Obtenir de l’aide pour organiser un événement international au Canada

Vous organisez une rencontre ou un événement internationaux et avez besoin d’aide pour faciliter l’entrée de délégués au Canada? Inscrivez-vous auprès de nous et obtenez l’aide dont vous avez besoin pour planifier un événement réussi.

Si votre événement spécial est admissible, nous fournirons à votre organisation les services complémentaires suivants :

  • des renseignements sur les exigences du Canada en matière de visa et d’entrée;
  • un service personnalisé pour veiller à ce que vous disposiez des ressources et du soutien dont vous avez besoin pour planifier votre événement.

Types d’événements admissibles aux services

Un événement spécial admissible est un événement international devant avoir lieu au Canada et réunissant au moins 10 délégués provenant de pays visés par l’obligation de visa.

Voici quelques exemples d’événements spéciaux :

  • les foires;
  • les concerts;
  • les rencontres;
  • les expositions;
  • les salons professionnels;
  • les congrès;
  • les événements sportifs;
  • les sommets politiques;
  • les expéditions scientifiques ou d’exploration.

Types d’événements non admissibles

Nous n’acceptons pas d’inscriptions pour les événements suivants :

  • les événements personnels ou familiaux (par exemple, des mariages ou des réunions);
  • les cérémonies de remise de prix;
  • les événements religieux;
  • les événements :
    • où les principaux participants sont mineurs (par exemple, les camps);
    • impliquant des rassemblements publics ou de masse;
    • dont l’objet est une manifestation ou une protestation;
    • dont l’admission est gratuite et qui sont ouverts au public;
    • réunissant moins de 10 délégués;
    • où tous les délégués proviennent de pays dispensés de l’obligation de visa.

Si vous ne savez pas si votre événement remplit les conditions d’inscription, veuillez communiquer avec nous par courriel à Special.Events@cic.gc.ca et l’un de nos coordonnateurs sera ravi de vous aider.

Comment inscrire votre événement et à quoi vous attendre

Avant de remplir le formulaire d’inscription, renseignez‑vous sur les services que nous offrons et ceux que nous n’offrons pas pour les événements spéciaux.

Services que nous offrons

Nous offrons les services complémentaires suivants :

  • appuyer les organisations ayant posé leur candidature pour organiser des événements internationaux au Canada;
  • fournir des ressources et de l’orientation aux organisateurs d’événements sur les processus de demande de visa et d’autorisation de voyage électronique (AVE), la biométrie et les exigences en matière d’entrée;
  • communiquer avec d’autres ministères, organismes centraux et organisations internationales pour aider les organisateurs d’événements en servant de point de contact unique;
  • offrir des services en français et en anglais;
  • examiner les lettres d’invitation des organisateurs pour s’assurer qu’elles contiennent tous les renseignements requis afin de simplifier le processus pour les participants aux événements;
  • attribuer un code d’événement spécial unique aux événements inscrits pour faciliter le suivi et la surveillance du traitement des demandes de visa;
  • informer les bureaux des visas du Canada à l’étranger des événements à venir afin de faciliter le traitement en temps opportun des demandes de visa;
  • sur demande, fournir aux organisateurs des mises à jour périodiques des données agrégées sur l’état des demandes de visa des participants aux événements, en tenant compte des limites imposées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la discrétion de l’Unité de coordination intégrée;
  • aiguiller les participants aux événements vers le site Web du centre de réception des demandes de visa ou celui du service de messagerie responsable pour assurer le suivi de leur passeport;
  • communiquer avec l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) pour aider les organisateurs d’événements à importer des biens pour leurs événements.

Services que nous n’offrons pas

Nous n’offrons pas les services suivants :

  • inscrire un événement avant que le formulaire « Avis d’activité ou de rencontre internationale » n’ait été approuvé par Immigration, Refugiées et Citoyenneté Canada (IRCC);
  • accélérer le processus de demande de visa;
    • Les organisateurs d’événements et les participants doivent présenter leur demande dès que possible et peuvent utiliser la calculatrice des délais de traitement pour connaître les normes de service s’appliquant à un pays donné.
  • influencer nos décideurs afin qu’ils approuvent automatiquement les demandes de tous les participants à des événements;
  • annuler des refus de demandes;
  • garantir l’entrée au pays de tous les participants à des événements;
  • communiquer directement avec les participants aux événements;
    • Les participants seront redirigés vers l’un ou l’autre des endroits suivants :
      • le bureau responsable du traitement de la demande de visa (pour les requêtes à l’étranger),
      • notre Centre de soutien à la clientèle (pour les demandes de renseignements présentées au Canada).
  • fournir des renseignements détaillés et précis aux organisateurs sur l’état d’avancement des demandes de visa des participants sans utiliser un formulaire « Recours aux services d’un représentant » dûment signé;
  • envoyer des lettres d’invitation aux participants au nom des organisateurs des événements;
  • faire le suivi de l’emplacement du passeport d’un participant;
  • inscrire des événements de dernière minute (les événements doivent être inscrits au moins 12 semaines avant la date de début de l’événement).

Pour inscrire votre événement

Veuillez remplir le formulaire « Avis d’activité ou de rencontre internationale » au moins 12 semaines avant la date de début de l’événement. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez nous envoyer un courriel à Special.Events@cic.gc.ca.

L’inscription d’un événement est entièrement volontaire.

Nous pourrions vous demander des précisions

Nous pourrions communiquer avec vous pour de plus amples renseignements sur votre événement. Par exemple, nous pourrions vous demander de fournir une liste des participants provenant de pays visés par l’obligation de visa.

Délai pour obtenir une décision concernant votre demande d’inscription

La décision concernant la demande d’inscription d’un événement est prise dans les 5 à 10 jours ouvrables et sera envoyée à l’adresse de courriel que vous avez indiquée sur le formulaire d’inscription.

Ressources

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