Programme du traitement des déclarations et des paiements des sociétés - Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Direction générale de cotisation, de prestation et de service
Direction des déclarations des entreprises
Agence du revenu du Canada

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Frank Vermaeten

Sous-commissaire

Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau

Coordonnatrice de l’AIPRP

Direction de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Impôts – Services fiscaux et traitement 

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC DGCPS 225)

Description des FRP spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047)  

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Le programme du traitement des déclarations et des paiements des sociétés permet de s’assurer que les déclarations de revenus des sociétés T2 (T2) pour les sociétés résidentes et non-résidentes et les déclarations spéciales et choix (DSC) sont évaluées avec exactitude et en temps opportun. Le programme T2 exerce des activités liées à la planification, au contrôle, à la surveillance et à la vérification de ces déclarations et englobe tous les systèmes, les procédures et les politiques relatifs aux processus liés aux cotisations et aux nouvelles cotisations, à l’émission d’avis et à la vérification de l’exactitude des déclarations T2 et des DSC en vue de déterminer les redressements qui s’imposent. Les activités de comptabilité et de traitement des paiements pour les sociétés comprennent les procédures et techniques de surveillance, l’examen des pièces de versement de l’Agence et les renseignements sur les garanties en espèces. Le programme T2 est également responsable d’évaluer les cotisations des déclarations de revenus provinciales des sociétés pour les impôts et les crédits qui sont harmonisés avec les déclarations T2 fédérales. Cela s’applique à toutes les provinces, à l’exception du Québec et de l’Alberta, qui administrent leurs propres déclarations de revenus des sociétés provinciales. Les renseignements sont communiqués aux ministères fédéraux et aux gouvernements provinciaux et territoriaux conformément aux ententes sur l’échange de renseignements établies. De plus, les renseignements propres à un accord peuvent être communiqués par les programmes de l’autorité compétente de l’ARC aux gouvernements étrangers en vertu d’une convention fiscale. La convention fiscale ou l’accord est généralement conçu de façon à éviter la double imposition.

Toutes les sociétés résidentes, y compris les organismes à but non lucratif, les sociétés exonérées d’impôt et les sociétés inactives (à l’exception des sociétés d’État exonérées d’impôt, des colonies huttérites et des organismes de bienfaisance enregistrés) doivent produire une déclaration T2 pour chaque année d’imposition, et ce, même s’il n’y a aucun impôt à payer. Une société non résidente doit produire une déclaration si, à un moment donné au cours de l’année, elle a exploité une entreprise au Canada ou si elle a réalisé un gain en capital imposable ou si elle a disposé d’un bien canadien imposable.

Un choix est un formulaire que produit un contribuable, sur une base volontaire, pour être admissible à des dispositions fiscales spéciales permises en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR). Dans la plupart des cas, ces dispositions sont utilisées pour éliminer ou reporter certaines conséquences fiscales découlant d’une opération précise. Une déclaration spéciale est une déclaration de revenus qu’un contribuable est tenu de produire en vertu de la LIR. La déclaration spéciale génère un avis de cotisation et doit être produite en plus de la déclaration T2. Dans la plupart des cas, les déclarations spéciales sont utilisées pour calculer des impôts variés notamment l’impôt sur la disposition de certains biens et l’impôt sur le revenu, provenant du Canada, des assureurs non-résidents autorisés.

Les déclarations T2 peuvent être produites en plusieurs formats différents. La méthode de production la plus courante est la transmission par Internet, une fois la déclaration préparée à l’aide de logiciels approuvés. Les déclarations à code à barres sont produites par un logiciel de préparation de déclarations homologué, puis balayées dans un système de traitement lorsqu’elles sont reçues par un centre fiscal. Les DSC et certaines déclarations T2 sont produits dans des formats papier préimprimés, puis saisis dans le système de traitement approprié. Les sociétés dont les recettes brutes annuelles dépassent 1 million de dollars doivent produire leurs déclarations T2 par voie électronique pour 2002 et les années suivantes. La transmission électronique des déclarations est facultative pour toutes les autres sociétés. Au total, il y a 3,3 millions de sociétés inscrites dans le système du numéro d’entreprise, et plus de 2,2 millions de déclarations T2 sont traitées chaque année. Quelque 107 000 DSC sont traités au cours d’une même période.  

Quoi de neuf ?

Un système pour les déclarations spéciales et de choix (DSC) a été créé afin de saisir, valider et évaluer les données du nouveau choix permettant aux contribuables d’évaluer à la valeur du marché tous les produits dérivés admissibles. Des améliorations seront éventuellement apportées au système des DSC afin de permettre le traitement des autres formulaires DSC.

La DGCPS a accepté de mettre à jour les renseignements approuvés pour diffusion au Ministère des Finances du Québec en vertu du protocole d’entente relatif à la divulgation de renseignements au Ministère du Revenu du Québec (MRQ) pour la formulation et l’évaluation de la politique fiscale du Québec :

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) cible et évalue les risques pour la protection des renseignements personnels liés au programme du traitement des déclarations et des paiements des sociétés (T2 et déclarations spéciales et de choix (DSC)) et des paiements.

Certaines activités en matière d’observation, comme les vérifications et les enquêtes, sont des programmes distincts et ne font donc pas partie de la portée de la présente ÉFVP.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Administration de programmes/activités et de services

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Les renseignements personnels recueillis sont principalement utilisés pour administrer le programme T2 (p. ex., l’identification, le traitement des déclarations et des choix, la collecte de revenus, l’émission de paiements et l’offre de soutien aux clients). Les renseignements sont nécessaires afin de calculer le montant exact d’impôt à payer ou des crédits dans le compte et afin d’éviter des remboursements injustifiés.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du programme T2 sont communiqués aux programmes d’observation à des fins d’exécution, telles la détection de la fraude ou les enquêtes sur des abus possibles. Si un acte de fraude ou d’abus est constaté, des vérifications peuvent être effectuées, lesquelles peuvent donner lieu à l’imposition d’impôts supplémentaires et à de possibles pénalités. Toutes les déclarations T2 peuvent être sélectionnées aux fins de vérification.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels sensibles ou éléments contextuels sensibles entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des personnes inaptes ou encore concernant une personne agissant au nom de l’intéressé.  

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les renseignements personnels recueillis comprennent des détails comme, le nom, les coordonnées et les renseignements financiers, et peuvent inclure des renseignements à propos de personnes associées. 

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers  

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

L’ARC divulgue des renseignements personnels à ses partenaires provinciaux, à ses divers programmes et à d’autres ministères et organismes fédéraux. Les renseignements communiqués sont analysés afin de déterminer si d’autres détails de production sont nécessaires. Les données sont croisées entre les programmes selon le principe du besoin de savoir, aux fins d’administration des programmes et d’exécution. L’objectif est d’encourager les entreprises à divulguer entièrement l’activité commerciale, de respecter les exigences en matière de déclaration et de versement, et de réduire la planification fiscale abusive ou les reports d’impôts.

Les documents papier qui comprennent des renseignements personnels sont conservés pour une période déterminée par un tiers du secteur privé qui a une entente contractuelle avec l’ARC. 

D) Durée du programme ou de l’activité :

Programme à long terme.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le programme du traitement des déclarations et des paiements des sociétés n’a pas de date de fin. 

E) Population du programme

Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le programme actuel s’applique à toutes les personnes affiliées à des sociétés qui ont un établissement au Canada.  

F) Technologie et vie privée

Est-ce que le nouveau programme ou le programme modifié ou l’activité consiste à mettre en œuvre un nouveau système électronique, un logiciel ou un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) afin d’appuyer le programme ou l’activité en ce qui concerne la création, la collecte ou la manipulation des renseignements personnels? 

Risque pour la vie privée : Oui

Détails: 
Un système pour les déclarations spéciales et de choix (DSC) a été créé pour permettre un nouveau choix (T217), et autres dans le future, d’être saisi, vérifié et traité. Le système DSC permettra éventuellement d’automatiser une grande partie de la charge de travail des DSC afin de réduire le traitement manuel et de rendre les renseignements disponibles électroniquement.

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI? 

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée : Cela comprend la technologie biométrique (comme la reconnaissance faciale, l’analyse de la démarche, la lecture ou le balayage de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, la signature ou empreinte vocale, l’identification par radiofréquence, etc.) ainsi que la technologie des laissez-passer facilités (Easy pass), les nouvelles cartes d’identité comportant des bandes magnétiques, comme les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité sur lesquelles est gravée soit une antenne soit une plage de contact connectée à un microprocesseur et une puce mémoire ou uniquement à une puce mémoire avec matrice logique non programmable). 

Risque pour la vie privée : Non

Précisions : S.O.

Utilisation de la surveillance : Cela comprend les technologies de surveillance telles que les appareils d’enregistrement audio/vidéo, l’imagerie thermique, les appareils de reconnaissances, l’identification par radiofréquence, la surveillance/interception clandestine, le contrôle assisté par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, etc. 

Risque pour la vie privée : Non

Précisions : S.O.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, de la mise en correspondance des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances : Afin de respecter la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les institutions fédérales doivent cerner les activités qui comprennent l’utilisation d’une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, évaluer ou extraire des éléments des renseignements personnels. Ces activités comprennent le rapprochement de renseignements personnels, le rapprochement de dossiers, l’exploration de renseignements personnels, la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances et le filtrage ou l’analyse de renseignements. De telles activités comportent une forme ou une autre d’intelligence artificielle ou d’apprentissage machine pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles, ou encore pour prédire des comportements. 

Risque pour la vie privée : Oui

Détails : Comparaison des données : lorsqu’une déclaration T2 est saisie dans le système CORTAX, le système du numéro d’entreprise confirme que le numéro est valide. Si le numéro d’entreprise n’est pas valide, un message d’erreur est émis au moment de l’étape de la validation initiale. Une intervention manuelle est nécessaire pour obtenir les renseignements exacts avant toute autre vérification des informations soumises. 

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil. 

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Les systèmes CORTAX et DSC sont liés à différents systèmes qui se trouvent sur les serveurs de l’ARC. Ils sont sécurisés. Seuls les employés de l’ARC ont accès au système, selon le principe du besoin de savoir. L’accès à l’emplacement physique où les ordinateurs sont conservés est contrôlé. Il y a une piste de vérification pour toutes les consultations et tous les changements liés à ces systèmes. Chaque utilisateur reçoit un niveau d’accès en fonction des exigences organisationnelles (rôles et profils).

Les fichiers de données sont chiffrés et transférés par voie électronique au moyen du Protocol de transfert de fichiers (PTF) ou par messagerie assurée en se servant de disques compacts (DC) ou de disques numériques polyvalents (DVD).

De plus, l’infrastructure à clé publique (ICP) a été mise en œuvre afin d’appuyer plusieurs initiatives à l’échelle de l’ARC, y compris l’accès à distance sécurisé, les courriels sécurisés et les autres transactions électroniques nécessitant la sécurité électronique ou la signature numérique. L’ICP est une combinaison de politiques et de technologies qui établissent un environnement de travail électronique sécurisé, permettant aux utilisateurs de l’ARC d’effectuer des opérations électroniques sécurisées. L’ICP utilise des certificats numériques et des outils essentiels pour permettre l’utilisation sûre et fiable de nos réseaux électroniques. Les certificats numériques nous permettent d’utiliser nos réseaux électroniques pour envoyer et recevoir des renseignements désignés (protégés), et y accéder de façon sécuritaire. En général, les risques et les préoccupations en matière de vie privée sont faibles, et l’on s’attend à ce qu’ils demeurent faibles. Les pratiques d’atténuation actuelles sont considérées comme adéquates et elles sont rigoureusement réglementées.

Certains postes de travail d’employés comprennent des ordinateurs portatifs fournis par l’ARC sur des stations d’accueil. Les ordinateurs portatifs sont conformes à la Politique sur la sécurité de l’environnement informatique en faisant appel au chiffrement et au contrôle d’accès. Tout télétravail se fait à l’aide d’une connexion à l’Accès à distance sécurisé.

Toutes les clés USB (Universal Serial Bus) utilisées doivent être fournies par l’ARC et formatées au moyen de la technologie de chiffrement propre à l’utilisateur. 

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Détails : Si des renseignements personnels ont été compromis, cela peut entraîner un préjudice financier et un embarras pour le particulier.

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