VidCruiter - Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Direction des programmes d’emploi
Direction générale des ressources humaines
Agence du revenu du Canada

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Dan Couture
Sous-commissaire et dirigeant principal des ressources humaines
Direction générale des ressources humaines

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau
Directrice
Direction de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Services de gestion des ressources humaines

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :
Recrutement et dotation NDP 920
Description des FRP ordinaire :
Dotation POE 902

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 54 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada.

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Un processus de dotation est constitué d’une série d’activités et de décisions prises par un gestionnaire ou déléguées à un comité de dotation (groupe de personnes choisies par un gestionnaire pour effectuer des activités de dotation en son nom) ayant pour but de nommer un candidat ou de maintenir un candidat en poste. Un processus de dotation comprend normalement quatre étapes : la planification, la présélection pour les préalables, l’évaluation et la nomination. Les exigences de dotation sont les attributs d’un poste (ou de plusieurs postes) qui sont utilisés pour repérer des candidats aux fins de nomination et elles sont liées aux besoins opérationnels. Les gestionnaires doivent respecter les exigences minimales de dotation pour le poste à pourvoir, dont le niveau d’études, la langue, le niveau de rendement et la cote de sécurité. Les gestionnaires peuvent déterminer d’autres exigences de dotation et décider si elles sont essentielles (doivent être évaluées) ou non (peuvent être évaluées). Voici des exemples d’autres exigences de dotation : expérience, connaissances ou compétences.

L’étape d’évaluation du processus de dotation permet aux gestionnaires d’évaluer les candidats en fonction des exigences de dotation. Pour ce faire, les gestionnaires se servent d’outils d’évaluation, comme des outils d’évaluation normalisés de l’Agence ou des outils élaborés localement (créés par le gestionnaire). On peut procéder à une évaluation en personne (entrevue, examen écrit sur papier ou à l’ordinateur), en ligne (examen écrit, vérification des références) ou par téléphone (entrevue, vérification des références). 

Quoi de neuf ?

L’évaluation vidéo devient une composante normale du recrutement dans le secteur privé. Presque tous les principaux fournisseurs de plateformes offrent maintenant des outils pour les entrevues vidéo. Autant les gestionnaires que les candidats commencent à s’attendre que l’étape d’évaluation soit plus souple grâce à la technologie moderne. Cette souplesse peut aider à réduire le temps nécessaire pour achever un processus de dotation et nommer des candidats aux postes. VidCruiter est une entreprise canadienne qui offre un logiciel d’entrevue vidéo en ligne permettant de procéder à des entrevues en direct (synchrones) ou préenregistrées (asynchrones).

L’Agence du revenu du Canada a conclu un contrat avec VidCruiter afin de déterminer si elle devrait adopter cette technologie aux fins de dotation. L’utilisation des entrevues vidéo étant liée à l’évaluation dans le cadre d’un processus de dotation, la Section des outils en renouvellement du personnel, de la formation et du recours (SSRR) de la Direction des programmes d’emploi (DPE) de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) a été chargée d’examiner à quoi peut servir cette technologie du point de vue de l’Agence. Le contrat, signé le 13 septembre 2018, prend fin le 11 septembre 2019.

Pour la durée de ce contrat, un certain nombre de comités de dotation seront autorisés à utiliser VidCruiter pour procéder à des entrevues asynchrones avec les candidats. Les demandeurs peuvent ainsi effectuer une entrevue en enregistrant leurs réponses aux questions qui ont été choisies au préalable par le comité de dotation. Cette approche permet au candidat d’enregistrer son entrevue au moment et à l’endroit qui lui conviennent, et permet au comité de dotation d’examiner et d’évaluer l’entrevue vidéo au moment et à l’endroit qui lui conviennent. Les aspects suivants du système peuvent être complètement personnalisés : le nombre de questions pouvant être téléchargées; le temps de préparation accordé aux candidats; le temps accordé aux candidats pour répondre à une question; le nombre de tentatives permises pour chaque enregistrement vidéo; etc. Selon les résultats des processus de dotation menés dans le cadre de ce contrat, la SSRR fera des recommandations à la haute direction sur la question de savoir si l’Agence devrait adopter cette technologie aux fins d’évaluation dans le cadre de la dotation. 

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée permet de cerner et d’évaluer les risques pour la protection des renseignements personnels liés aux entrevues vidéo asynchrones dans le cadre d’un processus de dotation. Toutes les activités de dotation qui ont normalement lieu avant ou après l’entrevue dans le cadre du processus de dotation sont hors de portée.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Administration des programme

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Les renseignements personnels recueillis seront utilisés par les membres du comité de dotation dans le cadre d’un processus de dotation afin d’évaluer si un candidat répond ou non à une exigence de dotation (c.-à-d. réussi à l’entrevue).

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d’assurance sociale (NAS), les renseignements médicaux ou financiers, ou d’autres renseignements personnels de nature délicate ou dont le contexte est de nature délicate. Les renseignements personnels de mineurs, de personnes inaptes ou de représentants agissant au nom d’un particulier.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

En donnant une réponse lors d’une entrevue, il est possible qu’un candidat utilise des exemples ou des scénarios réels qui comprennent des renseignements personnels ou des détails sensibles sur eux-mêmes ou sur d’autres.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Gouvernements étrangers, organismes internationaux ou organismes du secteur privé 

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Le logiciel d’entrevue vidéo à utiliser est fourni par VidCruiter inc., une société canadienne. VidCruiter héberge le portail en ligne qui sera utilisé pour mener des entrevues vidéo asynchrones. L’entreprise permet à l’Agence du revenu du Canada de créer une page d’accueil personnalisée et de marque pour les candidats tout en offrant au comité de dotation la capacité de personnaliser complètement chaque aspect de l’expérience de l’entrevue, y compris les questions qui seront posées, le temps de préparation accordé au candidat et le temps de réponse du candidat. Les candidats qui se rendent à l’étape de l’entrevue vidéo recevront un lien personnalisé vers le site Web de VidCruiter, où ils auront l’occasion de s’exercer à faire des enregistrements pour s’assurer que leur appareil capte leurs réponses en douceur. Les réponses vidéo aux questions d’entrevue sont sauvegardées par VidCruiter. Les données sont stockées dans le nuage du réseau des services Amazon (AWS), à l’aide de serveurs situés au Canada. AWS est approuvé par le gouvernement fédéral et est considéré comme la solution d’hébergement de données en nuage la plus sécurisée au monde. Le comité de dotation est ensuite capable d’ouvrir une session sur le site Web de VidCruiter pour visionner les entrevues vidéo et donner des notes en fonction de la grille d’évaluation établie au préalable. Le personnel de soutien technique de VidCruiter bilingue et détenant une cote de fiabilité est disponible pour appuyer les candidats et le comité de dotation si des problèmes techniques surviennent. 

D) Durée du programme ou de l’activité :

Programme à court terme

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Un certain nombre de processus de dotation seront menés pendant la durée du contrat afin d’étudier les services d’entrevue vidéo en ligne offerts par VidCruiter et de déterminer s’il s’agit d’un outil approprié pour les comités de dotation dans le cadre d’un processus de dotation. Le contrat actuel conclu avec VidCruiter est valide jusqu’au 11 septembre 2019. 

E) Population du programme

Le programme touche certains employés à des fins administratives internes/Le programme touche certaines personnes à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

L’Agence mènera un nombre restreint de processus de dotation à l’aide de VidCruiter pour recruter des employés et des cadres supérieurs. Au moins un processus sera affiché à l’externe. Des membres du grand public, des étudiants, des employés de l’Agence et des employés d’autres ministères ou organismes gouvernementaux pourraient alors figurer parmi les candidats.

Tous les renseignements personnels recueillis seront utilisés à des fins administratives de dotation (c’est-à-dire afin de déterminer si un candidat répond ou non à une exigence de dotation considérée comme nécessaire).

F) Technologie et vie privée

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

Risque pour la vie privée : Oui

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée : cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable). 

Risque pour la vie privée : Non

Précisions : S\O

Utilisation de la surveillance : cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres. 

Risque pour la vie privée : Non

Précisions : S\O

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, de la mise en correspondance des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances : pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements. 

Risque pour la vie privée : Oui

Détails : 

Le système d’entrevue vidéo en ligne permet à l’utilisateur (le comité de dotation) de visionner et d’extraire une agrégation de renseignements automatisée en ligne ou dans une feuille de calcul Excel. L’agrégation résume les renseignements (liés aux notes pour chaque question et candidat) saisis par les membres du conseil.

Lorsque les notes des candidats sont différentes, les membres du conseil de dotation engageront une discussion pour examiner les réponses et s’entendre sur les notes à attribuer à chaque candidat.

VidCruiter fournit la technologie permettant de comparer les renseignements saisis par les membres du conseil de dotation et de les extraire dans une feuille de calcul Excel pour en faciliter la consultation. 

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui est relié à au moins un autre système. Les renseignements personnels sont transférés à un appareil portable ou sont imprimés.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les candidats utilisent Internet pour accéder à la plateforme d’entrevue vidéo en ligne. Les vidéos enregistrées sont hébergées par VidCruiter sur un réseau en nuage situé au Canada. Les membres du comité de dotation accèdent aux vidéos en lien avec leur processus de dotation au moyen d’un portail en ligne.

Si un candidat demande une copie de son enregistrement vidéo, le comité de dotation est en mesure de lui fournir un lien lui permettant de visionner son enregistrement en ligne. S’il lui faut une copie téléchargeable, l’Agence peut demander à VidCruiter d’activer une fonction lui permettant de télécharger des copies des vidéos en question dans un format standard (p. ex., MP4), puis de les transmettre au candidat par courriel.

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Détails :

Si les renseignements personnels étaient compromis, les candidats pourraient être ainsi touchés : le contexte, la perte financière, la santé et la réputation.

Compte tenu des mesures de sécurité que prend VidCruiter et de la nature des renseignements que contiennent les entrevues vidéo, il est improbable qu’un événement négatif survienne, et l’effet d’un tel événement (niveau de préjudice) serait très faible.