Aide pour Représenter un client

Toutes les demandes d’autorisation électroniques des représentants pour les particuliers et les clients opérationnels ne seront pas activées tant que le représentant n’aura pas été vérifié. L’Agence du revenu du Canada peut communiquer avec les clients pour vérifier la demande d’autorisation du représentant.

Accéder aux renseignements du client – Une fois que vous êtes inscrit et que vous avez été autorisé par votre employeur, client, ami ou membre de votre famille, vous aurez accès en direct aux renseignements fiscaux des particuliers ou des entreprises. Vous pourrez également accéder aux renseignements de votre client au moyen des méthodes habituelles, par exemple, par téléphone, par courrier ou en personne.

Inscription

Mon entreprise comme représentant - Pour qu'un client puisse autoriser une entreprise de fiscalité, de retenues sur la paie ou de comptabilité comme représentant, le propriétaire d'entreprise doit premièrement inscrire son entreprise à ce service. Pour ce faire, vous devez sélectionner le mot « entreprise » du point vignette « inscrire votre entreprise comme représentant » (vous devez être le propriétaire de l'entreprise) et suivre les étapes. Lorsque votre entreprise sera inscrite, communiquez votre NE aux clients qui voudront autoriser votre entreprise à les représenter.

Moi-même comme représentant – Pour représenter votre employeur, un membre de votre famille, un ami ou un client de l'entreprise de fiscalité, de retenues sur la paie ou de comptabilité pour laquelle vous travaillez, vous devez premièrement vous inscrire à ce service. Pour ce faire, vous devez sélectionner le mot « vous-même » du point vignette « inscrire vous-même comme représentant » et suivre les étapes. Lorsque vous serez inscrit, vous recevrez un ID Rep que vous communiquerez aux clients ou entreprises qui veulent vous autoriser à les représenter. Si vous accèdez Représenter un client pour votre employeur, donner votre ID Rep à votre employeur afin qu'il puisse vous associer au compte de l'entreprise.

ID Rep – L'ID Rep est un code alphanumérique de sept (7) caractères fourni par l'Agence du revenu du Canada (ARC) lorsque vous vous inscrivez comme représentant à ce service.

NE – Le numéro d'entreprise (NE) est un numéro d'identification composé de neuf (9) chiffres, attribué par l'ARC aux entreprises. Nous vous demanderons d'entrer ce numéro lors du processus d'inscription de votre entreprise de fiscalité, de retenues sur la paie ou de comptabilité à ce service. Lorsque vous serez inscrit, vous communiquerez le NE aux clients qui voudront autoriser votre entreprise à les représenter.

Fonctionalité réviser et mettre à jour – Une fois votre inscription ou celle de votre entreprise terminée, vous aurez accès à différentes options pour mettre à jour des renseignements sur vous-même ou sur votre entreprise, ainsi qu'à d'autres fonctions, y compris une option pour voir la liste de vos clients. Vous serez également en mesure de créer un groupe, de le gérer et, de voir et de mettre à jour les renseignements du groupe.

Inscrivez-vous : Étape 1 de 2

Prénom (obligatoire) : Veuillez entrer votre prénom. Ce prénom s'affichera à l'écran de vos clients lorsqu'ils vous autoriseront comme représentant pour accès en ligne.

Nom (obligatoire) : Veuillez entrer votre nom de famille ou votre nom. Ce nom s'affichera à l'écran de vos clients lorsqu'ils vous autoriseront comme représentant pour accès en ligne.

Initiales (facultatif) : Veuillez entrer vos initiales, jusqu'à concurrence de quatre (4) lettres. Si vous choisissez d'entrer des initiales, elles s'afficheront à l'écran de vos clients lorsqu'ils vous autoriseront comme représentant pour accès en ligne. Vos initiales pourraient aider à vous différencier d'un collègue au nom similaire qui travaille pour l'entreprise.

Poste (facultatif) : Entrez votre numéro de poste (maximum de six chiffres). Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle sera affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant.

Numéro de télécopieur (facultatif) : Entrez votre numéro de télécopieur de 10 chiffres. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle sera affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant.

Adresse courriel (facultatif) : Entrez votre adresse courriel. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle ne sera pas affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant. Veuillez noter que l'Agence du revenu du Canada (ARC) ne communiquera jamais avec vous par courrier électronique afin d'obtenir des renseignements personnels sur les contribuables. L'ARC peut toutefois utiliser votre adresse courriel afin de vous aviser d'améliorations futures ou d'interruptions du service Représenter un client et où votre adresse courriel a été fourni pour recevoir les avis par courriel de l'ARC.

S'inscrire : Étape 2 de 2

Examinez attentivement les renseignements que vous avez entrés, puisqu'ils seront affichés à l'écran de quiconque tentera de vous autoriser. Si vous devez modifier un renseignement, choisissez le bouton « Modifier ».

S'inscrire : Étape Confirmation

Vous pouvez maintenant communiquer cet ID Rep à quiconque voudrait vous autoriser à les représenter afin d'accéder à leurs renseignements fiscaux en ligne.

Inscrire votre entreprise comme représentant

Si vous n'êtes pas un propriétaire, associé, administrateur ou dirigeant selon notre base de données de numéros d'entreprise (NE), qui contient des renseignements fournis par l'entreprise lorsqu'elle s'est inscrite pour obtenir un NE auprès de l'ARC, vous devrez communiquer avec nous au 1-800-959-7775 afin de mettre ces renseignements à jour.

Inscrire votre entreprise comme représentant : Étape 1 de 3

NE – Le numéro d'entreprise (NE) est un numéro d'identification composé de neuf (9) chiffres, attribué par l'Agence du revenu du Canada (ARC) aux entreprises. Entrez votre NE sur cet écran afin d'inscrire votre entreprise à ce service. Seuls les particuliers reconnus par l'ARC à titre de personnes responsables d'une entreprise (comme un propriétaire, un associé, un administrateur ou un dirigeant) pourront inscrire leur entreprise à ce service. Lorsque vous serez inscrit, vous communiquerez le NE aux clients qui voudront autoriser votre entreprise à les représenter.

Si vous êtes un propriétaire unique qui ne possède pas de NE, vous devez vous inscrire comme représentant. Sélectionner le mot « vous-même » du point vignette « inscrire vous-même comme représentant » et suivre les étapes.

Inscrire votre firme comme représentant : Étape 2 de 3

Sélectionner un nom que vous voulez utiliser pour ce service. Vous ou votre entreprise avez fourni le ou les noms qui sont actuellement affichés. Si vous souhaitez modifier ou ajouter un nom, veuillez communiquer avec Demandes de renseignements aux entreprises au 1-800-959-7775. Lorsque vous avez complété les changements nécessaires, retournez au service pour sélectionner le nom que vous avez ajouté ou modifier.

Numéro de téléphone/Poste/Numéro de télécopieur/Adresse courriel (facultatif) : Entrez votre numéro de téléphone, votre poste ou votre numéro de télécopieur, et/ou votre adresse courriel au travail dans les espaces prévues. Si vous choisissez d'entrer un numéro de téléphone ou de télécopieur, il s'affichera lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant.

Renseignements personnels :

À la fin de ce processus d'inscription, vous recevrez également un ID Rep que vous pourrez communiquer à tout client qui veut vous autoriser personnellement à le représenter.

Prénom (obligatoire) : Veuillez entrer votre prénom.

Nom (obligatoire) : Veuillez entrer votre nom de famille ou votre nom.

Numéro de téléphone (facultatif) : Entrez votre numéro de téléphone de 10 chiffres. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle sera affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant. En inscrivant votre numéro de téléphone à la suite de votre nom, les clients pourront mieux vous différencier d'autres représentants ayant un nom semblable.

Adresse courriel (facultatif) : Entrez votre adresse courriel. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle ne sera pas affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant. Veuillez noter que l'Agence du revenu du Canada (ARC) ne communiquera jamais avec vous par courrier électronique afin d'obtenir des renseignements personnels sur les contribuables. L'ARC peut toutefois utiliser votre adresse électronique afin de vous aviser d'améliorations futures ou d'interruptions du service Représenter un client, et où votre adresse courriel a été fourni pour recevoir les avis par courriel de l’ARC.

Inscrire votre entreprise comme représentant : Étape 3 de 3

Examinez attentivement les renseignements que vous avez entrés, puisqu'ils seront affichés à l'écran de quiconque tentera de vous d'autoriser ou votre entreprise. Si vous devez modifier un renseignement, choisissez le bouton « Modifier».

Inscrire votre entreprise comme représentant : Confirmation

L'entreprise est maintenant inscrite comme représentant auprès de l'ARC. Vous pouvez maintenant communiquer ce numéro d'entreprise à tous ceux qui veulent autoriser votre entreprise à les représenter. Vous pouvez maintenant débuter l'association des employés en tant qu'administrateurs ou représentants, créer des groupes, et associer vos clients en utilisant la fonction « Réviser et mettre à jour » sous le menu de gauche.

Un ID Rep vous a également été fourni afin que vous le communiquer à tous ceux qui veulent vous autoriser à les représenter.

Menu principal - Représenter un client

Accéder à un compte – Une fois que vous êtes inscrit et que vous avez été autorisé par votre employeur, client, ami ou membre de votre famille, vous aurez accès en direct aux renseignements fiscaux des particuliers ou des entreprises. Vous pourrez également accéder aux renseignements de votre client au moyen des méthodes habituelles, par exemple, par téléphone ou par courrier.

Vous serez en mesure d'accéder aux renseignements de l'entreprise des clients en ligne que lorsqu'ils vous y autoriseront à l'aide de votre ID Rep, ou du numéro d'entreprise (NE) si vous êtes un employé d'une entreprise.

Si le client vous a autorisé en se servant de l'application Autoriser mon représentant qui se trouve dans Mon dossier, vous aurez immédiatement accès aux renseignements en ligne.

Si l'entreprise vous a accordé l'autorisation au moyen du service Autoriser mon représentant dans Mon dossier d'entreprise, vous aurez accès immédiatement aux renseignements en ligne.

Si le particulier vous a accordé l'autorisation en remplissant le formulaire RC59 et qu'il n'a pas inclus un ID Rep, un ID Groupe ou un NE, vous n'aurez pas accès à ses renseignements.

Réviser et mettre à jour

Pour en savoir plus au sujet des fonctions présentées, choisissez en une et lisez les renseignements aux écrans qui suivent, y compris « Aide avec cette page » s'il y a lieu.

Associer mon ID Rep à mon entreprise entant que propriétaire : Étape 1 de 2

Associer mon ID Rep à mon entreprise entant que propriétaire : Étape 2 de 2

Sélectionner continuer pour poursuivre le processus d'association de votre ID Rep à l'entreprise. Sélectionner annuler pour terminer le processus.

Associer mon ID Rep à mon entreprise entant que propriétaire : Confirmation

Votre ID Rep est maintenant associé à l'entreprise.
Gérer l'accès des employés

Associer des employés

La tâche de l'association des employés et de leur gestion peut être assignée aux administrateurs afin que le propriétaire ne soit pas le seul à l'effectuer.

Associer des employés comme représentants ou administrateurs : Étape 1 de 2

Entrez les ID Rep de vos employés dans les cases disponibles. Même si les cases sont numérotées, les ID Rep n'ont pas besoin d'être entrés selon un ordre particulier.

Si les employés sont des employés saisonniers, vous pouvez, au moment de l'association, choisir une date de dissociation. À cette date, les employés n'auront plus accès en ligne aux renseignements de vos clients. L'ID Rep de l'employé peut toujours être ré associé à la firme en accédant aux listes d'employés du menu « Réviser et mettre à jour ».

Associer des employés comme représentants ou administrateurs : Étape 2 de 2

Réviser votre information. Si vous avez entré le mauvais ID Rep ou si les renseignements affichés sont inexacts, vous pouvez retourner à la page précédente en choisissant « Modifier ».

Si les renseignements affichés sont inexacts, vous pouvez continuer d'associer l'ID Rep et puis demander à l'employé de corriger ses renseignements en utilisant l'option « Réviser et mettre à jour ». Le nom modifié sera mis à jour immédiatement et apparaîtra modifié dans votre liste d'employés.

Réviser et mettre à jour

Pour en savoir plus au sujet des fonctions présentées, choisissez en une et lisez les renseignements aux écrans qui suivent, y compris « Aide avec cette page » s'il y a lieu.

Associer des employés à l'entreprise

À titre d'administrateur subalterne, on vous a confié la tâche d'associer et de mettre à jour les représentants subalternes et principaux. Vous pouvez associer un maximum de 7 500 représentants à l'entreprise.

Listes d'employés

Cette page permet aux propriétaires d'entreprise et aux administrateurs de l'entreprise de voir les noms et les ID Rep d'employés associés à l'entreprise et de mettre à jour le statut de ces employés.

Pour mettre à jour le statut d'un employé dans l'entreprise, par exemple, d'un représentant à un administrateur subalterne, ou pour supprimer ou dissocier un employé de l'entreprise, veuillez choisir l'ID Rep de cet employé.

Vous pouvez choisir de voir les noms par le rôle; par exemple, seulement les administrateurs principaux. Si vous choisissez de faire une recherche par nom, seuls les employés avec ce nom seront affichés.

Les fonctions pour voir et mettre à jour sont limitées selon le type d'usager :

Les propriétaires d'entreprise pourront voir et mettre à jour tout employé associé à l'entreprise.
Les administrateurs principaux pourront voir et mettre à jour tout employé associé à l'entreprise, sauf les propriétaires d'entreprise.
Les administrateurs subalternes pourront seulement voir et mettre à jour les employés associés comme représentants. Les administrateurs subalternes n'ont pas accès aux listes de groupe.

Vous ne pourrez pas voir le nom ou l'ID Rep d'un employé dans les situations suivantes :

l'ID Rep a été supprimé de l'entreprise; ou
l'employé a annulé son ID Rep.

Voir et mettre à jour l'association d'un l'employé

La fonction de suppression supprimera les employés sélectionnés. Les employés que vous supprimez n'auront pas accès aux renseignements fiscaux au nom d'un client qui a autorisé l'entreprise.

Si vous supprimez un employé par inadvertance, vous pouvez réassocier l'ID Rep de cet employé à l'entreprise en tout temps sous la fonction réviser et mettre à jour, sous l'onglet Gérer l'accès des employés.

La fonction dissocier peut être particulièrement utile si votre entreprise a des employés saisonniers. La dissociation d'un employé permet de conserver son ID Rep ainsi que les autorisations de ses clients.

Vous pouvez à tout moment dissocier un employé qui n'a pas besoin d'accéder aux renseignements d'un client en ligne; par exemple, pour une période hors saison. Lorsque l'employé retourne au travail, son ID Rep peut être réassocié à l'entreprise en sélectionnant les ID Rep des employés à partir de la liste d'employés.

La fonction Modifier l'association vous permet de modifier le statut d'un employé de votre entreprise; par exemple, remplacer le statut de représentant pour un statut d'administrateur subalterne. La fonction de mise à jour ne vous permet pas de modifier les renseignements d'inscription d'un employé, tels que le nom ou les initiales. Seul l'employé a la permission de modifier ces renseignements.

Annuler l'association

Les employés que vous supprimez n'auront pas accès aux renseignements fiscaux en ligne des clients qui ont autorisé l'entreprise.

Si vous supprimez l'accès en ligne d'un employé par inadvertance, vous pouvez réassocier l'ID Rep de cet employé à l'entreprise en tout temps sous la fonction réviser et mettre à jour, sous l'onglet Gérer l'accès des employés.

Dissocier un employé : Étape 1 de 2

La fonction dissocier peut être particulièrement utile si votre entreprise a des employés saisonniers. La dissociation d'un employé permet de conserver son ID Rep la liste d'employés ainsi que les autorisations de ses clients.

Vous pouvez à tout moment dissocier un employé qui n'a pas besoin d'accéder aux renseignements d'un client en ligne; par exemple, pour une période hors saison. Lorsque l'employé retourne au travail, son ID Rep peut être réassocié à l'entreprise en accédant à l'option relative à la liste d'employés qui se trouve dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

Dissocier un employé : Étape 2 de 2

Confirmer la suppression. Lorsque vous voulez réassocier l'employé à votre entreprise, accédez à l'option relative à la liste d'employés qui se trouve dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

Réassocier un employé lui permet d'accéder aux renseignements des clients en ligne sans avoir à se réinscrire pour obtenir un nouvel ID Rep. Cela élimine aussi le besoin de demander aux clients d'autoriser cet employé de nouveau.

Modifier l'association

La fonction de mise à jour d'un employé vous permet de modifier le type d'association d'un employé avec votre entreprise; par exemple, remplacer le statut de représentant pour un statut d'administrateur subalterne ou fixer une date de dissociation. La fonction de mise à jour ne vous permet pas de modifier le nom ou les initiales. Seul l'employé à qui appartient l'ID Rep a la permission de modifier ces renseignements.

Privilèges de l'employé

Le privilège Gérer les clients particuliers comprend ce qui suit :

Voir liste de clients particuliers
Annuler autorisations

Le privilège Gérer les clients d'entreprises comprend ce qui suit :

Voir liste de clients entreprises
Ajouter autorisations
Annuler autorisations

Contribuables qui ont autorisé cette entreprise

Cette liste contient les noms des clients qui ont autorisé votre entreprise. Elle ne contient pas les clients qui ont autorisé un employé en particulier.

Choisissez le lien « Options de téléchargement » pour programmer ou produire une copie de votre liste de client.

Le nombre total de clients qui ont autorisé l'accès en ligne de cette entreprise sera affiché et chaque page permet d'afficher jusqu'à 250 clients. Afin de voir un plus grand nombre de clients, choisissez le lien « Page suivante ». Vous pouvez rechercher un client en spécifique par nom en indiquant leur surnom dans le champ de recherche de nom.

Si vous avez des groupes au sein de votre entreprise, un menu déroulant sera affiché et vous pourrez sélectionner un groupe afin de voir uniquement les clients qui ont été assignés à un groupe précis.

Afin de voir les renseignements sur l'autorisation, choisissez le nom du client.

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que le nom de votre client ne s'affiche pas à l'écran :

votre client n'a pas autorisé l'entreprise à l'aide du numéro d'entreprise (NE);
l'autorisation de votre client est échue;
votre client a choisi d'annuler le statut de représentant autorisé de votre entreprise.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer pourquoi l'autorisation ne s'affiche pas.

Contribuables qui ont autorisé cette entreprise : Renseignements sur l'autorisation

Les renseignements affichés sont les choix d'autorisation soumis par votre client. Dans l'éventualité où les renseignements sur l'autorisation sont erronés, par exemple, si votre client a choisi le niveau 1 d'autorisation au lieu du niveau 2, vous devrez communiquer avec votre client, puisque seul le client peut modifier l'autorisation.

Voir et mettre à jour les renseignements : Étape 1 de 2

Vous ou votre firme avez fourni le ou les noms affichés. Si le nom que vous voulez utiliser n'est pas affiché dans le menu déroulant, communiquez avec Demandes de renseignements aux entreprises au 1-800-959-7775 pour ajouter un nom professionnel.

Vous pouvez également ajouter ou modifier votre numéro de téléphone, de télécopieur et adresse courriel à cet écran en remplaçant les renseignements affichés.

Voir et mettre à jour les renseignements : Étape 2 de 2

Examinez attentivement les renseignements que vous avez entrés, puisqu'ils seront affichés à l'écran de quiconque tentera d'autoriser votre entreprise. Si vous devez modifier un renseignement, choisissez le bouton « Modifier ». Si l'information est bonne, sélectionner j'accepte pour compléter l'étape.

Voir et mettre à jour les renseignements : Confirmation

Affiche l'information de l'entreprise.

Suspendre l'inscription de votre entreprise à ce service

La fonction Suspendre peut être utile si vous exploitez une entreprise de fiscalité saisonnière. Suspendre votre participation à ce service permet à votre entreprise de conserver son inscription comme représentant à ce service. Cela permet aussi de conserver les employés associés comme représentants ou administrateurs à votre entreprise et n'affectera pas les autorisations soumises par vos clients.

Pendant que votre entreprise est suspendue, vos clients ne pourront pas autoriser votre entreprise en ligne comme représentants ou administrateurs ainsi que les employés ne pourront pas traiter en ligne au nom de vos clients.

Vous pouvez suspendre votre participation à ce service en tout temps. Au besoin, vous pouvez réactiver l'entreprise en utilisant l'option Réactiver l'inscription de votre firme à ce service qui se trouve dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

Suspendre l'inscription de votre entreprise à ce service : Confirmation

Confirmation de la suspension de votre entreprise. Vous pouvez réactiver l'entreprise en tout temps sous le menu « Réviser et mettre à jour ».

Réactiver l'inscription de votre entreprise à ce service

Vous pouvez seulement réactiver une entreprise qui a été suspendue de ce service. Si vous avez suspendu la participation de votre entreprise à ce service, vous pouvez la réactiver en tout temps.

Réactiver l'inscription de votre entreprise à ce service : Confirmation

Confirmation de la réactivation de votre entreprise. Les employés associés à l'entreprise peuvent traiter en ligne les comptes clients.

Voir et mettre à jour mes renseignements sur l'inscription : Étape 1 de 2

Utilisez le processus en ligne pour modifier vos renseignements sur l'inscription. Les modifications seront apportées immédiatement à votre ID Rep (qui ne change pas).

Voir et mettre à jour mes renseignements sur l'inscription : Étape 2 de 2

Voir et mettre à jour mes renseignements sur l'inscription : Confirmation

Affiche l'information de l'inscription. Si vous devez modifier un renseignement, choisissez le lien « Réviser et mettre à jour » dans la barre de menus de gauche.

Contribuables qui ont autorisé cet ID Rep

Cette liste les noms des clients qui ont autorisé cet ID Rep.

Choisissez le lien « Options de téléchargement » pour programmer ou produire une copie de votre liste de client.

Le nombre total de clients qui ont autorisé l'accès en ligne de cet ID Rep sera affiché et chaque page permet d'afficher jusqu'à 250 clients. Afin de voir un plus grand nombre de clients, choisissez le lien « Page suivante ». Vous pouvez rechercher un client en spécifique par nom en indiquant leur surnom dans le champ de recherche de nom.

Afin de voir les renseignements sur l'autorisation, choisissez le nom du client.

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que le nom de votre client ne s'affiche pas à l'écran :

votre client n'a pas autorisé votre ID Rep;;
l'autorisation de votre client est échue;
votre client a choisi de supprimer votre nom à titre de représentant autorisé;
si vous avez plus d'un ID Rep, le client que vous cherchez pourrait vous avoir autorisé en utilisant un ID Rep différent.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer pourquoi l'autorisation ne s'affiche pas.

Contribuables qui ont autorisé cet ID Rep : Renseignements sur l'autorisation

Annuler mon ID Rep

Pour confirmer l'annulation de votre ID Rep, sélectionnez oui. Sélectionnez non pour retourner au menu Réviser et mettre à jour.

Annuler mon ID Rep : Confirmation

Si vous avez annulé votre ID Rep par inadvertance, vous devrez vous inscrire afin d'obtenir un nouvel ID Rep. Si vous aviez des clients qui vous avaient autorisé à l'aide de l'ID Rep annulé, vous devrez demander à ces clients de vous réautoriser à l'aide du nouvel ID Rep.

Un ID Rep qui a été annulé ne peut être réactivé ni par vous ni par un employé de l'ARC.

Accéder à un compte

Inscrire

Comme représentant – Afin de représenter des membres de votre famille, des amis, votre employeur ou les clients de l'entreprise pour laquelle vous travailler, vous devez premièrement vous inscrire à ce service. Pour ce faire, vous devez sélectionner le mot « vous-même » du point vignette « inscrire vous-même comme représentant » et suivre les étapes. Lorsque vous serez inscrit, vous recevrez un ID Rep que vous communiquerez aux contribuables qui veulent vous autoriser à les représenter.

Mon entreprise comme représentant - Pour qu'un client puisse autoriser une entreprise comme représentant, le propriétaire d'entreprise doit premièrement inscrire son entreprise à ce service. Pour ce faire, vous devez sélectionner le mot « entreprise » du point vignette « inscrire votre entreprise comme représentant » (vous devez être le propriétaire de l'entreprise) et suivre les étapes. Nous vous demanderons d'inscrire votre NE lors du processus d'inscription de votre entreprise à ce service. Une fois que votre entreprise est inscrite, vous pouvez communiquer votre numéro d'entreprise (NE) aux contribuables qui veulent autoriser votre entreprise à les représenter ou, vous pouvez communiquer votre Rep ID aux contribuables qui veulent vous autoriser à accéder à leur renseignements fiscaux en ligne.

Transactions performées sur les comptes des contribuables

Toutes les observations à l'égard de ce particulier sont affichées ainsi que la date à laquelle la demande a été présentée. Bien que l'observation soit affichée, cela ne signifie pas qu'elle a été traitée.

Lorsqu'une demande de modifier la déclaration a été traitée, vous pourrez la voir au moyen du service « Voir les déclarations » offert dans Mon dossier.

Transactions performées sur les comptes des contribuables

Vous pourrez voir les transactions effectuées à l'égard de clients qui vous ont autorisé à les représenter. Si vous être associé à une entreprise et le client a autorisé l'entreprise au complet au moyen du NE, vous pourrez également voir toutes les transactions effectuées par quiconque dans l'entreprise.

Entreprises qui ont autorisé cet ID Rep

À partir de cette page, vous serez en mesure de voir les entreprises qui ont autorisé cet ID Rep.

Le nombre total de clients qui ont autorisé l'accès en ligne de cet ID Rep sera affiché et chaque page permet d'afficher jusqu'à 7 clients. Afin de voir un plus grand nombre de clients, choisissez le lien « Page suivante ».

Choisissez le lien « Options de téléchargement » pour programmer ou produire une copie de votre liste de client.

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que le nom de votre client ne s'affiche pas à l'écran :

votre client ne vous a pas autorisé;
l'autorisation de votre client est échue;
votre client a choisi de supprimer votre nom à titre de représentant autorisé.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer pourquoi l'autorisation ne s'affiche pas.

Entreprises qui ont autorisé cet ID Rep : Données relatives à une autorisation

Les données affichées tiennent compte des choix relatifs à une autorisation transmise par votre client. Si les données relatives à une autorisation comportent une erreur (par exemple, si votre client a choisi une autorisation de niveau 1 au lieu d'une autorisation de niveau 2), vous devrez communiquer avec lui. Seul le client peut modifier l'autorisation.

Entreprises qui ont autorisé cette entreprise

À partir de cette page, vous serez en mesure de voir les entreprises qui ont autorisé ce NE.

Choisissez le lien « Options de téléchargement » pour programmer ou produire une copie de votre liste de client.

Le nombre total de clients qui ont autorisé l'accès en ligne de cette entreprise sera affiché et chaque page permet d'afficher jusqu'à 70 clients. Afin de voir un plus grand nombre de clients, choisissez le lien « Page suivante ».

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que le nom de votre client ne s'affiche pas à l'écran :

votre client ne vous a pas autorisé;
l'autorisation de votre client est échue;
votre client a choisi de supprimer votre nom à titre de représentant autorisé.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer pourquoi l'autorisation ne s'affiche pas.

Entreprises qui ont autorisé cette entreprise : Données relatives à une autorisation

Accéder à un compte

Vous ne serez en mesure d'accéder aux renseignements de l'entreprise en ligne que lorsqu'ils vous y autoriseront à l'aide de votre ID Rep, ou du numéro d'entreprise (NE) si vous êtes un employé d'une entreprise.

Si l'entreprise vous autorise au moyen de « Autoriser ou gérer les représentants » dans Mon dossier d'entreprise, vous aurez un accès direct aux renseignements en ligne.

Si l'entreprise vous a accordé l'autorisation au moyen du service Autoriser mon représentant dans Mon dossier d'entreprise, vous aurez accès immédiatement aux renseignements en ligne. Pour obtenir l'accès en ligne à un compte d'entreprise, uniquement les demandes d'autorisation électroniques seront acceptées. Les formulaires papier AUT-01 seront considérés uniquement pour les autorisations hors ligne, et vous devrez continuer à utiliser les méthodes traditionnelles, notamment le téléphone ou le courrier.

Si le particulier vous a accordé l'autorisation en remplissant le formulaire AUT-01 et qu'il n'a pas inclus un ID Rep, un ID Groupe ou un NE, vous n'aurez pas accès à ses renseignements.

Créer un ID Groupe : Étape 1 de 2 - Coordonnées

Nom du groupe (obligatoire) : Entrez le nom de votre groupe. Ce nom s'affichera à l'écran des contribuables lorsqu'ils vous autoriseront comme représentant pour accès en ligne.

Poste (facultatif) : Entrez votre numéro de poste (maximum de 6 chiffres). Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle sera affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant.

Adresse courriel (facultatif) : Entrez votre adresse courriel. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle ne sera pas affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant. Veuillez noter que l'Agence du revenu du Canada (ARC) ne communiquera jamais avec vous par courrier électronique afin d'obtenir des renseignements personnels sur les contribuables. L'ARC peut toutefois utiliser votre adresse électronique afin de vous aviser d'améliorations futures ou d'interruptions du service Représenter un client.

Créer un ID Groupe : Étape 2 de 2

Créer un ID Groupe : Confirmation

Vous pouvez maintenant communiquer votre ID Groupe (identificateur alphanumérique composé de six (6) chiffres, qui débute toujours par un « G ») aux contribuables qui veulent autoriser votre groupe en ligne comme représentant. Vous pouvez maintenant associer des représentants au groupe en sélectionnant le lien « Représentants associés ».

Créer un groupe : Étape 1 de 3

Vous pouvez créer des groupes d'entreprise pour organiser vos employés et vos clients au sein de l'entreprise.

Nom du groupe (obligatoire) : Entrez le nom de votre groupe. Ce nom s'affichera à l'écran des propriétaires d'entreprise, des administrateurs principaux et des administrateurs de groupe, et ne sera utilisé que par vous, à l'interne, dans le but d'organiser votre entreprise. Ne communiquez pas le nom du groupe à vos clients puisqu'il ne peut pas être utilisé dans le cadre du processus d'autorisation. Le nom du groupe ne sera pas affiché à l'écran des contribuables lorsqu'ils autoriseront l'entreprise comme représentant pour accès en ligne. L'ARC peut utiliser ces renseignements afin de vérifier votre identité lorsque nous devons faire affaire avec vous ou vos employés relativement aux clients que vous représentez.

Numéro de téléphone (facultatif) : Entrez votre numéro de téléphone de 10 chiffres. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle sera affichée à l'écran des propriétaires d'entreprise, des administrateurs principaux et des administrateurs de groupe et ne sera utilisée que par vous, à l'interne, dans le but d'organiser votre entreprise. Le numéro de téléphone ne sera pas affiché à l'écran des contribuables lorsqu'ils autoriseront l'entreprise comme représentant pour accès en ligne. L'ARC peut utiliser ces renseignements afin de vérifier votre identité lorsque nous devons faire affaire avec vous ou vos employés relativement aux clients que vous représentez.

Poste (facultatif) : Entrez votre numéro de poste (maximum de 6 chiffres). Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle sera affichée à l'écran des propriétaires d'entreprise, des administrateurs principaux et des administrateurs de groupe et ne sera utilisée que par votre entreprise, à l'interne. Le numéro de poste ne sera pas affiché à l'écran des contribuables lorsqu'ils autoriseront l'entreprise comme représentant pour accès en ligne. L'ARC peut utiliser ces renseignements afin de vérifier votre identité lorsque nous devons faire affaire avec vous ou vos employés relativement aux clients que vous représentez.

Numéro de télécopieur (facultatif) : Entrez votre numéro de télécopieur de 10 chiffres. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle sera affichée à l'écran des propriétaires d'entreprise, des administrateurs principaux et des administrateurs de groupe et ne sera utilisée que par votre entreprise, à l'interne. Le numéro de télécopieur ne sera pas affiché à l'écran des contribuables lorsqu'ils autoriseront l'entreprise comme représentant pour accès en ligne. L'ARC peut utiliser ces renseignements afin de vérifier votre identité lorsque nous devons faire affaire avec vous ou vos employés relativement aux clients que vous représentez.

Adresse courriel (facultatif) : Entrez votre adresse courriel. Si vous choisissez d'inscrire une entrée, elle ne sera pas affichée lorsque vos clients vous autoriseront en ligne comme représentant. Veuillez noter que l'Agence du revenu du Canada (ARC) ne communiquera jamais avec vous par courrier électronique afin d'obtenir des renseignements personnels sur les contribuables. L'ARC peut toutefois utiliser votre adresse électronique afin de vous aviser d'améliorations futures ou d'interruptions du service Représenter un client.

Créer un groupe : Étape 2 de 3

Examinez attentivement les renseignements que vous avez entrés. Si vous devez modifier un renseignement, choisissez le bouton « Modifier ».

Créer un groupe : Étape 3 de 3

Le groupe a été créé. Vous pouvez maintenant associer des employés au groupe ou désigner des clients précis au groupe en sélectionnant le lien « Gérer le groupe ».

Si vous souhaitez créer un autre groupe, vous pouvez le faire en sélectionnant le lien « Créer un autre groupe ».

Réviser et mettre à jour

Pour en savoir plus au sujet des fonctions de groupe présentées, choisissez en une et lisez les renseignements aux écrans qui suivent, y compris « Aide avec cette page » s'il y a lieu.

Associer des représentants

La tâche de l'association des administrateurs de groupe et des représentants et de leur gestion peut être réalisée uniquement par l'administrateur du groupe.

Le groupe peut être composé d'un maximum de 10 administrateurs de groupe et de 500 représentants.

Associer des représentants ou administrateurs : Étape 1 de 2

Entrez les ID Rep des représentants dans les cases disponibles. Même si les cases sont numérotées, les ID Rep n'ont pas besoin d'être entrés selon un ordre particulier.

Vous pouvez choisir une date de dissociation. À cette date, le représentant n'aura plus accès en ligne aux renseignements des clients qui ont autorisé cet ID Groupe. Vous pouvez toujours réassocier ces représentants au groupe en accédant au lien « Représentants associés » du menu « Réviser et mettre à jour ».

Associer des représentants ou administrateurs : Étape 2 de 2

Si vous avez entré le mauvais ID Rep ou si les renseignements affichés sont inexacts, vous pouvez retourner à la page précédente en choisissant « Modifier ».

Si les renseignements affichés sont inexacts, vous pouvez continuer d'associer l'ID Rep et puis demander au représentant de corriger ses renseignements en utilisant l'option « Réviser et mettre à jour mes renseignements d'inscription ». Le nom modifié sera mis à jour immédiatement et apparaîtra modifié dans votre liste de représentants.

Associer des représentants ou administrateurs : Confirmation

Affiche l'information des représentants. Si vous désirez d'ajouter d'autres représentants, choisissez le lien « Associés d'autres employés ».

Listes des représentants

Cet écran permet aux administrateurs de groupe de voir les noms et les ID Rep des représentants associés au groupe. Si vous voulez modifier le statut d'un représentant (par exemple, remplacer le statut de représentant principal par un statut d'administrateur de groupe) ou supprimer un représentant du groupe, sélectionnez l'ID Rep du représentant.

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que vous ne puissiez pas voir le nom ou l'ID Rep d'un représentant :

l'ID Rep a été supprimé du groupe;
le représentant a annulé son ID Rep.

Modifier l'association : Étape 1 de 2

La fonction Modifier l'association vous permet de modifier l'association d'un représentant au sein du groupe. Cette fonction ne vous permet pas de modifier le nom ou les initiales. Seul l'employé à qui appartient l'ID Rep a la permission de modifier ces renseignements.

Modifier l'association : Étape 2 de 2

Confirme les changements faits à l'association du représentant

Modifier l'association : Confirmation

Confirme que les changements sont acceptés et complétés.

Privilèges de l'employé

Le privilège Gérer les clients particuliers comprend ce qui suit :

Voir liste de clients particuliers
Annuler autorisations

Le privilège Gérer les clients d'entreprises comprend ce qui suit :

Voir liste de clients entreprises
Ajouter autorisations
Annuler autorisations

Contribuables qui ont autorisé ce groupe

Cette liste contient les noms des clients qui ont autorisé votre groupe. Elle ne contient pas les clients qui ont autorisé un représentant en particulier.

Choisissez le lien « Options de téléchargement » pour programmer ou produire une copie de votre liste de client.

Le nombre total de clients qui ont autorisé l'accès en ligne de ce groupe sera affiché et chaque page permet d'afficher jusqu'à 250 clients. Afin de voir un plus grand nombre de clients, choisissez le lien « Page suivante ». Si vous choisissez une lettre dans le menu déroulant, vous ne verrez que les clients dont le nom de famille commence par cette lettre, et, encore une fois, 250 noms seulement seront affichés à la fois.

Afin de voir les renseignements sur l'autorisation, choisissez le nom du client.

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que le nom de votre client ne s'affiche pas à l'écran :

votre client n'a pas autorisé l'identification du groupe utilisant cet (ID Groupe).
l'autorisation de votre client est échue;
votre client a choisi d'annuler le statut de représentant autorisé de votre groupe.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer pourquoi l'autorisation ne s'affiche pas.

Contribuables attribués à ce groupe : Information d'autorisation

Suspendre le groupe

La fonction Suspendre peut être utile si votre entreprise a des employés saisonniers. Suspendre votre participation à ce service permet à votre groupe de conserver son inscription comme représentant à ce service. Cela permet aussi de conserver les représentants associés comme représentants ou administrateurs de votre groupe et n'affectera pas les autorisations présentées par les particuliers ou les entreprises.

Pendant que votre groupe est suspendu, les particuliers et les entreprises ne pourront pas autoriser l'accès en ligne de votre groupe et les représentants ne pourront également pas faire de transactions en ligne.

Vous pouvez suspendre votre participation à ce service en tout temps. Au besoin, vous pouvez réactiver le groupe en utilisant l'option « Réactiver l'inscription de votre groupe » qui se trouve dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

Suspendre le groupe : Confirmation

Confirme la suspension du groupe.

Réactiver le groupe

Vous pouvez seulement réactiver un groupe qui a été suspendu de ce service. Si vous avez suspendu la participation de votre groupe à ce service, vous pouvez la réactiver en tout temps.

Réactiver le groupe : Confirmation

Confirme que le groupe est réactivé.

Contribuables attribués à ce groupe

Cette liste contient les noms des clients qui ont autorisé l'entreprise, mais qui ont été assignés à ce groupe. Elle ne contient pas les clients qui ont autorisé un employé en particulier.

Choisissez le lien « Options de téléchargement » pour programmer ou produire une copie de votre liste de client.

Le nombre total de clients qui ont autorisé l'entreprise mais qui ont été assigné à ce groupe sera affiché et chaque page permet d'afficher jusqu'à 250 clients. Afin de voir un plus grand nombre de clients, choisissez le lien « Page suivante ». Si vous choisissez une lettre dans le menu déroulant, vous ne verrez que les clients dont le nom de famille commence par cette lettre, et, encore une fois, 250 noms seulement seront affichés à la fois.

Afin de voir les renseignements sur l'autorisation, choisissez le nom du client.

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que le nom de votre client ne s'affiche pas à l'écran :

Votre client n'a pas été assigné à un groupe ou il est assigné à un autre groupe. Vérifiez si le nom du client est affiché dans la liste intitulée « Contribuables qui ont autorisé cette firme ».
L'autorisation de votre client est échue.
Votre client a choisi de supprimer votre entreprise à titre de représentant autorisé.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer pourquoi l'autorisation ne s'affiche pas.

Contribuables attribués à ce groupe : Information d'autorisation

Assigner les contribuables : Étape 1 de 2

Pour assigner des contribuables à un groupe, leur autorisation doit premièrement être traitée et leur nom doit apparaître sur la liste des « Contribuables qui ont autorisé cette entreprise ».

Voici les raisons possibles qui pourraient faire en sorte que le nom de votre client ne s'affiche pas à l'écran :

votre client n'a pas autorisé l'entreprise à l'aide du numéro d'entreprise (NE);
l'autorisation de votre client est échue;
votre client a choisi d'annuler le statut de représentant autorisé de votre entreprise.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer pourquoi l'autorisation ne s'affiche pas.

Entrez les NAS de vos clients dans les cases disponibles. Même si les cases sont numérotées, les NAS n'ont pas besoin d'être entrés selon un ordre particulier.

Assigner les contribuables : Étape 2 de 2

Affiche l'information des contribuables que vous avez entrés. Sélectionnez « Continuer » pour attribuer des contribuables ou « Modifier » pour apporter une correction.

Assigner les contribuables : Confirmation

Confirme que les contribuables sont attribués au groupe.

Listes d'employés

Cet écran permet aux propriétaires d'entreprise et aux administrateurs principaux de voir les noms et les ID Rep des employés associés à ce groupe.

Afin de modifier le statut d'un employé au sein du groupe (par exemple, remplacer le statut de représentant par un statut d'administrateur) ou supprimer ou dissocier un employé du groupe, sélectionnez l'ID Rep de l'employé.

Vous pouvez choisir de voir les noms par le rôle (par exemple, seulement les administrateurs de groupe). Si vous choisissez de voir par lettre, seuls les employés dont le nom de famille commence par cette lettre seront affichés.

Les fonctions pour voir et mettre à jour sont limitées selon le type d'usager :

Les propriétaires d'entreprise pourront voir et mettre à jour tout employé associé au groupe.
Les administrateurs principaux pourront voir et mettre à jour tout employé associé au groupe.
Les administrateurs subalternes n'ont pas accès aux listes de groupe.
Les administrateurs de groupe pourront voir et mettre à jour tout employé associé au groupe à titre de représentants seulement.

Les administrateurs subalternes pourront seulement voir et mettre à jour les employés associés comme représentants.

Vous ne pourrez pas voir le nom ou l'ID Rep d'un employé dans les situations suivantes :

l'ID Rep n'est pas associé au groupe.
l'ID Rep a été supprimé de l'entreprise.
l'employé a annulé son ID Rep.

Dissocier un employé : Étape 1 de 2

La fonction dissocier peut être particulièrement utile si votre entreprise a des employés saisonniers. En dissociant un employé, ce dernier est automatiquement dissocié de l'entreprise et du groupe.

Vous pouvez à tout moment dissocier un employé qui n'a pas besoin d'accéder aux renseignements d'un client en ligne (par exemple, pour une période hors saison). Lorsque l'employé retourne au travail, son ID Rep peut être réassocié à l'entreprise et au groupe en accédant à la liste des employés à partir du menu « Réviser et mettre à jour ».

Dissocier un employé : Étape 2 de 2

Confirme que l'employé a été dissocié de l'entreprise.

Suspendre le groupe : Étape 1 de 2

Il peut être utile de suspendre le groupe s'il est exploité sur une base saisonnière. La suspension du groupe permet de conserver les employés et les clients associés au groupe. Si vous voulez réactiver le groupe, utilisez l'option « Réactiver l'inscription du groupe » qui se trouve dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

Suspendre le groupe : Étape 2 de 2

Confirme que le groupe a été suspendu.

Modifier l'association : Étape 1 de 2

La fonction Modifier l'association vous permet de modifier le statut d'un employé (par exemple, remplacer le statut de représentant par un statut d'administrateur) de modifier ou sélectionner une date de dissociation ou de modifier l'association du groupe. La fonction de mise à jour ne vous permet pas de modifier le nom, les initiales ou les renseignements sur la succursale ou le bureau de l'employé. Seul l'employé à qui appartient l'ID Rep a la permission de modifier ces renseignements.

Modifier l'association : Étape 2 de 2

Confirme les changements faits au statut de l'employé.

Modifier l'association : Confirmation

Confirme que les changements sont acceptés et complétés.

Annuler mon ID Rep

Si vous êtes l'unique administrateur d'un groupe, vous devez d'abord associer un autre administrateur de groupe pour protéger le groupe avant de pouvoir supprimer votre ID Rep. Pour associer un représentant en tant qu'administrateur d'un groupe, utilisez l'option « Gérer l'accès des représentants » dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

Vous retirer de ce groupe

Si vous êtes l'unique administrateur de ce groupe, vous devez d'abord associer un autre administrateur de groupe pour protéger le groupe avant de pouvoir supprimer votre ID Rep. Pour associer un représentant en tant qu'administrateur de ce groupe, utilisez l'option « Gérer l'accès des représentants » dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

Activités sur les comptes de particuliers

Toutes les activités complétées par ce représentant sont affichées incluant la date de l'activité, une description de cette activité ainsi que le nom du client.

Lorsqu'une demande de modification d'une déclaration a été traitée, vous pourrez la visualiser en utilisant Voir les déclarations au service Mon dossier.

Vous retirer de ce groupe : Étape 2 de 2

Lorsque vous vous aurez retiré de ce groupe, vous ne serez plus en mesure d'accéder aux renseignements ni aux services en ligne pour ce groupe.

Toutefois, vous pourrez continuer à accéder aux renseignements et aux services en ligne des clients qui ont autorisé votre ID Rep.

Un administrateur de groupe peut vous associer de nouveau à ce groupe en tout temps, avec le même ID Rep, et vous serez en mesure d'accéder aux renseignements et aux services en ligne de ce groupe.

Vous retirez de ce groupe : Confirmation

Confirme que vous êtes retiré du groupe.

Options de téléchargement

Directives pour le téléchargement de la liste de clients

L'Agence du revenu du Canada (ARC) ne fournit pas de soutien technique ou de conseil pour le téléchargement de fichiers. Pour de plus amples renseignements sur l'importation des données, veuillez communiquer avec le fournisseur du logiciel.

Voici un fichier-texte (délimiteur sur virgule) qui peut être importé dans une application de base.

Étant donné la nature sensible de la liste de clients, nous vous suggérons d'entreposer une copie de cette liste dans un endroit sécuritaire.

Que contient la liste de clients à télécharger?

Dossier texte de client particulier

Le dossier texte du client particulier sera affiché en format de délimiteur sur virgule et inclus trois composantes :
- En-tête :
  - Genre d'enregistrement = "01"
  - Date de création du dossier (format de date: aaaa-mm-jj)
  - Fréquence (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, ou Au Besoin)
- Détails :
  - Genre d'enregistrement = "02"
  - Nom de famille du client (délimiteur de texte est en double guillemets, exemple : "Nom de famille"
  - Prénom du client (délimiteur de texte est en double guillemets, exemple : "Prénom"
  - Les trois derniers chiffres du NAS du client
  - Niveau d'autorisation
  - Date d'entrée en vigueur de l'autorisation (format de la date : aaaa‑mm‑jj)
  - Date d'expiration de l'autorisation (format de date: aaaa-mm-jj)
  - Méthode d'autorisation
- Fin :
  - Genre d'enregistrement = "90"
  - Total des enregistrements
Fichier texte du client d'entreprise

Le fichier associé au NE du client a été modifié en octobre 2010 afin d'offrir des renseignements supplémentaires.

Veuillez noter : Avant octobre 2010, le fichier courant associé au NE du client comprenait :
- Les trois premiers chiffres du NE du client
- Le nom d'entreprise (les doubles guillemets sont les délimiteurs de texte, exemple : « Nom d'entreprise »)
À partir d'octobre 2010, le fichier courant associé au NE du client comportera les renseignements originaux et en plus les renseignements suivants :
- l'identificateur de programme = (RT, RP, SL, etc.)
- le compte de programme = (0001, 0002, 0003, etc.)
- le niveau d'autorisation = « 01 » ou « 02 »
- la date du processus d'autorisation (format de la date : aaaa-mm-jj)
- La date d'expiration de l'autorisation (format de la date : aaaa-mm-jj)
Le fichier texte du client d'entreprise sera inséré dans l'espace entre les virgules et comportera les trois composantes suivantes :
- En-tête :
  - Type d'enregistrement = « 01 »
  - Date de création du fichier
  - Fréquence (Quotidien/Daily, Hebdomadaire, Mensuel, Au besoin
- Détails :
  - Type d'enregistrement = « 02 »
  - Les trois premiers chiffres du NE du client
  - Le nom d'entreprise (les doubles guillemets sont les délimiteurs du texte, par exemple : « Nom d'entreprise »)
  - l'identificateur de programme = (RT, RP, SL, etc.)
  - le compte de programme = (0001, 0002, 0003, etc.)
  - le niveau d'autorisation = « 01 » ou « 02 »
  - la date du processus d'autorisation (format de la date : aaaa-mm-jj)
  - la date d'expiration de l'autorisation (format de la date : aaaammjj)
- Complément :
  - Type d'enregistrement = « 90 »
  - Nombre total d'enregistrements (Nombre total des enregistrements dans le fichier à part les enregistrements en‑têtes et les enregistrements complémentaires)
  - Nombre total des NE uniques (Nombre total des clients d'entreprise dans ce fichier)
Définitions relativement au fichier associé au NE du client :

Répétition du NE dans la liste du client
Si des autorisations sont permises au niveau de l'identificateur de programme et/ou du compte de programme, le NE du client pourrait être répété dans la liste afin de tenir compte de la répartition des autorisations par compte de programme et/ou par identificateur de programme.

Niveaux d'autorisation
- Le niveau d'autorisation 1 permet au représentant uniquement de voir les renseignements sur le client.
- Le niveau d'autorisation 2 permet au représentant de voir les comptes d'un client et d'y effectuer des activités.

Outils pour télécharger le fichier du client

Afin de télécharger les résultats dans un format de fichier-texte, vous aurez besoin d'un utilitaire à fichier auto-décompactable qui permet de comprimer et de décomprimer vos fichiers pour ménager de l'espace disque et de réduire grandement le temps de transfert. Si votre ordinateur ne possède pas d'utilitaire à fichier auto-décompactable, vous pouvez en trouver une version gratuite à télécharger en effectuant une recherche avec les mots clés suivants : zip, zip file, ou unzip. Sélectionnez « Télécharger la liste de clients maintenant » afin de transférer les résultats sur votre ordinateur.

Étapes du téléchargement

Pour commencer à télécharger, cliquez sur le bouton « Continuer».

Le téléchargement peut durer quelques minutes, veuillez patienter. Le téléchargement peut prendre plus de temps selon la mémoire d'exploitation de l'ordinateur et la vitesse de votre fournisseur d'accès Internet.

Une fois le téléchargement terminé, on vous demandera de sauvegarder le fichier auto décompactable sur votre ordinateur. Vous devez sauvegarder et nommer le fichier auto décompactable (nous suggérons d'utiliser un nom qui est significatif pour vous). En raison de la nature délicate de la liste de clients, nous vous suggérons de sauvegarder la copie de la liste dans un lieu sûr.

Une fois que vous l'avez sauvegardé, trouvez et ouvrez le fichier auto-décompactable.

Le fichier auto-décompactable que vous avez téléchargé contiendra deux fichiers-texte.

Le premier est un fichier-texte « éducatif ». Il explique que les résultats téléchargés sont d'un format fichier-texte (délimiteur sur virgule) qui peut être importé dans une autre application de base de données pour mieux manipuler les données. Il explique aussi le contenu de chaque champ. Pour de plus amples renseignements concernant l'importation de données, veuillez communiquer avec le fournisseur du logiciel.
Le second fichier est la réelle liste de clients téléchargée.

Une fois que vous avez ouvert ou sauvegardé le fichier auto-décompactable, vous serez en mesure de visualiser, de transférer et d'extraire le fichier-texte de la liste de clients dans une autre base de données afin de la manipuler.

Visualiser le fichier-texte téléchargé :

Cliquez deux fois sur le fichier-texte de la liste de clients

Extraire (sauvegarder) la liste de clients :

Cela vous permettra de sauvegarder une copie du fichier-texte de la liste de clients où vous le désirez sur votre ordinateur.

Sélectionnez le fichier texte de la liste de clients et sélectionnez ensuite l'option « Extraire» à partir de la boîte d'outil. Une fenêtre vous demandera de choisir une destination pour extraire le fichier texte de la liste de clients. Sélectionnez « Extraire».

Créer une unique de téléchargement

Le fichier de la liste de clients sera prêt à être téléchargé le jour suivant. En plus de créer une demande unique, vous pouvez aussi créer un calendrier permettant de télécharger le fichier de clients.

Créer ou modifier un horaire de téléchargement : Étape 1 de 2

Si un calendrier a été créé précédemment, vous verrez s'afficher, en haut de la page, les détails indiqués dans le tableau. Vous pourrez alors créer un nouveau calendrier ou modifier un calendrier existant.

Si vous choisissez un calendrier mensuel, vous devrez sélectionner « une journée » du mois. Si vous choisissez un calendrier hebdomadaire, vous devez choisir une journée précise de la semaine.

Créer ou modifier un horaire de téléchargement : Étape 2 de 2

Un tableau affichera les détails du calendrier précédent de même que tous les changements que vous avez apportés. Vous pourrez alors effectuer un changement dans votre sélection ou continuer.

Créer ou modifier un horaire de téléchargement - Confirmation

Le nouveau calendrier ou le changement à un calendrier existant est terminé. Le fichier de clients pourra être téléchargé la date ou le jour sélectionné.

Annuler un horaire de téléchargement

Le calendrier actuel peut être affiché. Sélectionnez « Continuer » pour annuler le téléchargement programmé de la liste de clients. Vous pouvez créer un nouveau calendrier ou une demande unique à tout moment.

Annuler un horaire de téléchargement : Confirmation

Confirme que l'horaire de téléchargement a été annulé.

Entreprises affectées à ce groupe

La liste renferme les noms des clients qui ont été affectés à un groupe. Elle ne fait pas état des clients qui ont autorisé un employé précis.
Sélectionnez le lien Options de téléchargement, dressez une liste de vos clients ou repérez-en un exemplaire.
Le nombre total des clients qui ont été affectés au groupe sera affiché; chaque page peut afficher jusqu'à 300 clients. Afin de visualiser plus de clients, sélectionnez le lien (Page suivante).

Pour visualiser les données relatives à l'autorisation, sélectionnez le nom du client.

Voici les motifs possibles pour lesquels le nom d'un client n'est pas affiché :

Votre client n'a pas été affecté à un groupe ou est affecté à un autre groupe. Vérifiez si le nom du client figure dans la liste de l'option appelée « Entreprises affectées à ce groupe.
L'autorisation de votre client est échue.
Votre client a choisi de supprimer votre entreprise comme son représentant autorisé.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer le motif pour lequel l'autorisation n'est pas affichée.

Entreprise affectée à ce groupe : Données relatives à une autorisation

Affecter une entreprise : Étape 1 de 2

Pour affecter des entreprises à un groupe, il faut d'abord traiter leur autorisation. Le nom des entreprises doit paraître dans la liste (Entreprises qui ont autorisé cette entreprise).

Voici les motifs possibles pour lesquels le nom d'un client n'est pas affiché :

Votre client n'a pas autorisé l'entreprise utilisant le numéro d'entreprise (NE).
L'autorisation de votre client est échue.
Votre client a choisi de supprimer votre entreprise comme son représentant autorisé.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer le motif pour lequel l'autorisation n'est pas affichée.

Saisissez les NE de vos clients dans les cases de saisie. Bien que les cases soient numérotées, vous n'êtes pas obligé de saisir les NE dans un ordre particulier.

Affecter une entreprise : Étape 2 de 2

Affiche l'information de l'entreprise qui est affecté à un groupe.

Affecter une entreprise : Confirmation

Confirme que l'entreprise qui est affecté à un groupe.

Entreprises qui ont autorisé cet ID Groupe

La liste renferme les noms des clients qui ont autorisé ce groupe. Elle ne fait pas état des clients qui ont autorisé un employé précis.
Sélectionnez le lien Options de téléchargement dressez une liste de vos clients ou repérez-en un exemplaire.
Le nombre total des clients qui ont été affectés au groupe sera affiché; chaque page peut afficher jusqu'à 300 clients. Afin de visualiser plus de clients, sélectionnez le lien (Page suivante).

Pour visualiser les données relatives à l'autorisation, sélectionnez le nom du client.

Voici les motifs possibles pour lesquels le nom d'un client n'est pas affiché :

Votre client n'a pas été affecté à un groupe ou est affecté à un autre groupe. Vérifiez si le nom du client figure dans la liste de l'option appelée « Entreprises qui ont autorisé ce groupe
L'autorisation de votre client est échue.
Votre client a choisi de supprimer votre entreprise comme son représentant autorisé.

Vous devrez communiquer avec votre client afin de déterminer le motif pour lequel l'autorisation n'est pas affichée.

Entreprises qui ont autorisé cet ID Groupe : Information d'autorisation

Transactions effectuées sur les comptes d'entreprise

Toutes les observations à l'égard de cette entreprise sont affichées ainsi que la date à laquelle la demande a été présentée. Bien que l'observation soit affichée, cela ne signifie pas qu'elle a été traitée.

Transactions effectuées sur les comptes d'entreprise

Vous pourrez voir les transactions effectuées à l'égard des entreprises qui vous ont autorisé à les représenter. Si vous être associé à une entreprise et le client a autorisé l'entreprise au complet au moyen du NE, vous pourrez également voir toutes les transactions effectuées par quiconque dans l'entreprise.

Activité dans des comptes d'entreprises

Toutes les activités complétées par ce représentant sont affichées incluant la date de l'activité, une description de cette activité ainsi que le nom d'entreprise.

Soumettre des documents

Avez-vous un numéro de cas ou de référence?

Si c’est le cas? :

Choisissez le type de client ou de programme
Choisissez « Oui »
Entrer le numéro de cas ou de référence
Entrer le numéro d'assurance sociale ou le numéro d'entreprise (sauter cette étape pour les demandes non liées au client, Fiducie T3)
Choisissez « Continuer » pour aller à la page « Télécharger fichier »

Si ce n’est pas le cas? :

Choisissez le type de client ou de programme
Choisissez « Non »
Entrer le numéro d'assurance sociale ou le numéro d'entreprise
Choisissez « Continuer »
Sélectionner la tâche appropriée pour soumettre le document
Choisissez « Continuer » pour aller à la page « Télécharger fichier »

Sur la page « Télécharger le fichier »

Téléchargement de votre document

Entrer une description du fichier dans l'espace fournie
Utiliser le bouton « Parcourir » à la droite pour trouver et sélectionner le fichier dans votre ordinateur
Choisissez « Envoyer le ou les fichiers »

Le fichier doit être dans l'un de ces formats pour être téléchargé : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf, .txt, .jpg, .jpeg, .tiff, .tif, .xps.

Si vous devez télécharger plus d'un fichier, donnez-leur un nom unique à chacun.

Examen de vos renseignements

Examiner l'information contenue dans le fichier que vous avez sélectionné
- Si vous devez supprimer votre fichier, choisissez-le dans la colonne de gauche, puis choisissez « Supprimer fichier »
- Si vous voulez télécharger un autre fichier, cliquer sur « Ajouter un autre fichier »

La taille totale de tous les fichiers que vous pouvez envoyer ne peut dépasser 500 Mo. Une limite de 10 fichiers par session peut s'appliquer.

Confirmation de votre téléchargement

Sélectionnez « Soumettre le ou les fichiers » après avoir inclus tous les fichiers que vous voulez envoyer.
Consigner votre numéro de confirmation et numéro de référence affichés sur l'écran de confirmation
- Vous pouvez imprimer cette page en utilisant le bouton Impression de votre navigateur ou en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant « Imprimer »

Nous effectuerons une analyse antivirus de chaque fichier envoyé. Si nous détectons des fichiers indésirables, nous communiquerons avec vous pour vous donner des instructions pour envoyer vos fichiers de nouveau en utilisant une méthode différente.

Soumettre des documents pour une demande d'autorisation

Soumettre des documents – Télécharger le fichier – Étape 1 de 3

Téléchargez le fichier que vous voulez envoyer.

Entrez une description du fichier dans l'espace fourni, puis utilisez le bouton « Parcourir » à la droite pour choisir le fichier de votre ordinateur à téléverser, puis choisissez «Télécharger le fichier ».

Le fichier doit être dans l'un des formats suivants pour être téléchargé : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf, .txt, .jpg, .jpeg, .tiff, .tif, .xps. Un seul fichier peut être téléchargé.

Soumettre des documents – Réviser – Étape 2 de 3

Examinez les renseignements dans le fichier que vous avez sélectionné.

Vous pouvez le supprimer du processus en le choisissant dans la colonne de gauche, puis en choisissant « Supprimer le fichier ». Cliquez sur « Confirmer » une fois que vous avez inclus le fichier que vous voulez envoyer.

La taille de fichier totale du document que vous envoyez ne peut pas dépasser 500 Mo.

Soumettre des documents – Confirmation – Étape 3 de 3

Un écran de confirmation s'affichera, lequel comprendra un numéro de confirmation et une description du fichier envoyé. Vous devriez consigner votre numéro de confirmation et votre numéro de référence dans vos dossiers. Vous pouvez imprimer cette page en utilisant le bouton d'impression de votre navigateur ou en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant « Imprimer ».

Le fichier que vous envoyez sera balayé par un antivirus. Nous identifierons tout fichier inacceptable et communiquerons avec vous avec des instructions pour envoyer un nouveau fichier.

Demande d'autorisation

Demande d'autorisation - Étapes 1 à 5

Nom de l'entreprise : Entrez le nom de l'entreprise que vous souhaitez représenter. Nous validerons le nom de l'entreprise au moyen de son numéro d'entreprise. Veuillez donc vous assurer que le nom de l'entreprise est complet et exact et qu'il correspond à celui qui est déjà inscrit auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Numéro d'entreprise (NE) : Entrez le NE de votre client. Un NE est un numéro d'identification à neuf chiffres que l'ARC attribue aux entreprises. Une entreprise doit avoir un NE lorsqu'elle s'inscrit auprès de l'ARC aux fins de l'impôt, des retenues sur la paie ou des activités comptables.

Détails de la demande d'autorisation

Sélectionné le bouton «précédente» pour retourner à la page précédente qui liste vos demandes d'autorisation.

Choisissez «imprimer cette page » en bas de l'écran pour imprimer la page d'attestation pour cette demande d'autorisation.

Si vous souhaitez soumettre la page d'attestation à l'Agence du revenu du Canada, retournez à la «Page d'accueil ». Dans la section supérieure à gauche de cette page, il y aura une option pour «Soumettre vos documents".

Demande d'autorisation - Étape 2 de 5

Niveaux d'autorisation

Sélectionnez le niveau d'autorisation dont vous avez besoin afin de représenter votre client.

Le niveau 1 permet à l'ARC de vous divulguer des renseignements sur le ou les comptes de l'entreprise, que ce soit en personne, par téléphone, par écrit ou en ligne, au moyen de Représenter un client.

Avec une autorisation de niveau 1, vous pouvez, entre autres, faire ce qui suit :

voir la correspondance;
voir le solde du compte de l'entreprise;
voir l'adresse de l'entreprise.

Le niveau 2 permet à l'ARC de vous divulguer des renseignements sur le ou les comptes de l'entreprise et d'accepter les changements que vous y apportez, que ce soit en personne, par téléphone, par écrit ou en ligne, au moyen de Représenter un client.

Avec une autorisation de niveau 2, vous pouvez, entre autres, faire ce qui suit :

produire une déclaration;
présenter une demande en ligne;
demander une décision relative au Régime de pensions du Canada et à l'assurance emploi;
enregistrer un avis de différend officiel (un appel ou une opposition).

Date d'expiration

L'autorisation commence après vérification et validation des renseignements que vous avez fournis. Pour obtenir une autorisation visant une période précise, entrez une date d'expiration en suivant le format jour/mois/année. Si vous n'entrez pas de date d'expiration, l'autorisation sera valide pour une période illimitée, jusqu'à ce qu'une date d'expiration soit entrée ou jusqu'à ce que l'autorisation soit annulée.

Demande d'autorisation - Étape 3 de 5

À titre de représentant, vous pouvez obtenir une autorisation à l'égard des programmes suivants pour les entreprises :

RC - Impôt sur le revenu des sociétés
RD - Droits d'accise
RE - Taxe d'accise
RG - Droit pour la sécurité des passagers du transport aérien
RN - Taxe sur les primes d'assurance
RP - Retenues sur la paie
RT - TPS/TVH
RZ - Déclarations de renseignements
SL - Bois d'œuvre

Vous pouvez obtenir les niveaux d'autorisation suivants :

Tous les comptes - Ce niveau vous donne accès à tous les comptes associés au numéro d'entreprise, par exemple RP0001, RP0002, RT0001 et RC0001. Si vous choisissez ce niveau, vous ne pourrez pas indiquer un programme en particulier pour une entreprise, car ce niveau inclut tous les programmes de l'entreprise.
Programme - Ce niveau vous donne accès à un programme en particulier, tel que les retenues sur la paie (RP), ainsi qu'à tous les comptes associés à ce programme (par exemple RP0001 et RP0002). Avec ce niveau, vous avez seulement accès aux comptes associés au programme.
Compte - Lorsque vous entrez le numéro de référence d'un compte de programme en particulier, tel que RT0004 de la TPS/TVH, vous obtenez accès à ce compte, mais seulement à ce compte.

Demande d'autorisation - Étape 4 de 5

Relisez bien les renseignements que vous avez entrés, car l'entreprise autorisera l'ARC à traiter avec vous en fonction de ces renseignements.

Demande d'autorisation - Étape 5 de 5

Pour terminer le processus d'autorisation, faites ce qui :

Imprimez cette page et faites la signer et dater par une personne autorisée de l'entreprise (par exemple, le propriétaire de l'entreprise, un associé d'une société de personnes, un administrateur d'une société, un dirigeant d'un organisme sans but lucratif, un fiduciaire d'une succession ou un délégataire).
Une fois cette page signée, envoyez la à l'ARC au moyen du service Soumettre des documents , dans Représenter un client. Vous aurez besoin du numéro de référence indiqué à l'étape 5 de ce service et du numéro d'entreprise de votre client. Le lien vers Soumettre des documents se trouve au bas de la page de l'étape 5 de 5 (à côté des boutons « Imprimer cette page » et « Ajouter une autre autorisation », qui vous permet de commencer le processus d'autorisation à l'égard d'une autre entreprise). Vous pouvez aussi envoyer des documents directement au moyen de Soumettre des documents, dans Représenter un client.

L'ARC ne traitera pas la demande d'autorisation si la page de certification n'est pas signée et datée par une personne autorisée de l'entreprise. Si l'ARC ne reçoit pas cette page, elle annulera la demande d'autorisation et vous devrez envoyer une nouvelle demande.

L'ARC exige que la copie signée de la page de certification lui soit envoyée par voie électronique. Une fois qu'elle aura approuvé la demande d'autorisation, vous aurez accès aux comptes de l'entreprise.

Si vous quittez cette page, vous pouvez y revenir à partir de n'importe quelle des pages de la demande d'autorisation, en sélectionnant le bouton d'aide.

Demande d'autorisation refusée

Nous ne pouvons pas traiter cette demande. Pour plus d'informations, veuillez demander à votre client d'appeler le 1-800-959-7775.

Pour en savoir plus sur le service téléphonique (y compris les heures d'ouverture), allez à Numéros de téléphone.

Liste d'avis émis

Le service « Liste d'avis émis » dans Représenter un client permet aux représentants autorisés de voir l'Avis de cotisation (ADC) et l'Avis de nouvelle cotisation (ADNC) émis dans les derniers 365 jours. Pour voir l'avis-même, vous allez être requis d'accéder le compte du client en entrant le Numéro d'assurance social (NAS) sur la page d'accueil de Représenter un client.

La liste contient le type d'avis et la date émis pour les individus qui ont autorisé votre identificateur (ID Rep, NE, ID Groupe) pour l'accès enligne aux informations et aux services. Toutefois, les avis émis ne seront pas affichés sur cette liste si l'autorisation du client est expiré, est annulé, ou ne permet pas l'accès enligne. Lorsqu'une nouvelle autorisation est obtenue, seul les avis émis après la date effective de l'autorisation sera affiché dans la liste.

Liste d'identificateurs du représentant (obligatoire)

Un menu déroulant présentera l'utilisateur avec leur ID Rep et leur identificateur RAC (NE et/ou ID Groupe) où les associations existent.

Pour continuer, vous devez sélectionner un identificateur RAC.

Si l'utilisateur n'a aucunes associations, le menu déroulant n'existera pas, mais au lieu, l'ID Rep sera présenté.

Dans les deux instants, sélectionnez une ou plusieurs options de recherche et cliquez le bouton « Chercher »pour remplir un tableau qui contient ce qui suit :

Nom, NAS partiel, type d'avis, date émise et année d'imposition du revenu.

Options de recherche

Un ou plusieurs options de filtrage peut être utilisé en même temps lors d'une recherche.

NAS

Un NAS valide de 9 chiffres doit être entré pour chercher un client spécifique.

Type d'avis

Sélectionnez un des quatre types pour chercher tout d'un type spécifique. Les quatre types d'avis et descriptions inclus :

Type d'avis	Description
ADC émis – Aucun changement	Ce type d'avis de cotisation (ADC) sera affiché lorsqu'une cotisation initiale résulte en aucune différence de taxes lorsque la déclaration du revenu était soumise originalement. Ceci inclue toutes méthodes de classement initié par le client ou représentant, papier, IMPÔTNET, service TED et les cotisations initiales initiés par l'Agence du revenu du Canada (ARC).
ADC émis – Changé	Ce type d'avis de cotisation (ADC) sera affiché lorsqu'une cotisation initiale résulte en une différence de taxes de ce qui était soumis originalement avec la déclaration de revenu. Ceci inclus toutes méthodes de classement initié par le client ou le représentant, papier, IMPÔNET, service TED et un changement a été fait par l'Agence du revenu du Canada (ARC) lors de son traitement.
ADNC émis – Demande du client ou du rep	Ce type d'avis de nouvelle cotisation (ADNC) sera affiché lorsqu'un changement a été soumis pour une cotisation. Ceci inclus toutes méthodes de classement, papier, IMPÔNET, service TED, service de Changer ma déclaration dans Mon Dossier.
Autre ADNC émis	Ce type d'avis de nouvelle cotisation (ADNC) sera affiché lorsqu'un changement à une cotisation a été initié par l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Période de temps

Sélectionnez du menu déroulant pour chercher tous les avis émis pour une période de temps spécifique.

Accès à la liste

Ce service de « Liste d'avis émis » est inclue dans le privilège « Voir et supprimer les clients individuels ». Les propriétaires d'entreprise, les administrateurs principaux et les administrateurs d'ID Groupe ont cette habilité par défaut. Le privilège « Voir et supprimer les clients individuels » inclus maintenant ce qui suit :

Voir liste de clients individuels
Supprimer des autorisations
Voir des transactions individuels (Administrateur subalternes ont cette habileté par défaut)
Voir Liste d'avis émis

Détails de la page

Date de modification :: 2024-09-23