Foire aux questions à l’intention des conseillers en ressources humaines et des gestionnaires

En tant que gestionnaire ou conseiller en ressources humaines (RH), vous êtes responsable de renseigner les candidats au sujet des outils d’évaluation qui seront utilisés et de les informer qu’ils ont le droit de demander des mesures d’adaptation.

Si des mesures d’adaptation sont demandées pour un test de la Commission de la fonction publique (CFP), le gestionnaire ou le conseiller en RH doit communiquer avec un spécialiste en adaptation des évaluations de la CFP, qui déterminera les mesures d’adaptation requises. Le gestionnaire ou le conseiller en RH doit ensuite s’assurer que ces mesures d’adaptation sont adéquatement mises en place.

Si des mesures d’adaptation sont demandées pour un examen organisationnel (c'est-à-dire, tout examen n’ayant pas été conçu par la CFP), le gestionnaire peut déterminer lui-même les mesures d’adaptation qui seront offertes ou consulter les spécialistes en adaptation des évaluations de la CFP. Quelle que soit l’option choisie, le gestionnaire a ensuite la responsabilité de veiller à la mise en œuvre des mesures d’adaptation choisies.

Pour de plus amples renseignements sur vos responsabilités à titre de gestionnaire ou de conseiller en RH, consultez la page Web sur les rôles et responsabilités.

À toutes les étapes du processus de nomination, la CFP offre divers produits et services aux gestionnaires et conseillers en RH, incluant :

• des ressources documentaires telles que le Guide relatif à l’évaluation des personnes handicapées;
• diverses opportunités de formation (séminaires et webinaires);
• le choix de mesures d’adaptation appropriées pour les examens de la CFP et les examens organisationnels;
• divers formats d’examens de la CFP et d’examens organisationnels;
• la tenue supervisée d’examens faisant l’objet de mesures d’adaptation.

Pour de plus amples renseignements sur nos services, communiquer avec nous à l’adresse suivante : cfp.ae-aa.psc@cfp-psc.gc.ca.

En vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, les employeurs sont tenus d’offrir des accommodements raisonnables aux personnes qui présentent des besoins particuliers liés à un motif de distinction illicite (sexe, âge, handicap, etc.), dans la mesure où les accommodements nécessaires ne représentent pas une contrainte excessive. Comme il n’existe pas de formule unique permettant de déterminer ce qui constitue une contrainte excessive, les facteurs suivants doivent être pris en considération : la santé, la sécurité, les coûts, la convention collective, la polyvalence de la main-d’œuvre et des installations, ainsi que les exigences opérationnelles légitimes de l’organisme.

La loi reconnaît qu’une limitation des droits individuels des employés peut être raisonnable et justifiée dans certaines situations. Si l’employeur peut démontrer que certaines exigences doivent être rencontrées par tous les postulants à un emploi donné parce que ces exigences sont essentielles sur les plans de l’efficacité et de la sécurité, il n’y a alors pas lieu d’offrir des mesures d’adaptation, puisqu’il ne s’agit pas de discrimination illicite.

Pour de plus amples renseignements, consultez la page Obligation de prendre des mesures d’adaptation : Démarche générale à l’intention des gestionnaires.

La Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale indique que l’organisme d’embauche doit assumer les coûts des évaluations professionnelles nécessaires à l’identification des limitations fonctionnelles dues à un handicap et les coûts du choix des mesures d’adaptation requises.

L’organisme d’embauche doit assumer les coûts de la mise en place des mesures d’adaptation tout au long du processus d’évaluation.

La Commission de la fonction publique (CFP) détermine gratuitement les mesures d’adaptation requises pour ses propres examens, dont elle fournit (également sans frais) en divers formats aux organismes.

La CFP peut également déterminer les mesures d’adaptation requises pour des examens organisationnels et créer des formats adaptés de ces examens. Ce service est offert selon le principe du recouvrement des coûts.

Enfin, la CFP peut superviser la tenue de ses propres examens ou d’examens organisationnels, moyennant certains frais.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre liste de tarifs.

Les mesures d’adaptation offertes lors d’une évaluation sont déterminées au cas par cas, en fonction de la nature et de la portée des limitations fonctionnelles du candidat.

Il existe plusieurs types de mesures d’adaptation :

Modifications à l’environnement de l’évaluation : Un examen habituellement passé en groupe peut être passé individuellement. On pourra également changer l’endroit où le candidat devra passer le test si la salle d’examen n’est pas accessible en fauteuil roulant, ou mettre à la disposition du candidat une table et une chaise offrant un meilleur soutien.

Modification du format de l’examen : Il est possible de changer la présentation des consignes et des questions. Par exemple, le cahier d’examen peut être imprimé en braille ou en gros caractères, ou enregistré sur support audio.

Modification du mode de réponse : Il est également possible de changer la manière dont un candidat donne ses réponses. Par exemple, certains candidats auront recours à un scribe, à un ordinateur, à une machine à écrire Braille ou tout autre équipement adapté.

Modifications à l’horaire ou à la durée de l’examen : Cette catégorie inclut des mesures telles que l’augmentation du temps accordé au candidat et l'offre de pauses durant la séance d’évaluation. Elle inclut également la mise à l’horaire de l’examen au moment de la journée qui conviendra le mieux au candidat.

Autres modifications : Cette catégorie regroupe toutes les mesures d’adaptation non incluses dans l’une des 4 catégories précédentes. Les exemples les plus courants consistent à : 

1. modifier le contenu du test;
2. avoir recours à une méthode d’évaluation alternative afin d’évaluer une même qualification (par exemple utiliser une entrevue plutôt qu’un examen écrit pour évaluer la capacité à résoudre des problèmes).

Source : Guide relatif à l’évaluation des personnes handicapées

Pas nécessairement. Une mesure d’adaptation requise en contexte d’évaluation ne sera peut-être pas nécessaire ou appropriée en milieu de travail (et vice versa).

N'oubliez pas que, lorsqu’ils effectuent un test, les candidats font habituellement face à des contraintes de temps serrées et qu’ils éprouvent une certaine pression en raison des enjeux liés à leur résultat. Si ces facteurs peuvent à eux seuls susciter un niveau de stress et d’effort plus élevé chez n’importe quel candidat, cela est encore plus vrai pour les candidats plus vulnérables à l’anxiété ou qui ont un handicap pouvant nuire à leur rendement dans un tel contexte.

Pour de plus amples renseignements sur les mesures d’adaptation en milieu de travail, consultez le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Il faut évaluer chaque situation au cas par cas afin de s’assurer que les mesures choisies sont appropriées. Pour chaque demande, il y a 3 facteurs à prendre en considération :

1. l’outil d’évaluation utilisé;
2. la nature et la portée des limitations fonctionnelles du candidat;
3. la nature et le niveau de la qualification évaluée.

Une mesure d’adaptation est considérée appropriée lorsqu’elle permet d’éliminer l’obstacle posé par le handicap d’un candidat sans modifier la qualification évaluée.

Source : Guide relatif à l’évaluation des personnes handicapées

Non. Les mesures d’adaptation visent à éliminer les obstacles nuisant à une évaluation juste et équitable, en donnant au candidat la possibilité de démontrer pleinement ses compétences à l’égard d'une qualification précise.

Il est parfois difficile de déterminer si un candidat a vraiment besoin d’une mesure d’adaptation particulière ou si sa demande reflète plutôt une préférence.

Vous êtes tenu d’offrir des mesures d’adaptation pour répondre à des besoins légitimes liés à l’un des 11 motifs de distinction illicite énoncés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne (déficience, sexe, situation de famille, race, origine nationale ou ethnique, couleur, religion, âge, orientation sexuelle, état matrimonial, état de personne graciée). Il doit exister un lien rationnel entre la demande du candidat et l’un ou l’autre de ces motifs de distinction.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’obligation d’offrir des mesures d’adaptation, veuillez consulter le site Web de la Commission canadienne des droits de la personne.

Selon la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP), le gestionnaire d’embauche doit s’acquitter de son obligation de fournir des mesures d’adaptation tout au long du processus de nomination. Si un candidat demande des mesures d’adaptation pour un motif de distinction illicite énoncé dans la Loi canadienne sur les droits de la personne (par exemple, la déficience), sa demande ne peut être rejetée sans raison.

Toutes les demandes de mesures d’adaptation devraient être analysées au cas par cas, en fonction de l’ensemble des informations pertinentes. S’il est établi qu’il existe un obstacle pouvant nuire à une évaluation juste et équitable, et que cet obstacle est lié à un motif de distinction illicite, vous devez offrir des mesures d’adaptation. S’il n’existe pas de tel obstacle, des mesures d’adaptation ne sont peut-être pas requises et la demande du candidat pourrait donc être rejetée. Par exemple, il serait peut-être injustifié d’accorder plus de temps à un candidat pour passer un test qui a été conçu de manière à ce que tous les candidats aient le temps de le finir. (On peut penser, entre autres, à un examen que les candidats ont 2 semaines pour faire à la maison alors qu’il dure environ 2 heures.)

Par ailleurs, il existe certaines situations particulières où un employeur n’est pas tenu d’offrir des mesures d’adaptation à un employé, et ce, même s’il existe un obstacle à une évaluation juste et équitable. C’est notamment le cas lorsque la qualification à évaluer est considérée comme une exigence professionnelle légitime, c’est-à-dire une exigence à laquelle toutes les personnes qui occupent un poste donné doivent répondre parce qu’elle est jugée essentielle pour des raisons d’efficacité et de sécurité. Par exemple, les personnes employées comme camionneurs doivent répondre à certaines normes d’acuité visuelle et posséder un permis de conduire valide.

Si l’employeur peut démontrer que toutes les personnes qui occupent un poste donné doivent répondre à certaines exigences parce que ces dernières sont essentielles sur les plans de l’efficacité et de la sécurité, il n’a aucune obligation d’offrir des mesures d’adaptation, puisqu’il ne s’agit pas de discrimination.

Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter la page Obligation de prendre des mesures d’adaptation : Démarche générale à l’intention des gestionnaires.

Vous pouvez choisir d’accorder du temps supplémentaire à un candidat lors d’un test afin de vous assurer qu’il aura suffisamment de temps pour démontrer pleinement ses compétences. Cependant, vous devez également veiller au respect du mérite en vous assurant que le temps supplémentaire accordé ne modifie pas la qualification évaluée.

Lorsqu’un candidat demande plus de temps pour passer un examen, il faut d’abord déterminer si sa demande est justifiée compte tenu de ses limitations fonctionnelles.

Le temps additionnel requis devra être déterminé en fonction de plusieurs facteurs, y compris :

• la nature et la portée des limitations fonctionnelles du candidat;
• le type d’outil d’évaluation utilisé;
• les qualifications à évaluer;
• les exigences du poste.

Plus vous en saurez sur ces différents facteurs, plus vous serez en mesure de déterminer avec précision la quantité de temps supplémentaire dont aura besoin le candidat. Il n’existe toutefois pas de formule universelle.

Les questions suivantes pourront vous aider à déterminer combien de temps supplémentaire il faudrait accorder au candidat :

• Pourquoi ce candidat a-t-il besoin de plus temps pour passer l’examen?
  • a-t-il de la difficulté à lire?
  • a-t-il des problèmes de concentration?
  • a-t-il besoin de prendre de courtes pauses pour reposer ses mains?
• Le fait de lui accorder plus de temps pourrait-il avoir un effet sur la nature ou le niveau de la qualification à évaluer? Par exemple, le test vise-t-il à évaluer la capacité du candidat à exécuter une tâche dans un délai limitié? Dans ce cas, il se peut que le résultat du test soit faussé si vous lui accordez plus de temps.

Pour répondre le mieux possible à ces questions, veuillez consulter le candidat. Vous pouvez également vous adresser au gestionnaire d’embauche pour en apprendre davantage sur les exigences du poste et les qualifications à évaluer.

Non. Vous n’avez besoin d’aucune preuve de handicap pour offrir des mesures d’adaptation. Cependant, il est souvent nécessaire d’obtenir de la documentation de la part d’un professionnel afin de déterminer les mesures d’adaptation appropriées et équitables.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le Guide relatif à l’évaluation des personnes handicapées.

Non. Puisque les mesures d’adaptation sont choisies et mises en place au cas par cas, les rapports de mesures d’adaptation de la CFP valent uniquement pour un test donné.

Par ailleurs, il peut arriver qu’un candidat transmette au conseiller en ressources humaines un rapport antérieur des spécialistes en adaptation des évaluations de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre d’exemple des mesures d’adaptation qu’il a reçues par le passé, et qu’il insiste pour obtenir les mêmes mesures. Il est cependant important de savoir comment ces mesures d’adaptation ont été déterminées avant de les appliquer à votre test, afin de vous assurer que l’évaluation demeure équitable et valide. De plus, tout changement concernant les limitations fonctionnelles du candidat devrait être signalé, car il pourrait avoir une incidence sur les mesures d’adaptation fournies.

Les candidats doivent avoir la possibilité de prendre connaissance des mesures d’adaptation proposées et de faire part de leurs commentaires aux personnes concernées. Si un candidat a des préoccupations au sujet de ses mesures d’adaptation, celles-ci devraient faire l’objet d’une discussion avant le début de l’évaluation. Il est par ailleurs essentiel que le candidat comprenne bien les mesures d’adaptation proposées. Si les mesures d’adaptation doivent être revues, il pourrait être nécessaire de reporter l’évaluation à une date ultérieure. La personne chargée de déterminer les mesures d’adaptation devra également examiner si d’autres mesures seraient plus appropriées.

Si les mesures d’adaptation ont été recommandées par la Commission de la fonction publique du Canada (CFP), il faudra communiquer avec un spécialiste en adaptation des évaluations dès que vous serez informé des préoccupations du candidat. Veuillez noter que seule la CFP peut modifier les mesures d’adaptation recommandées pour ses propres tests.

Si les mesures d’adaptation ont été déterminées par un spécialiste en adaptation des évaluations de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP), vous devez communiquer le plus rapidement possible avec lui.

Par contre, si les mesures d’adaptation ont été déterminées par l’organisme, c’est la responsabilité du gestionnaire chargé du processus d’évaluation de régler la situation. Dans ce cas, nous recommandons :

• d’obtenir des renseignements additionnels du candidat afin de mieux comprendre sa plainte;
• de déterminer si certains besoins légitimes du candidat n’ont effectivement pas été pris en compte;
• de confirmer que le surveillant d’examen a bel et bien mis en œuvre les mesures d’adaptation recommandées;
• de confirmer que le candidat a eu l'option de commenter les mesures d’adaptation et qu’il les a acceptées avant de passer le test;
• d’expliquer au candidat que les mesures d’adaptation ne visent pas à lui offrir un avantage ni à garantir qu’il réussira le test.

Les outils d’évaluation, comme les entrevues et les examens, peuvent être conçus initialement avec un souci d’accessibilité. Les lignes directrices suivantes, reposant sur les principes de la conception universelle des examens, peuvent être suivies afin d’accroître l’accessibilité des tests :

• concevoir l’outil d’évaluation selon les besoins de personnes ayant des compétences et des antécédents divers.
• définir clairement les qualifications à évaluer.
• rédiger les questions de manière à ce qu’elles soient le plus accessibles possible, en tâchant de cerner et d’éliminer les éléments qui risqueraient de limiter la capacité du candidat à démontrer pleinement ses compétences.
• rédiger les consignes et les procédures dans une langue claire et simple afin qu’elles soient aussi faciles à lire et à comprendre que possible.
• concevoir l’outil d’évaluation de manière à ce qu’il puisse être adapté au besoin ou utilisé avec des aides techniques.

La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) applique les principes de la conception universelle des examens dans le cadre de ses services d’élaboration et de tenue de tests. Ses outils et procédures d’évaluation sont conçus pour être accessibles au plus grand nombre de candidats possible.

Elle offre des mesures d’adaptation pour ses propres tests et les tests organisationnels, en plus d’offrir de multiples formats de ces tests. Ce service est gratuit pour les tests de la CFP et offert selon le principe du recouvrement des coûts pour les examens organisationnels.

Elle partage son expertise en matière d’accessibilité avec les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines de divers ministères et organismes par l’intermédiaire de son site Web et d’activités de formation.