Supports acceptés, imagerie de document papier et copies de sauvegarde de fichiers électroniques

Sur cette page, vous trouverez des renseignements sur les sujets suivants :

Quels sont les supports acceptés?

L'Agence du revenu du Canada (ARC) accepte les registres qui sont tenus et présentés sur :

Registres et pièces justificatives d'abord produits sur papier

Vous devez continuer de les tenir sur support papier, sauf si vous les avez transférés sur un autre support acceptable comme des microfiches, des microfilms ou des images électroniques.

Vous pouvez utiliser des logiciels d'imagerie pour conserver des documents papier sous forme d'images. Pour en savoir plus, lisez Qu'est-ce que l'imagerie?

Registres et pièces justificatives d'abord produits sur support électronique

Vous devez continuer de les tenir sur support électronique intelligible, même si vous les avez imprimés.

Qu'est-ce que l'imagerie?

En général, vous devez conserver les originaux de tous vos documents papier. Toutefois, vous pouvez les convertir en images électroniques, aussi appelé « imagerie », et les conserver sous forme de fichiers électroniques, de microfiches ou de microfilms.

Conversion d'une pièce justificative papier en image électronique

Lorsque vous produisez une image d'un document papier, assurez-vous que l'image répond aux critères suivants :

Reproduction de documents convertis en images électroniques

Les reproductions de documents papier convertis en images électroniques sont acceptées comme documents originaux si vous suivez certaines procédures.

Les reproductions au moyen d'images électroniques (y compris les microfilms et les microfiches) des livres‑journaux et des pièces justificatives doivent être produites, contrôlées et mises à jour selon la plus récente norme nationale canadienne. Pour en savoir plus, consultez les publications suivantes :

Vous pouvez aussi consulter la publication suivante de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) : CAN/CGSB 72.34, Enregistrements électroniques – Preuve documentaire.

Si votre entreprise utilise un logiciel commercial pour numériser à petite échelle ses registres et ses pièces justificatives, assurez-vous que les registres numérisés respectent les plus récentes normes canadiennes.

Destruction des documents papier convertis en images électroniques

Si vous avez converti des livres de comptes et des pièces justificatives en images électroniques selon les normes de l'ONGC, ces images deviennent des registres acceptables et vous pouvez détruire les versions papier. Si vous n'êtes pas certain si vous pouvez détruire un document, obtenez d'abord un avis juridique.

Si votre entreprise ne peut pas respecter les normes établies par l'ONGC, vous devez conserver les documents originaux.

Vous pouvez consulter ces normes dans certaines bibliothèques canadiennes ou les obtenir auprès de l'ONGC :

Par Internet
Allez à Obtenir des normes.

Par la poste
Centre des ventes
Office des normes générales du Canada
Édifice L'Esplanade Laurier
140, rue O'Connor
Tour Est, 6e étage
Ottawa ON  K1A 0S5

Par téléphone, par télécopieur ou par courriel
Région de la capitale nationale : 819-956-0425
Pour le reste du Canada : 1-800-665-2472
Numéro de télécopieur : 819-956-5740
Courriel : ncr.cgsb-ongc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Copies de sauvegarde des fichiers électroniques

Vous devez faire des copies de sauvegarde des renseignements commerciaux que vous avez enregistrés sur support réinscriptible, comme les disques durs, les disquettes, les CD, les DVD, les cassettes et les cartouches. Ces copies pourront remplacer vos renseignements si jamais vous perdez ou effacez les documents originaux.

Rangez le support qui renferme ces renseignements à l'abri de tout ce qui peut l'endommager, comme les champs magnétiques, la lumière directe, l'humidité excessive et les températures extrêmes.

Lorsque vous faites des copies de sauvegarde sur un support différent :

Si vous engagez un tiers pour l'archivage de vos registres électroniques, assurez‑vous que les registres peuvent être fournis sur demande aux représentants de l'ARC.

Pour en savoir plus sur la façon de garantir la disponibilité et la fiabilité des données sauvegardées, consultez la circulaire d'information IC05-1, Tenue de registres électroniques, et le mémorandum sur la TPS/TVH 15.2, Registres informatisés.

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