Reçus officiels de dons produits par ordinateurs
Énoncé de politique
Numéro de référence
CPS-014
Date d'entrée en vigueur
Le 22 février 2000
Objet
L'énoncé de politique expose la politique de la Direction en ce qui a trait aux reçus officiels de dons produits par ordinateur.
Énoncé
La Loi de l'impôt sur le revenu autorise la remise de reçus officiels de dons produits par ordinateur, pourvu qu'ils soient lisibles et que la fiabilité des données informatiques soit suffisamment protégée. Il n'est pas nécessaire qu'une copie informatisée porte une signature pour qu'elle soit considérée comme un double.
Application
1. La politique s'applique aux organismes de bienfaisance enregistrés, aux associations canadiennes enregistrées de sport amateur et aux organismes canadiens enregistrés de services nationaux dans le domaine des arts.
2. La politique s'applique aussi à l'agent enregistré d'un parti politique enregistré ou à un candidat officiellement désigné.
Dispositions législatives
3. En vertu du paragraphe 230(2) de la Loi de l'impôt sur le revenu, chaque organisme de bienfaisance enregistré doit tenir des registres et des livres de comptes, y compris un double Note de bas de page 1 de chaque reçu officiel, renfermant les renseignements prescrits, visant les dons reçus par l'organisme.
4. Aux termes de l'article 3501(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu (le Règlement), tout reçu official remis par un organisme de bienfaisance enregistré doit indiquer, de façon qu'ils ne puissent être modifiés facilement, les renseignements prescrits concernant le reçu Note de bas de page 2 .
5. En vertu de l'article 3501(3) du Règlement, les reçus officiels de dons peuvent porter une signature fac-similaire.
6. L'article 30 de la Loi sur la preuve au Canada et les sources de common law Note de bas de page 3 laissent entendre qu'un tribunal réagirait favorablement à l'argument selon lequel le double d'un reçu comprend une copie produite par ordinateur, c.-à-d. que le reçu imprimé ultérieurement d'un enregistrement informatique, ou l'image vidéo, est un double du reçu original.
Signature électronique vidéo
7. Le terme « reproduction numérique » entre dans la définition de « fac-similé », et la signature électronique vidéo est une reproduction numérique. Même si elle n'est pas expressément incluse dans la définition juridique actuelle de « signature fac-similaire », la signature électronique a la même valeur.
Exemples
8. Voici des exemples simples qui faciliteront la compréhension des notions susmentionnées. Il existe sans aucun doute des fonctions de tri ou d'autres méthodes pour établir la numérotation séquentielle des reçus et pour produire les renseignements concernant les donateurs.
Exemple 1
Un organisme de bienfaisance enregistré crée un prototype de reçu officiel de don prescrit, qui contient tous les renseignements exigés par la Loi sauf les renseignements concernant le donateur, essentiellement au moyen de graphiques et d'une signature électronique. À la réception d'un don, l'organisme de bienfaisance entre dans le reçu électronique les données nécessaires concernant le donateur et imprime une copie pour le donateur.
Comme chaque copie du reçu est une contrepartie de l'autre ou essentiellement le même document, l'organisme de bienfaisance satisfait à l'exigence de conserver un double de chaque reçu. Le reçu informatisé, ou l'image vidéo, est conforme à la Loi, vu qu'un enregistrement électronique est un document aux fins de la Loi. Les données sont tout simplement sauvegardées sous une forme différente. La technologie évolue mais les principes sous-jacents restent les memes.
Exemple 2
Un organisme de bienfaisance enregistré crée le même prototype que ci-dessus, sauf qu'il n'utilise pas une signature électronique. La copie remise au donateur est signée séparément.
Il est évident que le reçu informatisé d'un don particulier est un document commercial, mais le reçu informatisé peut-il être considéré comme un double? Le reçu électronique n'est pas une contrepartie exacte; cependant, il contient les mêmes renseignements que la copie papier du reçu. Par conséquent, le reçu informatisé peut être considéré comme un double aux fins de la Loi.
Exemple 3
Un organisme de bienfaisance enregistré conclut une entente avec une entreprise pour la préparation de formulaires perforés en deux parties, qui contiennent chacun deux reçus officiels de dons prescrits comportant tous les renseignements exigés par la Loi sauf les renseignements sur le donateur, et portant une signature fac-similaire. À la réception d'un don, l'organisme de bienfaisance entre les données nécessaires concernant le donateur, établit une numérotation séquentielle et imprime le formulaire en deux parties en un seul passage laser, c'est-à-dire en une seule impression.
Dans ce cas, l'organisme de bienfaisance doit conserver le document papier à titre de double du reçu aux fins de la Loi.
Envoi de reçus officiels de dons produits par ordinateur par le courrier électronique dans le réseau Internet
9. Les organismes de bienfaisance enregistrés qui envoient des reçus officiels de dons par courrier électronique dans le réseau Internet doivent s'assurer que les reçus sont en format lecture seulement ou inaltérable. Le donateur recevant le reçu doit seulement pouvoir le lire ou l'imprimer. Cette mesure a pour but d'empêcher les organismes de bienfaisance enregistrés d'être victimes de fraude. Elle empêchera, par exemple, un donateur de modifier le montant inscrit sur le reçu.
10. Il existe des logiciels permettant aux organismes de bienfaisance enregistrés de protéger leurs reçus, lors de leur envoi, des pirates informatiques. Par exemple, les organismes de bienfaisance peuvent utiliser une signature électronique sécurisée, ce qui veut dire que le document est encodé et porte une signature électronique telle qu'une signature apposée au moyen de la technologie Entrust. Le reçu est donc généralement à l'abri des pirates informatiques de l'extérieur, et la personne qui le reçoit peut savoir si quelqu'un a modifié le contenu du reçu envoyé. L'utilisation d'une signature électronique sécurisée doit être contrôlée par une personne responsable, autorisée par l'organisme de bienfaisance enregistré.
11. Les organismes de bienfaisance doivent fournir au donateur un hyperlien vers un site où se trouve le logiciel nécessaire pour les opérations susmentionnées. Ainsi, le donateur pourra lire et imprimer le reçu.
Références
- Loi de l'impôt sur le revenu, L.R.C. 1985 (5e suppl.), ch. 1, par. 149.1(1)
- Loi sur la preuve, S.C.R. 1985, ch. C-5
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