ÉTAPE 1 – Inventaire de la collection

1. Quels genres de supports électroniques y a-t-il dans la collection?

Pour mesurer adéquatement l'ampleur des efforts de préservation requis, il faut être en mesure de répondre aux questions suivantes :

• Quels types de supports vidéo et audio et quels formats de fichier y a-t-il dans la collection?
• Combien y a–t–il de CD et de DVD dans la collection, et de quels types sont-ils?
• La collection contient-elle des disques magnétiques ou d'autres formats, comme la mémoire flash?

Les sites Web suivants offrent de plus amples informations sur les formats des supports électroniques :

• Texas Commission on the Arts (Document PDF) (guide d'évaluation et d'identification des bandes vidéo) (en anglais seulement)
• Wikipedia (discussion sur les formats des bandes numériques) (en anglais seulement)
• The PC Guide (information sur les disques durs) (en anglais seulement)
• Steve's Digicams Online, Inc. (discussion sur les cartes à mémoire flash) (en anglais seulement)

2. Quels appareils ou logiciels faut-il utiliser pour accéder à l'information, et sont-ils disponibles sur place?

Il sera impossible de lire l'information sans les appareils nécessaires et, peut-être, les logiciels qui ont servi à l'enregistrer. Il est donc important de déterminer quelle proportion de la collection a été enregistrée avec de l'équipement ou des logiciels que l'on ne peut plus se procurer.

Si vous voulez récupérer l'information que contiennent ces supports, mais que vous ne possédez pas la technologie nécessaire sur place, il faudra :

• soit acheter ou louer l'équipement nécessaire;
• soit envoyer les supports à des compagnies spécialisées dans la conversion de l'information enregistrée et des logiciels obsolètes dans le nouveau format retenu.

Pour déterminer quels supports nécessiteront une intervention en temps opportun de votre part, il faut se tenir au courant des tendances du marché.

3. Dans quel état les divers supports se trouvent-ils?

Les supports magnétiques et les disques optiques sont vulnérables à divers problèmes, tant d'origine chimique que physique.

Vous devez prendre note des articles abîmés et décrire leur état. Les supports endommagés peuvent nécessiter un traitement immédiat afin d'empêcher la perte des supports ou de l'information qu'ils renferment. L'information sur des supports endommagés doit être transférée dès que possible sur de nouveaux supports.

Pour en savoir plus, consulter les divers Bulletins techniques de l'ICC, dont le numéro 27, Techniques de restauration des supports d'information modernes détériorés ou endommagés (document PDF, 2.5 Mo).

4. Quelle est l'importance du contenu enregistré?

Déterminez s'il y a des documents uniques dans votre collection sur support électronique. Il y a peut-être des bandes vidéo sur des célébrités décédées ou des événements importants, des bandes audio dans des langues en voie de disparition ou encore des données scientifiques exceptionnelles sur CD ou sur DVD. Ces articles de grande importance doivent être préservés en priorité. Ils peuvent également servir à mousser l'intérêt en vue d'obtenir des fonds pour la préservation – non seulement des articles eux-mêmes, mais également du reste de la collection. Dans les petits établissements, il est possible d'effectuer cette évaluation en parallèle avec l'inventaire de l'état des supports.