ARCHIVÉE - Responsabilité des administrateurs – Article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu et article 323 de la Loi sur la taxe d'accise

N^o: IC89-R2

DATE: le 27 juin 1997

OBJET : Responsabilité des administrateurs – Article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu et article 323 de la Loi sur la taxe d'accise

Avis au lecteur :

• Les bulletins n'ont pas force de loi.

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1. La présente circulaire expose les conséquences auxquelles les administrateurs de sociétés peuvent faire face lorsque la société dont ils sont administrateurs omet de déduire, retenir, verser ou payer des sommes d'argent détenues en fiducie pour la Couronne.  En pareilles circonstances, les administrateurs de la société peuvent être tenus personnellement responsables aux termes des articles 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu («LIR»), 323 de la Loi sur la taxe d'accise («LTA»), et de dispositions similaires du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.

2. Bien que la présente circulaire ait pour objet de fournir des renseignements concernant les articles 227.1 de la LIR et 323 de la LTA, elle ne constitue pas en soi un texte de loi. La loi est exposée dans les textes législatifs, et on trouvera dans l'annexe A ci-jointe une copie des dispositions pertinentes de la LIR et de la LTA.

3. Les sociétés (à but lucratif, à but non lucratif ou sans but lucratif) sont tenues de déduire, retenir, percevoir, verser ou payer des sommes pour :

a) les ristournes (paragraphe 135(3) de la LIR),

b) les traitements, les salaires, certaines prestations et certains paiements versés en vertu de différents régimes (paragraphe 153(1) de la LIR),

c) l'impôt remboursable (partie VII de la LIR) pour les crédits d'impôt à l'achat d'actions désignées par la société,

d) l'impôt remboursable (partie VIII de la LIR) pour les crédits d'impôt pour la recherche scientifique et le développement expérimental désignés par la société,

e) les dividendes, les intérêts et les produits de disposition reçus au nom des propriétaires bénéficiaires des actions, si la société est un courtier ou un négociant en valeurs mobilières, et si ces propriétaires ne sont pas connus,

f) le paiement ou le crédit de certaines sommes à des non-résidents,

g) la taxe sur les produits et services («TPS») (partie IX de la LTA).

4. La présente circulaire traite principalement des items b) et g) du paragraphe 3.

5. Les administrateurs de société qui sont en fonction au moment où la société dont ils sont administrateurs omet de déduire, retenir, percevoir, verser ou payer les sommes indiquées aux items b) et g) du paragraphe 3 peuvent être tenus personnellement responsables, avec la société, du paiement total ou partiel des sommes suivantes :

a) s'il y a défaut de verser ou payer, la somme impayée, en plus de toute pénalité et de tous les intérêts qui s'y rapportent,

b) s'il y a défaut de déduire ou de retenir des sommes d'une rémunération, une pénalité de 10 ou 20 pour 100 (selon le cas) de toute somme non déduite, en plus de tous les intérêts qui s'y rapportent,

c) s'il y a défaut de percevoir des sommes de TPS, la somme qui aurait dû être perçue, en plus des pénalités et intérêts.

Les règles relatives à la responsabilité

6. Il y a trois règles fondamentales à cette règle générale sur la responsabilité personnelle :

a) le Ministère doit démontrer son incapacité de percevoir les sommes directement de la société,

b) le Ministère doit entamer les procédures pour cotiser les administrateurs pas plus tard que deux ans après qu'ils ont cessé d'être administrateurs,

c) les administrateurs doivent être dans l'impossibilité de démontrer qu'ils ont exercé le degré de soin, de diligence et d'habileté («diligence raisonnable») nécessaire pour prévenir le manquement.

L'obligation du Ministère

7. Pour démontrer son incapacité de percevoir les sommes directement de la société, le Ministère doit remplir l'une des conditions préalables suivantes :

a) avoir tenté une exécution à l'encontre de la société, laquelle a été retournée insatisfaite,

b) produire une réclamation contre la société en dissolution ou en liquidation,

c) produire une réclamation contre la société en faillite.

Prescription

8. Les administrateurs ne sont pas responsables si le Ministère entame les procédures pour les cotiser plus de deux ans après qu'ils ont cessé d'être administrateurs.  Les administrateurs cessent d'être administrateurs lorsqu'ils démissionnent, ou par l'effet de la loi (p.ex., en cas de faillite personnelle).

Les administrateurs continuent d'être administrateurs, bien qu'avec des droits et des pouvoirs réduits, après qu'un syndic de faillite, un séquestre, un liquidateur, ou une autre personne qui a des fonctions semblables, a été nommé.

Types d'administrateurs

9. La LIR et la LTA ne font aucune distinction entre les administrateurs, qu'ils soient administrateurs passifs, désignés ou externes. Par conséquent, leur absence de participation dans les affaires de la société ne les libère pas en soi de leur responsabilité. De plus, les administrateurs qui délèguent leurs responsabilités à des coadministrateurs, à des agents ou à des employés peuvent être tenus responsables.

Administrateurs de fait

10. Les agents, employés ou autres personnes qui n'occupent pas légalement un poste d'administrateur, mais assument des fonctions qui relèvent normalement des administrateurs, peuvent être responsables.

Diligence raisonnable

11. Les administrateurs doivent s'assurer que la société effectue correctement les déductions. De plus, une société et ses administrateurs doivent agir de façon responsable.  Par-dessus tout, les administrateurs doivent faire tous les efforts raisonnables, lorsque les déductions sont effectuées et la TPS perçue, pour s'assurer que ces sommes seront versées et payées.

12. Les administrateurs ne sont pas responsables s'ils font preuve de diligence raisonnable, c'est-à-dire la diligence qu'une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances semblables pour s'assurer que la société déduise, retienne, perçoive, verse ou paie les sommes dues.  Le Ministère s'attend à ce qu'un administrateur prenne les mesures positives suivantes :

a) maintenir un compte pour les sommes déduites des employés et le versement des retenues à la source, de même que pour le versement des sommes nettes de TPS,

b) demander aux agents financiers de la société de présenter des rapports réguliers sur le statut du compte,

c) obtenir régulièrement la confirmation que les retenues et les versements ont été faits durant toutes les périodes pertinentes.

13. De plus, si la société fait face à des difficultés financières, les responsabilités des administrateurs peuvent inclure les mesures suivantes :

a) obtenir de l'institution financière où la ligne de crédit est maintenue un engagement exécutoire de payer en temps opportun toutes les sommes dues à la Couronne,

b) si la société est mise sous séquestre ou en faillite, aviser par écrit le séquestre-gérant ou le syndic de l'entente existante avec la banque pour le paiement des retenues à la source prélevées et de la TPS.

14. Pour établir qu'ils ont exercé une diligence raisonnable, les administrateurs doivent démontrer qu'ils ont pris des mesures raisonnables pour prévenir le manquement.  En d'autres mots, les mesures doivent être prises avant que le manquement ne survienne, et non une fois que le manquement a eu lieu.

15. Les administrateurs doivent se tenir au courant de ce qui se passe dans la société dont ils sont administrateurs.  Des lignes de communication efficaces entre les administrateurs et les employés responsables de la société doivent être maintenues.

16. Les administrateurs ne peuvent prétendre qu'ils ignoraient les exigences des lois applicables.  Une personne raisonnablement prudente qui sait qu'elle est un administrateur, mais qui ne connaît pas de façon certaine l'étendue de ses responsabilités comme administrateur, a le devoir d'au moins tenter de découvrir ce qu'on attend d'elle et de s'acquitter de ces obligations.

17. Bien que les administrateurs puissent déléguer leurs responsabilités aux autres administrateurs, ils demeurent néanmoins responsables de s'assurer que les retenues salariales et la TPS sont versées.

18. Les critères de diligence raisonnable sont à la fois subjectifs et objectifs.  Ils sont objectifs en ce sens qu'il est nécessaire d'avoir une norme pour juger un administrateur, c'est-à-dire un homme raisonnable; ils sont subjectifs en ce sens que l'administrateur doit avoir fait ce qu'une personne raisonnablement prudente aurait fait dans les circonstances.  Ce qui constitue une diligence raisonnable variera donc suivant les circonstances de chaque cas.

Politique concernant les cotisations

19. Après avoir mené une enquête préliminaire, le Ministère informe par écrit les administrateurs susceptibles d'être tenus responsables qu'il envisage d'établir une cotisation en vertu de l'article 227.1 de la LIR ou de l'article 323 de la LTA, ou des deux.

20. Il est dans l'intérêt de chaque administrateur de répondre et d'expliquer toutes les mesures prises pour s'assurer que la société déduise, retienne, verse ou paie et, lorsqu'il le peut, de soumettre des documents à cet effet. Le Ministère examinera chaque réponse avant de décider s'il doit ou non établir une cotisation.

21. Si l'administrateur ne répond pas à l'intérieur des délais précisés dans la lettre de proposition, le Ministère peut établir une cotisation sans autre avis.

22. Les dispositions des articles 227.1 de la LIR et 323 de la LTA sont des dispositions de redressement, et non des dispositions pénales, et elles constituent comme telles une mesure de recouvrement. Une cotisation peut être établie contre chaque administrateur pour le plein montant de la dette de sa société, mais un administrateur qui verse une somme à l'égard de la dette peut :

a) lors de procédures de liquidation, de dissolution ou de faillite, bénéficier du même avantage auquel la Couronne aurait eu droit, et

b) réclamer une part de tous les autres administrateurs qui sont tenus responsables.

ANNEXE A

LOI DE L'IMPÔT SUR LE REVENU

ARTICLE 227.1 : Responsabilité des administrateurs pour défaut d'effectuer les retenues

(1) Lorsqu'une société a omis de déduire ou de retenir une somme, tel que prévu au paragraphe 135(3) ou à l'article 153 ou 215, ou a omis de remettre cette somme ou a omis de payer un montant d'impôt en vertu de la partie VII ou de la partie VIII pour une année d'imposition, les administrateurs de la société, au moment où celle-ci était tenue de déduire, de retenir, de verser ou de payer la somme, sont solidairement responsables, avec la société, du paiement de cette somme, y compris les intérêts et les pénalités s'y rapportant.

Art. 227.1(2)

(2) Restrictions relatives à la responsabilité. Un administrateur n'encourt la responsabilité prévue au paragraphe (1) que dans l'un ou l'autre des cas suivants :

a) un certificat précisant la somme pour laquelle la société est responsable selon ce paragraphe a été enregistré à la Cour fédérale en application de l'article 223 et il y a eu défaut d'exécution totale ou partielle à l'égard de cette somme;

b) la société a engagé des procédures de liquidation ou de dissolution ou elle a fait l'objet d'une dissolution et l'existence de la créance à l'égard de laquelle elle encourt la responsabilité en vertu de ce paragraphe a été établie dans les six mois suivant le premier en date du jour où les procédures ont été engagées et du jour de la dissolution;

c) la société a fait une cession ou une ordonnance de séquestre a été rendue contre elle en vertu de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité et l'existence de la créance à l'égard de laquelle elle encourt la responsabilité en vertu de ce paragraphe a été établie dans les six mois suivant la date de la cession ou de l'ordonnance de séquestre.

Art. 227.1(3)

(3) Idem. Un administrateur n'est pas responsable de l'omission visée au paragraphe (1) lorsqu'il a agi avec le degré de soin, de diligence et d'habileté pour prévenir le manquement qu'une personne raisonnablement prudente aurait exercé dans des circonstances comparables.

Art. 227.1(4)

(4) Prescription. L'action ou les procédures visant le recouvrement d'une somme payable par un administrateur d'une société en vertu du paragraphe (1) se prescrivent par deux ans à compter de la date à laquelle l'administrateur cesse pour la dernière fois d'être un administrateur de cette société.

Art. 227.1(5)

(5) Montant recouvrable. Dans le cas du défaut d'exécution visé à l'alinéa (2)a), la somme qui peut être recouvrée d'un administrateur est celle qui demeure impayée après l'exécution.

Art. 227.1(6)

(6) Privilège. Lorsqu'un administrateur verse une somme à l'égard de laquelle la société encourt une responsabilité en vertu du paragraphe (1), qui est établie lors de procédures de liquidation, de dissolution ou de faillite, il a droit à tout privilège auquel Sa Majesté du chef du Canada aurait eu droit si cette somme n'avait pas été payée et, lorsqu'un certificat a été enregistré relativement à cette somme, il peut exiger que le certificat lui soit cédé jusqu'à concurrence du versement et le ministre est autorisé à faire cette cession.

Art. 227.1(7)

(7) Répétition. L'administrateur qui a satisfait à la créance en vertu du présent article peut répéter les parts des administrateurs tenus responsables de la créance.

Art. 227(10)

(10) Cotisation. Le ministre peut établir une cotisation à l'égard de :

a) toute personne pour un montant payable par elle en vertu des paragraphes (8), (8.1), (8.2), (8.3) ou (8.4) ou 224(4) ou (4.1) ou de l'article 227.1…

LOI SUR LA TAXE D'ACCISE

323(1) Responsabilité des administrateurs

(1) Responsabilité des administrateurs – Les administrateurs de la personne morale au moment où elle était tenue de verser une taxe nette comme l'exige le paragraphe 228(2), sont, en cas de défaut par la personne morale, solidairement tenus, avec cette dernière, de payer cette taxe ainsi que les intérêts et pénalités y afférents.

323(2) Restrictions

(2) Restrictions – L'administrateur n'encourt de responsabilité selon le paragraphe (1) que si :

a) un certificat précisant la somme pour laquelle la personne morale est responsable a été enregistré à la Cour fédérale en application de l'article 316 et il y a eu défaut d'exécution totale ou partielle à l'égard de cette somme;

b) la personne morale a entrepris des procédures de liquidation ou de dissolution, ou elle a fait l'objet d'une dissolution, et une réclamation de la somme pour laquelle elle est responsable a été établie dans les six mois suivant le premier en date du début des procédures et de la dissolution;

c) la personne morale a fait une cession, ou une ordonnance de séquestre a été rendue contre elle en application de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité, et une réclamation de la somme pour laquelle elle est responsable a été établie dans les six mois suivant la cession ou l'ordonnance.

323(3) Diligence

(3) Diligence – L'administrateur n'encourt pas de responsabilité s'il a agi avec autant de soin, de diligence et de compétence pour prévenir le manquement visé au paragraphe (1) que ne l'aurait fait une personne raisonnablement prudente dans les mêmes circonstances.

323(4) Cotisation

(4) Cotisation – Le ministre peut établir une cotisation pour un montant payable par une personne aux termes du présent article. Les articles 296 à 311 s'appliquent, compte tenu des adaptations de circonstance, dès que le ministre envoie l'avis de cotisation applicable.

323(5) Prescription

(5) Prescription – L'établissement d'une telle cotisation pour un montant payable par un administrateur se prescrit par deux ans après qu'il a cessé pour la dernière fois d'être administrateur.

323(6) Montant recouvrable

(6) Montant recouvrable – Dans le cas du défaut d'exécution visé à l'alinéa (2)a), la somme à recouvrer d'un administrateur est celle qui demeure impayée après l'exécution.

323(7) Privilège

(7) Privilège – L'administrateur qui verse une somme, au titre de la responsabilité d'une personne morale, qui est établie lors de procédures de liquidation, de dissolution ou de faillite a droit au privilège auquel Sa Majesté du chef du Canada aurait eu droit si cette somme n'avait pas été versée.  En cas d'enregistrement d'un certificat relatif à cette somme, le ministre est autorisé à céder le certificat à l'administrateur jusqu'à concurrence de son versement.

323(8) Répétition

(8) Répétition – L'administrateur qui a satisfait à la réclamation peut répéter les parts des administrateurs tenus responsables de la réclamation.