeurs qui doivent retenir, de la rémunération de leurs employés, des montants aux fins de l’impôt sur le revenu, du RPC ou de l’AE.

F) Technologie et vie privée

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

• Risque pour la vie privée : Oui
• Détails : Le Programme des comptes d’employeur a nécessité l’utilisation du Système de suivi de la correspondance et de l’inventaire pour assurer un meilleur suivi de la correspondance reçue d’employeurs.

Est-ce que le programme (nouveau ou modifié) ou l’activité (nouvelle ou modifiée) demande des améliorations aux systèmes ou services en place de la technologie de l’information?

• Risque pour la vie privée : Oui
• Détails : Un nouveau lecteur partagé permet d’enregistrer la correspondance numérisée avant de la téléverser vers le Système de suivi de la correspondance et de l’inventaire nouvellement mis en œuvre. Le système fournit ainsi un lien vers ces documents dans le lecteur partagé pour que les utilisateurs puissent y accéder en format PDF. Seuls les utilisateurs qui ont besoin d’un tel accès en auront un.

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

• Méthode d’identification améliorée : – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).
  • Risque pour la vie privée : Non
  • Précisions : S.O.

• Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.
  • Risque pour la vie privée : Non
  • Précisions : S.O.

• Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.
  • Risque pour la vie privée : Oui
  • Détails : Les demandes sont souvent acheminées à la Direction de la technologie et des renseignements d’entreprise de notre direction générale pour repérer les comptes susceptibles d’être non conformes ou pour recueillir des renseignements. Les données que fournit cette direction proviennent la plupart du temps de l’Entrepôt de données de l’Agence. Toutefois, elles proviennent parfois de magasins de données virtuels que l’on peut consulter à l’aide de divers outils d’interrogation. Ces activités liées aux renseignements d’entreprise, qui appuient le Programme des comptes d’employeur, font l’objet d’une description complète dans l’EFVP liée aux renseignements d’entreprise des recouvrements et de la vérification. De plus, le Programme des comptes d’employeur utilise les applications macro pour ordinateur central afin de trier ou d’extraire des renseignements personnels aux fins d’examen des dossiers.

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transférés vers des appareils portatifs ou sont imprimés.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

La correspondance papier reçue d’employeurs est numérisée, puis enregistrée dans un lecteur partagé sécurisé et téléversée dans le Système de suivi de la correspondance et de l’inventaire.

Les versements produits par voie électronique exigent une connexion Internet; les renseignements sont acheminés vers notre ordinateur central (Système de retenues sur la paie, de comptabilisation et de recouvrements) au moyen d’une connexion sécurisée. Ce système puise des renseignements d’autres systèmes pour remplir les champs associés aux retenues sur la paie.

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Détails :

Si des renseignements personnels sont compromis, cela pourrait entraîner un préjudice financier et un embarras pour le particulier ou l’employeur concerné. Il pourrait aussi être victime de vol d’identité et ses renseignements pourraient être utilisés sans qu’il y consente ou en ait connaissance.