Vos responsabilités et les exigences liées aux registres que vous devez tenir selon la loi

Vos responsabilités à l'égard des registres que vous devez tenir

Selon la loi, vous êtes responsable pour :

  • protéger vos registres, même si vous embauchez un tiers pour les tenir pour vous;
  • mettre les registres et les pièces justificatives à la disposition des représentants de l'ARC sur demande. Ces derniers pourraient inspecter, vérifier ou examiner vos registres, vos biens et vos pratiques;
  • vous assurez que, vous, votre personnel ou le tiers qui fait la tenue de vos registres soyez présents lorsque des représentants de l'ARC examinent les registres là où ils sont conservés;
  • vous assurez que vos représentants collaborent avec ceux de l'ARC lors de l'examen en leur fournissant de l'aide raisonnable et en répondant à leurs questions au sujet de votre entreprise;
  • permettre aux représentants de l'ARC de copier tout registre ou leur fournir de telles copies.

On recommande que vous informiez l'ARC de tout changement apporté au tiers qui pourrait avoir une incidence sur vos registres (par exemple, le transfert de vos registres à un autre tiers).

Exigences que tous les registres doivent satisfaire

Vos registres doivent :

  • être fiables et complets;
  • inclure les renseignements nécessaires pour remplir vos obligations fiscales et calculer les crédits auxquels vous avez droit;
  • être appuyés par des pièces justificatives;
  • être conservés soit en français, ou en anglais, ou d'une combinaison de ces deux langues.

Autres exigences liées aux registres électroniques

Pour les registres sur support électronique, assurez-vous aussi :

  • qu'ils soient gérés et appuyés par un système capable de produire des copies de ceux-ci qui sont accessibles aux représentants de l'ARC et intelligibles par les logiciels de l'ARC, même si vous gardez des copies papier de ces registres ou les avez transférés sur un autre support, comme un microfilm ou une image électronique;
  • d'avoir des copies de sauvegarde en tout temps, préférablement dans un lieu au Canada autre que celui de votre lieu d'affaires.

Remarque

Les organismes de bienfaisance enregistrés, les associations canadiennes enregistrées de sport amateur et les autres donataires reconnus (pour une liste, allez à Donataires reconnus) doivent conserver leurs copies de sauvegarde au Canada.

Vos registres doivent :

  • demeurer accessibles aux représentants de l'ARC et par les logiciels de l'ARC suivant toute modification à votre système d'exploitation ou à votre système d'affaires électroniques;
  • être disponibles pour une inspection par l'ARC;
  • être pris en compte dès que vos registres sont perdus, détruits ou endommagés et de les recréer dans un délai raisonnable. Informer l'ARC en composant le 1-800-959-7775;
  • être déchiffrer pour ceux qui sont chiffrés et de pouvoir les fournir sur un support électronique accessible aux représentants de l'ARC et intelligible par les logiciels de l'ARC.

Remarque

L'ARC peut accéder et lire les registres électroniques créés sur la plupart des supports électroniques standards. Pour en savoir plus sur ces supports, lisez la circulaire d'information IC05-1R1, Tenue de registres électroniques.

Renseignements à conserver sur les opérations commerciales sur Internet

Si vous utilisez l'Internet pour faire des affaires, vos registres doivent renfermer des renseignements sur ces opérations. Vous pouvez obtenir ces renseignements :

  • lors du traitement de vos opérations (par exemple, les carnets Web et les courriels échangés pour confirmer une vente);
  • par suite de mesures de sécurité visant à préserver l'authenticité et l'intégrité du registre obtenu (par exemple, les signatures numériques).

Fournir les renseignements concernant ces transactions à l'ARC sur demande même si vous faites appel à l'un des services suivants pour différents éléments de ces transactions :

  • gestionnaires de transactions;
  • fournisseurs de services applicatifs;
  • autres tiers.

Conservez ces renseignements ou une copie de ces renseignements dans vos registres, au cas où les tiers ne les garderaint pas aussi longtemps que le délai prévu selon la loi.

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