Dépenses remboursables

Commentaire au sujet de la politique

Date de diffusion
Le 3 décembre 1997 (Révisé le 28 avril 2009)

Numéro de référence
CPC-012

Sujet

Dépenses remboursables - Question de savoir si un organisme de bienfaisance peut remettre un reçu officiel de don plutôt que d'émettre un chèque afin de rembourser aux bénévoles les dépenses qu'ils engagent pour le compte de l'organisme en question.

Objet

Clarifier la politique de la Direction au sujet des dépenses qu'engagent les bénévoles pour le compte d'un organisme de bienfaisance enregistré.

Commentaire

1. Un organisme de bienfaisance ne peut pas remettre simplement un reçu officiel de don à un bénévole à l'égard du montant de ses dépenses, au lieu de rembourser ces dernières.

2. Un organisme de bienfaisance peut rembourser à un bénévole les dépenses qu'il a engagées pour le compte de l'organisme et accepter plus tard que le paiement lui soit restitué sous forme de don, à la condition que ce montant soit payé volontairement.

3. Les parties sont encouragées à procéder par voie d'échange de chèques, c'est-à-dire que l'organisme de bienfaisance remet au bénévole un chèque couvrant les coûts engagés, et le bénévole établit ensuite à l'ordre de l'organisme de bienfaisance un chèque d'un montant équivalent ou inférieur. En procédant ainsi, l'organisme de bienfaisance disposera des documents financiers appropriés pour justifier le reçu qu'il a remis au bénévole, et ce dernier pourra prouver, document à l'appui, qu'il a cédé un bien à l'organisme de bienfaisance.

4. Toutefois, si un bénévole a droit à un remboursement de ses dépenses encourues de la part de l'organisme de bienfaisance enregistré, l'organisme peut considérer ce droit comme un don autre qu'en espèces de la part du bénévole et lui remettre un reçu aux fins de l'impôt sur le revenu.

Si un organisme de bienfaisance enregistré souhaite remettre un reçu aux fins de l'impôt sur le revenu à un bénévole en guise de remboursement, il devrait au préalable convenir d'une stipulation écrite du bénévole. La stipulation devrait confirmer le droit au remboursement et diriger l'organisme de bienfaisance enregistré de remettre un reçu plutôt que de fournir un remboursement. Voici un exemple de libellé acceptable pour une telle stipulation :

Je, ________________________, demande à ce que les fonds auxquels j'ai droit à titre de remboursement pour _______________, qui me seraient normalement remis en argent comptant ou par chèque, soient transférés à ______________ à titre de don de ma part.

Si l'organisme remet un reçu aux fins de l'impôt sur le revenu à la suite du transfert d'un droit au remboursement, il devrait déclarer le montant du don dans son formulaire T3010, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés, à titre de revenu et de dépense.

5. Un organisme de bienfaisance devrait également établir une politique concernant le remboursement des bénévoles. Cette politique devrait préciser à la fois le genre de dépenses que l'organisme de bienfaisance est disposé à rembourser (par exemple, le coût du matériel acheté pour une activité de bienfaisance, ou le prix d'un logement raisonnable si le bénévole voyage pour le compte de l'organisme de bienfaisance), ainsi que la procédure à suivre pour justifier, documents à l'appui, les paiements des bénévoles, comme la production des bordereaux de carte de crédit. Cette politique permet à l'organisme de bienfaisance de montrer qu'il exerce un contrôle sur l'utilisation de ses ressources à des fins de bienfaisance.

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