Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) – Le programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises (CDRE)

Direction des déclarations des entreprises (DDE), Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Frank Vermaeten

Assistant Commissioner
Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau

Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Traitement des déclarations et paiement des entreprises

Résumé du projet, de l'initiative, des modifications:

Le programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises (CDRE) permet à l’ARC de compenser les remboursements d’impôt sur le revenu des sociétés, les remboursements de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) et les remboursements liés aux déclarations des entreprises spécialisées aux autres ministères et organismes fédéraux, aux sociétés d’État et aux ministères provinciaux et territoriaux qui participent au programme de Compensation de dettes par remboursement des entreprises. Pour être un participant dans le cadre du programme de CDRE, les autres ministères et organismes fédéraux, les sociétés d’État et les ministères provinciaux et territoriaux doivent conclure une entente officielle avec l’ARC. L’entente officielle prend la forme d’un protocole d’entente (PE) et elle fixe les conditions et les procédures selon lesquelles les remboursements des comptes d’impôt des sociétés seront compensés ainsi que l’échange de renseignements aux fins de la compensation. Une fois qu’un PE est signé, les autres ministères et organismes fédéraux, les sociétés d’État et les ministères provinciaux et territoriaux deviennent participants dans le cadre du programme de CDRE et peuvent demander une compensation de dettes par remboursement des entreprises.

Avant de compenser tout remboursement d’une entreprise à l’égard d’une dette due à un participant dans le cadre du programme de CDRE, l’ARC règle les dettes que l’entreprise a engagées auprès de l’ARC et s’assure que le statut de production de déclarations de l’entreprise est à jour en ce qui concerne les diverses lois qu’elle applique.

Pour présenter une demande de compensation de dettes par remboursement des entreprises, le participant doit d’abord avoir fait une tentative raisonnable de repérer le débiteur et avoir communiqué avec lui afin de lui fournir un avis de la dette en vue de recouvrer la totalité du paiement ou d’établir un calendrier de remboursement, ou afin de s’assurer que la dette ne fait pas l’objet d’un litige ou d’un appel ou de tout autre mécanisme de litige ou frappée de prescription avant de présenter la demande à l’ARC conformément à la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur la gestion des comptes débiteurs et à la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs.

Pour entreprendre une demande de compensation de dettes par remboursement des entreprises, le participant doit remplir et soumettre les formulaires suivants à l’ARC : 

• Formulaire de demande pour la Compensation de dettes par remboursement de la Division des programmes de la comptabilité des entreprises
• Formulaire de déclaration de la Division des programmes de la comptabilité des entreprises

Le participant soumet les formulaires à l’ARC au moyen de la boîte aux lettres de la CDRE. Les renseignements qui sont communiqués à l’ARC par le participant sur ces formulaires sont limités aux renseignements suffisants en vue de l’identification du client et du traitement de la demande de compensation. L’annexe E du PE prescrit les renseignements à diffuser à l’ARC. Les renseignements prescrits aux fins de diffusion à l’ARC sont le nom du débiteur, le NE, s’il est disponible, l’adresse au complet du débiteur, le montant brut de la dette envers la Couronne, le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource, les numéros de compte et de facture du débiteur, et si d’autres renseignements sont requis en vue d’identifier le débiteur, le numéro du certificat de constitution, d’autres adresses ou des adresses précédentes, d’autres renseignements qui permettent d’identifier le débiteur et tout renseignement supplémentaire provenant des archives publiques peuvent être fournis. Dès la réception des formulaires, l’ARC compare le nom et l’adresse de l’entreprise fournis par le participant avec les renseignements dans l’ordinateur central de l’ARC afin de déterminer s’il y a une correspondance. Si l’ARC n’est pas en mesure d’identifier l’entreprise, elle demandera au participant des renseignements supplémentaires conformément à l’annexe E qui peuvent permettre à l’ARC d’établir une correspondance. Si aucune correspondance n’est trouvée, aucun montant ne sera compensé à ce participant en ce qui concerne cette entreprise, et le participant en sera informé. Si une correspondance est trouvée, l’ARC retiendra les remboursements de l’entreprise pouvant devenir accessibles aux fins de compensation.

Lorsqu’une correspondance a été déterminée dans le système du Numéro d’entreprise (NE), l’ARC envoie une lettre d’avis initiale à l’entreprise. La lettre explique que l’ARC peut compenser ses remboursements d’impôt sur le revenu des sociétés, ses remboursements de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) et ses remboursements liés aux déclarations des entreprises spécialisées afin de payer sa dette en souffrance auprès de l’auteur de la demande de compensation.

Le participant est également tenu, dans le cadre du programme, d’envoyer une lettre similaire à ses clients. Le participant doit aviser l’ARC immédiatement si le montant de la compensation est payé en entier ou si la dette a été augmentée ou diminuée, ou si d’autres ententes entre le participant et l’entreprise ont été conclues à la suite de l’envoi de la demande de compensation.

Lorsqu’un remboursement devient accessible et si l’entreprise a produit toutes ses déclarations et qu’elle n’a aucun solde en souffrance, l’ARC traitera la compensation et enverra une lettre d’avis afin d’informer le client du montant qui été compensé au participant qui a demandé la compensation.

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Traitement des déclarations et des paiements des entreprises ARC DGCPS 225

Déclarations spécialisées des entreprises  ARC DGCPS 228

Traitement des déclarations et des remboursements de TPS/TVH  ARC DGSCGC 246

Description des FRP spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Traitement des déclarations et des paiements des entreprises ARC PPU 047

Déclarations spécialisées des entreprises ARC PPU 224

Traitement des déclarations et des remboursements de TPS/TVH ARC PPU 241

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

L’autorité d’utiliser le remboursement d’impôt sur le revenu aux fins de la compensation de dettes est indiquée au paragraphe 164(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu et au paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques aux fins de la TPS/TVH et des Autres prélèvements. Le paragraphe 241(4) de la LIR et le sous-alinéa 295(5)d) (vi) permet la compensation des remboursements à d’autres ministères fédéraux sans compromettre la loi sur la confidentialité.

Détermination et classement du risque

1) Type de programme ou d’activité

Les renseignements personnels sont utilisés pour prendre des décisions qui touchent directement l'intéressé (p. ex., déterminer l'admissibilité à des programmes, y compris procéder à l'authentification pour permettre l'accès à des programmes ou services, administrer les paiements de programme, les trop-payés ou le soutien à la clientèle, délivrer ou refuser des permis ou des licences, traiter des appels, etc.).

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails: La compensation touche l’administration des paiements de programme, mais pas le calcul de ces paiements; seulement leur émission. Tout remboursement d’entreprise accessible aux fins de versement à une entreprise par l’ARC peut être acheminé à un autre ministère ou organisme fédéral, à une société d’État ou à un ministère provincial et territorial.

2) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Numéro d'assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels sensibles ou éléments contextuels sensibles entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des personnes inaptes ou encore concernant une personne agissant au nom de l'intéressé.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Le programme de CDRE compte sur la base de données de la CDRE pour administrer son programme. Pour demander une compensation, les autres ministères ou organismes fédéraux, les sociétés d’État ou les ministères provinciaux et territoriaux doivent soumettre à l’ARC un formulaire de demande de compensation de dettes par remboursement et un formulaire de déclaration. La demande de compensation de dettes par remboursement fournit les renseignements nécessaires à l’identification du ou des comptes du débiteur et au blocage de ce ou ces comptes. Le formulaire de déclaration est un genre d’affidavit confirmant que les autres ministères ou organismes fédéraux, les sociétés d’État ou les ministères provinciaux et territoriaux se sont conformés aux exigences relatives à la demande de compensation. Les renseignements fournis dans le formulaire de demande de compensation de dettes par remboursement sont les renseignements prescrits, tels qu’ils sont indiqués à l’annexe E du PE comme suit :  

Le nom du débiteur;

L’adresse complète du débiteur;

Le montant brut de la dette envers la Couronne (1 000 $ ou plus);

Le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource;

Le numéro de compte ou de facture du client des autres ministères ou organismes fédéraux ou des sociétés d’État (pour les comptes de l’Ontario, le numéro de compte ou de facture est le même que le numéro de certificat qui permet à l’ARC de déterminer une correspondance exacte);

Le NE, s’il est disponible;

La description des dettes à la Couronne.

Cependant, si l’ARC a des difficultés à trouver une correspondance dans son système, elle peut demander les renseignements supplémentaires suivants :

Le numéro du certificat de constitution;

D’autres adresses ou des adresses précédentes;

D’autres renseignements qui permettent d’identifier les débiteurs (par exemple, le nom commercial, un numéro d’entreprise ou un numéro d’assurance sociale, s’il y a lieu);

Tout renseignement supplémentaire des archives publiques comme des dossiers officiels de faillite.

Peu importe si une correspondance est trouvée, les deux formulaires sont sauvegardés dans le dossier de compensation de dettes par remboursement dans le lecteur G de l’ARC. Les renseignements utilisés pour mettre à jour la base de données de la CDRE sont le nom du débiteur, le montant de la compensation, le NE, le nom du participant qui a demandé la compensation et ses directives liées au versement. Les renseignements recueillis sont utilisés uniquement aux fins de la compensation d’une dette par remboursement des entreprises. Le programme de CDRE ne recueille pas les renseignements sur le NAS.

3) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Avec d'autres institutions fédérales

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails: L’ARC acceptera seulement les autres ministères et organismes fédéraux, les sociétés d’État et les ministères provinciaux et territoriaux comme participants à son programme de Compensation de dettes par remboursement des entreprises; les gouvernements provinciaux ont manifesté un intérêt. Actuellement, aucun gouvernement provincial ne participe au programme.

L’ARC recueille seulement des renseignements en vue d’identifier l’entreprise ayant une dette en souffrance envers les autres ministères et organismes fédéraux ou les sociétés d’État et, s’il y a lieu, elle informe les autres ministères et organismes fédéraux ou les sociétés d’État qu’une correspondance a été trouvée et qu’une suppression de remboursement a été établie à l’égard du ou des comptes d’entreprise du débiteur. Lorsqu’un montant créditeur remboursable est déterminé, les fonds sont acheminés aux autres ministères et organismes fédéraux ou aux sociétés d’État. L’ARC ne communique aucun autre renseignement dans le cadre de ce programme.

4) Durée du programme ou de l’activité

 Programme à long terme

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Ce programme continuera d’exister indéfiniment.

5) Population du programme

Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Le programme de Compensation de dettes par remboursement des entreprises est une initiative de l’Agence du revenu du Canada (ARC) en vertu duquel des ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux peuvent demander la compensation d’une dette par remboursement d’une entreprise à l’égard d’un montant dû par l’entreprise au Canada ou à une province. Le programme de CDRE administre la compensation à l’égard des comptes d’impôt sur le revenu des sociétés (T2), de la TPS/TVH (RT) et des Autres prélèvements, ce qui comprend les comptes de la taxe d’accise non liés à la TPS/TVH (RE, RN), le Droit d’accise (RD), le Droit pour la sécurité des passagers du transport aérien (RG) et le Droit d’exportation de produits de bois d’œuvre (SL).

Une compensation comprend le réacheminement d’un remboursement dû à l’entreprise vers un autre ministère, conformément aux lois administrées par l’ARC. Les lois permettent également de divulguer des renseignements aux fins de la compensation d’une dette due au Canada ou à une province. Tous les ministères et organismes gouvernementaux ou toutes les sociétés d’État des gouvernements fédéral, provinciaux ou territoriaux peuvent participer à ce programme, sous réserve des exigences et obligations énoncées dans une entente écrite.

6) Technologie et vie privée

L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Détails: Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Détails: Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

Détails: L’ARC utilisera les renseignements fournis par les autres ministères et organismes fédéraux ou les sociétés d’État afin de déterminer le ou les comptes d’entreprise du débiteur pouvant comporter un remboursement accessible aux fins de compensation. Les agents de l’ARC effectueront une recherche dans les systèmes de l’ordinateur central de l’ARC afin de repérer l’entreprise du débiteur. Ils compareront le nom du débiteur, l’adresse du débiteur, le ou les numéros de téléphone et le numéro de facture avec les dossiers de l’ordinateur central de l’ARC afin de repérer le compte d’entreprise en question.

7) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui comporte des connexions à au moins un autre système.

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails: La correspondance des autres ministères et organismes fédéraux ou des sociétés d’État est reçue par courriel. Tous les renseignements reçus des autres ministères et organismes fédéraux ou des sociétés d’État et les renseignements qui leur sont retournés par l’ARC sont entreposés dans une base de données de l’ARC et sur un lecteur de l’ARC par numéro d’entreprise (le lecteur G). Un dossier est ouvert pour chaque compte pour lequel une correspondance est déterminée. Dans ce dossier, on sauvegarde les fichiers PDF de la demande et des formulaires de déclaration des autres ministères. Les courriels sont sauvegardés dans la boîte aux lettres Outlook suivante : ABSB/DGSCP-BRD/DDE-BUSINESS SETOFF/COMPENSATION ENTREPRISE sous le numéro de suivi. L’accès à la boîte aux lettres, à la base de données et au lecteur G est limité aux employés de l’ARC ayant un besoin de savoir lié au travail (certains agents du Centre fiscal de Shawinigan et de l’Administration centrale).

8) Risque possible pour l’institution

Détails: Si les renseignements étaient perdus par l’ARC ou s’ils lui étaient volés, cela mettrait L’ARC dans l’embarras. Cette situation pourrait entraîner une perte de confiance du public dans l’ARC, dans sa capacité à protéger les renseignements personnels des entreprises, ce qui pourrait donner lieu à une réduction des activités d’observation.

9) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Détails: Comme nous ne demandons généralement pas le NE ou le NAS du client et que nous les recevons rarement, le risque est quelque peu réduit. Cependant, si le nom, l’adresse ou les coordonnées de l’entreprise ainsi que les montants dus à un autre ministère sont perdus ou volés, les répercussions sur l’entreprise pourraient entraîner un vol d’identité et possiblement un embarras pour l’entreprise, si le montant à payer était révélé.