Guide sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation
Table des matières
- Objectif
- Définitions : préjugés et obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d'équité
- Principes directeurs
- Principe 1 : Conscience de soi et des autres
- Principe 2 : Accessibilité
- Principe 3 : Validité et fiabilité
- Principe 4 : Normalisation
- Principe 5 : Transparence
- Principe 6 : Équité
- Comment mener une vérification des préjugés et des obstacles
- Documentation
- Votre rétroaction
Description
Contenu de cette vidéo :
00:19 – Un scénario d'entrevue fictive
00:45 – Un aperçu du paragraphe 36(2) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique
01:17 – Un résumé du guide et de l'outil de la CFP pour mener une vérification
02:09 – Les principes directeurs de la CFP
02:43 – La conscience de soi et des autres
04:24 – La vérification des préjugés et obstacles en 3 étapes simples
05:00 – Étape 1 : Décrire la méthode d'entrevue
05:51 – Étapes 2 et 3 : Repérer les préjugés et obstacles potentiels, et prendre des mesures pour les éliminer ou atténuer leur effet
- 06:13 – Concevoir l'entrevue
- 08:08 – Élaborer les questions d'entrevue
- 11:01 – Planifier les procédures administratives
- 13:00 – Planifier les procédures de notation
- 14:52 – Planifier le comité d'évaluation
15:54 – Documenter la méthode utilisée, les préjugés et obstacles repérés, et les mesures mises en place
16:50 – Aller de l'avant avec les entrevues
18:11 – Points clés à retenir
Transcription
Comment mener une vérification des préjugés et obstacles en matière d'évaluation en vertu du paragraphe 36(2) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (la LEFP) – préparé par le Centre de psychologie du personnel de la Commission de la fonction publique du Canada (la CFP).
Sasha est gestionnaire d'embauche subdéléguée. Elle doit pourvoir un poste et utilisera un processus de nomination externe. Avec l'aide d'un spécialiste en ressources humaines (RH), elle a rédigé des critères de mérite inclusifs et préparé la méthode de présélection. En ce moment, elle prépare l'outil d'entrevue et le vérifiera pour tout préjugé ou obstacle qui désavantagerait les membres des groupes en quête d'équité.
Le paragraphe 36(2) de la LEFP stipule qu'avant d'avoir recours à une méthode d'évaluation, il faut procéder à une évaluation afin d'établir si celle-ci comporte ou crée des préjugés ou obstacles qui désavantagent les personnes provenant des groupes en quête d'équité. Le cas échéant, des efforts raisonnables doivent être déployés pour les éliminer ou atténuer leurs effets. Le pouvoir prévu au paragraphe 36(2) est délégué à des organisations et au sein des organisations; il peut différer d'une organisation à l'autre.
Sasha évaluera son outil d'entrevue à l'aide du guide et de l'outil de la CFP sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation.
Le guide décrit les principes directeurs et les 3 étapes à suivre, tandis que l'outil aide l'utilisateur à suivre les 3 étapes en question. L'outil comprend des descriptions de plus de 40 préjugés et obstacles potentiels ainsi que leurs stratégies d'atténuation associées. Certains de ces préjugés et obstacles potentiels peuvent s'appliquer à n'importe quelle méthode d'évaluation alors que d'autres peuvent s'appliquer uniquement à un type particulier d'outil d'évaluation, comme une entrevue.
Sasha souhaite concevoir une entrevue équitable pour tous. Elle sera proactive et utilisera dès le départ certaines des stratégies d'atténuation proposées dans l'outil de la CFP pour préparer l'entrevue au lieu de le faire plus tard dans le processus.
Sasha appliquera rigoureusement les principes directeurs de la CFP. Elle exercera sa conscience de soi et des autres et réfléchira aux raisons à l'origine de ses décisions. Elle rendra l'entrevue accessible à diverses personnes et veillera à ce que leurs qualifications soient évaluées avec exactitude et cohérence. Lorsqu'elle est menée correctement, la normalisation peut aider à réaliser cette étape. Sasha fera également preuve de transparence et sera proactive. Enfin, elle souhaite donner à chaque personne la chance de démontrer pleinement ses qualifications.
Sasha prend le temps de réfléchir au premier principe directeur : la conscience de soi et des autres. Elle pense à ses propres expériences. Elle se rappelle sa première entrevue au gouvernement comme candidate. Elle était quelque peu perplexe face aux étapes et se sentait dépassée avant même que l'entrevue n'ait commencé. À un moment, elle a demandé aux membres du comité d'évaluation d'éclaircir une question qui semblait sujette à interprétation. Ceux-ci étaient peu enclins à fournir des détails supplémentaires. Elle croyait que son accent était la cause de leur attitude et elle a eu l'impression qu'ils ne souhaitaient pas l'embaucher pour cette raison. Découragée, elle a répondu aux autres questions de manière brève et imparfaite.
Sasha se rappelle également un moment où, en tant que gestionnaire d'embauche, elle a rencontré un candidat qui avait fréquenté la même école secondaire qu'elle. Ils ont énormément bavardé, échangeant des anecdotes sur l'école et la communauté. Sasha constate qu'elle noue facilement des liens avec les personnes qui partagent avec elles des points communs, et qu'elle pourrait être moins portée à en faire autant avec les autres. Or, cette tendance pourrait entraîner une erreur de notation courante, appelée le biais d'affinité.
Sasha sait que chaque personne fait preuve de partialité d'une façon ou d'une autre; c'est de cette manière que le cerveau fonctionne. On utilise des raccourcis pour traiter l'information, mais ces raccourcis peuvent donner lieu à des erreurs et avoir de véritables effets sur les évaluations. Elle y prêtera attention au moment de préparer l'entrevue et intégrera différents points de vue au cours du processus.
Sasha réalisera la vérification des préjugés et obstacles en suivant les 3 étapes simples indiquées dans le guide de la CFP.
Étape 1 – elle rédigera une description de la méthode d'entrevue et expliquera comment celle-ci sera appliquée.
Étape 2 – elle repérera les préjugés et obstacles qui pourraient désavantager les personnes provenant de tout groupe en quête d'équité.
Étape 3 – elle prendra des mesures pour les éliminer ou atténuer leurs effets.
Elle prendra en note tout ce qu'elle a accompli dans l'outil de la CFP, qui peut également servir de documentation.
Sasha commence l'étape 1 en réfléchissant à sa méthode. Elle doit évaluer 6 qualifications et prévoit de rédiger 6 questions d'entrevue, soit une question par qualification. Elle posera 4 questions comportementales portant sur des comportements antérieurs et 2 questions situationnelles portant sur des situations fictives. Elle s'inspirera des entrevues précédentes.
L'entrevue durera 1 heure et sera menée en personne par un comité d'évaluation de 3 personnes. Les membres du comité auront pour consigne d'attribuer des notes sur une échelle à 5 points allant de « ne répond pas aux attentes » à « dépasse les attentes ».
Sasha consigne ces aspects clés dans l'outil de la CFP. Elle modifiera la description de l'entrevue si des changements sont apportés à sa méthode.
Maintenant que Sasha a décrit la méthode d'entrevue, elle passe aux étapes 2 et 3. Elle vérifiera la présence de préjugés et obstacles et, le cas échéant, prendra des mesures pour les éliminer ou atténuer leurs effets. Elle commencera par étudier les aspects de la conception, dont les questions elles-mêmes, avant d'examiner ceux de l'administration et de la notation.
L'une des premières stratégies d'atténuation présentées par l'outil de la CFP consiste à intégrer la diversité et l'inclusion dans votre plan d'évaluation et à consulter les autres. Cette stratégie permet de s'assurer que l'entrevue évalue des qualifications pertinentes pour le poste et qui reflètent différentes manières de travailler efficacement.
Sasha discute avec un spécialiste en RH pouvant lui offrir des conseils. Ils échangent des idées sur les pratiques exemplaires pour réaliser une entrevue et discutent des façons de la rendre plus inclusive et flexible.
Le spécialiste en RH fait remarquer que certaines personnes peuvent avoir besoin de plus de temps pour préparer des réponses qui démontrent pleinement leurs qualifications.
Il demande si le poste exige souvent de travailler sous pression ou dans des délais serrés. Sasha répond que ce n'est pas une exigence du poste. Dans ce cas, il propose d'ajouter du temps et d'inclure une période de préparation. Sasha est d'accord avec cette approche. Cela va permettre de s'assurer que les compétences requises pour répondre aux questions d'entrevues sont liées aux exigences du poste.
Ils discutent également de différentes façons dont les personnes peuvent démontrer leurs qualifications au travail, afin d'en tenir compte lors de l'élaboration des questions et de la grille de notation.
Sasha a examiné les exigences du poste, a ajouté une période de préparation et envisage différentes méthodes de travail. Cela l'aide à atténuer les effets de 2 préjugés potentiels indiqués dans l'outil de la CFP : Les qualifications sont trop restrictives ou excèdent les exigences du poste; et la méthode d'évaluation mesure une seule façon de démontrer les qualifications.
Sasha est optimiste quant à son plan et se prépare à présent à rédiger les questions d'entrevue.
Sasha travaille sur la question visant à évaluer le sens de l'initiative. Elle utilise une question d'une entrevue précédente. La question se lit comme suit : « Parlez-moi d'une situation où vous avez pris l'initiative de résoudre un problème de politiques par vous-même ».
En consultant l'outil de la CFP, elle réalise que cette question pose des problèmes potentiels. D'abord, elle ne permet pas forcément de mesurer les qualifications avec précision. Sasha souhaite embaucher une personne capable d'anticiper les difficultés et de passer à l'action sans qu'on le lui demande. L'expression « prendre l'initiative » risque d'être ambiguë. De plus, une personne pourrait avoir fait preuve d'initiative dans divers contextes, sans pour autant avoir résolu un problème de politiques. Comme stratégie d'atténuation, Sasha retirera le terme « politiques » et définira clairement « le sens de l'initiative » dans les définitions données aux personnes évaluées et dans la grille de notation.
Sasha ne trouve aucun autre préjugé potentiel dans la section commune à diverses méthodes d'évaluation; elle regarde donc les aspects propres aux entrevues qui sont indiqués dans l'outil de la CFP. Le premier préjugé potentiel pour les entrevues serait de « trop insister sur les comportements professionnels passés ». Comme stratégie d'atténuation, elle encouragera les personnes évaluées à faire valoir d'autres types d'expériences en précisant qu'elles peuvent provenir de contextes variés, comme le travail, le bénévolat ou l'école.
Il est aussi possible que les renseignements recueillis ne soient pas complets, puisqu'aucune question de suivi n'est prévue. Sasha rédigera donc des questions de suivi afin que les personnes puissent apporter des réponses plus complètes. Elle rédigera notamment des questions comme « à qui avez-vous fait appel? », « quelle était la situation? » et « quel était le résultat? ».
Sasha demande à une collègue gestionnaire d'évaluer la question. Sa collègue lui fait remarquer que l'expression « par vous-même » n'est pas inclusive, car elle met l'accent sur les mesures individuelles, alors que certaines personnes préfèrent des mesures et des résultats collectifs. Elle suggère de supprimer l'expression « par vous-même » et d'ajouter une question complémentaire : « quelles mesures avez-vous prises et pourquoi? ». De plus, si Sasha le souhaite, elle lui propose de l'aider à rédiger une question situationnelle afin que les personnes puissent démontrer leur sens de l'initiative sans être obligées d'invoquer des expériences passées.
La question révisée par Sasha est désormais « Parlez-moi d'une situation où vous avez pris l'initiative de résoudre un problème » et comprend 4 questions de suivi. Sasha répète l'exercice pour les autres questions d'entrevue.
Sasha commence ensuite à passer en revue les procédures administratives. Pour réduire les risques d'incohérence, Sasha et le spécialiste en RH s'inspirent des processus précédents pour préparer des directives, des procédures et des pratiques exemplaires relatives au déroulement de l'entrevue pour le comité d'évaluation et la personne chargée de l'administration. Ils préparent notamment un scénario avec un mot d'ouverture afin d'établir un rapport et de mettre les personnes évaluées à l'aise.
Sasha sait qu'il est risqué de donner des directives limitées aux candidats. Elle ne veut pas qu'ils vivent la même expérience qu'elle à sa première entrevue au gouvernement. Elle veillera donc à ce qu'ils reçoivent des directives claires quant aux aspects évalués, au nombre de questions, au nombre de membres du comité, à la méthode de prise de notes, à la durée de l'entrevue, etc.
Les candidats recevront aussi les renseignements sur la disposition de la salle et pourront demander des ajustements s'ils préfèrent s'asseoir autrement que face aux membres du comité. Ce faisant, Sasha atténue le préjugé potentiel d'une attribution rigide des places et les effets d'une hiérarchie implicite.
Après mûre réflexion, Sasha décide d'offrir la possibilité de participer à l'entrevue en mode virtuel dans le but de réduire les préjugés potentiels associés à la tenue d'une entrevue en personne. Elle modifie le matériel d'examen et les procédures administratives en conséquence.
Enfin, pour éviter que les candidats manquent de temps, Sasha organisera une période de préparation distincte : les candidats auront 40 minutes pour lire les 6 questions et préparer leurs réponses. Le comité les accueillera ensuite, consacrera 5 à 10 minutes au mot d'ouverture, puis leur laissera 40 minutes pour répondre aux questions. Du temps est prévu à la fin de l'entrevue pour clore celle-ci.
Maintenant que Sasha a organisé le déroulement des entrevues, elle examine l'échelle à 5 points et les procédures de notation.
Elle définit clairement les attentes associées à chaque niveau de rendement selon l'échelle à 5 points. Elle sollicite l'avis des membres du comité concernant les diverses réponses que pourraient donner les candidats et leur demande d'envisager objectivement toutes les réponses, même si l'approche est inattendue ou qu'elle n'est pas indiquée dans leur livret de notation. Cet exercice l'aidera à atténuer les effets de critères de notation trop restrictifs.
Sasha a préparé un livret de notation afin d'éliminer les préjugés potentiels associés à l'absence d'un processus de notation structuré. Le livret comprend des descriptions des qualifications, la grille de notation, des exemples de réponses efficaces et de l'espace pour prendre des notes. Il décrit également les procédures de notation en détail, par exemple noter les qualifications de manière individuelle avant d'en arriver à un consensus, prendre en compte l'information fournie à chaque question pour évaluer une qualification, et justifier la note donnée en se fondant sur la prise de notes.
Sasha atténuera les effets d'un manque de prise de notes en demandant à chacun des membres du comité de prendre des notes détaillées sur les propos de la personne et d'éviter de paraphraser.
Elle préviendra également les erreurs courantes en matière d'évaluation en demandant aux membres du comité de noter les réponses peu de temps après l'entrevue et de prendre des pauses pour réduire les erreurs attribuables à la fatigue. De plus, elle organisera 1 à 2 entrevues seulement par jour.
Cette notation structurée permettra d'assurer la validité et la fiabilité des résultats.
Sasha est maintenant prête à choisir les membres du comité. Elle veut sélectionner plus de 3 personnes afin qu'il y ait toujours suffisamment de membres du comité par personne évaluée. Elle songe à inviter 2 gestionnaires et 2 titulaires du poste de sa division, compte tenu de leur expérience, de leur connaissance du poste et de leur disponibilité.
Le spécialiste en RH lui rappelle le préjugé indiqué dans l'outil de la CFP : un comité d'évaluation homogène ou dont les membres n'ont pas reçu une formation adéquate. Il peut l'aider à trouver d'autres personnes compétentes en communiquant avec le comité d'équité, de diversité et d'inclusion dans leur ministère. Sasha partage cet avis et demandera à tout le monde de suivre une formation sur les erreurs courantes en matière d'évaluation, les préjugés inconscients et la sensibilité culturelle. Elle vérifiera également que les notes sont cohérentes en étudiant une sélection aléatoire de réponses.
Sasha et le spécialiste en RH préparent la documentation conformément aux politiques de dotation de leur ministère. Sasha conserve un exemplaire du matériel d'entrevue. Dans l'outil de la CFP, elle coche les préjugés et obstacles potentiels qu'elle a repérés, de même que les stratégies d'atténuation appliquées. Elle prend en note toute mesure supplémentaire mise en place ainsi que les différentes personnes consultées au cours du processus.
Le but de la documentation est de montrer la méthode utilisée, les préjugés et obstacles repérés et les mesures prises pour les éliminer ou atténuer leurs effets.
La CFP ne favorise pas un format particulier pour consigner cette information. Certaines organisations peuvent décider d'énumérer les observations et les mesures dans un document séparé, de rédiger de brefs énoncés narratifs, ou d'utiliser un autre format.
Sasha est maintenant prête pour les entrevues! Elle gardera les principes directeurs à l'esprit et s'engage à rester transparente et équitable dans ses communications avec les candidats. Sasha et les autres membres du comité suivront les procédures prévues pour appuyer la normalisation, la validité, et la fiabilité de l'entrevue, tout en offrant de la flexibilité et des mesures d'adaptation pour répondre aux besoins individuels.
Rappelons que les mesures d'adaptation visent des besoins individuels et peuvent être demandées à tout moment du processus de nomination, tandis que la vérification des méthodes d'évaluation doit avoir lieu avant leur utilisation.
Malgré tous les efforts de Sasha, une erreur ou un préjugé peut tout de même se présenter lors des entrevues. Le cas échéant, elle veillera à prendre ce fait en note et travaillera en étroite collaboration avec le spécialiste en RH pour examiner la situation de manière objective. Avant de faire quoi que ce soit, elle analysera soigneusement toute nouvelle information et demandera aux autres leur avis sur l'équité de l'entrevue.
Lorsque Sasha aura terminé les entrevues, elle demandera aux candidats, aux membres du comité et au spécialiste en RH de lui faire part de leurs impressions afin de repérer les aspects à améliorer pour les futurs processus.
Le processus de nomination est maintenant terminé! Sasha a embauché une personne qualifiée qui sera un atout incroyable pour l'équipe. Elle est satisfaite du processus et communique à ses collègues les principaux points qu'elle en a retenus.
Ce n'était pas aussi difficile qu'elle le croyait. Plusieurs des stratégies sont faciles à mettre en œuvre et elle en utilise déjà certaines.
De petites modifications peuvent avoir des effets considérables, par exemple fournir du temps de préparation et prévoir les besoins et les expériences des différentes personnes.
Utiliser l'outil de la CFP dès le départ l'a grandement aidée à mettre en œuvre de bonnes stratégies et lui a fait gagner du temps plus tard.
La collaboration est essentielle. Le spécialiste en RH lui a apporté un soutien inestimable, et l'étendue des connaissances et expériences de ses collègues et ses pairs l'a rassurée.
L'exercice deviendra certainement plus facile avec le temps.
Dans l'ensemble, ce fut une expérience constructive. Elle a appris à mieux se connaître et à reconnaître ses préjugés potentiels. Ses échanges avec les autres lui ont permis d'intégrer les points de vue variés et, en définitive, de préparer une évaluation plus équitable.
Elle poursuivra son apprentissage et restera en contact avec les autres afin d'appuyer des pratiques de dotation inclusives.
Merci d'avoir suivi l'histoire de Sasha! Consultez le lien ci-dessous pour découvrir d'autres outils et ressources sur les modifications apportées à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, et n'oubliez pas de l'ajouter à vos favoris!
Modifications à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (accessible seulement sur le réseau du gouvernement du Canada)
Comment mener une vérification des préjugés et obstacles en matière d'évaluation en
vertu du paragraphe 36(2) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (la LEFP) – préparé
par le Centre de psychologie du personnel de la Commission de la fonction publique du
Canada (la CFP).
Sasha est gestionnaire d'embauche subdéléguée.
Elle doit pourvoir un poste et utilisera un processus de nomination externe.
Avec l'aide d'un spécialiste en ressources humaines (RH), elle a rédigé des critères
de mérite inclusifs et préparé la méthode de présélection.
En ce moment, elle prépare l'outil d'entrevue et le vérifiera pour tout préjugé ou obstacle
qui désavantagerait les membres des groupes en quête d'équité.
Le paragraphe 36(2) de la LEFP stipule qu'avant d'avoir recours à une méthode d'évaluation,
il faut procéder à une évaluation afin d'établir si celle-ci comporte ou crée
des préjugés ou obstacles qui désavantagent les personnes provenant des groupes en quête
d'équité.
Le cas échéant, des efforts raisonnables doivent être déployés pour les éliminer
ou atténuer leurs effets.
Le pouvoir prévu au paragraphe 36(2) est délégué à des organisations et au sein
des organisations; il peut différer d'une organisation à l'autre.
Sasha évaluera son outil d'entrevue à l'aide du guide et de l'outil de la CFP
sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation.
Le guide décrit les principes directeurs et les 3 étapes à suivre, tandis que l'outil
aide l'utilisateur à suivre les 3 étapes en question.
L'outil comprend des descriptions de plus de 40 préjugés et obstacles potentiels ainsi
que leurs stratégies d'atténuation associées.
Certains de ces préjugés et obstacles potentiels peuvent s'appliquer à n'importe quelle
méthode d'évaluation alors que d'autres peuvent s'appliquer uniquement à un type
particulier d'outil d'évaluation, comme une entrevue.
Sasha souhaite concevoir une entrevue équitable pour tous.
Elle sera proactive et utilisera dès le départ certaines des stratégies d'atténuation
proposées dans l'outil de la CFP pour préparer l'entrevue au lieu de le faire plus tard
dans le processus.
Sasha appliquera rigoureusement les principes directeurs de la CFP.
Elle exercera sa conscience de soi et des autres et réfléchira aux raisons à l'origine
de ses décisions.
Elle rendra l'entrevue accessible à diverses personnes et veillera à ce que leurs qualifications
soient évaluées avec exactitude et cohérence.
Lorsqu'elle est menée correctement, la normalisation peut aider à réaliser cette
étape.
Sasha fera également preuve de transparence et sera proactive.
Enfin, elle souhaite donner à chaque personne la chance de démontrer pleinement ses qualifications.
Sasha prend le temps de réfléchir au premier principe directeur : la conscience de soi
et des autres.
Elle pense à ses propres expériences.
Elle se rappelle sa première entrevue au gouvernement comme candidate.
Elle était quelque peu perplexe face aux étapes et se sentait dépassée avant même
que l'entrevue n'ait commencé.
À un moment, elle a demandé aux membres du comité d'évaluation d'éclaircir
une question qui semblait sujette à interprétation.
Ceux-ci étaient peu enclins à fournir des détails supplémentaires.
Elle croyait que son accent était la cause de leur attitude et elle a eu l'impression
qu'ils ne souhaitaient pas l'embaucher pour cette raison.
Découragée, elle a répondu aux autres questions de manière brève et imparfaite.
Sasha se rappelle également un moment où, en tant que gestionnaire d'embauche, elle
a rencontré un candidat qui avait fréquenté la même école secondaire qu'elle.
Ils ont énormément bavardé, échangeant des anecdotes sur l'école et la communauté.
Sasha constate qu'elle noue facilement des liens avec les personnes qui partagent avec
elles des points communs, et qu'elle pourrait être moins portée à en faire autant avec
les autres.
Or, cette tendance pourrait entraîner une erreur de notation courante, appelée le biais
d'affinité.
Sasha sait que chaque personne fait preuve de partialité d'une façon ou d'une autre;
c'est de cette manière que le cerveau fonctionne.
On utilise des raccourcis pour traiter l'information, mais ces raccourcis peuvent donner lieu à
des erreurs et avoir de véritables effets sur les évaluations.
Elle y prêtera attention au moment de préparer l'entrevue et intégrera différents points
de vue au cours du processus.
Sasha réalisera la vérification des préjugés et obstacles en suivant les 3 étapes simples
indiquées dans le guide de la CFP.
Étape 1 – elle rédigera une description de la méthode d'entrevue et expliquera
comment celle-ci sera appliquée.
Étape 2 – elle repérera les préjugés et obstacles qui pourraient désavantager
les personnes provenant de tout groupe en quête d'équité.
Étape 3 – elle prendra des mesures pour les éliminer ou atténuer leurs effets.
Elle prendra en note tout ce qu'elle a accompli dans l'outil de la CFP, qui peut également
servir de documentation.
Sasha commence l'étape 1 en réfléchissant à sa méthode.
Elle doit évaluer 6 qualifications et prévoit de rédiger 6 questions d'entrevue, soit
une question par qualification.
Elle posera 4 questions comportementales portant sur des comportements antérieurs et 2 questions
situationnelles portant sur des situations fictives.
Elle s'inspirera des entrevues précédentes.
L'entrevue durera 1 heure et sera menée en personne par un comité d'évaluation
de 3 personnes.
Les membres du comité auront pour consigne d'attribuer des notes sur une échelle à
5 points allant de « ne répond pas aux attentes » à « dépasse les attentes ».
Sasha consigne ces aspects clés dans l'outil de la CFP.
Elle modifiera la description de l'entrevue si des changements sont apportés à sa méthode.
Maintenant que Sasha a décrit la méthode d'entrevue, elle passe aux étapes 2 et 3.
Elle vérifiera la présence de préjugés et obstacles et, le cas échéant, prendra
des mesures pour les éliminer ou atténuer leurs effets.
Elle commencera par étudier les aspects de la conception, dont les questions elles-mêmes,
avant d'examiner ceux de l'administration et de la notation.
L'une des premières stratégies d'atténuation présentées par l'outil de la CFP consiste
à intégrer la diversité et l'inclusion dans votre plan d'évaluation et à consulter
les autres.
Cette stratégie permet de s'assurer que l'entrevue évalue des qualifications pertinentes
pour le poste et qui reflètent différentes manières de travailler efficacement.
Sasha discute avec un spécialiste en RH pouvant lui offrir des conseils.
Ils échangent des idées sur les pratiques exemplaires pour réaliser une entrevue et
discutent des façons de la rendre plus inclusive et flexible.
Le spécialiste en RH fait remarquer que certaines personnes peuvent avoir besoin de plus de
temps pour préparer des réponses qui démontrent pleinement leurs qualifications.
Il demande si le poste exige souvent de travailler sous pression ou dans des délais serrés.
Sasha répond que ce n'est pas une exigence du poste.
Dans ce cas, il propose d'ajouter du temps et d'inclure une période de préparation.
Sasha est d'accord avec cette approche.
Cela va permettre de s'assurer que les compétences requises pour répondre aux questions d'entrevues
sont liées aux exigences du poste.
Ils discutent également de différentes façons dont les personnes peuvent démontrer leurs
qualifications au travail, afin d'en tenir compte lors de l'élaboration des questions
et de la grille de notation.
Sasha a examiné les exigences du poste, a ajouté une période de préparation et envisage
différentes méthodes de travail.
Cela l'aide à atténuer les effets de 2 préjugés potentiels indiqués dans l'outil
de la CFP : Les qualifications sont trop restrictives ou excèdent les exigences du poste; et la
méthode d'évaluation mesure une seule façon de démontrer les qualifications.
Sasha est optimiste quant à son plan et se prépare à présent à rédiger les questions
d'entrevue.
Sasha travaille sur la question visant à évaluer le sens de l'initiative.
Elle utilise une question d'une entrevue précédente.
La question se lit comme suit : « Parlez-moi d'une situation où vous avez pris l'initiative
de résoudre un problème de politiques par vous-même ».
En consultant l'outil de la CFP, elle réalise que cette question pose des problèmes potentiels.
D'abord, elle ne permet pas forcément de mesurer les qualifications avec précision.
Sasha souhaite embaucher une personne capable d'anticiper les difficultés et de passer
à l'action sans qu'on le lui demande.
L'expression « prendre l'initiative » risque d'être ambiguë.
De plus, une personne pourrait avoir fait preuve d'initiative dans divers contextes,
sans pour autant avoir résolu un problème de politiques.
Comme stratégie d'atténuation, Sasha retirera le terme « politiques » et définira clairement
« le sens de l'initiative » dans les définitions données aux personnes évaluées et dans
la grille de notation.
Sasha ne trouve aucun autre préjugé potentiel dans la section commune à diverses méthodes
d'évaluation; elle regarde donc les aspects propres aux entrevues qui sont indiqués dans
l'outil de la CFP.
Le premier préjugé potentiel pour les entrevues serait de « trop insister sur les comportements
professionnels passés ». Comme stratégie d'atténuation, elle encouragera les personnes
évaluées à faire valoir d'autres types d'expériences en précisant qu'elles
peuvent provenir de contextes variés, comme le travail, le bénévolat ou l'école.
Il est aussi possible que les renseignements recueillis ne soient pas complets, puisqu'aucune
question de suivi n'est prévue.
Sasha rédigera donc des questions de suivi afin que les personnes puissent apporter des
réponses plus complètes.
Elle rédigera notamment des questions comme « à qui avez-vous fait appel? »,
« quelle était la situation? »
et « quel était le résultat? ».
Sasha demande à une collègue gestionnaire
d'évaluer la question.
Sa collègue lui fait remarquer que l'expression « par vous-même » n'est pas inclusive,
car elle met l'accent sur les mesures individuelles, alors que certaines personnes préfèrent
des mesures et des résultats collectifs.
Elle suggère de supprimer l'expression « par vous-même » et d'ajouter une question
complémentaire : « quelles mesures avez-vous prises et pourquoi? ».
De plus, si Sasha le souhaite, elle lui propose de l'aider à rédiger une question
situationnelle afin que les personnes puissent démontrer leur sens de l'initiative sans
être obligées d'invoquer des expériences passées.
La question révisée par Sasha est désormais « Parlez-moi d'une situation où vous avez
pris l'initiative de résoudre un problème » et comprend 4 questions de suivi. Sasha répète l'exercice pour
les autres questions d'entrevue. Sasha commence ensuite à passer en revue
les procédures administratives.
Pour réduire les risques d'incohérence, Sasha et le spécialiste en RH s'inspirent
des processus précédents pour préparer des directives, des procédures et des pratiques
exemplaires relatives au déroulement de l'entrevue pour le comité d'évaluation et la personne
chargée de l'administration.
Ils préparent notamment un scénario avec un mot d'ouverture afin d'établir un
rapport et de mettre les personnes évaluées à l'aise.
Sasha sait qu'il est risqué de donner des directives limitées aux candidats.
Elle ne veut pas qu'ils vivent la même expérience qu'elle à sa première entrevue
au gouvernement.
Elle veillera donc à ce qu'ils reçoivent des directives claires quant aux aspects évalués,
au nombre de questions, au nombre de membres du comité, à la méthode de prise de notes,
à la durée de l'entrevue, etc.
Les candidats recevront aussi les renseignements sur la disposition de la salle et pourront
demander des ajustements s'ils préfèrent s'asseoir autrement que face aux membres
du comité.
Ce faisant, Sasha atténue le préjugé potentiel d'une attribution rigide des places et les
effets d'une hiérarchie implicite.
Après mûre réflexion, Sasha décide d'offrir la possibilité de participer à l'entrevue
en mode virtuel dans le but de réduire les préjugés potentiels associés à la tenue
d'une entrevue en personne.
Elle modifie le matériel d'examen et les procédures administratives en conséquence.
Enfin, pour éviter que les candidats manquent de temps, Sasha organisera une période de
préparation distincte : les candidats auront 40 minutes pour lire les 6 questions et préparer
leurs réponses.
Le comité les accueillera ensuite, consacrera 5 à 10 minutes au mot d'ouverture, puis
leur laissera 40 minutes pour répondre aux questions.
Du temps est prévu à la fin de l'entrevue pour clore celle-ci.
Maintenant que Sasha a organisé le déroulement des entrevues, elle examine l'échelle à
5 points et les procédures de notation.
Elle définit clairement les attentes associées à chaque niveau de rendement selon l'échelle
à 5 points.
Elle sollicite l'avis des membres du comité concernant les diverses réponses que pourraient
donner les candidats et leur demande d'envisager objectivement toutes les réponses, même
si l'approche est inattendue ou qu'elle n'est pas indiquée dans leur livret de
notation.
Cet exercice l'aidera à atténuer les effets de critères de notation trop restrictifs.
Sasha a préparé un livret de notation afin d'éliminer les préjugés potentiels associés
à l'absence d'un processus de notation structuré.
Le livret comprend des descriptions des qualifications, la grille de notation, des exemples de réponses
efficaces et de l'espace pour prendre des notes.
Il décrit également les procédures de notation en détail, par exemple noter les qualifications
de manière individuelle avant d'en arriver à un consensus, prendre en compte l'information
fournie à chaque question pour évaluer une qualification, et justifier la note donnée
en se fondant sur la prise de notes.
Sasha atténuera les effets d'un manque de prise de notes en demandant à chacun des
membres du comité de prendre des notes détaillées sur les propos de la personne et d'éviter
de paraphraser.
Elle préviendra également les erreurs courantes en matière d'évaluation en demandant aux
membres du comité de noter les réponses peu de temps après l'entrevue et de prendre
des pauses pour réduire les erreurs attribuables à la fatigue.
De plus, elle organisera 1 à 2 entrevues seulement par jour.
Cette notation structurée permettra d'assurer la validité et la fiabilité des résultats.
Sasha est maintenant prête à choisir les membres du comité.
Elle veut sélectionner plus de 3 personnes afin qu'il y ait toujours suffisamment de
membres du comité par personne évaluée.
Elle songe à inviter 2 gestionnaires et 2 titulaires du poste de sa division, compte
tenu de leur expérience, de leur connaissance du poste et de leur disponibilité.
Le spécialiste en RH lui rappelle le préjugé indiqué dans l'outil de la CFP : un comité
d'évaluation homogène ou dont les membres n'ont pas reçu une formation adéquate.
Il peut l'aider à trouver d'autres personnes compétentes en communiquant avec le comité
d'équité, de diversité et d'inclusion dans leur ministère.
Sasha partage cet avis et demandera à tout le monde de suivre une formation sur les erreurs
courantes en matière d'évaluation, les préjugés inconscients et la sensibilité
culturelle.
Elle vérifiera également que les notes sont cohérentes en étudiant une sélection aléatoire
de réponses.
Sasha et le spécialiste en RH préparent la documentation conformément aux politiques
de dotation de leur ministère.
Sasha conserve un exemplaire du matériel d'entrevue.
Dans l'outil de la CFP, elle coche les préjugés et obstacles potentiels qu'elle a repérés,
de même que les stratégies d'atténuation appliquées.
Elle prend en note toute mesure supplémentaire mise en place ainsi que les différentes personnes
consultées au cours du processus.
Le but de la documentation est de montrer la méthode utilisée, les préjugés et obstacles
repérés et les mesures prises pour les éliminer ou atténuer leurs effets.
La CFP ne favorise pas un format particulier pour consigner cette information.
Certaines organisations peuvent décider d'énumérer les observations et les mesures dans un document
séparé, de rédiger de brefs énoncés narratifs, ou d'utiliser un autre format.
Sasha est maintenant prête pour les entrevues!
Elle gardera les principes directeurs à l'esprit et s'engage à rester transparente et équitable
dans ses communications avec les candidats.
Sasha et les autres membres du comité suivront les procédures prévues pour appuyer la normalisation,
la validité, et la fiabilité de l'entrevue, tout en offrant de la flexibilité et des
mesures d'adaptation pour répondre aux besoins individuels.
Rappelons que les mesures d'adaptation visent des besoins individuels et peuvent être demandées
à tout moment du processus de nomination, tandis que la vérification des méthodes
d'évaluation doit avoir lieu avant leur utilisation.
Malgré tous les efforts de Sasha, une erreur ou un préjugé peut tout de même se présenter
lors des entrevues.
Le cas échéant, elle veillera à prendre ce fait en note et travaillera en étroite
collaboration avec le spécialiste en RH pour examiner la situation de manière objective.
Avant de faire quoi que ce soit, elle analysera soigneusement toute nouvelle information et
demandera aux autres leur avis sur l'équité de l'entrevue.
Lorsque Sasha aura terminé les entrevues, elle demandera aux candidats, aux membres
du comité et au spécialiste en RH de lui faire part de leurs impressions afin de repérer
les aspects à améliorer pour les futurs processus.
Le processus de nomination est maintenant terminé!
Sasha a embauché une personne qualifiée qui sera un atout incroyable pour l'équipe.
Elle est satisfaite du processus et communique à ses collègues les principaux points qu'elle
en a retenus.
Ce n'était pas aussi difficile qu'elle le croyait.
Plusieurs des stratégies sont faciles à mettre en œuvre et elle en utilise déjà
certaines.
De petites modifications peuvent avoir des effets considérables, par exemple fournir
du temps de préparation et prévoir les besoins et les expériences des différentes personnes.
Utiliser l'outil de la CFP dès le départ l'a grandement aidée à mettre en œuvre
de bonnes stratégies et lui a fait gagner du temps plus tard.
La collaboration est essentielle.
Le spécialiste en RH lui a apporté un soutien inestimable, et l'étendue des connaissances
et expériences de ses collègues et ses pairs l'a rassurée.
L'exercice deviendra certainement plus facile avec le temps.
Dans l'ensemble, ce fut une expérience constructive.
Elle a appris à mieux se connaître et à reconnaître ses préjugés potentiels.
Ses échanges avec les autres lui ont permis d'intégrer les points de vue variés et,
en définitive, de préparer une évaluation plus équitable.
Elle poursuivra son apprentissage et restera en contact avec les autres afin d'appuyer
des pratiques de dotation inclusives.
Merci d'avoir suivi l'histoire de Sasha!
Consultez le lien ci-dessous pour découvrir d'autres outils et ressources sur les modifications
apportées à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, et n'oubliez pas de l'ajouter
à vos favoris!
Une évaluation équitable est inclusive et accessible, et elle mesure les qualifications exigées.
Objectif
Ce guide pratique s'adresse aux spécialistes des ressources humaines et aux gestionnaires d'embauche. Il explique comment vérifier la méthode d'évaluation choisie, pour repérer, éliminer ou atténuer les préjugés et obstacles potentiels. Comme ces derniers peuvent survenir à toutes les étapes d'une évaluation, incluant la planification, l'administration et la notation, il est important de déployer des efforts raisonnables pour éliminer ou atténuer leurs effets sur les membres des groupes en quête d'équité.
- Voir les la Loi sur l'emploi dans la fonction publique
Vous pouvez utiliser ce guide et l'Outil sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation (ou un autre outil de votre choix) pour vérifier vos méthodes d'évaluation avant de procéder à une évaluation. Le guide et l'outil s'appliquent aux évaluations élaborées et administrées par le gestionnaire d'embauche ou par des tiers. Il est préférable de vérifier votre méthode d'évaluation en cours d'élaboration plutôt qu'après coup. N'oubliez pas de tenir compte des efforts et du temps dont vous aurez besoin pour appliquer les bonnes stratégies pour assurer une évaluation équitable des candidatures.
Utilisez ce guide pour soutenir l'engagement du gouvernement du Canada à respecter le principe d'une fonction publique inclusive.
Définitions : préjugés et obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d'équité
Principes directeurs
Les 6 principes suivants définissent un cadre de référence qui vous aidera à prendre des décisions sur la manière d'appliquer une méthode d'évaluation équitable :
- conscience de soi et des autres;
- accessibilité;
- validité et fiabilité;
- normalisation;
- transparence;
- équité.
Ces principes sont intégrés dans l'Outil sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation et concernent toutes les parties de la méthode d'évaluation et son application.
Principe 1 : Conscience de soi et des autres
Les gens sont naturellement susceptibles d'avoir des préjugés, qui sont des raccourcis utilisés par notre cerveau pour traiter l'information et passer à l'action. Ces raccourcis sont forgés par nos valeurs et expériences personnelles et influencent la façon dont nous percevons les autres et interagissons avec eux. Ils sont toutefois sujets à l'erreur. La prise de conscience est la première étape pour assurer une atténuation efficace des préjugés et des obstacles en matière d'évaluation.
Pourquoi la conscience de soi et des autres est importante
- les préjugés peuvent influencer notre façon d'évaluer une personne;
- les préjugés ont une incidence négative sur les membres des groupes en quête d'équité;
- les préjugés se manifestent plus fréquemment lorsqu'on est fatigué ou qu'on porte des jugements fondés sur une première impression.
Par où commencer
- Engagez-vous à apprendre et à faire preuve de réflexion personnelle : renseignez-vous sur les pratiques d'embauche inclusives et réfléchissez à vos valeurs et expériences personnelles susceptibles d'influencer votre jugement des autres.
- Consultez la page Optique de nomination inclusive dans la fonction publique fédérale.
- Consultez la Boîte à outils pour un recrutement inclusif (accessible seulement sur le réseau du gouvernement du Canada).
- Apprenez à repérer les préjugés et obstacles dans votre ministère ou organisme, à partir de l'étude des systèmes d'emploi, des enquêtes, des vérifications, des rapports, des publications et des données.
- Participez aux réseaux des employés issus de la diversité pour connaître leurs expériences vécues en matière d'évaluation.
- Apprenez à repérer et éviter les erreurs d'évaluation courantes.
- Ayez le courage d'aborder une autre personne qui exprime certains préjugés.
La prise de conscience exige une réflexion personnelle constante, un désir d'apprendre et le courage de changer.
Principe 2 : Accessibilité
L'accessibilité, c'est la facilité avec laquelle les personnes peuvent interagir avec la méthode d'évaluation et naviguer dans cet environnement. Chaque personne doit avoir l'occasion de démontrer pleinement ses qualifications pendant l'évaluation sans rencontrer d'obstacles liés à la technologie, aux horaires, à la langue ou à tout autre facteur non lié aux critères d'évaluation.
Pourquoi l'accessibilité est importante
- elle incite plus de personnes à postuler avec succès (en permettant d'éviter que les personnes ne s'excluent elles-mêmes);
- elle permet aux candidats de démontrer leurs véritables rendements;
- elle produit des résultats plus précis et plus fiables.
Comment améliorer l'accessibilité
- Appuyez de manière proactive les pratiques d'inclusion dès la conception et choisissez des méthodes d'évaluation accessibles.
- Vérifiez si votre outil d'évaluation est rédigé en langage clair, neutre, adaptable et inclusif pour les différents groupes en quête d'équité.
- Renseignez-vous sur les critères d'accessibilité et les outils disponibles, comme la Boîte à outils d'accessibilité numérique et le Passeport pour l'accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada.
- Faites preuve de transparence et ayez une discussion ouverte sur les mesures d'adaptation disponibles pendant le processus d'évaluation et en milieu de travail.
- Assurez-vous de répondre promptement aux demandes de mesures d'adaptation en matière d'évaluation.
Concevoir la méthode d'évaluation de façon à permettre à chaque personne de démontrer son véritable rendement.
Principe 3 : Validité et fiabilité
Une évaluation équitable mesure les qualifications avec exactitude (validité) et constance (fiabilité).
Pourquoi la validité et la fiabilité sont importantes
- un outil d'évaluation valide et fiable assure une évaluation plus précise du mérite;
- un outil d'évaluation valide permet de mesurer exactement les qualifications requises pour le poste à pourvoir;
- un outil d'évaluation fiable produit des résultats comparables dans le temps, même si l'environnement d'évaluation et le comité d'évaluation sont différents.
Comment améliorer la validité et la fiabilité des évaluations
- Recherchez et évaluez les critères pertinents pour le poste à pourvoir.
- Choisissez une méthode d'évaluation appropriée et demandez l'aide d'un expert, si nécessaire.
- Mettez à l'essai la méthode d'évaluation pour vous assurer qu'elle évalue les critères de manière précise et cohérente.
- Faites preuve de vigilance. Évitez les facteurs qui peuvent fatiguer les candidats et les comités d'évaluation.
- Réduisez les erreurs administratives (directives incomplètes ou minutage incohérent).
- Assurez-vous de tenir le processus d'évaluation dans un environnement confortable et exempt de distractions.
- Assurez-vous que tous les comités d'évaluation utilisent de façon cohérente le système de notation prévu.
Mesurer les qualifications avec exactitude et constance pour améliorer les décisions de sélection.
Principe 4 : Normalisation
La normalisation consiste à appliquer uniformément la même méthode d'évaluation pour chaque personne à évaluer.
Pourquoi la normalisation est importante
- elle favorise l'équité en minimisant les préjugés qui ne sont pas liés à l'évaluation;
- elle réduit les différences dans les conditions d'évaluation pour mieux évaluer et comparer le rendement de chaque personne;
- elle aide à préserver la validité et la fiabilité des résultats en maintenant des conditions d'évaluation cohérentes.
Comment assurer la normalisation
- Utilisez les mêmes instructions, le même contenu des tests d'évaluation, la même méthode d'administration et la même méthode de notation.
La normalisation des évaluations vise à faciliter une évaluation équitable de chaque personne. Cependant, toute normalisation qui ne sert pas l'équité devrait être reconsidérée. Il faut parfois faire preuve de souplesse pour s'assurer d'offrir à tous les candidats des chances égales de démontrer pleinement leurs qualifications.
Vous pouvez faire preuve de flexibilité dans les évaluations normalisées :
- en offrant des horaires flexibles;
- pour offrir aux candidats plus de possibilités et une meilleure chance de se préparer;
- en utilisant plusieurs outils d'évaluation pour mesurer la même qualification;
- vous disposerez ainsi de plus de sources d'information sur le rendement de chaque personne;
- en offrant des mesures d'adaptation en matière d'évaluation au cas par cas, tout en respectant la normalisation des évaluations, sans changer la nature et le niveau de la qualification à évaluer;
- en offrant diverses options et des méthodes d'évaluation non traditionnelles (par exemple, entrevues préenregistrées, échantillons de travail);
- vous pourrez ainsi offrir plus d'occasions aux candidats de démontrer pleinement leurs qualifications (voir le guide sur la flexibilité en matière d'évaluation).
Assurez-vous que les éléments clés de la méthode d'évaluation sont normalisés pour appuyer une évaluation équitable.
Principe 5 : Transparence
Les candidats donnent le meilleur d'eux-mêmes quand ils comprennent les qualifications à évaluer et comment elles seront notées. Documenter et communiquer les raisons de chaque décision (par exemple, le choix de la méthode d'évaluation ou de la méthode de notation) peut aider à assurer l'intégrité et la transparence de l'évaluation.
Pourquoi la transparence est importante
- elle augmente la confiance dans le processus de dotation;
- elle aide les personnes à comprendre la complexité du processus d'évaluation;
- elle offre une expérience d'évaluation positive et réduit l'anxiété liée à celle-ci.
Quelles sont les informations à fournir aux personnes évaluées
- des informations sur le processus d'évaluation (qualifications évaluées, type de questions, durée);
- des conseils sur la façon de se préparer et de structurer ses réponses;
- des renseignements sur les flexibilités possibles qui ne nécessitent pas de mesures d'adaptation en matière d'évaluation (changement de la date de l'évaluation, formats de réponse différents, par exemple);
- des renseignements sur les types de mesures d'adaptation en matière d'évaluation qui pourraient aider à réduire des obstacles spécifiques (utilisation d'aides techniques, pauses supplémentaires) et comment les demander;
- des renseignements sur les façons de demander plus d'informations (coordonnées des personnes-ressources, invitation à des séances d'orientation, partage des liens vers des renseignements complémentaires ou des trousses de recrutement).
Soyez clairs et proactifs. Informez les candidats de ce à quoi ils peuvent s'attendre.
Principe 6 : Équité
L'objectif de l'évaluation vise à donner à chaque personne l'occasion de démontrer pleinement ses qualifications. L'équité est un concept fondamental à prendre en compte dès le début du processus d'évaluation. Consultez les pages Optique de nomination inclusive et Liste de vérification de l'équité pour savoir comment intégrer l'équité à chaque étape du processus d'évaluation.
Pourquoi l'équité est importante
- elle offre des chances égales à chaque personne, y compris les membres des groupes en quête d'équité;
- elle suscite la confiance à l'égard du processus de dotation et favorise une expérience d'évaluation positive;
- elle facilite la défense juridique d'une évaluation.
Comment améliorer l'équité
- Donnez aux candidats une chance équitable de démontrer pleinement leurs qualifications en leur offrant des mesures d'adaptation, au besoin.
- Assurez-vous que les qualifications évaluées correspondent bien aux exigences du poste à pourvoir.
- Tenez compte des différences entre les méthodes d'apprentissage et les styles de travail au moment de choisir ou de concevoir votre méthode d'évaluation.
- Assurez-vous que la méthode choisie permettra une évaluation valide et fiable des qualifications requises.
- Assurez-vous que la méthode d'administration et le système de notation de l'évaluation visent à être impartiaux et sans préjugés.
Donner à chaque personne la possibilité de démontrer pleinement ses qualifications.
Comment mener une vérification des préjugés et des obstacles
Cette section décrit les 3 étapes à suivre pour vérifier les méthodes d'évaluation et leur application :
- description de la méthode d'évaluation et de son application;
- vérification de la méthode d'évaluation et de son application pour repérer les préjugés et obstacles potentiels;
- mesures à prendre pour éliminer ou atténuer les préjugés et obstacles.
Conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la vérification des préjugés et obstacles doit être menée avant d'utiliser la méthode d'évaluation choisie. L'Outil sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation peut vous aider à remplir cette exigence. Cet outil inclut une liste de préjugés, d'obstacles et de stratégies d'atténuation qui sont communs à de nombreuses méthodes d'évaluation ou spécifiques à la présélection, aux tests écrits, aux entrevues, à la vérification des références, les évaluations narratives et les évaluations de rendement. Il faut souligner que vous pouvez aussi utiliser ou élaborer vos propres outils sur les préjugés et obstacles en matière d'évaluation.
Le guide et l'outil connexe présentent une liste des nombreux préjugés et obstacles qui peuvent survenir lors des évaluations. D'autres préjugés et obstacles peuvent exister, et certaines stratégies ne conviennent pas nécessairement dans toutes les situations. Envisagez de prendre note des préjugés ou obstacles et des stratégies d'atténuation qui ne figurent pas dans le présent guide et l'outil connexe. Lorsque vous déterminerez les stratégies à appliquer ou les mesures à prendre, gardez toujours à l'esprit les exigences du poste et les critères de mérite.
1. Description de la méthode d'évaluation et de son application
Pour chaque méthode d'évaluation, prenez soin de décrire :
- les qualifications à évaluer et la façon dont elles seront évaluées;
- le processus d'administration;
- le système de notation et le processus de prise de décisions;
- les personnes qui participent aux différentes étapes de l'évaluation (planification; administration; notation) et toute formation requise ou suivie.
2. Vérification de la méthode d'évaluation et de son application pour repérer les préjugés et obstacles potentiels
Assurez-vous de repérer les sources potentielles de préjugés et d'obstacles dans votre outil d'évaluation, de préciser comment l'évaluation sera menée et d'indiquer tout le matériel connexe. Prêtez attention à tous les aspects de l'évaluation qui pourraient ne pas respecter les principes directeurs.
Voici les aspects à prendre en considération lors de votre vérification :
- renseignements fournis aux candidats avant l'évaluation;
- directives et questions;
- guide de notation;
- formation du comité d'évaluation;
- manuel d'administration;
- autres documents et processus connexes.
Recherchez les préjugés et obstacles qui peuvent survenir lors de :
- la planification (qualifications trop restreintes ou excédant les exigences du poste, jargon technique, par exemple);
- l'administration (temps de préparation limité, mesures d'adaptation en matière d'évaluation ne respectant pas les délais prescrits par exemple);
- la méthode de notation (processus non structuré, comité d'évaluation homogène, par exemple).
Vous trouverez une description des préjugés et obstacles courants dans l'Outil sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation.
3. Mesures à prendre pour éliminer ou atténuer les préjugés et obstacles
Lorsque vous aurez repéré les préjugés et obstacles potentiels, vous devrez déployer des efforts raisonnables pour en éliminer ou atténuer l'incidence. Utilisez votre jugement professionnel pour décider des mesures à prendre et déterminer si elles sont satisfaisantes. Vous pouvez faire appel à des collègues, à des spécialistes en évaluation ou à des représentants des groupes en quête d'équité pour obtenir des points de vue différents.
Envisagez différentes mesures qui pourraient être prises lors de :
- la conception (intégrer les principes de diversité et d'inclusion dans le plan de travail et vérifier l'accessibilité et l'équité du matériel d'évaluation, par exemple);
- l'administration (fixer un calendrier d'évaluation flexible; accorder assez de temps de préparation et donner les mêmes directives à chaque personne, par exemple);
- la notation (préparer un livret d'évaluation et examiner les cas limites avec d'autres membres du comité d'évaluation, par exemple).
Consultez l'Outil sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation pour en savoir plus sur les stratégies communes.
Documentation
Au fur et à mesure de la vérification, prenez note du guide, de l'outil ou du document de référence que vous avez utilisé comme base pour repérer les préjugés et obstacles dans chacune de vos méthodes d'évaluation et leur application. Vous devriez également rendre compte des mesures que vous avez prises pour éliminer ou atténuer l'incidence des préjugés ou obstacles relevés.
En tant que gestionnaire d'embauche, collaborez avec votre spécialiste des ressources humaines responsable du processus pour agir rapidement si des problèmes surviennent pendant les évaluations. Vous pouvez aussi recueillir des réactions et commentaires après les évaluations (auprès des candidats ou des membres du comité d'évaluation, par exemple) afin de tirer profit de l'expérience et d'appliquer les leçons apprises aux évaluations futures.
Votre rétroaction
Nous avons produit ce guide et l'outil connexe spécialement pour vous. N'hésitez pas à nous faire part de vos réactions et commentaires sur les améliorations qui pourraient être apportées, en répondant au questionnaire de rétroaction.