Qu'entend-on par « registres comptables » et qui doit en tenir?

Sur cette page, vous trouverez des renseignements sur les sujets suivants :

Qu'entend-on par registres comptables?

Il s'agit de documents comptables et financiers organisés qui résument vos transactions et les documents qui appuient ces transactions. Ces documents incluent les :

  • grands livres;
  • journaux;
  • registres;
  • tableaux;
  • grilles;
  • états financiers;
  • états de compte;
  • déclarations de revenus;
  • déclarations de taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH);
  • déclarations de la taxe d'accise;
  • factures de vente;
  • reçus d'achat;
  • bons;
  • contrats;
  • garanties;
  • chèques encaissés;
  • reçus de caisse;
  • relevés bancaires;
  • relevés de carte de crédit;
  • bordereaux de livraison;
  • courriels;
  • carnets de route;
  • documents de travail;
  • toute correspondance qui appuie vos transactions.

Qui doit tenir des registres?

Voici la liste de ceux qui selon la loi doivent tenir des registres les  :

  • personnes qui doivent produire une déclaration de revenus;
  • personnes qui exploitent une entreprise ou exercent des activités commerciales;
  • personnes qui doivent payer ou percevoir de l'impôt et des taxes ou tout autre montant, comme des retenues sur la paie ou des droits d'exportation de produits de bois d'œuvre;
  • personnes qui doivent produire une déclaration de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH);
  • personnes qui demandent un remboursement de la TPS/TVH;
  • fournisseurs de services de paie;
  • tiers qui font de la tenue de livres;
  • fiducies;
  • organismes à but non lucratif;
  • agents enregistrés de partis politiques enregistrés;
  • agents officiels d'un candidat à une élection fédérale;
  • universités;
  • collèges;
  • administrations municipales;
  • hôpitaux;
  • administrations scolaires;
  • donataires reconnus tels que les :
    • organismes de bienfaisance enregistrés;
    • associations canadiennes enregistrées de sport amateur;
    • sociétés d'habitation résidant au Canada et exonérées de l'impôt de la partie 1 de la Loi de l'impôt sur le revenu selon l'alinéa 149(1)i;
    • municipalités enregistrées au Canada;
    • organismes municipaux ou publics enregistrés remplissant une fonction gouvernementale au Canada;
    • universités enregistrées situées à l'extérieur du Canada, dont la population étudiante inclut généralement des étudiants du Canada;
    • œuvres de bienfaisance situées à l'étranger auxquelles Sa Majesté du chef du Canada a fait un don.

Remarques

Les sociétés et les sociétés de portefeuille qui sont inactives doivent aussi tenir certains registres.

Vous devez tenir des registres distincts pour tous les cas décrits ci-dessus.

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