Tenue de registres

Vous devez tenir un registre pour chaque année où vous déduisez des dépenses. Ce registre doit comprendre tous les éléments suivants :

• le journal quotidien de vos dépenses, accompagné de vos chèques oblitérés et de vos reçus;
• les talons de billets de vos déplacements;
• les factures;
• les relevés mensuels de vos cartes de crédit;
• un relevé pour chaque véhicule à moteur que vous avez utilisé pour votre emploi. Ce relevé doit indiquer, d'une part le total des kilomètres parcourus et, d'autre part, les kilomètres parcourus pour votre emploi pendant l'année.

Vos pièces justificatives pour l'achat de marchandises et de services doivent comprendre les renseignements suivants :

• la date d'achat de la marchandise ou du service;
• le nom et l'adresse du vendeur ou du fournisseur;
• votre nom et votre adresse;
• une description précise de la marchandise ou du service que vous avez acheté;
• les renseignements concernant la TPS/TVH que vous avez payée sur vos dépenses, ou le taux de la taxe de vente si vous demandez le remboursement de la TPS/TVH à l’intention des salariés.

Tenez un registre des véhicules à moteur ou des instruments de musique que vous avez achetés ou vendus car vous pourriez avoir droit à une déduction pour amortissement. Ce registre doit comprendre la date d'achat du véhicule à moteur ou de l'instrument de musique, le nom de la personne qui vous l'a vendu et le coût d'achat.

Si vous vendez ou échangez un véhicule à moteur ou un instrument de musique, indiquez la date de vente ou d'échange qui figure sur le contrat de vente. Indiquez également la somme reçue de la vente ou de l'échange.

N'envoyez ni vos registres ni vos reçus avec votre déclaration de revenus et de prestations, mais conservez-les au cas où l'ARC vous les demande. L'ARC peut réduire votre déduction si vous ne conservez pas toutes les pièces justificatives requises.

Généralement, vous devez conserver vos registres (version papier ou électronique) et vos pièces justificatives pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Si vous voulez détruire vos registres avant l'expiration de la période de six ans, vous devez d'abord obtenir une permission écrite du directeur de votre bureau des services fiscaux. Dans ce cas, utilisez le formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres, ou faites une demande écrite. Pour en savoir plus, consultez la circulaire d'information IC78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables.

Formulaires et publications

• Formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres
• Circulaire d'information IC78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables