Instruction du personnel militaire des Forces armées canadiennes 01/08 – Examen annuel des groupes professionnels militaires

1. Identification

Date de publication : 2008-02-15

Date de modification : 2024-12-01

Application : Cette instruction s'applique aux officiers et aux militaires du rang (MR) des Forces armées canadiennes (FAC)

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Renseignements : Centre des réponses administratives (CRA)

2. Définitions

Autorité du groupe professionnel militaire (occupation authority)

Les autorités des différents groupes professionnels militaires (GPM) sont désignées par le Conseil des Forces armées et chargées de la mise sur pied d'une force :

• Chef d’état-major de la Force maritime (CEMFM)
• Chef d’état-major de l’Armée de terre (CEMAT)
• Chef d’état-major de la Force aérienne (CEMFA)
• Chef adjoint du personnel militaire (ACPM)

Ces autorités gèrent des GPM ou une famille de GPM et doivent informer le CPM des questions suivantes :

• l’évolution des besoins en matière de capacité;
• le rôle, la mission, la doctrine et l’équipement;
• la force totale qui comblera la structure des emplois militaires (SEM) au cours d’une période de 5 à 30 ans;
• informer le responsable de l’instruction (RI) ou le responsable de l’instruction désigné (RID) des besoins qualitatifs et quantitatifs en matière d’instruction individuelle et d’éducation (II et E) qui en découlent ainsi que des besoins prévus en production et en capacité.

Conseiller de branche (branch advisor)

D'après l'IPMFAC 02/08, Conseillers de branche – Rôles et responsabilités, le conseiller d'une branche est nommé par le CPM sur avis de l'autorité du GPM concerné en collaboration avec le Conseil de branche compétent.

Le conseiller de branche fournit au CPM les conseils appropriés. Une fois par année, il lui fait le point par écrit sur les problèmes de la branche qui ont été résolus au cours de la dernière année financière, sur les questions qui restent à résoudre ainsi que sur les futurs enjeux et tendances dignes d'intérêt.

Conseiller de groupe professionnel militaire (military professional group advisor)

Le conseiller d'un GPM est la personne-ressource désignée pour un GPM ou une famille de GPM. Il possède une connaissance actuelle et approfondie du travail effectué par le GPM et qui peut conseiller le CPM à ce sujet relativement à la période actuelle (1 à 5 ans) et à l’avenir immédiat (5 à 10 ans).

Responsable de l'instruction (RI) (training authority)

D'après la DOAD 5031-2, Cadre de gestion de l’instruction individuelle et de l’éducation, le RI gère l'II et E pour ce qui est des qualifications énoncées dans une description générale, d'un service, d'un GPM ou d'un sous-GPM ou encore d'une spécialité dont il est chargé. Le RI de chacun des trois services gère les activités d'II et E dans les secteurs de son service.

Responsable de l’instruction désigné (RID) (designated training authority)

Toujours d'après la DOAD 5031-2, le RID est une autorité différente du RI qui a d'autres obligations en matière de fonction, de service ou de spécialité; en effet, il est désigné pour gérer les activités d'II et E figurant dans la description d'un GPM, d'un sous-GPM ou d'une spécialité. Le RID assume les mêmes responsabilités que le RI en gestion de l'II et E à l'égard des descriptions qui lui sont confiées, mais pas la responsabilité de l'II et E pour l'ensemble d'un service ou des FAC qu'assume le RI.

3. Contexte

Contexte

3.1 Le CPM est l’autorité fonctionnelle en matière de personnel militaire. Entre autres responsabilités, il est chargé de produire et de maintenir en puissance le personnel et aussi de veiller à ce que le personnel disponible soit assez nombreux et formé pour combler les besoins des FAC. Vu que l'instruction élémentaire indispensable pour atteindre le niveau opérationnel de compétence peut exiger plusieurs années, il est primordial de prévoir correctement, longtemps d'avance, le nombre de recrues et le genre de personnel recherchés. Le CPM s'appuie sur les données de nombreux intervenants pour connaître la cadence d'emploi, la structure actuelle et future des forces et des groupes professionnels militaires (GPM), les besoins en capacités et en compétences prévus, le moral, l'instruction ainsi que les paramètres en gestion des carrières ayant une incidence sur l'état des GPM et sous-GPM. Le principal groupe de discussion permettant de recueillir cette contribution est l'Examen annuel des groupes professionnels militaires (EAGPM).

3.2 L'EAGPM est un outil de gestion du personnel militaire qui sert à planifier et à maintenir le bon état des GPM et sous-GPM. C'est l'occasion pour les chefs des FAC :

1. de se pencher sur les facteurs internes et externes ayant une incidence sur un GPM;
2. de déterminer le recrutement annuel nécessaire pour répondre aux besoins en production de personnel;
3. d'examiner l'état des GPM pour assurer leur capacité à répondre aux besoins des FAC;
4. d'envisager ou de recommander des modifications à apporter aux politiques et aux processus applicables au personnel militaire.

But

3.3 La présente instruction vise à fournir des directives sur la marche à suivre lors de la tenue d’un EAGPM.

4. Orientation générale

Autorité convocatrice

4.1 Le CPM est l’autorité convocatrice d’un EAGPM. À ce titre, il fournit aux conseillers des GPM des directives stratégiques sur le déroulement des examens annuels et s'appuie sur leur avis pour nommer le président d'un comité d'examen.

Échéancier

4.2 Un EAGPM doit être effectué chaque année entre les mois de novembre et de février. Le Directeur – Besoins en production du personnel (DBPP) ; et l'autorité de chaque GPM déterminent la date de l'EAGPM, de concert avec les autres participants à l'examen.

Participants

4.3 Le comité de l'EAGPM doit comprendre des représentants d'organismes capables de renseigner sur l'avenir du GPM, notamment les personnes suivantes ou leur représentant :

1. Autorité du GPM;
2. Conseiller du GPM;
3. Conseiller de la branche;
4. Représentants du Directeur général - Carrières militaires (DGCM), du Directeur général - Recherche et analyse (Personnel militaire) (DGRAPM) et du DBPP
5. Représentants d’autres services ou secteurs d'emploi fonctionnels si le GPM se retrouve dans plus d’un service/d'une autorité niveau 1 (N1);
6. Représentants du RI ou du RID.

4.4 Le président nommé du comité de l'EAGPM peut, à sa discrétion, décider de la nécessité d'inviter d'autres personnes. On peut devoir faire appel à du personnel de la Force de réserve pour les questions le concernant.

5. Préparation et déroulement de l’examen annuel des groupes professionnels militaires

Généralités

5.1 La préparation détermine le déroulement efficace d'un EAGPM. Il importe que l'information et les données présentées à cette occasion soient pertinentes et à jour. 

Mesures à prendre avant l’examen annuel des groupes professionnels militaires

5.2 Recenser et traiter les enjeux et les sujets de préoccupation avant l'EAGPM permet un déroulement efficace de celui-ci. Au préalable, on doit donc impérativement informer le DBPP de tout problème susceptible d'influer sur l'état d'un GPM. Le personnel chargé de la production de personnel auprès de l'autorité du GPM est invité à réviser sa documentation avant l'EAGPM prévu, de sorte que le personnel du DBPP dispose du temps nécessaire pour effectuer l'analyse appropriée et que l'information proposée ne soit pas conflictuelle par rapport à l'orientation stratégique. 

5.3 Pour préparer l'EAGPM, on doit tenir compte des éléments suivants : 

1. la modélisation et le dénombrement des membres du GPM, notamment l'information recueillie en application du Règlement sur l'équité en matière d'emploi des FAC;
2. le Rapport de situation prévue (RSP);
3. les conditions de service (CS);
4. la production de base;
5. le Modèle de planification à long terme (MPLT);
6. la répartition des membres du GPM entre les trois services (UDE);
7. l'instruction et la production avancée.

Modélisation du groupes professionnels militaires

5.4 Modéliser un GPM consiste à en cerner et à en analyser la structure organisationnelle en vue d'évaluer l'incidence des changements au sein de ses membres et des politiques liées au personnel militaire sur l'effectif. Une telle modélisation est d'autant plus efficace que l'information est à jour et juste.

5.5 La recherche et l'analyse relative à la modélisation d'un GPM :

1. renseignent sur les tendances en matière d’attrition, d’âge, d'effectif d'un grade à l'autre, de la représentation relative à l'équité en emploi (EE), de l’expérience et des niveaux de production;
2. procurent des éléments justifiant des recommandations sur le recrutement, les besoins de production et les CS futurs.

5.6 Le soutien à la modélisation d'un GPM est assuré sur demande par le personnel du DGRAPM.

Rapport de situation prévue

5.7 Ce rapport ministériel est publié deux fois par année par le DBPP. Il indique l'écart entre l'effectif qualifié en activité (EQA) et le niveau préférentiel de dotation (NPD) pour chaque GPM de la Force régulière au sein des FAC.

5.8 Il faut des données exactes sur le NPD actuel et sur l’effectif qualifié en activité (EQA) prévu pour modéliser et prévoir le recrutement et les CS d'un GPM.

5.9 On doit consulter le RSP, accessible au site intranet du DBPP, pour vérifier l’EQA et le NPD. Avant l'EAGPM, on doit contacter le DBPP pour corriger tout écart relevé entre les données réelles et celles qui sont publiées dans le RSP. 

Conditions de service

5.10 En fonction des besoins des FAC, de l’évaluation stratégique et des consultations menées auprès des autorités du GPM, le CPM peut donner une orientation pour les CS et leurs taux de conversion.

5.11 Le comité de l'EAGPM formule des recommandations sur les CS et leurs taux de conversion et justifie ses recommandations :

1. les taux de conversion déterminent les CS qui seront offertes à la fin de l’année fiscale (AF) suivant l’année au cours de laquelle l’EAGPM a été effectué;
2. les taux de conversion des CS correspondent au pourcentage d’engagements de durée intermédiaire (ED Int) convertis en engagements de durée indéterminée (ED Ind) pour un grade donné.

5.12 Les recommandations relatives aux CS offertes sont mises en œuvre seulement après l’approbation de l'autorité du GPM. Les modifications aux CS et les taux de conversion sont communiqués au Directeur - Administration (Carrières militaires) (DACM) au moyen du Compte rendu des discussions (CRD) de l'EAGPM. 

Production de base

5.13 L'état d'un GPM ou sous-GPM dépend de prévisions justes quant au nombre de personnes dont on aura besoin pour atteindre l’EQA chaque année pour remplacer les départs par attrition prévus et gérer toute hausse ou baisse du NPD. La modélisation d'un GPM doit comporter des recommandations quant aux besoins de production de base pour maintenir ou rétablir l'état d'un GPM ou d'un sous-GPM. Notons que la capacité d'instruction ne saurait limiter les besoins en production de base. Cependant, au moment de dresser le plan de recrutement annuel, on doit tenir compte de la capacité d'instruction interne ou autre. 

5.14 Le personnel du DBPP se fonde d'abord sur les recommandations du comité de l'EAGPM en matière de production et de recrutement pour dresser le Plan de recrutement stratégique (PRS). Celui-ci détermine les besoins des FAC en recrutement et en sélection interne et doit être terminé à temps pour le recrutement de la nouvelle année fiscale (AF). 

5.15 Pour dresser le PRS, on prend en compte les recommandations du comité de l'EAGPM, à la lumière des intérêts financiers et stratégiques des FAC.

Modèle de planification à long terme

5.16 Le MPLT présente une ventilation du recrutement par plan de recrutement pour chaque GPM. Ce recrutement peut relever de divers programmes d'enrôlement. Par conséquent, le MPLT influe sur les besoins énoncés au plan de recrutement d'un GPM. La mutation entre éléments (MÉ) depuis la Force de réserve constitue une source précieuse de membres formés des FAC pour la Force régulière. Des membres peuvent être ainsi mutés dans le cadre de n'importe quel programme de recrutement externe. Le reclassement (RECL) au sein de la Force régulière est une autre source précieuse de membres expérimentés des FAC servant à rééquilibrer l'effectif total de la Force régulière. 

Répartition dans le cadre du Programme des uniformes distinctifs pour les trois éléments

5.17 La répartition des membres d'un GPM entre les divers services (UDE) est assujettie à l'approbation du Conseil des Forces armées (CFA). L'EAGPM fournit l’occasion d’examiner la répartition actuelle et de fixer des objectifs de recrutement en vue d'obtenir ou de maintenir la répartition approuvée. Ces objectifs sont communiqués au Groupe du recrutement des Forces canadiennes (GRFC) dans le Compte rendu des discussions (CRD) de l'EAGPM.

Instruction / Production avancée

5.18 L'EAGPM fournit l’occasion d’examiner les questions relatives à la capacité d'instruction ainsi que les besoins relatifs aux effectifs en formation autre qu'élémentaire et aux effectifs en formation avancée (EFA) (y compris à l'apprentissage d'une langue seconde) au sein d'un GPM ou d'un sous-GPM.

Mesures de suivi antérieures

5.19 On doit voir où en sont les mesures de suivi de l'EAGPM antérieur et faire les mises à jour qui s’imposent. Ces mesures doivent être soit reportées (explication à l’appui), soit considérées comme mises en œuvre.

Autres questions

5.20 Le président du comité de l'EAGPM voudra peut-être profiter de cette tribune pour aborder d’autres questions se rapportant au GPM; par exemple, les critères du comité de sélection et la grille de notation, les critères d'entrée, les inscrits à des études supérieures, des GPM connexes de la Force de réserve, les méthodes de recrutement, les stratégies de rétablissement du GPM et les besoins futurs.

6. Compte rendu

Compte rendu des discussions

6.1 Le président du comité doit produire un CRD comprenant les recommandations et les questions importantes. Le CRD doit contenir, tout au moins : 

1. les CS recommandées ou la confirmation des taux de conversion de CS et la possibilité de conversion pour tous les grades au sein d'un GPM intéressant le prochain comité de sélection;
2. la production recommandée et les besoins en recrutement, notamment les modifications recommandées pour la prochaine AF et les besoins prévus pour les cinq AF suivantes;
3. les modifications recommandées concernant le MPLT / la source de recrutement ou à la répartition entre les services (UDE), s'il y a lieu;
4. les modifications recommandées pour les limites de maintien en poste du personnel assujetti à des contraintes à l'emploi;
5. les questions nécessitant un examen plus approfondi, notamment les mesures de suivi antérieures ou d'autres questions.

Approbation du compte rendu des discussions

6.2 Le président du comité doit soumettre le CRD à l'approbation de l'autorité du groupe professionnel militaire (Chef d'état-major de la Marine [CEMM], CEMAT, CEMFA ou ACPM).

Note – L'autorité du GPM doit revoir régulièrement les mesures de suivi pour s'assurer qu'on a fait le nécessaire. 

Distribution du compte rendu des discussions

6.3 Le président du comité doit conserver au dossier l’original du CRD approuvé et en distribuer des copies aux participants à l’EAGPM et aux responsables de mesures de suivi, le plus tôt possible après la fin de l'EAGPM afin que les mesures de suivi puissent être entreprises. Le CRD doit être distribué aux personnes suivantes :

1. l'autorité du GPM;
2. DGCM;
3. DACM;
4. DBPP;
5. GRFC;
6. d'autres destinataires, en fonction des mesures de suivi à prendre.

Mise en œuvre du compte rendu des discussions de l’examen annuel des groupes professionnels militaires

6.4 La politique du gouvernement, les objectifs stratégiques et les besoins en ressources des FAC peuvent nécessiter un rajustement des recommandations formulées lors de l'EAGPM. De même, l'autorité d'un GPM peut rajuster ces recommandations plus tard au cours de l’année après un examen plus approfondi, pour tenir compte de faits nouveaux. En tout état de cause, les membres du comité doivent être tenus au courant de tels rajustements, par la chaîne de commandement de cette autorité.

7. Responsabilités

Tableau de responsabilités

7.1 Le tableau suivant indique l'autorité responsable des activités liées au déroulement d’un EAGPM.

8. Attribution des groupe professionnels militaires

Cadres intégrés

8.1 Les GPM attribués à chaque autorité figurent dans la SEM et dans le cadre de l’II et E.

9. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD connexe

• DOAD 5002-0, Ressources humaines militaires : besoins et production

Autre références

• DOAD 5023-1, Critères minimaux d'efficacité opérationnelle liés à l'universalité du service
• DOAD 5031-2, Cadre de gestion de l’instruction individuelle et de l’éducation
• IPMFAC 02/07, Cadre d’autorité et gestion – Structure des emplois militaires (SEM) remplacé par le DOAD 5070-1
• IPMFAC 02/08, Conseillers de branche – Rôles et responsabilités

10. Annexe

1. Annexe A – Relations entre les cadres de gestion intégres de la structure intégrée des emplois militaires et de l’instruction individuelle et d’éducation (ce document n'est accessible que sur le RED)