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Registres électroniques

Mémorandum sur la TPS/TVH 15-2
Septembre 2026

La présente version remplace celle datée de juin 2005 (alors intitulée Registres informatisés). Le présent mémorandum a été mis à jour pour tenir compte de modifications apportées à la Loi sur la taxe d'accise concernant la tenue de registres, y compris les renseignements pouvant être désignés pour inspection par le ministre du Revenu national.

Le présent mémorandum explique les exigences, pour une personne qui tient des registres d'entreprise en format électronique, de conserver et de rendre disponibles ces registres ainsi que tout autre document ou renseignement pertinent.

Ce mémorandum ne fournit pas de renseignements détaillés sur les mesures de l'économie numérique applicables aux entreprises de l'économie numérique, y compris les entreprises qui sont inscrites ou tenues d’être inscrites sous le régime d'inscription simplifiée de la TPS/TVH en vertu des dispositions de l'économie numérique de la sous-section E de la section II de la Loi sur la taxe d'accise, et aux exploitants de plateformes et aux entreprises non résidentes de l'économie numérique qui sont inscrits ou tenus de l’être sous le régime d'inscription normale de la TPS/TVH. Pour obtenir plus de renseignements, allez à La TPS/TVH pour les entreprises de l'économie numérique : Aperçu, ou appelez-nous au 1‑833‑585‑1463 (si vous êtes au Canada ou aux États-Unis) ou au 613‑221‑3154 (si vous êtes ailleurs qu'au Canada ou aux États-Unis; les appels à frais virés sont acceptés).

Table des matières

Renseignements généraux

1. On entend par tenue de registres électroniques la tenue de registres au moyen de systèmes d'entreprise électroniques qui permettent de produire, de traiter, de sauvegarder et de tenir à jour les registres d'une personne, et de donner accès à ces registres. Ces systèmes incluent, entre autres, les logiciels comptables personnalisés et commerciaux, les systèmes de point de vente et les systèmes de commerce électronique par Internet. Les règles sur la tenue de registres prévues dans la Loi sur la taxe d'accise (LTA) s'appliquent à tous les registres produits par les systèmes d'entreprise électroniques. La personne a la responsabilité de tenir, de mettre à jour, de conserver et de protéger tous ses fichiers de données électroniques.

2. Aux termes de l'article 286, les personnes suivantes doivent tenir tous les registres permettant d'établir leurs obligations et responsabilités pour l'application de la TPS/TVH ou de déterminer le remboursement auquel elles ont droit :

3. Le ministre du Revenu national (le ministre) peut préciser la forme que doit prendre un registre ainsi que tout renseignement qu'il doit contenir. Sauf autorisation contraire du ministre, les registres doivent être tenus au Canada, en français ou en anglais.

4. Pour obtenir des renseignements généraux concernant la tenue de registres, consultez le mémorandum sur la TPS/TVH 15-1, Exigences générales relatives aux registres.

Exigences relatives à la tenue de registres électroniques

5. Aux termes du paragraphe 286(3.1), toute personne qui doit tenir des registres, et qui les tient sous forme électronique, doit les conserver sous une forme électronique intelligible pendant une période de six ans suivant la fin de l'année qu'ils visent. Elle doit donc conserver les registres électroniques même si une version papier existe. L'expression forme électronique intelligible signifie que les renseignements conservés sont gérés par un système électronique capable de produire des copies accessibles et utilisables.

6. L'expression registre électronique dans le présent mémorandum s'entend au sens du terme enregistrement électronique défini dans la norme nationale du Canada intitulée Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires (CAN/CGSB-72.34-2024). Il s'agit d'un enregistrement analogue ou numérique transmis par un conducteur électrique qui nécessite de passer par un équipement électronique pour être intelligible à une personne.

7. L'expression copie accessible n'est pas définie dans la LTA, mais désigne généralement une copie d'un registre électronique sauvegardée sous forme électronique intelligible et utilisable. Une personne autorisée (par exemple, un vérificateur ou autre fonctionnaire de l'Agence du revenu du Canada [ARC]) devrait être capable de traiter la copie accessible sur l'équipement de l'ARC. Une copie d'un registre électronique est utilisable si les renseignements peuvent être traités et analysés avec les logiciels de l'ARC. La copie utilisable doit se présenter sous une forme standard d'échange de données qui est compatible avec les logiciels de l'ARC. Les fichiers électroniques sauvegardés sous forme chiffrée ou en format propriétaire doivent pouvoir être restitués de manière à être accessibles et utilisables selon les exigences de l'ARC.

8. Toute question concernant les types de formats qui sont compatibles avec les logiciels de l'ARC devrait être adressée au spécialiste de la vérification informatisée (SVI) affecté au bureau des services fiscaux de l'ARC le plus proche. Les conseils fournis par le SVI ne constituent pas une vérification, une inspection ou une décision de la part de l'ARC. Il incombe à la personne de tenir, de mettre à jour, de conserver et de protéger ses registres.

9. Aux termes du paragraphe 286(3.2), le ministre peut, selon des modalités qu'il estime acceptables, dispenser une personne ou une catégorie de personnes de l'exigence visée au paragraphe 286(3.1) de conserver leurs registres dans une forme électronique intelligible.

Commerce électronique

10. Toute personne qui pratique le commerce électronique doit conserver des registres électroniques qui respectent les exigences législatives prévues au paragraphe 286(3.1). En gros, le commerce électronique s'entend de la livraison de renseignements, de produits, de services ou de paiements par téléphone, ordinateur, Internet ou autre moyen automatisé. Les registres électroniques conservés ainsi que les documents connexes (contrats, listes de prix et modifications de prix) doivent comprendre suffisamment de détails pour respecter ces exigences.

Conservation des registres électroniques

11. Toute personne qui utilise des systèmes d'entreprise électroniques doit s'assurer que les renseignements saisis et produits sont suffisants pour permettre d'établir et de vérifier les montants de TPS/TVH facturés et versés relativement aux fournitures taxables de produits et de services, ainsi que la TPS/TVH payée sur les achats.

12. Chaque personne doit s'assurer que ses données de la période courante et des périodes antérieures ont été sauvegardées ou archivées de façon appropriée et adéquate afin de respecter ses obligations en matière de tenue de registres.

13. Chaque personne qui conserve des registres en copiant ou en sauvegardant les données sur un autre support doit s’assurer que la méthode de conservation est conforme avec les procédures proposées par le fabricant du support, en accordant une attention particulière à la durée utile proposée pour le support. Les renseignements enregistrés sur un support réinscriptible, comme le disque dur d'un ordinateur, doivent être sauvegardés sur une bande magnétique ou sur un autre support fiable pour éviter qu'ils soient perdus, supprimés ou effacés de façon accidentelle. Le support qui contient les renseignements enregistrés doit être rangé dans un endroit à l'abri de dangers qui pourraient avoir une incidence sur les données numériques, tels que les champs magnétiques, la lumière directe, l'humidité excessive et les températures extrêmes.

14. Lorsque des copies de sauvegarde de fichiers électroniques sont utilisées comme méthode de conservation des registres, des procédures doivent être mises en place afin d'assurer tout ce qui suit :

Gestion des registres électroniques et de la numérisation

15. Lorsque les pièces justificatives et documents sources existent sous forme électronique, ils doivent être conservés sous une forme électronique intelligible, même s'ils ont été transférés vers un autre support (par exemple, les microfilms).

16. La Norme nationale du Canada CAN/CGSB-72.34-2024, Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires, accessible dans le catalogue de l'Office des normes générales du Canada, fournit des consignes pour l'élaboration de politiques, de procédures, de processus et de documentation en matière de gestion de registres électroniques afin d'assurer la fiabilité, l'intégrité, l'authenticité et la validité juridique des documents électroniques. Les questions relatives à cette norme doivent être envoyées à tpsgc.dgrgpongc-rgpbcgsb.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Gestion de la conservation et de la destruction des registres

17. Un programme de numérisation acceptable doit satisfaire à toutes les exigences suivantes :

18. Les documents papier qui ont été numérisés conformément aux normes canadiennes les plus récentes peuvent être éliminés, et les documents numérisés peuvent être conservés comme registres permanents.

19. Si la personne confie la numérisation à un tiers, elle doit s'assurer que le travail est effectué de manière acceptable.

Documents relatifs aux systèmes d'entreprise

20. La documentation (sous forme écrite ou autre) décrivant les systèmes d'exploitation et d'entreprise doit être conservée, tenue à jour et mise à la disposition de l'ARC sur demande.

21. La documentation relative aux systèmes d'exploitation et d'entreprise devrait décrire tout ce qui suit :

22. En plus de la documentation habituelle relative aux systèmes d'entreprise qui est disponible, des renseignements supplémentaires peuvent être générés lors d'opérations effectuées par Internet, soit pendant le traitement des opérations (comme dans le cas des fichiers journaux Web), soit en raison de mesures de sécurité visant à préserver l'authenticité et l'intégrité des registres obtenus (comme dans le cas des signatures électroniques). Pour les personnes qui exploitent une entreprise sur Internet et qui utilisent les services d'un fournisseur de services d’applications, ces renseignements doivent être obtenus auprès de ce fournisseur. Ces renseignements et registres supplémentaires constituent une partie importante de la piste de vérification pour l'activité de commerce électronique et doivent être conservés lorsqu'ils sont pertinents pour l'application de la TPS/TVH. Les renseignements produits doivent être conservés pour une période de six ans suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent.

23. La documentation ayant trait à la conservation et à l'archivage de fichiers de données comprend ce qui suit :

24. Les personnes qui confient la tâche de la comptabilité ou de la tenue de livres à des tiers doivent fournir cette même documentation.

25. La documentation peut varier d'un système à l'autre selon la complexité des systèmes et des logiciels de l'entreprise. Lorsque la documentation liée à un système d’entreprise, tant personnalisé que commercial, est insuffisante, il est recommandé, comme bonne pratique de gestion d'entreprise, de créer la documentation requise (dans la mesure du possible) ou de l'obtenir auprès du vendeur commercial.

Pistes de vérification

26. Les renseignements contenus dans une piste de vérification permettent de reconstituer une séquence d'événements liés à une opération commerciale. Les pistes de vérification doivent comprendre suffisamment de détails pour appuyer les informations résumées. Les registres électroniques doivent permettre de suivre une piste de vérification depuis les pièces justificatives (en version papier ou sous forme électronique) jusqu'aux états financiers résumés. La piste de vérification peut aussi inclure des liens vers d'autres systèmes, comme les systèmes d'interaction client (par exemple, les systèmes de commerce électronique et de point de vente) ainsi que les systèmes de reçus, de paiements et d'inventaires, chacun de ces systèmes pouvant disposer de sa propre piste de vérification.

27. Dans le cas d'opérations de commerce électronique effectuées par Internet, d'autres registres pourraient être une partie importante de la piste de vérification, comme les journaux Web, les courriels envoyés dans le cadre de l'opération (par exemple, une facture ou une confirmation) et les données générées par les mesures de sécurité (comme une signature numérique). Si des partenaires commerciaux ont conclu une entente d'échange de données informatisées, ils doivent conserver tous les registres liés aux opérations effectuées selon l'entente, y compris les accusés de réception fonctionnels. Les personnes qui conservent les relevés d'opérations ont la responsabilité de veiller à ce qu'ils soient fiables et intelligibles.

Conversion d'un format à un autre

28. Si des registres électroniques sont convertis d'un format à un autre, la personne concernée a la responsabilité de veiller à ce que les registres convertis soient fiables et intelligibles. La conversion ne doit pas entraîner la perte, la destruction ou la modification des données et des renseignements permettant d'établir le montant de la TPS/TVH exigible, perçue ou retenue. Cela est particulièrement important pour les entreprises en ligne qui font affaire avec des tiers et dont les documents et registres relatifs aux opérations sont conservés ou tenus par un fournisseur de services d’applications.

29. Toute personne qui tient des registres électroniques doit aussi conserver des documents source. Les documents source incluent les factures de vente, les factures d'achat, les reçus de caisse enregistreuse, les contrats officiels, les reçus de carte de crédit, les bordereaux de livraison, les bordereaux de dépôt, les bons de travail, les chèques, les relevés bancaires et les déclarations de revenus, et pourraient aussi inclure des courriels et toute autre correspondance générale pertinente pour l'application de la TPS/TVH. Les registres sur papier peuvent être conservés sous forme de microfiches, de microfilms ou de registres électroniques, conformément à la politique décrite aux paragraphes 15 à 19 du présent mémorandum. Lorsque ces documents sont produits, transmis ou reçus par voie électronique, ils constituent des registres qui doivent aussi être conservés sous forme électronique.

Intégrité et sécurité des opérations

Contrôle de systèmes

30. Toute personne qui exploite une entreprise à l'aide d'un système d’entreprise électronique doit mettre en place des contrôles adéquats afin d'assurer l'exactitude, la sécurité et l'intégrité des registres électroniques traités et conservés dans ce système. Les contrôles peuvent inclure ce qui suit :

Modifications aux systèmes de tenue de registres électroniques

31. Si des modifications sont apportées au système d'exploitation ou d'entreprise, la capacité d'accéder aux données et de les extraire doit être préservée. Les modifications ne doivent pas entraîner la perte, la destruction ou la modification des renseignements et des données devant être conservés en vertu du paragraphe 286(1). Des documents adéquats doivent être conservés afin de préserver un historique fidèle des modifications, y compris toute modification apportée aux systèmes logiciels et au format des fichiers. Ces documents doivent être fournis à l'ARC sur demande.

32. Avant d'adopter un nouveau système d'entreprise, une personne doit s’assurer que toutes les exigences suivantes sont satisfaites :

Logiciels de comptabilité commerciale

33. Les personnes qui utilisent des logiciels commerciaux ou personnalisés pour la tenue de registres électroniques ont la responsabilité de tenir des registres adéquats malgré les lacunes dans les logiciels. Dans les cas où les procédures de sauvegarde du logiciel sont déficientes, des procédures de sauvegarde additionnelles et adaptées au système doivent être mises en place pour assurer la conservation adéquate des registres électroniques. Les documents connexes doivent décrire la procédure de saisie des données, les rapports produits ainsi que toute fonction qui permet de modifier les rapports standard ou d'en créer de nouveaux.

Fournisseurs de service tiers

34. Toute personne qui tient des registres électroniques demeure responsable de la tenue, de l'intelligibilité, de la conservation et de l'accessibilité des registres lorsqu'elle confie la tâche de tenir les registres à un tiers, comme un commis comptable, un comptable, un gestionnaire d'opérations électroniques, un fournisseur de services d’applications, un fournisseur de stockage en nuage ou un fournisseur d'accès Internet, que la tâche soit effectuée en temps partagé, par l'entremise d'un centre de traitement à façon, ou selon d'autres dispositions. La personne doit s’assurer de continuer à respecter ces exigences même en cas de changements chez le tiers, tels que des conversions ou des mises à niveau de logiciels ou de matériel, une faillite ou une migration vers ou à partir d’un tiers. La personne est responsable de conserver les registres et de les mettre à la disposition d'une personne autorisée.

Feuilles de travail

35. Les registres peuvent aussi être sous forme de pièces justificatives (par exemple, les feuilles de travail d'un comptable), en version papier ou autre, qui ont servi à établir les responsabilités et les droits de la personne en matière de TPS/TVH.

36. La personne a la responsabilité de s’assurer que tous ses registres électroniques sont conservés pendant la période précisée dans la LTA et que les données exigées sont disponibles sous une forme électronique intelligible afin qu'elles puissent être fournies à une personne autorisée sur demande. Comme bonne pratique, il est recommandé que la personne demande au fournisseur de service tiers de lui fournir des copies acceptables des renseignements exigés par l'ARC sous une forme électronique intelligible.

Inspections, vérifications et examens

Inspections

37. En général, aux termes de l'article 288, une personne autorisée par le ministre peut inspecter, vérifier ou examiner les documents, les biens ou les procédés pertinents d'une personne et, en tout temps raisonnable, pénétrer dans un lieu où est exploitée une entreprise, et requérir toute personne présente de lui donner toute l'aide raisonnable et de répondre à toute question pertinente. Ces activités comprennent la vérification des registres électroniques et, pour respecter l'exigence de fournir une aide raisonnable, l'inscrit doit permettre à la personne autorisée d'accéder à ses registres.

38. Pour en savoir plus sur l'application de l'article 288, consultez le mémorandum sur la TPS/TVH 15-1.

Évaluation des systèmes d'entreprise

39. L'ARC peut effectuer un examen des systèmes d'une entreprise afin de comprendre le flux d'information et de déterminer les fichiers qui sont requis. Cet examen est effectué afin de fournir à l'ARC un aperçu du système de l'entreprise, y compris les détails concernant le flux d'information dans les systèmes et sous-systèmes de l'entreprise. Pour respecter l'exigence de fournir une aide raisonnable, l'inscrit doit, sur demande d'une personne autorisée, fournir tous les renseignements relatifs à ses systèmes d'entreprise.

Dans la présente publication, le générique masculin est employé dans le seul but d'alléger le texte.

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2026-09-16