Inviter des délégués à venir au Canada pour participer à un événement ou à une rencontre

Si vous organisez un événement ou une rencontre internationale au Canada, vous pouvez obtenir auprès de notre Unité des événements spéciaux du soutien et des renseignements utiles concernant les exigences du Canada en matière de visa et d’entrée.

Voici les principaux éléments que les délégués doivent garder à l’esprit lorsqu’ils envisagent de se rendre au Canada :

Exigences relatives à l’entrée de visiteurs au Canada

Bon nombre de visiteurs au Canada ont besoin d’une autorisation de voyage électronique (AVE) ou d’un visa de visiteur. Les délégués peuvent déterminer s’ils ont besoin d’une AVE ou d’un visa et s’ils doivent fournir leurs données biométriques.

Bien que certains délégués n’aient pas besoin d’une AVE ou d’un visa pour se rendre au Canada ou y transiter, ils devront tout de même :

• avoir en main les pièces d’identité et titres de voyage requis pour eux-mêmes et pour tous les enfants qui les accompagnent;
• démontrer à l’agent d’immigration qu’ils répondent à toutes les autres exigences pour entrer au Canada. S’ils ne répondent pas à l’ensemble des exigences, ils pourraient se voir interdire l’entrée au pays.

Processus de demande d’AVE

La demande d’AVE est un processus en ligne simple et peu coûteux (7 $ CAN) qui ne prend que quelques minutes. La plupart des demandeurs d’AVE admissibles obtiendront leur autorisation quelques minutes après avoir soumis le formulaire en ligne.

Si vos délégués ont besoin d’une AVE, ils doivent :

• l’obtenir lorsqu’ils planifient leur voyage – ils ne devraient pas attendre à la dernière minute pour faire leur demande (voir Titres de voyage);
• voyager à destination du Canada avec le passeport qu’ils ont utilisé pour obtenir leur AVE.

Déterminez si vos délégués ont besoin d’une AVE.

Processus de demande de visa

Les délégués peuvent :

• consulter les délais de traitement pour déterminer le moment où ils doivent présenter leur demande de visa, s’ils en ont besoin d’un. Plus tôt ils entameront le processus, meilleures seront leurs chances d’obtenir leur visa à temps;
• apprendre comment présenter une demande de visa, connaître les frais associés au visa et savoir comment vérifier l’état de leur demande;
• apprendre ce qu’ils peuvent faire si leur demande de visa est refusée.

Mineurs qui se rendent au Canada

Le Canada possède des lois et des règlements qui protègent les enfants. Les délégués qui pensent voyager avec un enfant (âgé de 17 ans ou moins) doivent consulter les exigences relatives à l’entrée de mineurs.

Facteurs à considérer lors de l’organisation d’un événement ou d’une rencontre internationale au Canada

• Protocole pour les chefs d’État, les ministres ou les diplomates
  Si des hauts fonctionnaires de gouvernement, tels que des chefs d’État, des ministres ou des diplomates, sont invités à votre événement et que vous avez des questions au sujet du protocole et du service d’accueil, veuillez communiquer avec le Bureau du protocole d’Affaires mondiales Canada. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web du Bureau du protocole.
• Comptoir d’accueil
  Vous pourriez envisager d’installer un comptoir d’accueil à l’aéroport, où vos représentants accueilleront les délégués à leur arrivée au Canada. Si tel est le cas, veuillez communiquer avec l’aéroport où les délégués arriveront.
• Exigences à la frontière
  Tout l’équipement et les biens qui seront apportés au Canada pour l’événement doivent être signalés à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Veuillez communiquer avec l’ASFC pour obtenir de l’information sur les exigences à la frontière pour :
  • les délégués et les biens qui entrent au Canada;
  • les procédures et les documents susceptibles d’être requis.

Veuillez communiquer avec le bureau de l’ASFC le plus près dans votre province ou votre région, ou consultez le site Web de l’ASFC sur les événements internationaux au Canada.