Procédure : Abandon

Ces instructions sur l’exécution des programmes (IEP) traitent des lignes directrices et des procédures s’appliquant à l’abandon des demandes d’attribution de la citoyenneté à un adulte ou à un mineur.

Sur cette page

• Contexte, pouvoirs et politique
• Procédures de communication électronique
• Procédures liées à l’abandon
  • Premier avis
  • Demandes de report reçues avant la date de l’événement
  • Avis final
• Procédure liée à la fermeture de la demande dans le SMGC
• Fermer une demande à laquelle est associée une demande simultanée pour mineur 5(2)
• Renvoi du dossier au CTD-S aux fins d’archivage de la demande
• Réactivation d’une demande abandonnée

Contexte, pouvoirs et politique

Contexte

Une personne qui demande la citoyenneté canadienne doit répondre à toutes les demandes de documents qui lui sont demandés et satisfaire à d’autres exigences, telles que de se présenter, au moment demandé, à tout événement (examen, entrevue, audience ou cérémonie).

Avant de considérer qu’une demande est abandonnée, l’agent de la citoyenneté doit veiller à ce que le demandeur ait eu la possibilité de satisfaire à ces exigences et ait disposé de suffisamment de temps à cette fin. Si le demandeur ne répond pas de manière appropriée dans les délais prescrits par IRCC, sa demande sera considérée comme abandonnée.

Pendant la pandémie de COVID-19 en 2020-2021, un moratoire a été imposé sur l’abandon des demandes de citoyenneté et des prorogations ont été accordées dans tous les cas où des documents demandés n’avaient pas encore été soumis par les demandeurs de la citoyenneté. Cet moratoire n’est plus en vigueur depuis le 12 avril 2021. Par conséquent, IRCC ne prolonge plus automatiquement les délais accordés pour la soumission des documents justificatifs requis et reprendra les procédures d’abandon. En 2021, les procédures d’abandon ont été modifiées pour inclure des considérations supplémentaires pour la correspondance électronique et d’autres directives sur la prise de décision.

Pouvoirs

La Loi sur la citoyenneté (la Loi) prévoit des pouvoirs particuliers permettant de considérer qu’une demande a été abandonnée. Les dispositions pertinentes de la Loi présentées dans le cadre de la Loi renforçant la citoyenneté canadienne sont les articles L23.1 et L13.2.

Politique

L’objectif de cette politique est de permettre la fermeture d’une demande lorsqu’un client ne répond pas après un nombre raisonnable de communications de suivi de la part des agents de la citoyenneté ou des agents de traitement, et pour éviter la duplication du travail ou les coûts inutiles liés au traitement d’une demande, lorsqu’un demandeur omet à plusieurs reprises de se présenter (que ce soit virtuellement ou en personne) ou de fournir des éléments de preuve sans justification raisonnable.

Conformément aux articles L13.2 et L23.1, une demande peut être considérée comme abandonnée lorsque le demandeur n’a pas donné suite à une demande de documents ou ne se présente pas à un événement, lorsqu’on lui demande, sans justification raisonnable. L’agent ne doit avoir recours à la procédure d’abandon que lorsque toutes les autres options ont été épuisées et qu’il est évident que le demandeur ne souhaite plus présenter activement sa demande ou lorsqu’une justification raisonnable n’a pas été fournie démontrant l’incapacité du demandeur d’assister à un événement ou à soumettre les documents demandés. Lorsque le dossier comporte suffisamment d’information pour lui permettre de prendre une décision, le décideur doit choisir de rendre une décision plutôt que de considérer le dossier comme étant abandonné.

Un agent de la citoyenneté peut considérer qu’une demande est abandonnée lorsque, sans excuse ou explication raisonnable;

• le demandeur ne se présente pas (que ce soit virtuellement ou en personne), après un deuxième avis, à un événement (examen, examen de reprise, entrevue, audience ou cérémonie);
• le demandeur ne fournit pas, après un avis final, les documents à l’appui exigés (p. ex. le questionnaire sur la présence effective [QPE], des documents supplémentaires, les empreintes digitales, des documents judiciaires).

Des procédures particulières liées à l’abandon d’une demande pour chacun de ces scénarios sont décrites ci-dessous.

Procédures de communication électronique

Dans le passé, des avis papier étaient envoyés, avant la mise en œuvre de toute procédure d’abandon, lorsqu’un demandeur ne répondait pas à une communication par courriel. Cette mesure provisoire n’est plus en vigueur, et un avis final peut désormais être envoyé aux demandeurs si aucune réponse n’est reçue à une correspondance électronique.

Procédure pour les correspondances envoyées par courriel

Les demandeurs ne devront plus recevoir d’invitation sur papier avant le début des procédures d’abandon. Toutes les communications avec les demandeurs seront traitées de la même manière, qu’elles soient envoyées par courriel ou sur papier.

Afin de maintenir une approche cohérente, il est recommandé d’utiliser le même moyen de communication pour contacter les demandeurs pour le 1^er avis et l’avis final. Par exemple, si une première invitation à un événement a été envoyée par courriel, l’avis final doit également être envoyé par courriel. De même, si une correspondance est envoyée par la poste, toutes les communications ultérieures relatives à la même affaire devraient être envoyées de la même manière. La seule exception à cette règle est lorsqu’un demandeur demande précisément d’être contacté par la poste.

En vigueur à compter de maintenant, il suffit de l’indiquer seulement au dossier (ou dans une note de cas au Système mondial de gestion des cas [SMGC]) lorsque la correspondance est envoyée par la poste ou par toute correspondance numérique autre que le courriel (comme Connexion postel). Si ce n’est pas indiqué dans le dossier, l’hypothèse par défaut sera que la communication a été envoyée par courriel. Si un demandeur a demandé à être contacté de préférence par la poste plutôt que par courriel, cela doit être indiqué dans une note de cas dans le SMGC.

Procédures liées à l’abandon

Premier avis

Un demandeur doit recevoir 2 avis avant qu’une demande puisse être abandonnée. Le décideur doit s’assurer que 2 possibilités sont offertes au demandeur et que des possibilités supplémentaires ne doivent être offertes que dans des circonstances exceptionnelles.

Lorsqu’un demandeur communique avec IRCC pour expliquer pourquoi il ne s’est pas présenté à un événement ou pourquoi il était dans l’incapacité de fournir les documents demandés, l’agent d’IRCC doit déterminer si l’explication fournie est raisonnable.

Si l’explication est considérée raisonnable, le décideur doit d’abord déterminer si les circonstances justifient un nouveau premier avis, ou si un avis final est plus approprié. Les éléments suivants devraient être pris en considération :

Événements

Un avis final offrant une autre possibilité de se présenter sera plus approprié si le demandeur n’est pas en mesure d’assister à l’événement en raison d’une situation prévue ou imprévue comme :

• une maladie temporaire;
• des examens scolaires;
• des engagements au travail;
• des problèmes technologiques;
• un voyage.

L’événement du demandeur doit être repoussé pour un événement identique, et un nouveau premier avis lui sera envoyé si l’une des situations suivantes se produit :

• un événement est annulé ou repoussé;
• le demandeur ne peut pas y assister en raison de circonstances exceptionnelles telles que :
  • des événements météorologiques extrêmes;
  • une maladie de longue durée/récurrente;
  • des retards liés à un voyage avec documents à l’appui;
  • des circonstances personnelles exceptionnelles.

Période d’indisponibilité

Si le demandeur demande une période d’indisponibilité, le décideur peut évaluer si la raison est suffisante pour justifier une prorogation. Il peut accorder une prorogation, mais généralement d’au plus 6 mois à compter de la date de la demande de prolongation, à la discrétion de l’agent de traitement des demandes ou de l’agent de traitement des cas.

Après l’approbation d’une prolongation, un avis final doit être envoyé. Le demandeur doit être informé (par le moyen de communication qu’il a choisi dans sa demande, pour autant que la correspondance ou un résumé détaillé de la conversation soit entré dans le SMGC) lorsqu’une prolongation a été accordée, et une note de cas doit être ajoutée dans le SMGC pour refléter la situation.

Documents exigés

Si, à la suite de l’envoi du premier avis, aucun document n’est reçu ou que seulement une partie des documents sont reçus, un avis final devra être envoyé. Dans les situations où des documents partiels ont été reçus, il faut indiquer clairement au demandeur quels documents sont encore requis.

Si une demande de prolongation du délai est reçue de la part du demandeur, la demande doit être évaluée par le décideur. Une prolongation peut être accordée si :

• le demandeur a fait des efforts pour obtenir les documents exigés, mais n’est pas en mesure de les obtenir dans le délai requis;
• le décideur a connaissance de retards dans la capacité de tous les demandeurs à obtenir des documents précis.

S’il n’y a aucune indication ni preuve que le demandeur a fait un effort pour obtenir les documents exigés, aucune prolongation ne devra être accordée, et un avis final comportant un délai supplémentaire de 30 jours devra être envoyé.

En général, les demandes de prolongation doivent être fondés sur le besoin établi du demandeur pour une période maximale de 6 mois, à la discrétion de l’agent de traitement des demandes ou de l’agent de traitement des cas. Par exemple, si le demandeur soumet un courriel confirmant qu’il a demandé un document et qu’il recevra une réponse dans ___ jours/semaines/mois, ou si la norme de service est clairement indiquée sur un site Web public.

Actuellement, les instructions liées à la COVID-19 pour les demandes de citoyenneté informent les demandeurs qu’ils ne doivent pas se rendre dans une autre ville ni un autre pays pour obtenir les documents exigés pour le moment, et qu’un délai supplémentaire peut être accordé si une explication raisonnable est fournie indiquant que leur capacité à obtenir des documents est touchée par la COVID-19.

Dans tous les cas

Si l’explication est considérée non raisonnable :

• l’agent de traitement des demandes ou l’agent de traitement des cas doit communiquer le résultat de la détermination au demandeur par l’intermédiaire de l’Avis d’examen de l’explication [disponible sur le disque T du SMGC];
• le demandeur sera alors convoqué à un nouvel événement, et un avis final lui sera envoyé; et
• une copie de l’Avis d’examen de l’explication doit être téléchargée au SMGC, et une note de cas indiquant brièvement l’explication fournie et la raison pour laquelle l’agent de traitement des demandes ou l’agent de traitement des cas a déterminé qu’elle n’était pas raisonnable.

Les agents de traitement des demandes et les agents de traitement des cas peuvent déterminer si une explication est raisonnable ou non pour ne pas avoir assisté à un événement et ils peuvent également invoquer les procédures d’abandon dans les cas où aucune explication n’est fournie. Seuls les agents de traitement des demandes peuvent prendre des décisions concernant les cas de non-participation à un événement et le défaut de présenter des documents exigés dans les délais prescrits.

Dans tous les cas où une prolongation du délai est accordée :

• le demandeur doit en être informé (par le moyen qu’il a choisi dans sa demande, à condition que la correspondance ou un résumé détaillé de la conversation soit entré dans le SMGC);
• un avis final doit être envoyé au demandeur pour lui communiquer le délai prolongé qui a été approuvé.

Demandes de report reçues avant la date de l’événement

Lorsqu’un demandeur communique avec IRCC pour lui fournir une explication avant l’événement prévu, elle doit être traitée de la même manière qu’une explication fournie dans les 30 jours suivant ledit événement. Peu importe si une explication est reçue avant ou après un événement, le décideur doit évaluer la raison et doit déterminer si une nouvelle première invitation ou une invitation finale doit être envoyée.

Si le demandeur ne communique pas avec IRCC pour fournir une explication de son absence à un événement, le décideur attendra 45 jours civils à partir de la date de l’événement. Le demandeur dispose de 30 jours civils après l’événement (pour les examens en ligne, les 30 jours sont comptabilisés à compter de la date de début de l’examen) pour envoyer son explication à IRCC. Si aucune explication n’est fournie :

• le décideur attendra 15 jours civils supplémentaires (pour un total de 45 jours civils), puis considérera l’absence du demandeur comme un « défaut de se présenter »;
• le demandeur sera alors invité à un nouvel événement, et un avis final lui sera envoyé, ou encore un avis final l’invitant à soumettre les documents exigés.

Avis final

Si un demandeur communique avec IRCC afin d’expliquer pourquoi il ne s’est pas présenté à un événement ou pourquoi il n’a pas fourni les documents exigés, le représentant d’IRCC doit déterminer si l’explication fournie est raisonnable.

Événements

Si le demandeur n’est pas en mesure d’assister à un événement en raison d’une situation prévue ou imprévue ayant une incidence sur sa capacité à y assister (comme une maladie temporaire, des examens scolaires, des engagements professionnels, des problèmes technologiques ou un voyage), le décideur doit utiliser son pouvoir discrétionnaire pour déterminer si le demandeur a fait tous les efforts possibles afin d’assister à l’événement. Si le décideur estime que tous les efforts raisonnables ont été faits, un nouvel avis final donnant au demandeur une autre possibilité d’assister à l’événement peut être envoyé. Toutefois, si le décideur détermine que le demandeur n’a pas fait d’effort pour assister à l’événement, il peut procéder à l’abandon.

Si le demandeur a reçu 2 invitations et a été informé que le fait de ne pas assister à l’événement final entraînerait un abandon de la demande, ce n’est que dans des circonstances exceptionnelles qu’on lui offrira des occasions supplémentaires.

Le demandeur sera invité à un nouvel événement et un avis final lui sera envoyé si l’une des situations suivantes se produit :

• un événement est annulé ou repoussé;
• le demandeur n’est pas en mesure d’y assister en raison de circonstances exceptionnelles comme :
  • des conditions météorologiques extrêmes;
  • une maladie à long terme ou récurrente;
  • des retards liés à un voyage avec documents à l’appui;
  • des circonstances personnelles exceptionnelles.

Période d’indisponibilité

Si, à la suite d’un avis final :

• le demandeur demande une période d’indisponibilité, le décideur peut évaluer les circonstances de la raison de cette indisponibilité.
• Seules des circonstances exceptionnelles peuvent être approuvées pour une prolongation, notamment :
  • une maladie à long terme et récurrente;
  • des circonstances personnelles exceptionnelles.

Les études ou les voyages liés au travail ou pour les vacances ne sont pas des explications raisonnables après l’envoi d’un avis final. Si une prolongation est accordée, elle ne doit généralement pas excéder 6 mois à compter de la date de la demande de prolongation, et ce, à la discrétion de l’agent de traitement des demandes ou de l’agent de traitement des cas.

Après l’octroi d’une prolongation :

• un avis final doit être envoyé;
• le demandeur doit être informé lorsqu’une prolongation a été accordée;
• une note de cas doit être ajoutée au SMGC pour refléter la situation.

Documents exigés

À la suite de l’envoi d’un avis final, le cas peut être abandonné si :

• aucun des documents exigés n’est reçu dans les 30 jours suivant la date de l’avis;
• une demande de prolongation du délai n’a pas été demandée ni approuvée.

Si, à la suite de l’envoi d’un avis final, seulement certains des documents exigés ont été reçus, le décideur doit tenter de rendre une décision sur le cas avec la documentation fournie avant d’envisager l’abandon. S’il est incapable de prendre une décision parce que les documents exigés étaient essentiels à la détermination, l’abandon peut être poursuivi. Tous les efforts doivent être faits pour rendre une décision au moyen de la documentation disponible avant d’envisager l’abandon.

Si une demande de prolongation est reçue du demandeur après l’envoi d’un avis final, la demande doit être évaluée par le décideur. Une prolongation supplémentaire peut être accordée au demandeur à ce stade, au besoin, de sorte que le temps accumulé pour fournir les documents exigés ne dépasse généralement pas 6 mois (par exemple, si le demandeur a déjà bénéficié d’une prolongation de 2 mois à la suite de la demande de 30 jours, un maximum de 3 mois supplémentaires peut être accordé dans un nouvel avis final), à la discrétion de l’agent de traitement des demandes ou de l’agent de traitement des cas. Le délai total pour la soumission des documents exigés ne devrait généralement pas dépasser 6 mois, et les prolongations ne devraient être accordées que lorsqu’il est clair que le demandeur tente d’obtenir les documents et qu’il n’est pas en mesure de les obtenir en raison de retards qui peuvent être vérifiés.

Si une période de 6 mois de prolongations cumulatives a été accordée au demandeur :

• une évaluation doit être menée concernant :
  • la nécessité des documents exigés;
  • la probabilité que le demandeur obtienne ces documents.
• le décideur doit décider s’il est raisonnable d’accorder au demandeur un délai supplémentaire ou un autre moyen de fournir les documents exigés.

La décision d’accorder un délai supplémentaire ou une autre possibilité ne doit être prise :

• que dans des circonstances exceptionnelles;
• lorsqu’il existe une probabilité raisonnable que les documents soient soumis en temps opportun.

Les documents doivent être nécessaires pour rendre une décision sur une demande.

Dans tous les cas

Si l’explication est considérée non raisonnable :

• l’agent de traitement des demandes ou l’agent de traitement des cas doit communiquer le résultat de sa détermination au demandeur par l’intermédiaire de l’Avis d’examen de l’explication (disponible sur le lecteur T du SMGC), accompagné d’un Avis d’abandon d’une demande de citoyenneté canadienne (CIT 0543);
• une copie de ces 2 documents doit être téléchargée au SMGC, et une note de cas devra être ajoutée qui décrit brièvement l’explication fournie et la raison pour laquelle l’agent a déterminé qu’elle n’était pas raisonnable (des détails sont fournis plus bas).

Une fois que ces documents ont été envoyés au demandeur, aucune autre mesure ne sera prise à l’égard du dossier.

Les agents de traitement des demandes ou les agents de traitement des cas peuvent déterminer si une explication est raisonnable ou non lorsqu’un demandeur ne se présente pas à un événement, et ils peuvent également invoquer les procédures d’abandon si aucune explication n’est fournie. Seuls les agents de traitement des demandes peuvent prendre des décisions concernant le fait de ne pas se présenter à un événement et de ne pas fournir les documents exigés dans les délais prescrits.

En général, la demande de documents devra seulement avoir lieu lorsque ces derniers sont essentiels au processus de décision concernant le cas. Toutefois, dans certaines circonstances, il peut être décidé d’aller de l’avant sans obtenir les documents et sans abandon. Cela inclut les scénarios dans lesquels :

• un décideur a déterminé qu’un certificat de police étranger n’est pas nécessaire;
• des documents de résidence partiels ont été soumis, et le décideur a déterminé qu’il a reçu une preuve suffisante sans le reste des documents.

Le demandeur doit toujours être avisé dans ces circonstances.

Dans les situations où les demandeurs doivent obtenir des documents de pays étrangers, les circonstances peuvent changer soudainement et ne pas avoir d’effet immédiat apparent, empêchant ainsi l’obtention des documents ou entraînant des retards importants. Dans ces circonstances, la nécessité du document pour rendre une décision sur le cas doit être réévaluée, et des prolongations devraient être accordées lorsque les documents sont jugés nécessaires et que des retards peuvent être prévus de façon raisonnable en fonction de la connaissance de la situation qui prévaut et/ou des éléments de preuve à l’appui.

Si, au cours d’une entrevue relative à l’intégrité du programme (EIP) ou de toute communication avec un demandeur, il devient évident que des documents supplémentaires sont nécessaires, le demandeur doit en être avisé et se voir offrir toutes les possibilités d’entamer le processus d’obtention de ces documents, même avant que le demandeur ne reçoive une demande écrite.

Procédure liée à la fermeture de la demande dans le SMGC

Le bureau local doit prendre les mesures qui s’imposent pour fermer la demande dans le SMGC 30 jours civils après l’écoulement du délai indiqué dans l’avis final de fermeture du dossier (demande de documents supplémentaires) ou 45 jours civils après la date de l’événement indiqué dans l’avis final lorsque tous les événements suivants se sont produits :

1. Un demandeur ne répond pas aux demandes d’information d’IRCC ou ne se présente pas à des événements.
2. Le demandeur ne fournit pas de justifications raisonnables.
3. Le pouvoir discrétionnaire d’un agent a été exercé, et il a décidé de traiter le cas comme étant abandonné.

Une de ces mesures consiste à générer la lettre concernant la fermeture du dossier, soit l’Avis d’abandon d’une demande de citoyenneté (CIT 0543), disponible sur le lecteur T et à l’envoyer au demandeur. Une copie de cette lettre est sauvegardée dans le SMGC. Une note de cas doit également être inscrite pour indiquer la raison de la fermeture du dossier, et ainsi aider le Centre de soutien à la clientèle si le demandeur appelle pour obtenir de l’information sur sa demande.

1. L’agent de traitement des demandes (ATD) ou officier de traitement des demandes (OTD) doit créer un enregistrement pour l’Avis d’abandon d’une demande de citoyenneté (CIT 0543)] dans « Correspondance envoyée ». Il doit ensuite utiliser le document qui apparaît dans « Correspondance – Pièces jointes » pour créer l’avis d’abandon à partir du lecteur T. Il doit sauvegarder une copie de l’avis d’abandon dûment rempli dans le SMGC. Après avoir envoyé la lettre, l’agent doit changer l’état de l’enregistrement à « Envoyé ».
2. Une note de cas détaillée doit être ajoutée dans le SMGC.
   • La note de cas concernant un demandeur qui n’a pas fourni de documents supplémentaires et dont la demande est, par conséquent, considérée abandonnée doit contenir les renseignements suivants :
     • La date d’envoi du premier avis.
     • Le type d’avis qui a été envoyé (ce qui était demandé dans l’avis).
     • La raison pour laquelle l’avis a été envoyé.
     • Le délai accordé au demandeur pour répondre au premier avis.
     • Les détails de toute réponse fournie par le demandeur au premier avis.
     • La date d’envoi de l’avis final.
     • Le délai accordé au demandeur pour répondre au deuxième avis.
     • Tout autre commentaire figurant dans l’avis final au sujet de la réponse fournie par le demandeur au premier avis.
     • Les détails de toute réponse fournie par le demandeur à l’avis final.
     • La raison pour laquelle la demande est abandonnée.
   • La note de cas concernant un demandeur qui ne s’est pas présenté à un événement et dont la demande est, par conséquent, considérée abandonnée doit contenir les renseignements suivants :
     • La date du premier événement.
     • La date d’envoi de l’avis concernant le premier événement.
     • Les détails de toute réponse fournie par le demandeur au premier avis.
     • La date du deuxième événement.
     • La date d’envoi de l’avis final.
     • Tout autre commentaire figurant dans l’avis final au sujet de la réponse fournie par le demandeur au premier avis.
     • Les détails de toute réponse fournie par le demandeur à l’avis final.
     • La raison pour laquelle la demande est abandonnée.
   • Si le demandeur a fourni une explication qui n’a pas été considérée raisonnable, la note doit indiquer clairement l’explication fournie et les motifs du décideur justifiant pourquoi l’explication n’était pas raisonnable.
   • Voici quelques exemples de notes dont le degré de détail est considéré acceptable :

     Le (XX date), un avis (insérer le nom du formulaire) a été envoyé au demandeur pour lui demander des renseignements supplémentaires. Des renseignements (énumérez les documents) étaient nécessaires pour la prise de la décision au sujet de la demande. Le demandeur disposait de 30 jours pour fournir les documents supplémentaires demandés. Aucune réponse n’a été fournie. Le (XX date), un avis final a été envoyé au demandeur pour lui demander de fournir les documents supplémentaires. Le demandeur disposait de 30 jours pour fournir les documents. En date du (XX date), le demandeur n’avait toujours pas fourni les documents demandés (ou « je considère que les raisons fournies par le demandeur pour ne pas avoir été en mesure de produire les documents sont insuffisantes » et la raison). Par conséquent, la demande de citoyenneté du demandeur a été abandonnée parce qu’il n’a pas satisfait aux exigences.

     Le (XX date), un avis a été envoyé au demandeur pour lui demander des renseignements supplémentaires. L’avis précisait que ces renseignements (énumérez les documents) étaient nécessaires pour la prise de décision au sujet de la demande. Le demandeur disposait de 30 jours pour fournir les documents supplémentaires demandés. Le demandeur a fourni une partie des documents, sans expliquer pourquoi les autres documents étaient toujours absents. Le (XX date), un avis final a été envoyé au demandeur pour lui demander de fournir les documents exigés. Le demandeur disposait de 30 jours pour fournir les documents. En date du (XX date), le demandeur n’avait toujours pas fourni de raison expliquant pourquoi les autres documents n’ont pas été soumis. Les documents demandés devaient servir à évaluer si le demandeur satisfaisait aux exigences liées à la citoyenneté; sans ces renseignements, il est impossible d’évaluer correctement le dossier. Par conséquent, la demande de citoyenneté du demandeur a été abandonnée parce qu’il n’a pas satisfait aux exigences.

     Le (XX date), un avis de convocation a été envoyé au demandeur pour l’inviter à un examen de connaissances et à une entrevue pour la vérification des documents le (XX date). Le demandeur ne s’est pas présenté à cet événement. Le (XX date), IRCC a reçu une lettre du demandeur, dans laquelle il a fourni une explication de son absence à l’événement, à savoir (explication). Après examen de l’explication, (l’agent XX) a considéré que cette dernière était non valable en raison de (raison pour laquelle l’explication est jugée non raisonnable) et a envoyé au demandeur un Avis d’examen de l’explication par courriel. Le (XX date), un avis final a été envoyé au demandeur pour le convier à un examen de connaissances et à une entrevue pour la vérification des documents le (XX date). Le demandeur ne s’est pas présenté à cet événement. En date du (XX date), le demandeur n’avait toujours pas fourni la raison de son absence à cet événement. Par conséquent, la demande de citoyenneté du demandeur a été abandonnée parce qu’il n’a pas satisfait aux exigences.

3. L’agent de traitement des demandes ou l’agent de traitement des cas devrait annuler toutes les activités d’évaluation de l’admissibilité, de serment et d’audience qui ne sont pas encore à l’état final, de même que le certificat s’il a déjà été généré.
4. Sous l’onglet « Historique », l’agent de traitement des demandes ou l’agent de traitement des cas doit mettre à jour l’état de la demande à « Fermée » et sélectionner « Abandon » comme raison pour l’état de la demande.
5. Après une période recommandée de 6 mois, le bureau transfère le dossier au Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S) pour qu’il soit archivé. Consulter les IEP intitulées « Archiver une demande de citoyenneté ».

Fermer une demande à laquelle est associée une demande simultanée pour mineur 5(2)

Traitement d’une demande simultanée pour mineur lorsque la demande du parent est abandonnée

Si la demande simultanée vise les 2 parents, le mineur peut obtenir la citoyenneté canadienne par l’un ou l’autre de ses parents, à condition que le parent en question ait obtenu la citoyenneté et que le lien de filiation ait été établi.

Si la demande ne vise qu’un seul parent, tous les efforts doivent être déployés pour savoir si l’autre parent du mineur est citoyen canadien. Si tel est le cas, une preuve de citoyenneté doit être demandée à l’autre parent, et le lien de filiation établi.

Si aucun des parents n’est citoyen canadien, tous les efforts doivent être déployés pour savoir si l’un ou l’autre des parents du mineur a une demande de citoyenneté en cours. Si tel est le cas, le lien de filiation doit être établi au moyen d’une preuve, et le mineur transféré à ce dossier.

Avis d’abandon

Scénario n^o 1 : Lorsqu’il y a une preuve au dossier que l’autre parent n’est pas citoyen canadien et n’a pas de demande de citoyenneté en cours (par exemple, lorsque les 2 parents se trouvent dans le dossier et que les 2 demandes sont abandonnées) le texte qui suit doit figurer dans l’avis d’abandon du demandeur principal :

« La ou les demandes présentées au nom de votre(vos) enfant(s) mineur(s) a ou ont été refusée(s) puisque l’exigence d’avoir un parent citoyen canadien n’est pas satisfaite. »

Scénario n^o 2 : Lorsqu’il n’y a aucune preuve au dossier et que tous les efforts administratifs (c.-à-d. une requête dans le SMGC au sujet de l’autre parent) ont été déployés pour savoir si l’autre parent est citoyen canadien ou a une demande de citoyenneté en cours, le texte qui suit doit figurer dans l’avis d’abandon du demandeur principal :

« La(les) demandes présentée(s) au nom de votre(vos) enfant(s) mineur(s) pourrai(en)t être refusée(s) en raison de l’abandon de votre demande de citoyenneté canadienne. Veuillez prendre connaissance de la lettre ci-jointe, dans laquelle on vous demande de fournir une preuve que l’autre parent de votre(vos) enfant(s) mineur(s) est citoyen canadien ou a une demande de citoyenneté canadienne en cours. »

Dans un tel cas, la lettre relative à l’équité procédurale concernant les mineurs (qui se trouve sur le lecteur T) doit être jointe à l’avis d’abandon envoyé au parent.

Lettre d’abandon

Demandes reçues avant le 11 juin 2015

Les mineurs de moins de 18 ans ne reçoivent pas de lettre distincte d’abandon .

Demandes reçues à partir du 11 juin 2015

Si la demande du mineur est abandonnée, une lettre d’abandon sera envoyée à l’attention de la personne qui a présenté une demande en son nom, si le mineur était âgé de 14 à 17 ans au moment de la réception de la demande au CTD-S. Les mineurs âgés de moins de 14 ans ne reçoivent pas de lettre distincte d’abandon.

Fermeture du dossier

Si la personne d’âge mineur n’a aucun parent canadien ni aucun de ses parents qui a une demande de citoyenneté simultanée ni ne fournit de preuve dans les 30 jours suivant la date à laquelle la décision a été communiquée, l’agent de la citoyenneté doit attendre 30 jours supplémentaires avant de refuser la demande du mineur et fermer le dossier.

Contrôle judiciaire

Si le parent fait une demande d’autorisation et demande le contrôle judiciaire (dans les 30 jours prévus à l’alinéa L22.1(2)b)), la demande du mineur demeurera suspendue en vertu de l’article L13.1 jusqu’à ce qu’une décision définitive ne soit rendue par les tribunaux dans le cadre du processus du contrôle judiciaire.

Une note doit être inscrite au SMGC pour expliquer pourquoi la demande est suspendue en vertu de l’article L13.1.

Marche à suivre pour fermer une demande simultanée pour mineur lorsque la demande du parent est abandonnée

La demande du mineur ne peut pas être fermée avant l’expiration du délai accordé pour présenter une demande de contrôle judiciaire de l’abandon de la demande du parent, ou avant le résultat final d’un litige découlant de l’abandon de la demande du parent. Autrement dit, la demande du mineur ne peut être fermée que lorsque la décision prise à l’égard de la demande du parent est définitive.

La décision d’abandon à l’égard de la demande du parent est définitive dans les cas suivants :

• le délai de présentation d’une demande d’autorisation et de demande de contrôle judiciaire est expiré (30 jours);
• le parent a présenté une demande d’autorisation et de contrôle judiciaire, et la demande a été rejetée;
• si l’autorisation est accordée, la Cour fédérale a rejeté la demande de contrôle judiciaire, et aucune question grave de portée générale n’a été certifiée par le juge;
• si une question grave de portée générale est certifiée et qu’un appel est interjeté devant la Cour d’appel fédérale, la Cour d’appel fédérale a rendu sa décision et le délai pour interjeter appel devant la Cour suprême du Canada est expiré;
• si une demande d’autorisation d’appel a été présentée à la Cour suprême du Canada, cette dernière n’a pas accordé l’autorisation, ou si l’autorisation a été accordée, un appel a été interjeté, et la Cour suprême a rendu sa décision à l’égard de l’appel.

Une fois qu’une décision d’abandon est prise relativement à la demande du parent et une fois que le délai de présentation d’une demande d’autorisation et de contrôle judiciaire est dépassé, la demande du mineur doit être refusée et fermée dans le SMGC. L’agent de traitement des demandes/officier de traitement des demandes doit faire ce qui suit :

• Mettre à jour l’évaluation du lien de filiation à « Échoué ».
• Annuler toutes les activités d’évaluation de l’admissibilité, de serment et d’audience qui ne sont pas encore à l’état final, de même que le certificat s’il a déjà été généré.
• Indiquer la décision « Refusée » dans le champ « Final ».
• Créer un nouveau motif de refus sous « Finaliser la demande », sélectionner « 5(2) N’a pas de parent canadien ».
• Mettre à jour l’enregistrement lié à la lettre de refus, qui aura déjà été créée dans « Correspondance envoyée » et le faire passer à « Générer ». Utiliser le document qui apparaît dans « Correspondance – Pièces jointes » pour créer la lettre de refus au moyen du lecteur T:. Sauvegarder une copie de la lettre de refus terminée dans le SMGC. Après avoir envoyé un courriel ou la lettre, faire passer l’état de l’enregistrement à jour à « Envoyé ». Cela aura pour effet de fermer la demande dans le SMGC.
• Ajouter une note de cas : « Demande refusée puisque le demandeur d’âge mineur n’a pas de parent canadien. Voir la(les) demande(s) (no de demande) pour plus de détails sur le(les) parent(s) du demandeur mineur dont la demande a été considérée comme abandonnée/refusée/retirée. »
• Au moment opportun, transférer le dossier au CTD-S en vue de l’archiver. Veuillez consulter les IEP intitulées « Archiver une demande de citoyenneté ».

Fermeture du dossier papier

Demandes reçues au CTD-S avant le 11 juin 2015

• Le refus doit être indiqué dans les notes de cas du SMGC. L’agent de traitement des demandes/officier de traitement des demandes doit indiquer ce qui suit :
  • « La citoyenneté n’est pas attribuée »
• L’agent de de traitement des demandes/officier de traitement des demandes ajoute ce qui suit dans la section « Raisons/commentaires » :
  • « Pas le droit : le demandeur mineur n’a pas de parent canadien »

Demandes reçues à compter du 11 juin 2015

• Le refus doit être indiqué dans les notes de cas du SMGC. L’agent de traitement des demandes/officier de traitement des demandes doit indiquer ce qui suit :
  • « La citoyenneté n’est pas attribuée »
• L’agent de traitement des demandes/officier de traitement des demandes ajoute ce qui suit dans la section « Raisons/commentaires » :
  • « Pas le droit : le demandeur mineur n’a pas de parent canadien, ou l’autorisation a été refusée/non accordée », selon le cas.

Les notes de cas doivent être saisies dans le SMGC par l’agent de traitement des demandes/officier de traitement des demandes délégué.

Renvoi du dossier au CTD-S aux fins d’archivage de la demande

• Avant de renvoyer un dossier au CTD-S aux fins d’archivage de la demande (et de remboursement des droits exigés pour la citoyenneté), L’agent traitement des demandes/officier de traitement des demandes doit s’assurer que toutes les mesures appropriées relatives à l’abandon ont été prises, que les avis ont été envoyés à la dernière adresse connue du demandeur (y compris une adresse à l’étranger) et que les mesures prises ont été consignées dans le dossier.
• Les demandes qui sont considérées comme étant abandonnées en raison des procédures énoncées doivent être conservées au bureau local pendant 6 mois en cas de litige ou de réactivation du cas.

Réactivation d’une demande abandonnée

Une demande abandonnée peut être réactivée dans les cas où il a été déterminé que l’abandon découle d’une erreur commise par un responsable de la citoyenneté. De plus, un tribunal peut demander à IRCC de reconsidérer une décision d’abandon à la suite d’un contrôle judiciaire. Un demandeur peut demander à IRCC de reconsidérer sa décision. Dans ce cas, un agent a le pouvoir discrétionnaire de décider d’examiner ou non la demande, en fonction des circonstances soulevées par le demandeur. Si un demandeur pose des questions sur l’abandon de son dossier, le Centre de soutien à la clientèle lui répondra si l’information se trouve dans le SMGC ou dans les notes de cas.

1. Si le personnel du Centre de soutien à la clientèle ne peut pas répondre à la question, ou si une erreur administrative a été commise (correspondance envoyée à une adresse incorrecte, par exemple), il la transmettra au bureau local (si moins de 6 mois se sont écoulés depuis l’abandon du dossier) ou au CTD-S (si plus de 6 mois se sont écoulés depuis l’abandon du dossier).
2. Un superviseur du bureau local ou du CTD-S examinera le dossier afin de déterminer si les procédures d’abandon ont été correctement appliquées et documentées. Si le cas a été abandonné correctement, le dossier restera fermé et le demandeur ne sera pas contacté. Si le superviseur détermine qu’une erreur a été commise dans l’application des procédures d’abandon ou que le processus d’abandon n’a pas été suffisamment documenté, il doit :
   • rouvrir le dossier;
   • indiquer des notes détaillées dans le SMGC;
   • communiquer avec le demandeur pour l’informer que sa demande a été rouverte.

Avant de réactiver une demande abandonnée, il faut déterminer si les frais exigés pour la citoyenneté ont été remboursés. Si tel est le cas, le CTD-S doit informer le demandeur qu’il est tenu de payer de nouveau les droits exigés avant la réactivation de sa demande. Une fois la preuve de paiement reçue, il faut l’indiquer dans le SMGC, et la demande pourra être réactivée. Pour toute question concernant la marche à suivre afin de payer de nouveau les droits exigés pour la citoyenneté, veuillez communiquer avec la Division de la prestation du programme de citoyenneté.