DOAD 5039-2, Langues officielles en milieu de travail

Table des matières

1. Introduction
2. Définitions
3. Abréviations
4. Aperçu
5. Langue de travail et les exigences linguistiques
6. Supervision
7. Prestation de services
8. Communication
9. Formation et perfectionnement professionnel
10. Ombudsman
11. Conformité et conséquences
12. Responsabilités
13. Références

1. Introduction

Date de publication : 2025-01-10

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Documents annulés :

• Directive d’orientation du QGDN P1/97 B, Politique du MDN et des FC Services fournis aux familles des militaires
• 1211-64 (DLO 4), Directive sur la prestation des services dans les deux langues officielles, 29 juin 2008
• Lignes directrices en matière de langues officielles pour les allocutions de gestion, CPM et SMA(RH-Civ), 29 avril 2011
• Désignation linguistique des organisations du MDN et des unités des FAC dans les Ordonnances d’organisation des Forces canadiennes

Autorités approbatrices :

• Chef – Conduite professionnelle et culture (CCPC)
• Sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA[RH-Civ])

Demandes de renseignements : Directeur – Langues officielles (DLO)

2. Définitions

région bilingue (bilingual region)

Région du Canada où le français et l'anglais sont les langues de travail, tel que prévu au paragraphe 35(2) de la Loi sur les langues officielles. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696969)

Note : Voir la Liste des régions bilingues du Canada aux fins de la langue de travail pour les régions désignées bilingues.

services centraux (central services)

Services normalement nécessaires à un employé du MDN ou un militaire afin qu’il puisse exercer ses fonctions. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696971)

services personnels (personal services)

Services qui ont une influence sur un employé du MDN ou un militaire sur le plan personnel. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696998)

3. Abréviations

4. Aperçu

Contexte

4.1 La présente DOAD décrit les droits et obligations liés à l’utilisation des LO au sein du MDN et des FAC qui sont établis par la Charte canadienne des droits et libertés, la LLO et les règlements, politiques et directives applicables. En plus des obligations prévues par la loi, les FAC se sont engagées à fournir :

1. des services personnels dans les deux LO aux militaires et à leurs familles, conformément aux recommandations formulées en 1998 par le Comité permanent de la défense nationale et des anciens combattants (CPDNAC).
2. une capacité bilingue au sein des organisations du MDN et des unités des FAC qui ont un mandat national.

4.2 Deux paramètres déterminent les droits et obligations en matière de LO d’un employé du MDN ou d’un militaire en milieu de travail :

1. l’emplacement du poste qu’ils occupent;
2. les exigences linguistiques de leur poste.

5. Langue de travail et les exigences linguistiques

Régions du Canada aux fins de la LdT

5.1 Dans les régions bilingues, les institutions fédérales, dont le MDN et les FAC, ont l'obligation d’offrir un milieu de travail propice à l'utilisation des deux LO. Ces régions sont énumérées dans la Liste des régions bilingues du Canada aux fins de la langue de travail.

5.2 Le français et l’anglais sont les LdT de toutes les organisations du MDN et les unités des FAC situées dans les régions bilingues. À l'extérieur des régions bilingues, la LdT officielle est celle qui prédomine dans cette province ou ce territoire.

Critère du mandat national

5.3 Une organisation du MDN ou une unité des FAC a un mandat national si elle exerce une ou plusieurs des fonctions suivantes :

1. une capacité opérationnelle nationale, par exemple, la recherche et le sauvetage ou les opérations spéciales;
2. de l’instruction de base, de l’instruction professionnelle militaire ou de l’instruction spécialisée au sein du MDN et des FAC, par exemple, les écoles et les environnements de formation;
3. l'élaboration de concepts et de doctrines, par exemple, tous les centres de guerre.

5.4 La LdT d’une organisation du MDN ou d’une unité des FAC ayant un mandat national est identique à la LdT de la région. Toutefois, les fonctions relevant du mandat national doivent être exécutées en français et en anglais en maintenant une capacité linguistique suffisante au sein du personnel qui leur est affecté.

Détermination des exigences linguistiques des postes

5.5 Conformément à l’article 91 de la LLO, les exigences linguistiques d’un poste doivent être établies objectivement pour refléter les fonctions du poste, principalement en ce qui concerne la prestation de services et le respect des exigences relatives à la LdT. Les postes peuvent être désignés « français essentiel », « anglais essentiel », « bilingue » ou « réversible » (français ou anglais).

5.6 Une fois les exigences établies, le niveau de compétence linguistique requis pour les postes bilingues doit également être établi objectivement en fonction de la complexité, pour la compréhension de l’écrit, l’expression écrite et la compétence orale. Les niveaux de complexité, allant de basique à complexe, sont indiqués par des lettres (A, B ou C) conformément aux Normes de qualification relatives aux langues officielles du CT.

Coordonnateurs des langues officielles

5.7 Le cas échéant, les CLO de l’unité, de la formation ou du N1 doivent être consultés dans le cadre de la détermination des exigences linguistiques des postes en vertu de l’Instr du pers mil des FC 02/22, Identification linguistique des postes des Forces armées canadiennes, et de la Directive du SMA(RH-Civ) sur l’identification linguistique des postes du ministère de la Défense nationale.

Opérations, exercices et forces opérationnelles désignés

5.8 La LdT des éléments de la force des FAC déployés opérationnellement dans le cadre d’opérations désignées est normalement basée sur la LdT de l’unité formant le contingent principal. Par exemple, si la LdT du groupement tactique est le français, les troupes d’appoint et les éléments de la force attachés doivent maîtriser le français aux fins des fonctions internes du contingent des FAC.

5.9 Les éléments déployés par les FAC doivent fonctionner et interagir en français ou en anglais avec les organismes nationaux, les partenaires, les alliés internationaux et les pays hôtes. Ainsi, l’identification linguistique de tous les postes déployés dans un contingent des FAC doit tenir compte des exigences en matière de communication avec les entités externes dans le cadre du processus du Programme des opérations et des tâches des Forces canadiennes. Par exemple, un poste faisant partie d’un contingent francophone des FAC qui implique de travailler ou de communiquer directement avec des entités externes en anglais serait désigné bilingue.

5.10 Lorsqu'il nomme des exercices, l'auteur doit choisir un surnom composé d'un seul mot (voir les directives de l'État-major interarmées stratégique, 1-020, Conventions d'appellation). Le surnom doit avoir la même signification et une orthographe semblable en français et en anglais, aussi appelé mot apparenté français-anglais.

6. Supervision

6.1 Les subordonnés sont supervisés dans la LdT de leur région. Les subordonnés dans les régions bilingues sont supervisés dans la LO de leur choix.

Nota – Les postes de supervision avec des subordonnés dans des régions bilingues doivent être désignés bilingues.

Ententes de rendement pour les employés du MDN

6.2 Les ententes de rendement des employés du MDN sont administrées conformément à la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes du CT. Elles sont effectuées dans la LO choisie par l’employé du MDN dans les régions bilingues et dans la LdT dans les régions unilingues. Les mêmes dispositions s'appliquent à l'administration de toute mesure liée à la conduite ou à la discipline des employés.

Évaluations de performance pour les militaires

6.3 Conformément à l’Instr du pers mil des FC 01/23, Évaluation de la performance et des compétences (EPC), les évaluations de perfectionnement, de rendement et de potentiel doivent être effectuées dans la LO choisie par le militaire évalué.

Mesures correctives pour les militaires

6.4 Les militaires faisant l’objet de mesures correctives doivent être conseillés et recevoir tous les formulaires relatifs aux mesures correctives dans la LO de leur choix.

7. Prestation de services

Catégories de services

7.1 Les services offerts par le MDN et le FAC, ou en leur nom, sont classés comme suit du point de vue des LO :

1. services au public;
2. services personnels;
3. services centraux. 

Services au public

7.2 Le MDN et les FAC doivent s'assurer que toutes les interactions avec le public sont conformes à la partie IV de la LLO et au Règlement sur les langues officielles — communications avec le public et prestation des services (ci-après le « Règlement sur les LO »).

Services personnels – employés du MDN

7.3 Les services personnels sont fournis aux employés du MDN en français et en anglais dans les régions bilingues et dans la LdT dans les régions unilingues.

Services personnels – militaires et leurs familles

7.4 Le MDN et les FAC se sont engagés, tout en tenant compte du paragraphe 35(2) de la LLO, à fournir certains services aux militaires et à leurs familles dans les deux LO, quelle que soit leur région ou leur LdT. Ces services sont fournis dans les deux LO en raison des exigences uniques des conditions de service des militaires. Cette mesure vise à atténuer le stress lié à la réinstallation dans des régions où de nombreux militaires et leurs familles se retrouvent en situation de minorité linguistique.

7.5 Les services personnels doivent être offerts dans les deux LO aux militaires et, le cas échéant, à leurs familles. Si un service donné est offert dans les deux LO au niveau de la base ou de l'escadre, les organisations et unités subordonnées et hébergées peuvent fournir ce service uniquement dans leur LdT.

7.6 Les services personnels offerts dans les deux LO aux militaires et à leurs familles comprennent ce qui suit :

1. les services fournis par les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes;
2. les services fournis par le Directeur – Gestion du soutien aux blessés;
3. les services de réinstallation, y compris les services contractuels et les services de la base ou de l’escadre pour les meubles et les effets;
4. les services de logement familial, limités à l'attribution, aux demandes d'entretien, au service d'intervention d'urgence après les heures de travail (numéros 1-800) et au règlement des plaintes;
5. les services postaux communautaires;
6. les services religieux, pastoraux et spirituels;
7. les services d’ incendie, limités à la répartition d'urgence de la base ou de l'escadre, aux visites de prévention des incendies dans les unités de logement résidentiel, à l'éducation du public sur la prévention des incendies et aux services d'intervention d'urgence;
8. les services de police militaire, limités aux services de répartition d’urgence, de maintien de l'ordre et de détention;
9. les services de sécurité générale, limités aux interactions avec les familles des militaires;
10. les services d’alimentation, limités à l’affichage et aux menus, par exemple, les avertissements concernant les allergies.

7.7 Les services personnels offerts dans les deux LO aux militaires comprennent ce qui suit :

1. les services administratifs de la salle des rapports, par exemple, les formalités d’arrivée et de départ, la paie et les avantages sociaux;
2. les services de santé, notamment les services médicaux, dentaires, pharmaceutiques, de physiothérapie, de conseil psychologique et de travail social;
3. la sélection du personnel de la base ou de l’escadre, les services de transition et les prestations de service pour les militaires malades et blessés;
4. les services de gestion de carrière fournis par le Directeur général - Carrières militaires.

Nota – Bien que les services de santé soient offerts dans les deux LO, l'information contenue dans les dossiers médicaux d'un militaire est saisie dans la LO de préférence du professionnel de la santé. Il se peut donc que le militaire n'ait pas accès à ses dossiers médicaux dans sa première LO. Un militaire qui souhaite obtenir ses dossiers médicaux dans sa première LO peut faire une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Services centraux – employés du MDN et militaires

7.8 Les services centraux sont fournis en français et en anglais dans les régions bilingues et dans la LdT dans les régions unilingues.

7.9 Les services centraux offerts aux employés du MDN et aux militaires comprennent ce qui suit :

1. les services administratifs, à l'exception de ceux identifiés comme des services personnels;
2. les services du contrôleur;
3. les services d'examen et de vérification;
4. les instruments de travail et les services techniques, par exemple, les télécommunications, les systèmes d'information, l'approvisionnement, les manuels, les procédures, la gestion des biens, la gestion du cycle de vie, les demandes de travaux de construction et d'entretien, et la réception;
5. les services de ressources humaines civiles, notamment la dotation en personnel et la classification;
6. les services juridiques;
7. les magasins d’habillement;
8. les services de sécurité générale, à l'exception de ceux identifiés comme des services personnels;
9. les services d’alimentation, à l'exception de ceux identifiés comme des services personnels;
10. les services de traduction et autres services linguistiques;
11. les services de transport.

Obligations relatives à la langue de service

7.10 Lorsque des services doivent être offerts dans les deux LO, le fournisseur de services doit présenter une offre active de services en français et en anglais, c.-à-d. une indication visuelle et verbale claire que les destinataires des services peuvent communiquer et obtenir des services en français ou en anglais. Le fournisseur de services doit donc s'assurer que :

1. la capacité nécessaire est toujours en place pour communiquer et fournir le service requis dans les deux LO;
2. le choix entre le français et l'anglais est clairement offert au destinataire du service lorsque la communication est initiée;
3. la communication se poursuit dans la LO choisie par le destinataire.

7.11 La disponibilité des communications et des services dans les deux LO devrait être promue de la façon suivante :

1. en affichant bien en vue le symbole des LO;
2. en accueillant les clients dans les deux LO;
3. en s'assurant que les réponses automatiques par courriel ou par téléphone sont entièrement dans les deux LO;
4. en affichant des panneaux, des formulaires et des brochures dans les deux LO.

Services fournis par les entrepreneurs

7.12 Conformément à A-PP-005-000/AG-002, Manuel d’administration des achats, le MDN et les FAC doivent s'assurer que, lors de l'établissement de contrats impliquant la prestation de services au public ou à leurs employés et militaires, ces contrats comprennent, lorsque la LLO, la présente DOAD ou toute autre politique ou directive gouvernementale l’exige, des clauses sur les LO qui identifient clairement les exigences en matière de LO auxquelles l’entrepreneur doit se conformer. Le MDN et les FAC doivent confirmer que l’entrepreneur s’est conformé aux exigences en matière de LO indiquées dans le contrat.

8. Communication

Général

8.1 Lorsque les deux LO sont utilisées, par exemple sur des panneaux ou dans des salutations, des blocs-signatures et de la correspondance, le français apparaît en premier dans la province de Québec et l'anglais apparaît en premier ailleurs au Canada. La même importance est donnée aux deux LO.

Communication externe

8.2 Les communications avec le public doivent être conformes à la LLO et au Règlement sur les LO. La base de données en ligne Burolis indique quels bureaux fédéraux, y compris ceux du MDN et des FAC, fournissent des services au public en français, en anglais ou dans les deux LO.

8.3 Toute communication destinée aux familles des militaires est dans les deux LO, quel que soit l’emplacement. Si la langue préférée par le destinataire est connue, cette langue est utilisée.

Communication interne

8.4 Les communications au sein du MDN et du FAC sont effectuées conformément à la LdT. Cela comprend à la fois les communications orales, par exemple lors de réunions, et les communications écrites.

8.5 Les communications individuelles initiées par un employé du MDN ou un militaire devraient être effectuées comme suit (à l’exclusion des services personnels et centraux et de la supervision) :

1. Dans les régions unilingues
   1. LdT de la région de l’émetteur.
2. Dans les régions bilingues
   1. LdT de la région du receveur si le receveur est dans une région unilingue;
   2. La langue choisie par les deux parties si le receveur est dans une région bilingue.

8.6 Les communications entre les organisations du MDN ou les unités des FAC sont effectuées conformément au tableau suivant (à l’exclusion des services personnels et centraux et de la supervision) : 

Événements

8.7 Les exigences en matière de LO pour les événements organisés par le MDN ou les FAC à tous les niveaux, dont le détachement, l’unité, la base, l’escadre, ou lors d’événements nationaux et internationaux, sont déterminées comme suit :

Collaboration virtuelle

8.8 Les plateformes de collaboration virtuelle du MDN et des FAC doivent respecter les exigences suivantes en matière de LO :

1. toutes les interfaces utilisateur et les fonctionnalités doivent être disponibles dans les deux LO;
2. toute l’information et la documentation à l’appui doivent être publiées dans les deux LO, par exemple, les manuels de l’utilisateur et les FAQ.

Sites Web, médias sociaux et autres produits de communication numérique

8.9 Tous les sites Web internes et externes sont assujettis à la Directive sur les langues officielles pour les communications et services. L'information produite par le MDN ou le FAC, ou en leur nom, doit être affichée simultanément dans les deux LO et être de qualité égale si elle est :

1. accessible au public, y compris tous les sites Internet et les médias sociaux dont l'accès n'est pas contrôlé;
2. destinée aux familles des militaires;
3. destinée aux employés du MDN ou aux militaires qui travaillent dans une organisation du MDN ou une unité des FAC bilingue;
4. relative à la prestation de services personnels ou d’instruction individuelle et d’éducation aux militaires.

Blocs-signatures de courriel

8.10 Les blocs-signatures de courriel doivent être dans les deux LO. La procédure détaillée est indiquée dans le document NGI 6001-1-4, Blocs-signatures des courriels.

Messages de boîte vocale et réponses automatiques par courriel

8.11 Les messages de boîte vocale et les réponses automatiques par courriel doivent être dans les deux LO pour tout poste bilingue. Les téléphones et les courriels génériques des bureaux offrant des services dans les deux LO doivent également avoir des messages vocaux et des réponses automatiques bilingues par courriel.

9. Formation et perfectionnement professionnel

9.1 Les obligations liées à la langue utilisée dans la prestation de l’instruction individuelle et de l'éducation des militaires sont énoncées dans la DOAD 5039-6, Instruction et éducation dans les deux langues officielles au sein des Forces armées canadiennes.

10. Ombudsman

10.1 Les services de l'Ombudsman doivent être fournis aux employés du MDN, aux militaires et à leurs familles dans la LO de leur choix.

11. Conformité et conséquences

Conformité

11.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la présente DOAD. Si des éclaircissements aux politiques ou aux instructions énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication, de leur CLO ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la présente DOAD.

11.2 La conformité du MDN et des FAC à la LLO, au Règlement sur les LO et aux politiques et directives connexes du CT fait l'objet d'une surveillance et d'un rapport par le biais de bilans annuels sur les LO aux institutions suivantes :

1. Comité permanent des langues officielles de la Chambre des communes;
2. Comité permanent des langues officielles du Sénat;
3. Commissariat aux langues officielles;
4. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
5. Patrimoine canadien.

Conséquences d’une non-conformité

11.3 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité aux directives énoncées dans la présente DOAD. La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des mesures administratives, incluant l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN, ou des mesures administratives ou disciplinaires, ou les deux, à l’endroit d’un militaire. La non-conformité peut aussi entraîner l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT pour de plus amples informations.

12. Responsabilités

Tableau des responsabilités

12.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

13. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur les langues officielles
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services
• Cadre stratégique sur la gestion de la conformité
• Politique sur les langues officielles
• Directive sur les langues officielles pour les communications et services
• Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes
• Directive sur l’application du Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services
• Liste des régions bilingues du Canada aux fins de la langue de travail
• DOAD 5039-0, Langues officielles

Autres références

• DOAD 2008-8, Utilisation officielle des médias sociaux
• DOAD 5006-1, Programme de gestion du rendement pour les employés du MDN
• DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline - Personnel civil
• DOAD 5019-4, Mesures correctives
• DOAD 5031-8, Perfectionnement professionnel au sein des Forces canadiennes
• DOAD 5031-50, Apprentissage et perfectionnement professionnel du personnel civil
• DOAD 5039-4, Traduction – Produire et acquérir des documents dans les deux langues officielles
• DOAD 5039-6, Instruction et éducation dans les deux langues officielles au sein des Forces armées canadiennes
• DOAD 5039-7, Éducation et formation en seconde langue officielle pour les militaires
• DOAD 5039-8, Test de certification en seconde langue officielle au sein des Forces armées canadiennes
• DOAD 5044-1, Les familles
• DOAD 5059-0, Évaluation du rendement des militaires
• Normes de qualification relatives aux langues officielles
• A-AE-219-001/AG-001, Organisation et établissement – Politique (PFC 219)
• A-PP-005-000/AG-002, Manuel d’administration des achats
• Instr du pers mil des FC 02/22, Identification linguistique des postes des Forces armées canadiennes
• Instr du pers mil des FC 01/23, Évaluation de la performance et des compétences (EPC)
• Directive du SMA(RH Civ) sur l’identification linguistique des postes du ministère de la Défense nationale
• Directive de la SMA (RH-Civ) sur l'accès à la formation en langue seconde
• État-major interarmées stratégique, Volume 1, 1-020, Conventions d'appellations
• NGI 6001-1-4, Blocs-signatures des courriels
• Pour aller de l’avant – Plan stratégique pour l’amélioration de la qualité de la vie dans les Forces canadiennes, Comité permanent de la défense nationale et des anciens combattants, octobre 1998
• Burolis