Satisfaction Des Entreprises À L'égard Du Formulaire PD7A
Rapport établi pour la :
Agence du revenu du Canada
Février 2012
Numéro de contrat : 46558-129146/001/CY
Numéro ROP : 007-11
Date de contrat : 2011-07-25
Préparé par :
Sage Research Corporation
Demandes des médias :
Relations Médias
Agence du revenue du Canada
555, avenue MacKenzie, 4e étage
Ottawa ON K1A 0L5
relations.media@cra-arc.gc.ca
Sommaire
Le formulaire Relevé de compte de retenues à la source courantes (PD7A) sert à déclarer les retenues à la source – le solde comptable et le solde dû. Il comprend un bon de versement que l'employeur doit joindre à son prochain paiement. Le PD7A est émis par l'Agence du revenu du Canada (ARC) aux payeurs de versements réguliers, trimestriels et accélérés admissibles.
L'ARC émet annuellement 11,5 millions de PD7A, à 1,6 million d'auteurs de versements. En 2009, les coûts d'émission du PD7A, y compris le papier, les enveloppes, les salaires et les frais postaux, se sont élevés à environ 7,6 millions de dollars. Ces coûts sont en hausse constante depuis plusieurs années.
Le but global de l'étude visait à recueillir les opinions des gens d'affaires de petites et moyennes entreprises sur la réduction potentielle de la fréquence d'envoi du PD7A et l'incidence potentielle de cette réduction sur la conformité. Voici les autres objectifs de l'étude :
- Déterminer si les améliorations proposées à la fonctionnalité du site Web de la paie Mon dossier d'entreprise suffiraient pour réaliser une diminution souhaitable de la nécessité d'envoi du PD7A.
- Sonder les opinions à l'égard du PD7A électronique (E-PD7A), un service que proposent certaines institutions financières pour permettre aux utilisateurs de recevoir et de visualiser électroniquement leur Relevé de compte de retenues à la source courantes.
Six groupes de discussion se sont réunis entre les 22 septembre et 4 octobre 2011 dans les villes de Québec, de Toronto et de Calgary. Tous les participants provenaient de petites à moyennes entreprises, définies comme des entreprises comptant moins de 50 employés, y compris celles à propriétaire unique. Le participant admissible était le plus haut responsable directement impliqué dans le traitement et le versement des retenues sur la paie, y compris la gestion du PD7A. Il faut noter qu'il s'agissait d'une étude de nature qualitative, et non quantitative. Les résultats donnent donc une idée des vues des participants sur les sujets explorés, mais ne peuvent pas être généralisés statistiquement à l'ensemble de la population.
Le coût du projet était 42 664,11 $ (TVH non comprise).
Constats de l'étude
Utilisations actuelles du PD7A
Les participants ont décrit la façon dont ils utilisent actuellement le PD7A, y compris leur méthode habituelle de paiement. Voici, en résumé, les principaux constats et implications :
| Constats | Implications pour l'ARC |
|---|---|
| L'utilisation du PD7A, y compris l'étape du paiement, est très routinière : en plus de bien fonctionner, le processus est bien défini, bien ancré et simple. | « L'inertie » constitue un obstacle important pour les entreprises qui choisissent de passer à une gestion sans papier (c'est-à-dire cesser de recevoir le PD7A par la poste et effectuer les versements électroniquement). Pour amener les entreprises à passer à une gestion sans papier, il faudra les sensibiliser et les informer sur la façon d'y parvenir et souligner les avantages potentiels. |
| Un peu plus de la moitié des participants ont dit considérer le PD7A qu'ils reçoivent par la poste commeun important « rappel » de paiement. | Les entreprises souhaitant passer àune gestion sans papier devraient se voir offrir l’option de recevoir unrappel à l'approche de la date limite d'un versement. |
| Constats (suite) | Implications pour l'ARC |
|---|---|
| La plupart des participants vérifient l'information financière qui figure sur le PD7A, habituellement pour s'assurer que l'ARC a reçu leur dernier versement. | Les entreprises ont besoin d'un autre moyen d'accéder à l'information financière qui figure sur le PD7A – une fonction que remplissent Mon dossier d'entreprise et le E-PD7A. |
| La plupart des participants conservent la version papier du PD7A dans leurs dossiers après le paiement, car ils la considèrent comme faisant partie intégrante de leur système de classement comptable. Le PD7A est utilisé notamment dans le cadre de la préparation de la déclaration T4 en fin d'exercice et à titre de documentation justificative en cas de désaccord avec l'ARC concernant un versement, ou lors d'une vérification. | Les entreprises pourraient avoir besoin d'information sur les exigences en matière de conservation de documents et de pratiques exemplaires, s’ils ne reçoivent pas de version papier. |
| Près des deux tiers des participants effectuent leurs paiements à l'aide de la version papier du bon de versement, tandis que le reste d'entre eux le font en ligne. Un peu plus de la moitié des participants utilisent les services bancaires en ligne, alors qu'une minorité substantielle ne le fait pas du tout. | Le passage à la gestion sans papier constituera un plus grand défi pour les entreprises qui n'utilisent pas les services bancaires en ligne, car celles-ci devront modifier davantage les processus internes, contrairement aux entreprises qui utilisent déjà ces services, particulièrement celles qui effectuent déjà leurs versements en ligne à l’ARC. |
| Les participants qui paient par la poste (une minorité de participants du groupe de discussion) ont dit utiliser l'enveloppe-réponse qui accompagne le PD7A. Tous les autres la reçoivent, mais ne l'utilisent pas. | Offrir aux entreprises qui ne paient pas systématiquement par la poste l'option de ne plus recevoir d'enveloppe-réponse. |
Site Web Mon dossier d'entreprise
Navigation : Les participants ont eu à effectuer deux exercices de navigation :
- Vérifier si l'ARC avait reçu le plus récent versement : C’est une erreur de compréhension du terme déclaration dans la liste des liens de la page d'accueil qui a constitué la seule grande difficulté de navigation. Certains participants ont sélectionné Voir l'état de la déclaration plutôt que le bon lien, soit Solde et transactions du compte, car ils croyaient que déclaration se rapportait au bon de versement du PD7A. Pour y remédier, les participants ont suggéré d'utiliser « Déclaration T4 ».
- Accéder à la page Web où l'utilisateur peut demander de cesser de recevoir le PD7A : La grande majorité des participants ont sélectionné le bon lien sur la page d'accueil. Toutefois, plusieurs d'entre eux ont dit que le lien sur lequel cliquer n'est clair que si l'utilisateur parvient à cette page tout bonnement alors qu'il cherche à trouver cette information. Ils ont suggéré que l'ARC voudrait peut-être ajouter un lien du type « Adoptez une gestion sans papier », si elle veut encourager les personnes qui ne pensent pas à cette option, à l’explorer.
Suggestions des participants : Plusieurs participants ont suggéré d'ajouter une fonction d'impression aux deux pages Web où figurent l'information financière, à savoir Solde et transactions du compte et Transactions au compte, car ils prévoyaient conserver des copies papier de l'information dans leurs dossiers comptables. Certains ont suggéré qu'afin qu'une entreprise puisse vraiment passer à une gestion entièrement sans papier, il faudrait que l'information soit disponible en version PDF ou qu’elle soit téléchargeable.
À cet égard, il convient de souligner que certains participants ont dit que l'expression « passer à une gestion sans papier » (employée par le modérateur et sur le site Web Mon dossier d'entreprise) ne profite qu'à l'ARC,c'est-à-dire que c'est l'ARC qui élimine le papier, et pas nécessairement l'entreprise.
Réaction globale à l'égard de l'information financière relative à la paie dans « Mon dossier d'entreprise » : La réaction au type et à la quantité d'information financière relative à la paie dans Mon dossier d'entreprise s'est avérée largement positive. La grande majorité des participants ont convenu que l'information constituait un substitut plus qu'adéquat pour les entreprises choisissant de ne plus recevoir le PD7A. Les participants souhaitant potentiellement cesser de recevoir la version papier du PD7A ont trouvé ce changement rassurant et intéressant, alors que certains autres ont trouvé que ce n'était pas suffisant pour les convaincre de cesser de la recevoir. Autrement dit, l'information financière qui figure dans Mon dossier d'entreprise satisfait une condition nécessaire pour cesser de recevoir la version papier du PD7A (c'est-à-dire l'accès à l'information financière sur le PD7A), mais cette condition pourrait ne pas suffire pour convaincre une entreprise de le faire.
Réactions au E-PD7A
Dans l'ensemble, à peu près la moitié des participants ont dit que, s'ils décidaient de passer à une gestion sans papier, ils souhaiteraient tout de même recevoir le E-PD7A en plus des autres arrangements pris dans Mon dossier d'entreprise. Ils ont dit souhaiter recevoir le E-PD7A pas tant pour le contenu, que pour sa fonction de rappel, soit par courriel, soit par message texte. La plupart croyaient que Mon dossier d'entreprise leur fournit l'information financière qu'ils souhaitent avoir, mais que le E-PD7A leur permet en plus de créer un rappel.
Plusieurs participants ont demandé pourquoi il fallait utiliser postel pour pouvoir demander un rappel. Il ont suggéré qu'ils devraient pouvoir demander de recevoir un rappel par le biais de Mon dossier d'entreprise.
Intérêt à passer à une gestion sans papier
Durant la dernière partie de la séance, la discussion a porté sur l'intérêt des participants à « passer à une gestion sans papier » – une expression signifiant à la fois cesser de recevoir la version papier du PD7A et effectuer des versements électroniques. Cette discussion s’est tenue après avoir discuté des processus et des méthodes de paiement employés actuellement et après avoir consulté l'information disponible dans Mon dossier d'entreprise et entendu parler du E-PD7A.
Dans l'ensemble, un peu moins de la moitié des participants se sont dits intéressés à passer à une gestion sans papier, une proportion relativement faible d'entre eux se sont montrés indifférents à cet égard, tandis que le reste d’entre eux étaient en faveur du statu quo, à savoir qu'ils souhaitaient continuer de recevoir la version papier du PD7A. Voici les grands facteurs ayant influencé le résultat en faveur de l'adoption d'une gestion sans papier :
- L'inertie engendrée par le confort et la satisfaction que procure le processus actuel entourant le PD7A : En plus de bien fonctionner, les processus opérationnels actuels entourant le PD7A sont bien définis, bien ancrés et simples, ce qui engendre de « l’inertie » et le désir de conserver le PD7A.
- Aucun avantage majeur perçu à passer à une gestion sans papier : Bien que le fait de ne pas devoir poster le PD7A représente des économies pour l'ARC, les participants ne voyaient aucun avantage majeur pour les entreprises :
- Plusieurs entreprises continueront d'imprimer et de conserver dans leurs dossiers comptables les confirmations de paiement et les relevés de soldes et de transactions. Ces entreprises ne passeront probablement donc pas à une gestion sans papier.
- La fonctionnalité de Mon dossier d'entreprise et du E-PD7A rassurent les entreprises intéressées à passer à une gestion sans papier, en ce sens qu'elles auront ce qu'il faut pour que tout fonctionne bien. Toutefois, cette fonctionnalité n'est pas perçue comme ayant un avantage convaincant par rapport au PD7A.
- Attitudes générales par rapport à l'intérêt d'exercer des activités en ligne : Certains participants étaient, dans l'ensemble, intéressés à exercer des activités en ligne, tandis que d'autres l'étaient moins en général. Ces tendances attitudinales d'ensemble pour ou contre la technologie et les activités en ligne ont eu un impact important sur l'intérêt en général à passer à une gestion sans papier, particulièrement à cause du point précédent où les participants ne voyaient aucun avantage majeur concret à passer à une gestion sans papier.
- Utilisation actuelle des services bancaires en ligne : Les participants utilisant déjà les services bancaires en ligne, et particulièrement ceux qui effectuent déjà des versements en ligne auprès de l'ARC, étaient plus susceptibles de s'intéresser à la gestion sans papier. Cela est probablement corrélé, en partie, avec une attitude générale positive à l'égard des opérations en ligne, mais ces personnes ont déjà franchi l'étape importante d'effectuer des opérations et des paiements en ligne. Les changements qu'elles doivent apporter à leur processus pour passer à une gestion sans papier sont moins nombreux comparativement aux personnes qui n'utilisent pas encore les services bancaires en ligne. Les personnes n'exerçant pas encore d'activités bancaires en ligne ont eu tendance à ne pas voir suffisamment d'avantages à la gestion sans papier dans le contexte du PD7A pour modifier la façon dont elles gèrent les activités bancaires en général de leurs entreprises.
En général, l’adoption d’une gestion sans papier s'effectuera le plus facilement chez les gens d'affaires axés sur la technologie et qui effectuent déjà des activités bancaires en ligne – particulièrement ceux qui effectuent déjà des paiements en ligne auprès de l'ARC. C'est chez les gens d'affaires non axés sur la technologie et n'utilisant pas les services bancaires en ligne que la transition sera la plus difficile.
On a posé la question suivante aux participants : « Si vous adoptiez une gestion sans papier, croyez-vous que cela augmenterait parfois le risque de ne pas effectuer à temps vos versements de retenues à la source, ou pas vraiment? » Dans l'ensemble, un peu moins de la moitié des participants croyaient que le fait de passer à une gestion sans papier augmenterait ce risque. Ceux qui ont perçu un risque l'ont attribué à l'absence de rappel, une fonction que remplit le PD7A lorsqu'il arrive par la poste. Ce résultat de recherche souligne l'importance d'offrir aux entreprises, qui envisagent de passer à une gestion sans papier, l’option de recevoir un type quelconque de rappel des prochaines dates limites.
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