ÉTAPE 3 – Préparation et pratiques de reformatage

Introduction

« Reformatage » est le terme technique qui désigne le transfert de l'information d'un support à un autre. Lorsque les formats des supports électroniques ou les technologies nécessaires pour les lire deviennent obsolètes, cette étape est prioritaire. L'entreposage de supports électroniques pendant plusieurs années, sans reformatage pour assurer leur préservation, entraînera la perte d'information.

En fin de compte, il faudra probablement transformer tous les enregistrements audio et vidéo analogiques en format numérique. Par conséquent, il sera nécessaire de prévoir une importante capacité d'entreposage pour l'information numérique. L'idéal est d'utiliser des systèmes modernes d'entreposage d'information électronique, comme le système RAID qui comporte plusieurs disques rigides sur lesquels l'information est répartie et reproduite. Un système RAID offre plusieurs avantages :

  • une grande capacité de stockage;
  • un accès rapide aux données;
  • une protection contre la perte d'information, si jamais un ou deux des disques devaient faire défaut.

Actuellement, ce genre de système haute capacité est sans doute hors de prix pour la plupart des petits musées au Canada. Comme solution de rechange, ils peuvent continuer d'utiliser les supports optiques ou les bandes magnétiques.

L'efficacité de cette solution provisoire dépendra de la stabilité du format choisi et du temps pendant lequel la technologie nécessaire pour sa lecture demeurera disponible.

Choix d'un format de fichier standard

Le reformatage de l'information commence par le choix d'un format de fichier approprié.

Plusieurs types de CD et de DVD.
Figure 1. On trouve sur le marché, au Canada, plusieurs types de CD-R et de DVD-R de qualité d’archivage ayant une couche réfléchissante en or métallique.

Pour assurer la récupération future de l'information, il vaut mieux enregistrer l'information numérique dans des formats de fichier standards. Il est évidemment préférable de limiter le nombre de formats de fichier. Divers organismes de normalisation, telle l'Organisation internationale de normalisation (ISO), prescrivent de plus en plus souvent des formats de fichier normalisés pour l'information textuelle, audio et vidéo. Par exemple, le format PDF est l'idéal pour les fichiers texte.

Pour en savoir plus sur le format PDF, consulter les pages ISO 19005 1:2005 (en anglais seulement) et PDF as a Standard for Archiving (document PDF; en anglais seulement).

Choix des supports électroniques

Après le reformatage, il faudra enregistrer l'information numérisée sur un nouveau support. Il existe plusieurs options :

  • les bandes magnétiques;
  • les disques durs internes ou externes;
  • les cartes à mémoire flash;
  • les disques optiques.

Le support choisi doit offrir les caractéristiques suivantes :

  • un usage très répandu dans le marché;
  • un coût relativement faible;
  • une possibilité de lecture sur divers types d'équipements;
  • un format normalisé;
  • un format non exclusif;
  • une compatibilité avec des produits provenant de différents fabricants.

Pour une stabilité maximale, l'ICC recommande l'utilisation de supports stables, comme les disques CD ou DVD enduits d'une couche réfléchissante en or métallique. Pour les disques CD-R, il faut lire la documentation du fabricant pour s'assurer qu'un colorant stable, comme la phtalocyanine, a été utilisé lors de la fabrication. Il est possible d'acheter ces disques directement sur les sites Web de plusieurs fournisseurs ou chez des marchands d'articles et d'accessoires de conservation.

De nombreuses entreprises offrent des services de reformatage des documents audio et vidéo analogiques en format CD et DVD ou d'autres formats de supports numériques. Il est également possible d'acheter de l'équipement relativement peu coûteux pour accomplir ce travail sur place, comme l'enregistreur DVD de Panasonic (numéro de modèle: DMRES36V), qui permet de numériser les bandes VHS sur DVD.

Tests préliminaires

Avant d'adopter une technique ou une approche particulière, que ce soit sur place ou en faisant appel à des services externes, il faut s'assurer que la perte de la qualité de l'image ou du son du produit fini qu'entraîne le processus est minimale. Avant de se lancer dans un projet de grande envergure, il faut toujours effectuer des tests pour évaluer la qualité du reformatage.

L'étape 4 – Documentation constitue l'étape finale de toute stratégie de préservation des supports électroniques.

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