Supports acceptés, imagerie de document papier et copies de sauvegarde de fichiers électroniques

Quels sont les supports acceptés?

L'Agence du revenu du Canada (ARC) accepte les registres qui sont tenus et présentés sur les supports suivants :

  • sur support papier;
  • sur support papier, ensuite convertis en support électronique accessible et intelligible;
  • sur support électronique accessible et intelligible.

Registres et pièces justificatives d'abord produits sur papier

Vous devez continuer de les tenir sur support papier, sauf si vous les avez transférés sur un autre support acceptable comme des microfiches, des microfilms ou des images électroniques.

Vous pouvez utiliser les logiciels d'imagerie pour conserver des documents papier sous forme d'images. Pour en savoir plus, lisez Qu'est-ce que l'imagerie?

Registres et pièces justificatives d'abord produits sur support électronique

Vous devez continuer de les tenir sur support électronique intelligible, même si vous les avez imprimés.

Qu'est-ce que l'imagerie?

En général, vous devez conserver les originaux de tous vos documents papier. Toutefois, vous pouvez les convertir en images électroniques et les conserver sous forme de fichiers électroniques, de microfiches ou de microfilms.

Conversion d'un document papier en image électronique

Lorsque vous produisez une image d'un document papier, assurez-vous que l'image répond aux critères suivants :

  • elle est une reproduction exacte du document qu'elle remplace;
  • elle fournit les mêmes renseignements que le document papier;
  • elle est nette et l'on voit bien les détails importants malgré toutes contraintes à la résolution, aux tons ou aux teintes.

Reproduction de documents convertis en images électroniques

Les reproductions de documents papier convertis en images électroniques sont acceptées comme documents originaux si vous suivez certaines procédures.

Les reproductions au moyen d'images électroniques (y compris les microfilms et les microfiches) des livres‑journaux et des pièces justificatives doivent être produites, contrôlées et mises à jour selon la plus récente norme nationale canadienne. Pour en savoir plus, consultez les publications suivantes :

Vous pouvez aussi consulter la publication suivante de l'Office des normes générales du Canada (ODNGC) CAN/CGSB 72.34, Enregistrements électroniques – Preuve documentaire.

Si votre entreprise utilise un logiciel commercial pour numériser à petite échelle ses registres et pièces justificatives, une fois que vous les avez numérisés assurez-vous qu'ils respectent les plus récentes normes canadiennes.

Remarque

La norme CAN/CGSB 72.34-2017, Enregistrements électroniques - preuve documentaire, a été mise à jour en 2017 pour comprendre la partie images électroniques de la norme CAN/CGSB-72.11, Microfilms et images électroniques – Preuve documentaire. La norme CAN/CGSB-72.11 n'est plus en vigueur, mais peut encore être référencée, avec l'avertissement qu'elle ne fait plus l'objet de maintenance, et qu'il est possible, par conséquent, qu'elle ne soit plus à jour.

Destruction des documents papier convertis en images électroniques

Si vous avez converti des livres de comptes et des pièces justificatives en images électroniques selon les normes de l'Office des normes générales du Canada (ODNGC), ces images deviennent des registres acceptables et vous pouvez détruire les versions papier. Si vous n'êtes pas certain si vous pouvez détruire un document, obtenez d'abord un avis juridique.

Si votre entreprise ne peut pas respecter les normes établies par l'ODNGC, vous devez conserver les documents originaux.

Vous pouvez consulter ces normes dans certaines bibliothèques canadiennes ou les obtenir auprès de l'ODNGC :

Par Internet
Allez à Acheter des normes.

Par la poste
Centre des ventes
Office des normes générales du Canada
Gatineau QC  K1A 1G6

Par téléphone, télécopieur ou courriel
Région de la capitale nationale : 819-956-0425
Pour le reste du Canada : 1-800-665-2472
Numéro de télécopieur : 819-956-5740
Courriel : ncr.cgsb-ongc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

En personne
Place du Potage
Phase 3, 6B1
11, rue Laurier
Gatineau QC

Copies de sauvegarde des fichiers électroniques

Vous devez faire des copies de sauvegarde des renseignements commerciaux que vous avez enregistrés sur support réinscriptible, comme les disques durs, les disquettes, les cédéroms, les disques numériques, les cassettes et les cartouches. Ces copies pourront remplacer les données originales si jamais vous perdez ou effacez ceux-ci.

Rangez le support qui renferme ces renseignements à l'abri de tout ce qui peut l'endommager, comme les champs magnétiques, la lumière directe, l'humidité excessive et les températures extrêmes.

Lorsque vous faites des copies de sauvegarde sur un support différent : 

  • suivez les instructions du fabricant;
  • prenez bien note de la durée de vie prévue du support;
  • lorsque vous faites des copies de sauvegarde de fichiers électroniques, assurez‑vous que les données transférées peuvent être restaurées dans un format accessible et utilisable par l'ARC.

Si vous engager un tiers pour l'archivage de vos registres électroniques, assurez‑vous que les registres peuvent être fournis sur demande aux représentants de l'ARC.

Pour en savoir plus sur la façon de garantir la disponibilité et la fiabilité des données sauvegardées, consultez la circulaire d'information IC05-1R1, Tenue de registres électroniques, et le mémorandum sur la TPS/TVH 15.2, Registres informatisés.

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