Outil sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation

Vous devez établir des critères de mérite efficaces qui n’exagèrent pas les exigences du poste. Les qualifications doivent tenir compte des différentes méthodes de travail possibles pour ne pas désavantager les personnes qui adoptent une approche de travail différente, mais tout aussi efficace.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que les qualifications correspondent exactement aux exigences du poste.

Évitez d’évaluer des connaissances qui peuvent être facilement acquises au travail.

Intégrez la diversité et l’inclusion dans votre plan d’évaluation. Consultez les employés actuels, les spécialistes en matière d’évaluation, les représentants des groupes en quête d’équité ou les spécialistes de l’analyse comparative entre les sexes Plus.

Un outil d’évaluation est plus utile s’il permet de mesurer exactement les qualifications requises pour le poste à pourvoir. Certains outils ou méthodes d’évaluation ne couvrent pas nécessairement toute la profondeur, l’étendue et la gamme de critères de mérite liés à une qualification (compétences, connaissances, capacités). Par exemple, une courte question d’entrevue (sans contexte ni question de suivi) ne suffit pas toujours pour évaluer une aptitude technique complexe. Cela peut entraîner un rendement inférieur des membres de certains groupes pendant l’évaluation, même s’ils possèdent la qualification exigée.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que l’outil d’évaluation est valide et fiable et qu’il couvre adéquatement les fonctions du poste à pourvoir.

Pour chaque qualification à évaluer, prenez soin d’établir des définitions claires et d’indiquer les niveaux de rendement attendu en fonction de critères observables et mesurables, en tenant compte des différentes méthodes de travail possibles.

Envisagez la possibilité d’utiliser plus d’une méthode pour évaluer les qualifications exigées. Voir les conseils sur la flexibilité en matière d’évaluation.

Il est possible de travailler de bien des façons différentes. Certaines personnes seront davantage en mesure de démontrer leurs qualifications si vous utilisez une méthode d’évaluation plutôt qu’une autre (une évaluation de vive voix ou par écrit, par exemple). Si vous utilisez une seule méthode d’évaluation ou un seul type de question, certaines personnes pourraient avoir moins de chances de démontrer pleinement leurs qualifications. Par exemple, demander aux candidats de présenter un exposé oral pour un poste qui n’exige pas normalement cette compétence peut constituer un obstacle pour certains groupes.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que les compétences requises pour répondre aux questions d’évaluation sont liées aux exigences du poste à pourvoir.

Envisagez la possibilité d’utiliser plus d’une méthode pour évaluer les qualifications exigées. Voir les conseils sur la flexibilité en matière d’évaluation.

Envisagez la possibilité d’offrir diverses options pour évaluer les qualifications (offrir le choix entre des questions équivalentes pour évaluer la même qualification ou permettre aux candidats de fournir leurs réponses dans leur format préféré, par exemple).

Une phrase peut être inappropriée même si elle ne contient aucun langage offensant. Un mauvais choix de mots peut amener certaines personnes à se sentir exclues ou à ne pas comprendre les attentes. L’utilisation du jargon gouvernemental, par exemple, peut désavantager les personnes ayant peu d’expérience dans la fonction publique.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que la langue utilisée dans l’outil d’évaluation ne dépasse pas le niveau de lecture requis pour le poste à pourvoir. Consultez le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca pour obtenir des conseils sur l’écriture en langage clair et simple.

Utilisez la liste de vérification de l’équité ou un autre outil pour examiner le matériel d’évaluation afin de repérer les problèmes d’équité.

Utilisez un langage inclusif. Voir les recommandations du Bureau de la traduction, l’Inclusionnaire : recueil de solutions inclusives et le Guide de la terminologie liée à l’équité, la diversité et l’inclusion.

Vérifiez que les versions française et anglaise sont de qualité et de complexité équivalentes.

Portez attention aux pronoms employés.

Certaines personnes ne peuvent pas donner le meilleur d’elles-mêmes s’il existe des obstacles liés à la technologie ou au format du matériel d’évaluation. Par exemple, la taille de la police de caractères peut être trop petite ou une plateforme de test peut être difficile à naviguer ou incompatible avec certaines technologies d’assistance.

Stratégies d’atténuation possibles :

Utilisez les outils et guides d’accessibilité, incluant un vérificateur d’accessibilité ou des niveaux de lisibilité (voir la Boîte à outils d’accessibilité numérique).

Sélectionnez une plateforme d’administration et une technologie accessible (qui offre une taille de police réglable, qui est adaptable aux technologies d’assistance et qui répond à des besoins spécifiques).

Les personnes donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles comprennent bien ce qu’elles doivent faire, comment elles seront évaluées et qui sera chargé de les évaluer. Si les directives sont vagues ou peuvent être interprétées de différentes façons, cela peut nuire au rendement de certaines personnes. Ceci est particulièrement préoccupant pour les personnes qui sont peu familières avec le type de méthode d’évaluation utilisée.

Stratégies d’atténuation possibles :

Donnez des directives claires sur la façon de se préparer à l’évaluation et de structurer ses réponses.

Fournissez des renseignements précis sur la méthode d’évaluation (qualifications à évaluer, type et nombre de questions, plateforme ou logiciel à utiliser). Voir les exemples de communications avec les personnes à évaluer.

Précisez le nombre de membres du comité d’évaluation et les personnes qui seront présentes, ou qui interagiront avec la personne à évaluer.

Fournissez des moyens de demander un complément d’information (séance d’orientation, dossier d’information, personnes-ressources).

Offrez des flexibilités telles que le changement de la date d’administration d’un test ou l’utilisation de différents formats de réponse.

Certaines personnes ont besoin de temps pour réfléchir avant de donner leurs réponses, sauf si votre objectif est d’évaluer leur temps de réaction. Un temps de préparation insuffisant peut désavantager bien des personnes ou les inciter à se retirer du processus d’évaluation. Les personnes qui peuvent être désavantagées incluent les personnes handicapées, celles qui ont un accès limité à un ordinateur, celles dont la vitesse d’élocution ou de frappe est plus lente et celles qui ont moins d’expérience en matière d’évaluation.

Stratégies d’atténuation possibles :

Créez un calendrier d’évaluation flexible, sur plusieurs jours.

Accordez assez de temps aux personnes à évaluer pour préparer et fournir leurs réponses, en tenant compte des facteurs pertinents pour la méthode d’évaluation (vitesse de frappe, navigation sur le Web, style de réponse, responsabilités professionnelles ou familiales).

Si possible, envisagez la possibilité de transmettre les questions avant la rencontre avec le comité d’évaluation et d’accorder du temps de préparation.

Une méthode d’administration incohérente, incluant des procédures, des durées ou des instructions différentes d’une personne à l’autre, laisse place à l’erreur ou à la partialité. Cela peut conduire à des évaluations injustes malgré un test bien conçu, sauf s’il y a une raison valable, comme l’offre de mesures d’adaptation en matière d’évaluation ou l’élimination d’un obstacle pour un groupe en particulier. Le risque d’incohérence augmente lorsque les personnes à évaluer sont plus nombreuses, lorsque le processus est long ou lorsque différentes personnes participent au processus d’administration.

Stratégies d’atténuation possibles :

Conservez une méthode d’administration cohérente d’une personne à l’autre, même lorsque vous offrez des options flexibles.

Rédigez des directives et des procédures pour le comité d’évaluation et les responsables de l’administration.

Fournissez les mêmes informations à tous (y compris aux candidats externes).

Assurez-vous que l’environnement d’évaluation est confortable, accessible et comporte peu de sources de distraction possibles.

Certaines personnes qui sont moins familières avec la technologie utilisée lors d’une évaluation risquent de pas être en mesure de démontrer pleinement leurs qualifications. Le manque de confort dans l’utilisation des plateformes numériques peut aussi accroître le stress et l’anxiété. De plus, l’accès à Internet et à des technologies fiables n’est pas nécessairement disponible dans toutes les régions et dans tous les domiciles.

Stratégies d’atténuation possibles :

Proposez des moyens pour demander un complément d’information (séance d’orientation, dossier d’information, personnes-ressources, service d’aide).

Donnez des directives sur la façon d’utiliser la technologie dans le cadre du processus d’évaluation, y compris une démonstration, si possible (étapes à suivre le jour de l’évaluation; détails sur la façon d’utiliser la technologie et la façon de régler les problèmes éventuels, par exemple).

Donnez aux personnes à évaluer l’occasion de mettre à l’essai la technologie avant le jour de l’évaluation.

Il peut arriver que certaines personnes aient besoin de mesures d’adaptation pour éliminer les obstacles et assurer une évaluation équitable. La procédure à suivre pour soumettre une demande de mesures d’adaptation peut poser des obstacles si elle est ambigüe, compliquée ou trop longue. Dans ce cas, le processus et les mesures d’adaptation risquent de ne pas répondre adéquatement aux besoins de certaines personnes.

Stratégies d’atténuation possibles :

Planifiez comment vous allez répondre aux demandes de mesures d’adaptation.

Informez les personnes à évaluer qu’elles ont le droit de demander des mesures d’adaptation à chaque étape du processus d’évaluation.

Donnez assez de renseignements sur le processus d’évaluation, y compris des exemples de questions, si possible, pour que les personnes à évaluer puissent soumettre une demande de mesures d’adaptation en parfaite connaissance de cause.

Donnez des exemples de types de mesures d’adaptation en matière d’évaluation.

Suivez les lignes directrices telles que L’essentiel des mesures d’adaptation en matière d’évaluation ou le Guide relatif à l’évaluation de personnes en situation de handicap. Lorsque des mesures d’adaptation sont offertes, assurez-vous qu’elles ne changent pas la nature ni le niveau de la qualification à évaluer.

Il est important de prévoir un processus de notation structuré pour réduire au minimum les préjugés et les résultats incohérents. Entendez-vous avec les membres du comité d’évaluation sur les critères de mérite à évaluer et sur la manière d’intégrer les critères de notation.

Stratégies d’atténuation possibles :

Préparez un livret de notation décrivant les qualifications à évaluer, les critères de notation à appliquer, des exemples de réponses pertinentes et de l’espace pour prendre des notes.

Commencez par évaluer chaque qualification indépendamment des autres membres du comité d’évaluation, et discutez ensuite de tout désaccord.

Fournissez une justification pour chaque note attribuée.

Tenez compte de toutes les questions posées pour déterminer si la personne évaluée a démontré les qualifications exigées, car elle peut avoir fourni des renseignements pertinents en réponse à une autre question.

Sélectionnez une note de passage appropriée (la note minimale requise pour exécuter les tâches du poste à pourvoir).

Si vous choisissez des critères de notation trop restrictifs, vous risquez d’éliminer des personnes qualifiées et de réduire la diversité. L’application de critères trop restrictifs peut désavantager certaines personnes qui peuvent répondre correctement à une question, mais dont la réponse ne se trouve pas dans la liste restreinte des réponses attendues.

Stratégies d’atténuation possibles :

Définissez les critères de notation d’une manière globale en tenant compte des différents types de rendement selon les personnes.

Discutez des critères de notation et de la manière de reconnaître les différents types de rendement selon les personnes. Encouragez la diversité des points de vue.

Bien des erreurs courantes en matière d’évaluation peuvent entraîner des résultats inexacts et peu fiables à l’étape de notation des réponses aux questions à développement. Un jugement partial peut souvent reposer sur une fausse première impression, sur des stéréotypes, sur la fatigue, sur la comparaison entre une personne et une autre ou par rapport à soi-même, en laissant une bonne ou une mauvaise réponse à une question influencer le reste de l’évaluation, ou pour d’autres raisons. Les membres du comité d’évaluation peuvent apprendre à reconnaître ces erreurs potentielles et s’en prémunir afin de garantir des évaluations équitables.

Stratégies d’atténuation possibles :

Formez les membres du comité d’évaluation à reconnaître les erreurs courantes en matière d’évaluation.

Notez la réponse de chaque personne évaluée en fonction des critères de notation au lieu de comparer ses réponses à celles des autres.

Discutez des critères de notation et de la façon de reconnaître les différents types de rendement selon les personnes. Encouragez la diversité des points de vue.

Limitez le nombre quotidien de séances d’évaluation et prévoyez assez de temps entre elles pour réduire les risques de fatigue.

Notez les réponses peu de temps après les avoir lues ou entendues pour éviter d’oublier des renseignements pertinents.

La composition du comité peut influencer les résultats. Les membres du comité d’évaluation peuvent être plus ou moins enclins à donner des notes favorables à des personnes qui leur ressemblent, et qui parlent, agissent et travaillent comme eux. Le risque de partialité augmente si la formation des membres du comité est insuffisante et si les procédures d’évaluation ne sont pas bien définies ou planifiées.

Stratégies d’atténuation possibles :

Mettez en place un comité d’évaluation qui favorise la diversité et l’inclusion (voir les Pleins feux sur les comités d’évaluation diversifiés).

Formez les membres du comité d’évaluation aux erreurs courantes en matière d’évaluation, aux préjugés inconscients et à la sensibilité culturelle.

Vérifiez que les notes sont cohérentes entre les membres du comité d’évaluation, par exemple, en examinant les cas limites ou en ayant des discussions régulières.

Inclure un trop grand nombre de questions de présélection peut fatiguer les personnes évaluées et les membres du comité d’évaluation. Cela peut inciter certaines personnes à retirer leur candidature ou à soumettre des réponses partielles alors qu’elles possèdent les qualifications exigées. La fatigue peut également conduire les membres du comité à administrer l’évaluation de manière incohérente et à attribuer des notes peu fiables.

Stratégies d’atténuation possibles :

Réduisez le nombre des questions de présélection pour vous concentrer uniquement sur les exigences clés.

Assurez-vous que les questions de présélection permettent de fournir des réponses complètes et pertinentes.

L’utilisation de critères restrictifs relatifs à l’expérience (nombre d’années d’expérience exigées, par exemple) peut constituer un obstacle pour bien des personnes talentueuses qui se sont vu refuser des occasions d’emploi par le passé ou qui étaient en congé pour raison familiale ou médicale. Certaines personnes peuvent aussi interpréter les critères d’évaluation de façon différente et décider de ne pas postuler même si elles possèdent les qualifications exigées.

Stratégies d’atténuation possibles :

Définissez clairement vos attentes quant à l’expérience requise et expliquez pourquoi cela est important pour le poste à pourvoir.

Menez une large consultation sur les critères de présélection que vous proposez afin de vous assurer qu’ils sont inclusifs et n’empêchent pas les personnes qualifiées d’avoir accès aux étapes suivantes du processus.

Certaines personnes peuvent avoir acquis les compétences exigées pour le poste à pourvoir de bien des façons : dans le cadre de leur programme d’études, au travail, ou dans le cadre d’activités bénévoles ou d’autres expériences de vie. Accorder la préférence à l’expérience de travail acquise à la fonction publique, ou ailleurs au Canada, peut éliminer à la présélection certaines personnes qualifiées.

Stratégies d’atténuation possibles :

Lorsque vous posez des questions sur les comportements passés, encouragez les personnes évaluées à tenir compte de toutes leurs expériences, y compris les activités bénévoles et le travail en milieu scolaire ou communautaire au Canada et à l’étranger.

Consultez d’autres personnes si vous n’êtes pas familier avec le type d’expérience décrite.

L’éducation n’est pas accessible à tous. Certaines personnes peuvent acquérir des compétences de bien d’autres façons que dans le cadre d’un programme d’études formel. Il est parfois approprié d’exiger un niveau de scolarisation particulier pour certaines des connaissances techniques requises ou des compétences qui sont difficiles à acquérir en milieu de travail. Toutefois, il n’est pas approprié d’exiger un niveau de scolarité plus élevé uniquement pour faciliter la gestion d’un grand nombre de demandes sans que cela soit directement lié aux exigences du poste à pourvoir.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que les qualifications requises sont directement liées aux exigences du poste à pourvoir.

Assurez-vous d’inclure dans les normes de qualification minimales une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience comme équivalence et informez-en les personnes à évaluer.

Imposer un nombre limite de mots pour les réponses peut avoir l’effet involontaire d’évaluer davantage l’aptitude à communiquer de la personne évaluée que la qualification exigée. Certaines personnes peuvent s’exprimer différemment pour bien des raisons (culturelles et linguistiques, entre autres). En limitant trop le nombre de mots pour répondre aux questions, vous risquez de ne pas accorder à chaque personne l’occasion de s’exprimer pleinement et d’éliminer ainsi des candidats qualifiés.

Stratégies d’atténuation possibles :

Donnez aux candidats une longueur recommandée pour la réponse (par exemple, 250 à 400 mots) sans imposer une limite maximale de mots.

Si vous devez fixer une limite de mots, assurez-vous qu’elle permettra aux personnes évaluées de démontrer pleinement leurs qualifications, peu importe le style de rédaction ou la langue officielle utilisée.

Connaître le genre, la race, la religion, la classe sociale, le pays d’origine ou d’autres renseignements personnels au sujet de la personne à évaluer peut entraîner des préjugés inconscients et avoir une incidence sur les décisions de sélection.

Stratégies d’atténuation possibles :

Évitez de demander des renseignements qui ne sont pas directement liés aux exigences du poste à pourvoir (comme la date d’obtention du diplôme, par exemple).

Envisagez d’anonymiser les réponses (nom et adresse de la personne à évaluer, universités fréquentées) en supprimant les renseignements personnels non pertinents avant l’étape de notation.

Examinez un échantillon aléatoire de réponses pour vous assurer que le barème de notation est appliqué de manière cohérente.

Certaines tâches peuvent être moins familières aux personnes ayant moins d’expérience à la fonction publique : par exemple, la rédaction de notes d’information pour la haute direction ou l’élaboration de stratégies ou de politiques organisationnelles.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que les questions sont directement liées aux exigences du poste à pourvoir.

Donnez des directives précises pour chaque tâche. Par exemple, ne supposez pas que tout le monde comprend le contenu qu’il faut inclure dans une présentation, une note de synthèse ou une note de service.

Un test écrit peut parfois être plus complexe que nécessaire. Si un effort mental important est requis pour comprendre les questions ou certains éléments qui ne font pas partie des exigences du poste, vous risquez de désavantager injustement certaines personnes.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que le matériel écrit est simple et correspond à la charge mentale requise pour les tâches à exécuter.

Testez les questions et le matériel d’évaluation auprès de plusieurs personnes de divers milieux, y compris les titulaires de postes, pour s’assurer qu’ils peuvent être facilement compris.

Un test écrit peut être une méthode d’évaluation appropriée pour les emplois qui exigent un certain niveau de compétences en rédaction. Cependant, certains groupes ont des traditions orales qui favorisent le partage des connaissances et des expériences de vive voix plutôt que par écrit. Cela peut amener certaines personnes à mieux démontrer leurs qualifications oralement que par écrit.

Stratégies d’atténuation possibles :

Envisagez la possibilité d’offrir aux personnes évaluées l’option de répondre en utilisant des notes en style télégraphique.

Revoyez la méthode de notation pour vous assurer que les personnes évaluées ne seront pas pénalisées en raison de leurs compétences en rédaction, sauf si cela fait partie des critères de mérite.

Envisagez la possibilité d’offrir différentes options de réponse si les aptitudes à la communication écrite ne sont pas évaluées (questions à choix multiples ou évaluations orales, par exemple).

Imposer un nombre limite de mots peut avoir l’effet involontaire d’évaluer davantage l’aptitude à communiquer de la personne évaluée que la qualification exigée. Certaines personnes peuvent s’exprimer différemment pour bien des raisons (culturelles et linguistiques, entre autres). En limitant trop le nombre de mots pour répondre aux questions, vous risquez de ne pas accorder à chaque personne l’occasion de s’exprimer pleinement et d’éliminer ainsi des candidats qualifiés.

Stratégies d’atténuation possibles :

Donnez aux candidats une longueur recommandée pour la réponse (par exemple, 250 à 400 mots) sans imposer une limite maximale de mots.

Si vous devez fixer une limite de mots, assurez-vous qu’elle permettra aux personnes évaluées de démontrer pleinement leurs qualifications, peu importe le style de rédaction ou la langue officielle utilisée.

Bien des personnes ont l’habitude d’utiliser de nombreux outils et ressources dans leur travail quotidien, incluant le correcteur orthographique, la fonction copier-coller, une calculatrice et les ressources sur Internet. Envisagez la possibilité de fournir de tels outils si cela est approprié et s’ils sont accessibles sur le lieu de travail.

Stratégies d’atténuation possibles :

Envisagez la possibilité de permettre l’utilisation d’outils courants (correcteur orthographique, dictionnaire), de fonctions (copier-coller) et de ressources (Internet), sauf si cela risque de nuire à l’exactitude de l’évaluation.

Laissez les personnes évaluées choisir quel logiciel utiliser pour répondre (PowerPoint, Word, Excel, ou autre) lorsque cela est possible.

Une personne peut être qualifiée pour un emploi mais ne pas être en mesure de le démontrer lorsqu’elle doit répondre à des questions sur son expérience professionnelle antérieure. Bien des groupes se voient refuser des occasions d’emploi ou ont acquis de l’expérience dans le cadre d’un emploi non rémunéré. Pour ces raisons, le fait de mettre trop fortement l’accent sur les comportements professionnels passés peut désavantager certaines personnes qualifiées.

Stratégies d’atténuation possibles :

Lorsque vous posez des questions sur les comportements passés, encouragez les personnes évaluées à tenir compte de toutes leurs expériences antérieures, y compris les activités de bénévolat et le travail scolaire ou communautaire au Canada et à l’étranger.

Choisissez le type de questions le plus approprié (situationnelles ou comportementales) en fonction du public cible et des qualifications à évaluer.

Envisagez la possibilité d’offrir aux personnes évaluées des questions optionnelles (ayant le même niveau de complexité et la même portée) parmi lesquelles elles pourront choisir afin de mettre pleinement en valeur leurs qualifications.

Poser des questions différentes à chaque personne peut soulever certains préjugés ou des obstacles si les questions ne sont pas soigneusement alignées avec les qualifications à évaluer. Utiliser un ensemble prédéterminé de questions et de questions de suivi peut permettre de mieux prédire le rendement au travail et contribuer à réduire les obstacles liés au handicap, au genre et à la race.

Stratégies d’atténuation possibles :

Posez les mêmes types de questions et offrez les mêmes choix de réponse à chaque personne évaluée.

Sélectionnez les questions et les questions de suivi à partir d’un répertoire de questions valides.

Le format de l’entrevue (en personne, par vidéoconférence, au téléphone, individuelle ou en groupe) pourrait désavantager certains groupes de personnes. Par exemple, les entrevues téléphoniques peuvent désavantager les personnes qui ont un trouble auditif ou un trouble d’élocution, ou les personnes qui parlent avec un accent différent de celui des membres du comité d’évaluation. En revanche, les entrevues en personne peuvent constituer des obstacles pour bien des raisons, y compris l’accès limité aux moyens de transport ou la distance à parcourir.

Stratégies d’atténuation possibles :

Proposez des options pour différents formats d’entrevue (en personne; par audio uniquement; par audio et vidéo; préenregistrée, si cela est pertinent et possible).

Pour les entrevues par téléphone ou vidéo, assurez-vous de limiter les distractions en coupant les microphones et en utilisant des arrière-plans virtuels neutres ou flous.

Pour certaines personnes, le fait de devoir s’asseoir face à un comité d’évaluation peut évoquer un rapport hiérarchique inconfortable pour répondre aux questions.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que l’environnement de l’entrevue est confortable et accessible, avec un minimum de distraction (compte tenu du format de l’entrevue).

Aménagez la salle d’entrevue de manière à ce que chaque personne soit à l’aise (cette question peut être posée à chaque personne à l’avance ou au début de l’entrevue).

Avant l’évaluation, il est important d’établir un rapport avec la personne à évaluer en discutant avec elle de façon informelle pour démystifier le processus d’évaluation et lui permettre de démontrer pleinement ses qualifications. Toutefois, l’établissement d’un rapport interpersonnel peut susciter certains préjugés ou obstacles s’il est traité de manière négligente ou si des questions inappropriées sont posées, ce qui peut conduire à des motifs de distinction illicite.

Stratégies d’atténuation possibles :

Avant de commencer l’évaluation, préparez des remarques introductives informatives pour contribuer à mettre à l’aise les personnes évaluées.

• Dites aux personnes à évaluer que les pauses et la nervosité sont acceptables et n’affectent pas leur évaluation, le cas échéant.
• Dites aux personnes à évaluer qu’elles peuvent prendre une pause, recommencer ou revenir à une question antérieure.

Portez attention à l’utilisation des pronoms pendant les interactions avec les personnes évaluées.

Parfois, une personne est qualifiée mais ne peut pas le démontrer parce qu’on ne lui pose pas assez de questions ou qu’on ne lui pose pas les bonnes questions. Des questions valides couvrent toute la gamme des comportements à évaluer. Par exemple, le fait de poser une seule question pour une qualification, sans question de suivi additionnelle, peut conduire à des informations limitées et à une évaluation incomplète de la qualification.

Stratégies d’atténuation possibles :

Utilisez des questions de suivi pour recueillir des informations complètes (Qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi? Comment?).

Évitez les questions qui conduisent à une réponse attendue.

Se fier à sa mémoire, paraphraser ou résumer les réponses peut entraîner certains préjugés et amplifier les erreurs de notation.

Stratégies d’atténuation possibles :

Prenez des notes détaillées sur les réponses de la personne évaluée au lieu de les paraphraser et utilisez vos notes pour évaluer son rendement.

Si les personnes évaluées ne savent pas exactement ce que la vérification des références servira à évaluer, il peut être difficile pour elles de choisir des personnes adéquates pour fournir des références. Il peut alors en résulter des réponses incomplètes qui pourraient être interprétées à tort comme des notes faibles.

Stratégies d’atténuation possibles :

Indiquez aux personnes évaluées comment la vérification des références sera effectuée, y compris les qualifications qui seront évaluées.

Fournissez des recommandations sur la façon de choisir les personnes responsables de fournir des références.

Certaines personnes peuvent être mal à l’aise à l’idée de demander à quelqu’un de fournir des références. Parfois, il n’y a pas assez de personnes appropriées, ou les personnes responsables de fournir des références n’ont pas eu l’occasion d’observer les comportements à évaluer. Si une personne travaille à son compte, par exemple, elle pourrait décider de retirer sa candidature si elle ne bénéficie pas d’une certaine souplesse dans le choix de la personne responsable de fournir des références.

Stratégies d’atténuation possibles :

Demandez à la personne à évaluer de fournir le nom de plusieurs répondants.

Faites preuve de souplesse en étant ouvert à d’autres catégories de répondants (par exemple, des collègues, clients, partenaires ou autres parties prenantes, par exemple) qui peuvent attester du rendement de la personne évaluée.

Ne pénalisez pas les candidats si la personne responsable de fournir des références n’est pas disponible ou ne suit pas les directives.

Certaines personnes peuvent être mal à l’aise de demander à leur gestionnaire actuel de fournir des références à leur sujet, si elles pensent que cela peut avoir une incidence négative sur leur emploi actuel. Il peut aussi arriver que la personne à évaluer ne puisse pas demander à son gestionnaire récent de fournir des références, notamment si elle revient d’un congé prolongé (pour des raisons médicales, familiales ou autres).

Stratégies d’atténuation possibles :

Faites preuve de souplesse en consultant tout autre gestionnaire qui pourra attester de la qualification de la personne évaluée.

Si les personnes responsables de fournir des références habitent à l’étranger, il peut être difficile de les joindre et de communiquer avec elles. Il se peut que cette personne ne parle pas couramment le français ou l’anglais. Le fait de ne pas consulter cette personne pourrait vous faire manquer des informations précieuses sur la personne à évaluer.

Stratégies d’atténuation possibles :

Établissez un moyen de joindre la personne qui vit à l’étranger, ou qui ne parle ni le français ni l’anglais, et de valider les informations qu’elle a fournies.

Faites preuve de prévoyance et envisagez la possibilité d’adopter une approche souple, en renseignant les personnes évaluées sur le déroulement du processus et en leur demandant de fournir les coordonnées des personnes responsables de fournir des références au début du processus d’évaluation, ou encore, en leur proposant des options sur la manière de recueillir les informations des personnes.

La vérification des références peut présenter certains préjugés et obstacles qui échappent au contrôle de la personne évaluée ou du comité d’évaluation. S’il tient uniquement compte de la vérification des références, le comité d’évaluation risque de ne pas avoir une vision précise des qualifications de la personne évaluée ; cela peut poser des obstacles si c’est la seule méthode utilisée.

Stratégies d’atténuation possibles :

Utilisez la vérification des références pour confirmer ou compléter les renseignements recueillis au moyen d’autres méthodes d’évaluation.

Tenez compte des renseignements recueillis au moyen d’autres outils lorsqu’ils sont combinés à d’autres méthodes (entrevue, par exemple).

Proposez une autre option d’évaluation valable si la vérification des références constitue une limitation pour la personne évaluée (voir des scénarios possibles dans les conseils sur la flexibilité en matière d’évaluation).

Le processus de vérification des références dans les secteurs public et privé peut être différent. Cela peut désavantager les personnes venant de l’extérieur de la fonction publique si on ne leur dit pas clairement à quoi elles peuvent s’attendre ou comment choisir et préparer les répondants. Si les attentes ne sont pas claires, les personnes responsables de fournir des références risquent de ne pas donner assez d’information.

Stratégies d’atténuation possibles :

Concevez des directives qui indiquent clairement comment structurer les réponses.

Fournissez à l’avance les questions et les qualifications à évaluer et donnez aux personnes responsables de fournir des références assez de temps pour préparer leurs réponses.

Établissez un processus pour traiter les réponses incomplètes ou ambiguës. Par exemple, vous pouvez demander des informations supplémentaires ou des clarifications à la personne responsable de fournir des références si nécessaire.

Proposez différentes manières de répondre (oralement ou par écrit).

Les personnes responsables de fournir des références peuvent parfois fournir des réponses incomplètes si elles ne sont pas informées des qualifications à évaluer. Elles peuvent aussi donner des réponses trop générales, ce qui rend difficile pour le comité d’évaluation d’attribuer des notes précises. Ce risque est plus important pour les réponses par écrit, s’il n’y a aucun suivi des informations manquantes.

Stratégies d’atténuation possibles :

Faites un suivi auprès des personnes responsables de fournir des références, ou demandez aux candidats d’identifier une autre personne si les informations sont incohérentes ou manquantes.

Utilisez des questions de suivi pour recueillir des informations complètes (Qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi? Comment?).

Évitez les questions qui mènent à une réponse attendue.

Les personnes responsables de fournir des références peuvent entretenir certains préjugés et idées préconçues qui peuvent influencer leur évaluation. De plus, la personne évaluée peut avoir eu un rendement inférieur aux attentes dans son emploi précédent parce que son gestionnaire n’a pas fourni des mesures d’adaptation adéquates.

Stratégies d’atténuation possibles :

Mettez l’accent sur les informations factuelles et le comportement observé plutôt que sur des généralités ou des impressions.

Assurez-vous d’évaluer les candidats plutôt que la qualité de la réponse de la personne responsable de fournir des références.

Ne donnez pas de note si les informations sont insuffisantes. Indiquez la réponse « incapable d’observer » au lieu d’une réussite ou d’un échec.

Se fier à sa mémoire, paraphraser ou résumer les réponses peut donner lieu à une évaluation partiale. Prendre des notes détaillées des réponses des répondants peut réduire les erreurs d’évaluation.

Stratégies d’atténuation possibles :

Prenez des notes détaillées des réponses des répondants plutôt que de les paraphraser.

Les idées préconçues sur la définition d’un bon rendement et les préjugés personnels peuvent influencer le contenu et la précision des évaluations de rendement. Les notes attribuées peuvent être subjectives en raison d’un conflit personnel, d’un cas de harcèlement ou de discrimination, de mesures d'adaptation inadéquates au travail ou de tout autre préjugé à l'encontre d’une personne en particulier ou d'un groupe en quête d'équité. C’est pourquoi certaines personnes peuvent parfois se sentir mal à l'aise à l'idée de présenter leurs évaluations de rendement antérieures et peuvent même choisir de ne pas poser leur candidature ou de la retirer. Certaines évaluations peuvent aussi être trop avantageuses, en cas de favoritisme ou de préjugés positifs.

Stratégies d’atténuation possibles :

Recherchez des preuves de possibles préjugés ou de renseignements contradictoires dans les évaluations de rendement.

Donnez à chaque personne la possibilité de mettre en contexte et d'expliquer les résultats de son évaluation de rendement. Par exemple, il peut y avoir eu des circonstances échappant à son contrôle, des changements inattendus concernant l’ampleur d’un projet, de nouvelles priorités, des objectifs de travail trop complexes, des conflits interpersonnels, ou d’autres facteurs semblables.

Utilisez d’autres méthodes d’évaluation ou d’autres sources de renseignements (échantillon de travail, entrevue, ou autres) pour augmenter la fiabilité des renseignements disponibles et l’équité de l’évaluation.

Les pratiques liées aux évaluations de rendement varient selon les gestionnaires et les ministères et organismes. Par exemple, il peut y avoir incohérence en ce qui concerne le niveau de détail fourni et les normes et objectifs de travail peuvent être différents. Les attentes de la gestion peuvent aussi varier, même lorsque les personnes évaluées font partie du même groupe de classification ou de la même équipe de travail. Cette incohérence peut limiter la validité, la fiabilité et l'équité de l'utilisation des renseignements provenant des évaluations de rendement dans le cadre d’un processus de nomination.

Stratégies d’atténuation possibles :

Demandez des éclaircissements à la personne que vous évaluez ou à celle qui a rédigé l'évaluation de rendement pour obtenir les renseignements manquants ou clarifier les renseignements incohérents.

Utilisez cette approche lorsque les renseignements sont relativement cohérents et comparables entre les personnes évaluées (même gestionnaire, même unité de travail, ou même groupe de classification, par exemple).

Évitez d'utiliser cette approche pour différencier les personnes très performantes de celles qui le sont moins. Utilisez-la plutôt pour déterminer si la personne évaluée possède ou non une qualification.

Expliquez aux personnes évaluées comment leurs évaluations de rendement seront utilisées, en précisant les qualifications qui seront évaluées et la manière dont elles seront notées. Assurez-vous que les personnes évaluées peuvent faire part de toute préoccupation concernant leur situation afin qu'on puisse en tenir compte.

Les évaluations de rendement ne permettent pas nécessairement d’évaluer complètement les qualifications, car elles peuvent être fondées sur des objectifs de travail ou sur des contextes de travail différents de ceux du poste à pourvoir. Il est aussi important de tenir compte du fait que le comportement d'une personne dans un contexte de travail particulier ne s'applique pas forcément à d'autres postes.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que l'évaluation de rendement contient des renseignements pertinents permettant d’évaluer les qualifications ciblées (par exemple, s’il y a un recoupement significatif entre les qualifications évaluées dans l'évaluation de rendement et celles qui sont exigées pour le poste à pourvoir).

Bien des outils d'évaluation de rendement à la fonction publique ou à l’extérieur comportent des grilles de notation des compétences essentielles et des objectifs de travail. Les gestionnaires attribuent des notes aux performances individuelles selon leurs attentes, lesquelles peuvent varier considérablement d’un gestionnaire à l’autre. De plus, les notes seules ne fournissent pas toujours assez de renseignements et peuvent être plus basses pour les personnes issues des groupes en quête d'équité que pour les autres.

Stratégies d’atténuation possibles :

Tenez compte des renseignements descriptifs pour la période évaluée en vous concentrant sur les comportements démontrés plutôt que sur les notes attribuées.

Élaborez votre propre guide de notation afin d'évaluer systématiquement les éléments attestant des qualifications mentionnées dans l'évaluation de rendement.

Demandez à une autre personne ayant une connaissance pertinente du poste à pourvoir d'examiner l'évaluation de rendement et d'en valider l'objectivité, l'exactitude et l'équité.

Les personnes évaluées peuvent démontrer leurs qualifications à l’égard de différentes fonctions et à différents moments. Certaines personnes peuvent être qualifiées mais elles ont seulement démontré les critères de mérite quelques années auparavant, alors qu’elles assumaient des fonctions différentes ou en raison d’une interruption d'emploi. C’est pourquoi certaines personnes ne peuvent pas soumettre une évaluation de rendement récente ou reflétant pleinement leurs compétences.

Stratégies d’atténuation possibles :

Permettez aux personnes évaluées qui n’ont pas d’évaluation de rendement récente de fournir des évaluations antérieures.

Envisagez la possibilité de demander des évaluations de rendement couvrant plusieurs années afin de disposer de renseignements plus complets.

Si l’approche utilisée n’est pas structurée, les évaluations narratives ne permettent pas nécessairement de mesurer avec exactitude les qualifications d’une personne. Un manque de structure peut mener à des préjugés dans la conception, la préparation et la notation d'une évaluation narrative et désavantager certaines personnes issues des groupes en quête d’équité.

Stratégies d’atténuation possibles :

Adoptez une approche structurée et systématique pour votre évaluation narrative.

Accordez-vous assez de temps pour rassembler tous les renseignements nécessaires.

Fournissez des exemples concrets illustrant comment la personne a démontré qu'elle possédait les qualifications exigées.

Il peut arriver que la description narrative écrite ne rende pas pleinement compte d'une ou de plusieurs des qualifications évaluées. Une description qui n’est pas suffisamment détaillée peut conduire à une évaluation inexacte et injuste.

Stratégies d’atténuation possibles :

Assurez-vous que votre évaluation est basée sur les exigences du poste et n'est pas influencée par votre intérêt pour une personne en particulier.

Assurez-vous que chaque qualification évaluée correspond bien aux fonctions actuelles du poste et qu’elle est définie en fonction des niveaux de rendement attendus et de critères d’évaluation observables et mesurables, ainsi que des différentes méthodes de travail possibles.

Utilisez des renseignements provenant de diverses sources ou d'autres évaluations, si nécessaire (par exemple, des échantillons de travail, des entrevues, des vérifications de références).

Les idées préconçues concernant un bon rendement ou les préjugés personnels à l'égard d'une personne en particulier ou d'un groupe en quête d'équité peuvent influencer le contenu et l’exactitude d'une évaluation narrative. Les stéréotypes sont susceptibles d’influencer l’évaluation des personnes issues des groupes en quête d'équité lorsque leur appartenance à un de ces groupes est connue.

Stratégies d’atténuation possibles :

Réfléchissez aux stéréotypes que vous pourriez entretenir à l'égard des personnes issues des groupes en quête d'équité. Examinez l’évaluation narrative pour cerner tout élément reflétant des stéréotypes ou mettant leurs capacités en doute et prenez le temps d'en évaluer l’incidence sur votre évaluation.

Évitez de porter des jugements généraux fondés uniquement sur quelques exemples limités qui ne sont pas nécessairement représentatifs du rendement typique de la personne évaluée.

Évaluez chaque qualification de manière indépendante, en vous basant sur le comportement démontré dans plusieurs situations.

Au besoin, demandez à quelqu’un ayant une connaissance pertinente du rendement de la personne évaluée d'examiner l'évaluation narrative pour en valider l'objectivité, l'exactitude et l'impartialité.

Les préjugés affectent à la fois le rappel à la mémoire de détails spécifiques et l’interprétation des informations. Lorsque des renseignements négatifs ou positifs confirment certains stéréotypes à propos des groupes en quête d’équité, ces renseignements reviennent plus facilement en mémoire et peuvent influencer l'évaluation.

Stratégies d’atténuation possibles :

Essayez de recueillir et de documenter autant d'exemples pertinents que possible, en tenant compte à la fois des comportements efficaces et des comportements inefficaces. Tenez compte de toute la gamme des comportements de la personne évaluée pour réduire les risques de biais de mémoire.

Demandez à la personne évaluée de fournir tout renseignement complémentaire pertinent afin de vous assurer de tenir compte de toutes ses réalisations importantes.