Gestion de l’identité : Documents utilisés pour créer des enregistrements de nom par secteur d’activité

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

La présente section contient des directives concernant les pièces d’identité utilisées pour créer des enregistrements de nom dans les systèmes d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour les programmes suivants :

Veuillez consulter le tableau de référence sur l’ordre de priorité des pièces d’identité qui établit l’ordre de priorité des documents et des pièces d’identité utilisés par secteur d’activité pour créer et enregistrer le nom des clients.

Veuillez consulter la page Création des enregistrements de nom dans les systèmes d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour prendre connaissance des procédures supplémentaires pour lire les titres de voyage, la structure des noms et comment les enregistrer dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), et la gestion des enregistrements existants.

Résidents temporaires ou résidents permanents

Passeports et autres titres de voyage

La grande majorité des clients d’IRCC qui font une demande de résidence temporaire ou de résidence permanente possèdent un passeport. En tant que document officiel indiquant l’identité et la nationalité d’une personne afin de faciliter les déplacements internationaux, le passeport étranger est le document principal à utiliser pour créer un enregistrement de nom pour les besoins d’IRCC.

Si une personne n’a pas de passeport, mais est en possession d’un autre titre de voyage, le nom consigné sur ce titre de voyage servira à créer l’enregistrement de nom pour les besoins d’IRCC.

Demandeurs d’asile et personnes protégées

Passeport ou autre titre de voyage délivré par le pays de nationalité

Si le demandeur est titulaire d’un passeport ou d’un titre de voyage valide délivré par son pays de nationalité, celui-ci est utilisé pour créer un enregistrement de nom pour les besoins d’IRCC.

Autres pièces d’identité ou documents alternatifs

En l’absence d’un passeport ou d’un titre de voyage délivré par son pays de nationalité, il faut utiliser le nom indiqué sur les autres documents d’identité (ou photocopies) fournis par le demandeur, en s’assurant qu’il correspond au nom que celui-ci a inscrit sur ses formulaires de demande.

Si le demandeur fournit deux ou plusieurs documents d’identité autres qu’un titre de voyage (ou des photocopies) qui portent des noms différents, ou si les noms indiqués sur les documents en question sont différents de celui qui est inscrit sur les formulaires de demande, il est recommandé de demander au demandeur de signer une affirmation solennelle dans laquelle il atteste de son nom réel.

Réfugiés sélectionnés à l’étranger

Comme il est précisé à la section Demandeurs d’asile ci-dessus, le nom sera enregistré tel qu’il est inscrit sur le document de recommandation délivré par un organisme international de recommandation reconnu ou par un groupe ayant signé une entente avec le ministre d’IRCC.

Personnes protégées au Canada

Les personnes protégées qui demandent la résidence permanente et qui n’ont pas en leur possession l’un des documents visés à l’article 50 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIRP) doivent produire l’un des documents précisés au paragraphe 178(1) du RIPR, lequel servira à créer l’enregistrement de nom dans les systèmes d’IRCC.

Programme d’aide aux réfugiés (PAR)

Personnes qui arrivent au Canada en qualité de réfugiés parrainés par le gouvernement

Le nom établi pendant le processus d’attribution du statut de résident permanent et enregistré comme nom principal dans le système d’IRCC sera le nom associé au dossier du PAR.

Enfants nés de participants au PAR après l’arrivée au Canada

Si un enfant est né au Canada alors que ses parents recevaient de l’aide dans le cadre du PAR, le nom de cet enfant sera ajouté à l’enregistrement et le certificat de naissance délivré par une province ou un territoire du Canada servira à établir le nom principal de l’enfant.

Attribution de la citoyenneté

Résidents permanents

En ce qui concerne les personnes qui demandent la citoyenneté en vertu du paragraphe 5(1) ou 5(2), ou de l’article 11 de la Loi sur la citoyenneté et qui ont le statut de résident permanent, le nom qui a été établi pendant le processus d’immigration sur la fiche d’établissement, la confirmation de résidence permanente ou la carte de résident permanent sera celui utilisé dans le dossier de citoyenneté.

Si le demandeur a eu un changement de nom autorisé, il doit fournir les documents de liaison et les pièces justificatives appropriés pour faire changer son nom dans les systèmes d’IRCC. Le nom à utiliser comme nom principal dans les systèmes d’IRCC est celui inscrit sur le document de liaison.

Résident non permanent

Certificat de naissance délivré par une province ou un territoire du Canada

Dans certains cas exceptionnels, un demandeur né au Canada qui n’a pas le statut de résident permanent ou de citoyen canadien (par exemple, la personne qui a officiellement renoncé à la citoyenneté canadienne, ou la personne décrite au paragraphe 3(2) de la Loi sur la citoyenneté) peut demander l’attribution discrétionnaire de la citoyenneté canadienne au titre du paragraphe 5(4) de la Loi sur la citoyenneté afin de remédier à une situation particulière et inhabituelle de détresse ou de récompenser des services exceptionnels rendus au Canada. Si l’intéressé n’a jamais été titulaire d’un certificat de citoyenneté canadienne, le document principal à utiliser pour établir le nom dans le système d’IRCC sera un certificat de naissance délivré par une province ou un territoire du Canada. Si le demandeur soumet un nom autre que celui inscrit sur le certificat de naissance, il doit fournir un document établissant un lien entre leur ancien nom et le nouveau nom. Pour plus de renseignements, consultez la section Gestion de l’identité : Demandes de changement de nom.

Certificat de citoyenneté antérieur

Si un ancien Canadien, ayant déjà été titulaire d’un certificat de citoyenneté canadienne, n’a plus le statut de citoyen et n’est pas un résident permanent, et qu’il a présenté une demande de réintégration dans la citoyenneté canadienne ainsi qu’une demande d’attribution discrétionnaire de la citoyenneté en vertu du paragraphe 5(4) de la Loi sur la citoyenneté visant à remédier à une situation particulière et inhabituelle de détresse ou à récompenser des services exceptionnels rendus au Canada, le nom sera enregistré tel qu’il figurait sur l’ancien certificat de citoyenneté. Si le demandeur soumet un nom autre que celui inscrit sur l’ancien certificat, il doit fournir un document établissant un lien entre leur ancien nom et le nouveau nom. Pour plus de renseignements, consultez la section Gestion de l’identité : Demandes de changement de nom.

Passeport étranger ou autres titres de voyage

  1. En ce qui a trait aux personnes qui ne sont pas nées au Canada, qui n’ont pas le statut de résident permanent et qui demandent la citoyenneté en vertu du paragraphe 5(4) (attribution discrétionnaire) de la Loi sur la citoyenneté, le passeport est le document principal utilisé pour déterminer le nom qui sera inscrit sur le certificat de citoyenneté.
  2. Si une personne n’est pas titulaire d’un passeport, mais est en possession d’un autre titre de voyage, le nom indiqué sur ce titre de voyage sera utilisé pour déterminer le nom qui sera inscrit sur le certificat de citoyenneté.
  3. S’il s’agit d’une personne mineure née aux États-Unis, qui n’a pas en sa possession un passeport ou un autre titre de voyage, le nom inscrit sur le certificat de naissance sera celui inscrit sur le certificat de citoyenneté.

Étant donné qu’il n’y a pas d’établissement de santé provincial dans certaines régions frontalières éloignées du Canada, les autorités sanitaires locales et provinciales du Canada ont conclu des ententes avec des établissements de santé aux États-Unis afin qu’ils offrent des services de santé aux résidents canadiens. Dans de tels cas, les résidents canadiens qui attendent un enfant doivent se rendre aux États-Unis pour l’accouchement, de sorte que l’enfant est titulaire d’un certificat de naissance américain et d’aucun autre titre de voyage.

Autres documents d’immigration

En ce qui concerne les personnes qui présentent une demande en vertu du paragraphe 5(1.3) (Forces armées canadiennes – personne affectée ou détachée) de la Loi sur la citoyenneté, le nom qui a été établi durant le processus d’immigration sur le permis de travail ou la fiche du visiteur sera celui inscrit sur le certificat de citoyenneté.

Personnes adoptées

Ordonnances d’adoption

En ce qui concerne les personnes qui demandent la citoyenneté en vertu de l’article 5.1 de la Loi sur la citoyenneté pour les personnes adoptées, l’ordonnance d’adoption est le document principal utilisé pour établir le nom dans les dossiers de la citoyenneté.

Cas où les parents adoptifs ne connaissent pas le nom de l’enfant au moment de soumettre la demande à IRCC

Dans les cas d’adoption internationale, il est possible que les parents adoptifs ne connaissent pas le nom de l’enfant au moment de soumettre la Partie 1 de la demande à IRCC. Dans ce cas, l’enregistrement de nom sera créé dans le SMGC à partir du nom de famille des parents en tant qu’identificateur principal et du mot « inconnu » comme identificateur secondaire dans le champ de prénom.

Une fois le nom de l’enfant connu, le nom temporaire enregistré dans le SMGC (p. ex. « inconnu Tremblay »), sera remplacé par « inscrit par erreur » et le nom principal sera enregistré selon l’ordonnance d’adoption.

Certificat de citoyenneté canadienne (preuve de citoyenneté)

Première demande de preuve

Les demandeurs qui souhaitent obtenir une preuve de citoyenneté pour la première fois peuvent être nés à l’extérieur du Canada d’un parent canadien, ou au Canada. Le document utilisé pour créer l’enregistrement de nom varie selon la situation :

  1. Personnes nées à l’extérieur du Canada d’un parent canadien qui réside au Canada ou à l’étranger
    1. Pour les personnes nées à l’extérieur du Canada d’un parent canadien, le certificat de naissance délivré à l’étranger est le document principal utilisé pour créer l’enregistrement de nom.
    2. Si le demandeur n’est pas en mesure de fournir un certificat de naissance étranger, le nom figurant sur son passeport ou son titre de voyage sera utilisé pour créer l’enregistrement de nom.
    3. Dans les rares cas où un demandeur n’est en mesure de fournir ni certificat de naissance étranger, ni passeport ni autre titre de voyage, il est possible d’utiliser un autre document national ou fédéral faisant autorité délivré par le pays de résidence pour créer l’enregistrement de nom.
  2. Personnes nées au Canada
    1. Pour les personnes nées au Canada, le certificat de naissance délivré par une province ou un territoire du Canada est le document principal utilisé pour créer l’enregistrement de nom.

Remarque : Pour les personnes nées au Canada ou à l’étranger qui ont changé leur nom par rapport à celui figurant sur le certificat de naissance, veuillez consulter la section Gestion de l’identité : Demandes de changement de nom pour connaître la procédure à suivre pour modifier le nom du demandeur à IRCC.

Certificat de remplacement (également appelé preuve de remplacement)

Le nom inscrit sur le certificat de remplacement sera le même que celui figurant sur l’ancien certificat de citoyenneté canadienne, à moins que le client ne demande un changement de nom, auquel cas il doit satisfaire aux exigences énoncées à la section Gestion de l’identité : Demandes de changement de nom.

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