ÉTAPE 4 – Documentation

La documentation est nécessaire

Il faut développer de bonnes pratiques de documentation. En effet, une bonne documentation facilite la recherche des documents audio ou vidéo et permet de connaître l'historique de l'information.

La documentation (également appelée « métadonnées ») pour chaque document sur support électronique doit comporter les éléments suivants :

• le moment où l'information a été enregistrée et la manière dont elle a été enregistrée;
• le type d'information enregistrée;
• ce qui est advenu de l'enregistrement original;
• la manière dont l'équipement a été utilisé (particulièrement son historique de lecture);
• toutes les procédures de transfert ou de reformatage des données (avec les détails techniques pertinents).

Rédigez des manuels

Il faut consigner tous les détails techniques et toutes les procédures utilisées pour le reformatage dans des manuels qui expliquent chaque mesure étape par étape. Chaque fois qu'une nouvelle procédure est effectuée, il faut mettre à jour ces manuels. Les manuels contribueront non seulement à mettre en place des pratiques normalisées, mais serviront également à former le personnel sur les procédures à suivre appropriées aux collections numériques.