Procédure d’appellation : Gestion des dossiers existants – Demandes de changement de nom

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a établi une procédure d’appellation précise pour les demandes de changement de nom. Si un client possède déjà un dossier d’IRCC sous un nom différent ou une épellation différente, le nom sur le document principal soumis sur la plus récente demande d’IRCC peut prévaloir sur le nom antérieur, selon les procédures et les exigences concernant les documents indiquées sur la présente page.

Sur cette page

• Généralités
• Types de changements de nom
• Changement de nom en raison d’une erreur de transcription ou administrative
• Changement de nom pour une raison autre qu’une erreur de transcription ou administrative
• Enregistrement de l’information concernant la demande de changement de nom dans les systèmes d’IRCC

Généralités

L’agent qui traite la demande ne peut modifier le nom d’un client que sur la foi d’une preuve documentaire, tel qu’il est précisé ci-dessous. Il peut être nécessaire de demander d’autres documents au client pour corroborer la preuve soumise.

L’agent ne doit pas créer un nouveau dossier client dans le système, mais il doit créer un nouvel enregistrement de nom dans le dossier existant et préciser qu’il s’agit du nom principal. Il ne doit pas supprimer l’ancien enregistrement; le nom y figurant doit être traité comme ancien nom, pseudonyme ou autre nom dans le système d’IRCC.

Pièces justificatives à l’appui d’une demande de changement de nom

Les pièces justificatives sont délivrées sur la foi d’un document principal qui est habituellement produit par l’organisme provincial ou territorial responsable des statistiques de l’état civil, ou par IRCC. Une pièce justificative peut indiquer l’usage qu’une personne fait d’un nom, lequel n’est pas toujours le même que celui figurant sur le document principal. Par conséquent, les pièces justificatives ne peuvent pas constituer en soi une preuve de changement de nom.

Voir la liste des pièces justificatives délivrées par les provinces et les territoires du Canada.

Types de changements de nom

Il existe deux types de changement de nom :

• correction d’une erreur de transcription ou administrative;
• changement de nom demandé par le client pour une raison autre qu’une erreur de transcription ou administrative.

Changement de nom en raison d’une erreur de transcription ou administrative

Une erreur de transcription ou administrative a été commise par IRCC, il doit faire une modification

Conformément au paragraphe 6(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, si un agent d’IRCC découvre qu’une erreur de transcription ou administrative a été commise par IRCC, il doit faire une modification à la lumière du nom imprimé sur le document principal et le client n’a pas à demander un changement. Si l’erreur est décelée après la délivrance du document, l’agent modifiera le dossier du client en entrant la bonne orthographe qui sera imprimée sur le document de remplacement. Le numéro de document original sera annulé et le document de remplacement sera envoyé au client (sans frais). Une note sera entrée dans le système d’IRCC et le client sera avisé, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’agent enregistrera le nom corrigé comme nom principal dans le système d’IRCC et précisera dans une note que le nom erroné a été saisi par erreur.

Si un client soumet une Demande de modification de la Fiche relative au droit d’établissement (IMM 1000) ou de la Confirmation de résidence permanente (IMM 5292 ou IMM 5688) et qu’il est déterminé que IRCC a fait une erreur

Si un client soumet une Demande de modification de la Fiche relative au droit d’établissement (IMM 1000) ou de la Confirmation de résidence permanente (IMM 5292 ou IMM 5688) et qu’il est déterminé que IRCC a fait une erreur de transcription ou administrative, l’agent modifiera l’enregistrement de nom pour refléter le nom bien orthographié, tel qu’il sera imprimé sur le document de remplacement. Une note sera entrée dans le système d’IRCC. L’agent enregistrera le nom corrigé comme nom principal dans le système d’IRCC et précisera dans une note que le nom erroné a été saisi par erreur.

Changement de nom pour une raison autre qu’une erreur de transcription ou administrative

Changement de nom au Canada

Résidents permanents, résidents temporaires et citoyens canadiens

IRCC se fonde sur les décisions juridiques ou administratives prises par les autorités provinciales et territoriales compétentes comme preuves de changement de nom. Par conséquent, les documents de liaison suivants délivrés par une province ou un territoire du Canada seront acceptés aux fins du changement du nom figurant sur la carte de résident permanent, le document de résidence temporaire (fiche du visiteur, permis de travail ou permis d’études) ou le certificat de citoyenneté canadienne du client :

1. document attestant le changement légal de nom (voir Certificat de naissance modifié ci-dessous);
2. ordonnance d’un tribunal précisant le changement de nom;
3. ordonnance d’adoption (voir Certificat de naissance modifié ci-dessous);
4. certificat de mariage, conformément à la législation en vigueur dans la province ou le territoire du Canada (Dans certaines provinces et certains territoires, il est permis de changer de nom de famille après le mariage sans qu’il soit nécessaire de présenter une demande de changement légal de nom ou d’obtenir un certificat à cet égard. Pour plus d’information à ce sujet, veuillez consulter la législation provinciale ou territoriale applicable);
5. jugement de divorce (Dans certaines provinces et certains territoires, dans le cas d’un divorce, il est nécessaire de demander et d’obtenir une autorisation pour reprendre le nom de famille utilisé avant le mariage. Pour plus d’information à ce sujet, veuillez consulter la législation provinciale ou territoriale applicable.);
6. inscription ou déclaration d’union délivrée par les autorités civiles;
7. révocation de la déclaration ou annulation de l’union délivrée par les autorités civiles;
8. inscription de l’union de fait dans toute province qui autorise un changement de nom dans un cas d’union en vertu du droit provincial ou territorial (Dans certaines provinces et certains territoires [en Alberta et au Manitoba par exemple], une personne peut prendre le nom de famille de son conjoint de fait ou le combiner avec le sien, comme dans le cas d’un mariage. Il n’est pas nécessaire de faire une demande officielle de changement de nom, mais les conjoints de fait qui le souhaitent doivent produire une déclaration au Bureau de l’état civil. Pour plus d’information à ce sujet, veuillez consulter la législation provinciale ou territoriale applicable.)

Certificat de naissance modifié

Soulignons qu’un certificat de naissance modifié peut être soumis comme pièce justificative en plus du certificat de changement légal de nom. Comme le certificat de naissance modifié seul ne montre pas le lien entre l’ancien nom et le nouveau nom, il ne peut pas être accepté comme document de liaison. Si le certificat de naissance modifié indique l’ancien nom et le nouveau nom, il pourra être utilisé comme document de liaison autonome.

Dans certains cas, l’ordonnance d’adoption indique seulement le lien entre le parent et l’enfant et ne précise pas le nouveau nom de l’enfant. Certaines provinces et certains territoires délivrent un certificat de naissance modifié sur lequel figure le nouveau nom de l’enfant adopté; le certificat de naissance modifié peut alors être utilisé pour établir le nom de l’enfant dans les dossiers d’IRCC.

Pièces justificatives et documents supplémentaires

Outre les documents de liaison, le client doit quand même fournir tous les documents provinciaux qui sont exigés dans le guide d’instructions pour établir l’identité d’une personne, pas seulement son nom. À l’occasion, des documents supplémentaires peuvent être requis.

Noms d’emprunt

IRCC ne délivrera plus de documents où figurent les noms d’emprunt qui apparaissent sur des documents provinciaux si le client ne fournit pas un document faisant autorité délivré par la province ou le territoire, parmi ceux susmentionnés. Par exemple, si une province ou un territoire a délivré à un mineur une carte santé, une carte d’étudiant ou un permis de conduire au nom de famille du beau-père et qu’il n’y a pas eu d’adoption ou de changement légal de nom, IRCC ne délivrera pas de document à cette personne sous le nom d’emprunt. Le nom d’emprunt doit être entré comme autre nom dans le système d’IRCC.

Changement de nom à l’extérieur du Canada

Dans certains cas, des résidents permanents, des étrangers ou des citoyens canadiens peuvent procéder à un changement de nom à l’étranger. Dans une situation de ce genre, veuillez suivre les procédures énoncées ci-dessous selon le statut de la personne au Canada.

Citoyens canadiens

Canadiens résidant au Canada qui obtiennent un changement légal de nom à l’étranger

Dans le cas d’un citoyen canadien qui a obtenu un changement de nom à l’étranger et qui réside au Canada, IRCC se fondera sur un document qui fait le lien entre l’ancien nom et le nouveau nom, comme un certificat de mariage étranger (avec une traduction officielle) ou un document de changement légal de nom délivré par une province ou un territoire du Canada et un document délivré par une province ou un territoire du Canada sur lequel figure le nouveau nom, notamment :

• permis de conduire;
• carte d’assurance-maladie;
• carte de majorité;
• carte d’identité du troisième âge;
• carte d’assurance sociale.

Canadiens résidant à l’extérieur du Canada qui obtiennent un changement légal de nom à l’étranger

Dans le cas d’un citoyen canadien qui a obtenu un changement de nom à l’étranger et réside à l’étranger, IRCC se fondera sur un document qui fait le lien entre l’ancien nom et le nouveau nom, comme un certificat de mariage étranger (avec une traduction officielle) ou un document de changement légal de nom délivré par une autorité étrangère, et une pièce d’identité avec photo faisant autorité (ou l’équivalent) délivrée dans le pays ou l’État/la province de résidence du client, sur laquelle on peut voir le nouveau nom, notamment :

• un passeport ou autre titre de voyage étranger, si le client a la double citoyenneté;
• une carte d’identité de l’État ou de la province (ou l’équivalent).

Demandeurs d’une preuve de citoyenneté canadienne qui obtiennent un changement légal de nom à l’étranger et qui résident à l’extérieur du Canada

Si la personne qui demande une preuve de citoyenneté canadienne a obtenu un changement de nom s’est mariée à l’étranger et réside à l’étranger, IRCC se fondera sur un document qui fait le lien entre le nom reçu à la naissance et le nouveau nom, comme un certificat de mariage étranger (avec une traduction officielle) ou un document de changement légal de nom délivré par une autorité étrangère, et une pièce d’identité avec photo faisant autorité (ou l’équivalent) délivrée dans le pays ou l’État/la province de résidence du client, sur laquelle on peut voir le nouveau nom, notamment :

• un passeport ou autre titre de voyage étranger, si le client a la double citoyenneté;
• une carte d’identité de l’État ou de la province (ou l’équivalent).

Résidents permanents et étrangers

IRCC ne reconnaîtra pas les changements de nom obtenus à l’étranger par des résidents permanents ou des étrangers, sauf si le passeport étranger du client ou tout autre document national faisant autorité a été modifié à la lumière du changement de nom. Le document de liaison fourni par le client comme preuve de changement de nom sera photocopié ou numérisé et conservé au dossier, comme piste de vérification.

Veuillez consulter la section Comment lire les titres de voyage (ZLA, PLM, ZIV) pour plus de détails sur la façon d’utiliser la zone de lecture automatique (ZLA), la puce lisible à la machine (PLM) et la zone d’inspection visuelle (ZIV) sur un passeport ou un titre de voyage pour déterminer le nom qui sera enregistré dans les systèmes d’IRCC.

Résidents permanents et étrangers qui obtiennent un changement légal de nom à l’étranger et qui résident au Canada

Si le résident permanent ou l’étranger a changé de nom à l’étranger, mais réside au Canada après avoir obtenu le changement légal de nom à l’étranger, IRCC exigera :

• le passeport étranger du client ou tout autre document national faisant autorité qui a été modifié à la lumière du nouveau nom;
• un document de liaison délivré à l’extérieur du Canada qui fait le lien entre l’ancien nom et le nouveau nom (avec une traduction officielle);
• un document provincial délivré au nouveau nom, conformément au guide d’instructions de la demande, pour établir l’identité de la personne, pas seulement son nom.

Cette disposition ne modifie aucune des autres exigences ni aucun des renseignements que IRCC recueille pour la demande.

Résidents permanents et étrangers qui obtiennent un changement légal de nom à l’étranger et qui résident à l’étranger

Si le résident permanent ou l’étranger obtient un changement de nom à l’étranger et continue à résider à l’extérieur du Canada après le changement, IRCC exigera :

• le passeport étranger du client ou tout autre document national faisant autorité qui a été modifié à la lumière du nouveau nom;
• un document de liaison délivré à l’extérieur du Canada qui fait le lien entre l’ancien nom et le nouveau nom, comme un certificat de mariage étranger (avec une traduction officielle) ou autre document de changement légal de nom délivré par une autorité étrangère;
• une pièce d’identité avec photo faisant autorité (ou l’équivalent) délivrée dans le pays ou l’État/la province de résidence du client, sur laquelle on peut voir le nouveau nom, comme :
  • un passeport ou autre titre de voyage étranger, si le client a la double citoyenneté (avec une traduction officielle);
  • une carte d’identité de l’État ou de la province (ou l’équivalent) (avec une traduction officielle).

Enregistrement de l’information concernant la demande de changement de nom dans les systèmes d’IRCC

Dans tous les cas, une note doit être versée au dossier du client dans le système d’IRCC, et le client doit être avisé de la décision de modifier, d’accorder ou de refuser le changement.

Si la demande de changement de nom est approuvée

Si le changement de nom est approuvé, le nouveau nom, tel qu’il figure sur le document de changement légal de nom, sera entré comme nom principal dans le système d’IRCC et figurera sur tout nouveau document délivré par IRCC. Une fois le nouveau nom enregistré comme nom principal, il faut s’assurer que le nom principal précédent est considéré comme l’ancien nom dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC).

Si la demande de changement de nom est refusée

Si la demande de changement de nom est refusée, le nom demandé par le client doit être entré comme pseudonyme ou autre nom dans le SMGC.