Vérification du niveau d’observation des employeurs v3.0

Direction de l’observation des entreprises
Direction générale des recouvrements et de la vérification

Sur cette page

• Aperçu et lancement de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
• Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications
• Détermination et classement du risque

Aperçu et amorce d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Mohammad Rahman
Directeur général, Direction de l’observation des entreprises
Direction générale des recouvrements et de la vérification

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lia Jackson
Directrice
Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Observation en matière de déclarations

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Observation par les employeurs
ARC DGRV 188

Fichier de renseignements personnels spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Observation par les employeurs
ARC PPU 120
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 001948

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Les pouvoirs du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs (VNOE) lui sont conférés par :

• les paragraphes 8(1) et 8(4) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada;
• les paragraphes 220(1) et 220(2.01) de la Loi de l’impôt sur le revenu;
• les paragraphes 275(1) et 275(3) de la Loi sur la taxe d’accise;
• les paragraphes 97(1) et 108(1.1) de la Loi sur l’assurance-emploi;
• le paragraphe 5(2) du Régime de pensions du Canada.

L’autorisation légale d’examiner les registres comptables des entreprises, y compris les comptes de retenues à la source, est conférée par :

• l’article 231.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu;
• l’article 288 de la Loi sur la taxe d’accise;
• l’article 88 de la Loi sur l’assurance-emploi;
• l’article 25 du Régime de pensions du Canada.

L’autorisation légale d’établir des cotisations en souffrance est conférée par :

• les articles 152 et 227 de la Loi de l’impôt sur le revenu;
• l’article 296 de la Loi sur la taxe d’accise;
• l’article 85 de la Loi sur l’assurance-emploi;
• l’article 22 du Régime de pensions du Canada.
• Les pouvoirs législatifs suivants sont utilisés par l’ARC pour imposer des pénalités et des intérêts pour l’observation des comptes de retenues sur la paie :
  • Toute personne qui omet de remettre ou de payer un montant exigible est passible d’une pénalité de 10 % du montant conformément à :
  • l’alinéa 227 (9)a) de la Loi de l’impôt sur le revenu;
  • l’alinéa 21 (7)a) du Régime de pensions du Canada;
  • l’alinéa 82 (9)a) de la Loi sur l’assurance emploi.

Si la personne a omis de remettre ou de payer un montant exigible sciemment ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde, une pénalité de 20 % du montant sera imposée conformément à :

• l’alinéa 227 (9)b) de la Loi de l’impôt sur le revenu;
• l’alinéa 21 (7)b) du Régime de pensions du Canada;
• l’alinéa 82 (9)b) de la Loi sur l’assurance emploi.

• Intérêt à payer au taux prescrit conformément au :
  • paragraphe 227 (9.2) de la Loi de l’impôt sur le revenu;
  • paragraphe 21 (6) du Régime de pensions du Canada;
  • paragraphe 82 (8) de la Loi sur l’assurance emploi.

L’alinéa 231.1 (1)c) de la Loi de l’impôt sur le revenu confère l’autorisation légale de pénétrer dans un lieu.

Le paragraphe 231.1 (1) de la Loi de l’impôt sur le revenu confère l’autorisation légale d’inspecter, de vérifier ou d’examiner les registres comptables d’un contribuable, ainsi que des documents.

Le paragraphe 231.5 (1) de la Loi de l’impôt sur le revenu confère l’autorisation légale de faire des copies des documents.

Le paragraphe 231.2 (1) de la Loi de l’impôt sur le revenu autorise les vérificateurs à envoyer un avis de demande péremptoire de renseignements (DPR) à un employeur à titre de mesure extraordinaire.

Le paragraphe 162(4) de la Loi de l’impôt sur le revenu permet l’application de pénalités pour omission de produire un certificat de propriété.

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Le mandat du programme de la vérification du niveau d'observation des employeurs (VNOE) consiste à maintenir l'intégrité du régime fiscal en ce qui concerne :

• la déclaration des revenus d'emploi et des avantages imposables, ainsi que les avantages imposables pour les actionnaires;
• la retenue et le versement des retenues à la source;
• la qualification appropriée des travailleurs.
• Il y parvient au moyen d'une combinaison d'éducation des contribuables et d'une exécution responsable.

Le programme est conçu de façon à augmenter et à améliorer l’observation volontaire en promouvant la sensibilisation des employeurs et leur compréhension des lois fiscales et de leurs obligations telles qu’elles sont prévues dans les lois suivantes :

• la Loi de l'impôt sur le revenu;
• la Loi sur la taxe d'accise;
• le Régime de pensions du Canada;
• la Loi sur l’assurance-emploi;
• leurs règlements respectifs.

Le programme de la VNOE a pour objectif de :

• repérer, au moyen de vérifications approfondies, que les employeurs se sont conformés à leurs obligations en matière de déclaration;
• s'assurer que les employeurs calculent et déclarent de façon adéquate tous les revenus d'emploi et autres formes de rémunération, telles que les avantages imposables fournis par l'employeur, y compris certains avantages imposables pour les actionnaires;
• s'assurer que les employeurs calculent, déclarent et versent comme il se doit les retenues à la source;
• s'assurer que les employeurs qualifient correctement le statut des travailleurs (employés ou indépendants) par le biais de décisions relatives au RPC ou à l'AE;
• traiter les cas d'inobservation liée aux obligations en matière de déclaration.

Les vérificateurs du niveau d'observation des employeurs (NOE) peuvent acheminer les demandes aux programmes des décisions relatives au RPC ou à l'AE afin de déterminer le statut d'emploi des travailleurs. Le programme des décisions peut aider à qualifier correctement les travailleurs comme ayant un contrat de louage de services ou un contrat de service. Cette qualification permet de s’assurer que l’employeur ou le payeur déclare correctement la rémunération et les paiements appropriés. Les vérificateurs du NOE effectuent également un examen de l’observation de la taxe sur les biens et services (TPS)/taxe de vente harmonisée (TVH) afin de s’assurer que les employeurs font leurs versements de la TPS ou de la TVH, conformément à la Loi sur la taxe d’accise. Les vérificateurs du NOE peuvent également acheminer les renvois aux programmes d’exécution de la TPS/TVH, au besoin.

La Section de la recherche et des solutions d'intelligence d'affaires au sein de la Direction de l’observation des entreprises procède à une évaluation des risques afin de déterminer si l’employeur se conformera à ses obligations en matière de déclaration.

La population visée par les vérifications du niveau d’observation des employeurs comprend tous les établissements d’employeurs. Par exemple, ces établissements pourraient comprendre les sociétés, les sociétés de personnes, les municipalités, les universités, les écoles, les hôpitaux, les sociétés de la Couronne (si elles sont exonérées d’impôt en vertu de l’article 149 de la Loi de l’impôt sur le revenu et si elles ne produisent pas de déclaration T2 en vertu de cette exonération fiscale), les sociétés de la Couronne visées par règlement, les services publics, les organismes de bienfaisance, les syndicats et les autres groupes, associations et particuliers.

Quoi de neuf

Depuis janvier 2021, chaque représentant autorisé par un cabinet, une entreprise ou un groupe doit obtenir son propre identifiant de représentant (ID Rep) et le fournir à l’ARC avant de pouvoir représenter son client. Les entreprises peuvent mettre à jour leurs représentants autorisés à l’aide de Mon dossier d’entreprise.

Les entreprises peuvent également autoriser l’accès hors ligne (téléphone, fax, courrier ou en personne) aux représentants en soumettant le formulaire AUT-01, Autoriser l’accès hors ligne d’un représentant. Le formulaire AUT-01 a remplacé le formulaire RC59, Formulaire de consentement de l’entreprise. Une nouvelle application permet au programme de la VNOE d’authentifier le représentant en comparant l’ID Rep aux renseignements contenus dans les dossiers de l’ARC. Cette nouvelle procédure est une initiative proactive mise en œuvre pour soutenir l’obligation légale de l’ARC de protéger les renseignements confidentiels des contribuables.

En avril 2019, la Section de la recherche et des solutions d'intelligence d'affaires a commencé à appuyer l’élaboration de la charge de travail du programme de la VNOE en coordonnant les demandes de rapports d’analyse, de recherche et de tendances. Cette section compte sur les systèmes d’évaluation des risques et la recherche pour identifier les employeurs qui sont plus susceptibles de mal comprendre leurs obligations fiscales.

L’ARC a autorisé l’utilisation de Microsoft Teams comme outil de communication au début de la pandémie. Le programme de la VNOE a commencé à utiliser cet outil pour compléter les dossiers de la subvention salariale d'urgence du Canada et l’a parfois utilisé pour communiquer avec les contribuables. Les vérificateurs devraient utiliser Teams comme solution de rechange s’ils ne peuvent pas être présents au lieu d’affaires.

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Cette EFVP permet de déterminer et d’évaluer les risques d’atteinte à la vie privée en ce qui concerne les renseignements personnels liés aux activités du programme de la VNOE.

Des EFVP distinctes ont permis d’évaluer les activités du Programme des comptes d’employeurs et du Programme de l’examen des comptes de fiducie.

Les activités liées à la création de charges de travail, au repérage des cas d’inobservation inconnus et à l’élaboration de solutions de renseignements d’entreprise à l’appui du Programme de la VNOE sont évaluées dans l’EFVP Élaboration de la charge de travail et renseignements d’entreprise : Programmes d’observation des entreprises.

L’EFVP du programme d'élaboration de la charge de travail de la Direction générale des recouvrements et de la vérification évalue les renseignements liés aux solutions et services des données du programme. L'EFVP de ce programme reflète les résultats et les conclusions découlant des rapports et des demandes de renseignements, ainsi que la manière dont les renseignements sont utilisés.

Les activités liées au travail que les vérificateurs du niveau d’observation des employeurs ont effectué pour la Subvention salariale d'urgence du Canada seront évaluées dans le cadre des EFVP sur l’observation de la Subvention salariale d'urgence du Canada (SSUC), le Programme d'embauche pour la relance économique du Canada (PEREC), la Subvention d'urgence du Canada pour le loyer (SUCL), le Programme de relance pour le tourisme et l'accueil (PRTA) et le Programme de relance pour les entreprises les plus durement touchées (PREPDT).

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Observation et enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Ce programme utilise les renseignements personnels pour examiner les registres comptables, y compris les vérifications approfondies auprès des employeurs, des entreprises. Cela a pour but de s’assurer qu’elles se conforment aux obligations en matière de production, de déclaration et de retenue et d’établir des cotisations en souffrance, le cas échéant. De plus, ce programme utilise ces renseignements pour examiner les comptes de retenue à la source et de TPS/TVH en ce qui concerne les avantages imposables et la qualification appropriée des travailleurs.

Ce programme utilise aussi des renseignements personnels pour effectuer des évaluations de risques afin d’établir le niveau d’inobservation chez les employeurs qui semblent en état d’observation.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Il peut s’agir de numéros d’assurance sociale, de renseignements médicaux ou financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate et le contexte entourant ces renseignements. Il peut également s’agir de renseignements personnels de mineurs, de personnes inaptes ou de représentants agissant au nom d’un particulier.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Ce programme utilise des renseignements personnels pour examiner des registres et des documents de l’entreprise, y compris les feuillets d’impôt pertinents établis à l’égard des employés. Le vérificateur aurait accès aux numéros d’assurance sociale et aux autres renseignements financiers en examinant ces registres.

Le vérificateur pourrait également avoir accès à d’autres renseignements tels que des coordonnées, d’autres numéros d’identification, des langues, des signatures, des dates de naissance, des dates de décès, des renseignements médicaux et des renseignements personnels des employés.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Ce programme comporte une équipe de la charge de travail régionale qui est responsable d’élaborer les charges de travail des régions et de relever les cas de vérification sélectionnés. L’équipe examine les autres systèmes de l’ARC afin d’aider à l’élaboration de la charge de travail du programme.

Le programme travaille avec la Direction de la technologie et des renseignements d’entreprise au sein de la Direction générale des recouvrements et de la vérification afin d’obtenir plus de données en lien au système sur les cas sélectionnés. Ces données peuvent être extraites du stockage de la base de données à l’aide de macros ou de rapports.

Les renvois externes et internes pour les vérifications du niveau d’observation des employeurs sont envoyés aux équipes de la charge de travail régionales afin d’évaluer la validité du renvoi.

Le programme peut partager des renseignements personnels avec d’autres programmes de l’ARC pour le recouvrement de soldes en souffrance, des activités de vérification ou pour faire rapport d’activités suspectes.

Les renseignements sur les retenues sur la paie peuvent être partagés avec Revenu Québec, selon un protocole d’entente, en vue de traiter les paiements mal crédités.

Les copies papier contenant des renseignements personnels sont entreposées par un tiers dans le secteur privé.

D) Durée du programme ou de l’activité :

Il s’agit d’un programme à long terme.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Ce programme n’a pas de date de fin.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le public cible du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs comprend tous les établissements d’employeurs, y compris les sociétés, les sociétés de personnes, les municipalités, les entreprises de services publics, les écoles, les hôpitaux, les sociétés de la Couronne, les sociétés de la Couronne visées par règlement, les organismes de bienfaisance, les syndicats et les autres groupes, les associations et les particuliers.

F) Technologie et vie privée

1. L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?
   
   Risque pour la vie privée : Oui
2. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
   
   Risque pour la vie privée : Non
3. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Non

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Lorsqu’ils sont à l’emplacement d’un employeur, les vérificateurs du niveau d'observation des employeurs utilisent un ordinateur portatif muni d'un contrôle d'accès et peut-être aussi une clé USB chiffrée. L'accès au réseau de l'ARC à partir d'emplacements distants doit être effectué avec un chiffrement complet de disque et une connexion à distance sécurisée. La Direction générale de l’informatique a élaboré une plateforme de télécommunication à l’échelle de l’Agence qui offre aux utilisateurs un accès sécurisé au réseau.

H) Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée

Détails :

Si des renseignements personnels sont compromis, cela pourrait entraîner un préjudice financier et mettre le particulier ou l'employé concerné dans l’embarras. De plus, le particulier ou l’employé touché pourrait devenir une victime de vol d’identité, et ses renseignements peuvent être utilisés à son insu ou sans son consentement.

I) Risque possible pour l’institution

Détails :

 

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