Centre d’intervention sur l’inconduite sexuelle - Rapport d'étape - Transition du CIIS

Au cours des quelques derniers mois, la direction du CIIS et son personnel ont travaillé au transfert de l’autorité administrative et financière du vice-chef d’état-major de la défense (VCEMD) en vue de créer ses propres processus et autorités administratifs comme nouvelle organisation relevant du sous-ministre. Établir la structure administrative d’une organisation est une tâche d’envergure. Le CIIS est reconnaissant d’avoir l’aide et le soutien constant du groupe du VCEMD, de même que par le personnel du bureau du sous-ministre.

Plusieurs processus administratifs ont été établis pour que le CIIS soit conforme aux politiques ministérielles et du gouvernement du Canada. Un plan de continuité des affaires a été rédigé en vue d’assurer une continuité de services aux membres des FAC si les installations du CIIS devenaient inaccessibles. De plus, les conseillers ont été pourvus des outils nécessaires pour effectuer des recherches délicates typiquement non-accessible à travers le Réseau d’information de la Défense existant.L’attention du personnel du CIIS a été simultanément axé sur la satisfaction d’autres exigences urgentes afin d’être délégué des autorités financières. En date du 1er avril 2016, le CIIS a reçu son premier budget de 2,1 M$.

Figure 3 : Crédits budgétaires actuels du CIIS pour l’AF 2016-2017

Figure 3 : Crédits budgétaires actuels du CIIS pour l’AF 2016-2017: Ce modèle illustre qu’en date du 1^er avril 2016, le CIIS a reçu son premier budget de 2,1 M$ divisé de la manière suivante : 1 291 k$ au counseling de soutien et à l’accès facilité, 316 k$ à la sensibilisation et 509 k$ à la catégorie « autre ».

Modèle organisationnel et personnel

Parce qu’il a été mis sur pied très rapidement en septembre 2015, le CIIS a embauché du personnel et des conseillers au moyen d’options de dotation à court terme, comme des affectations internes et de l’emploi occasionnel. Le CIIS apprécie la collaboration de ses partenaires internes qui ont fourni les ressources essentielles possédant les compétences nécessaires pour la création de la nouvelle organisation. Après quelques mois d’opération, le besoin d’évaluer et de stabiliser le modèle organisationnel actuel est également devenu une priorité urgente. Le CIIS tire profit des connaissances et de l’expérience accumulées au cours de ces quelques mois pour mieux comprendre les besoins des membres des FAC affectés par des comportements sexuels inappropriés, ce qui, à son tour, a permis de cerner les compétences nécessaires chez les conseillers et de consolider les services offerts.

Au cours de la période visée, l’équipe de gestion, aidée par les ressources humaines, a investi beaucoup de temps et d’effort pour cerner les activités clés de chaque poste au sein du CIIS. Pour certains postes comme dans le domaine des communications et du soutien administratif ou de programme, le CIIS a pu utiliser des descriptions de poste collectives afin de procéder aux déploiements ou aux affectations. Étant donné le caractère unique des services offerts par le CIIS au sein des FAC, du MDN et de la fonction publique en général, cependant, il a fallu créer et classifier de nouvelles descriptions de poste pour les rôles de conseiller, de conseiller principal et de chef d’équipe. Pour se préparer à la prolongation des heures d’ouverture, le CIIS a effectué une analyse des exigences en matière de ressources et a réussi à embaucher des conseillers supplémentaires possédant les compétences nécessaires de même que d’autres membres du personnel permettant d’assurer une transition fluide. Le CIIS a effectué d’énormes progrès pour augmenter et stabiliser ses effectifs. Au cours de la période visée, le CIIS comprends16 membres du personnel civils ainsi que 3 officiers de liaison militaire qui agissent comme officiers de liaison militaire entre le CIIS et les FAC.

Système de gestion des cas

Depuis sa mise sur pied, le CIIS a consacré beaucoup de temps et d’efforts, en collaboration avec une équipe du bureau du sous-ministre adjoint (gestion de l’information), au développement d’un système de gestion des cas plus robuste. Étant donné son ouverture rapide, le CIIS a commencé en utilisant un outil de collecte de données rudimentaire. Le système était hébergé dans un environnement protégé, mais son utilité était limitée. Une compréhension accrue des besoins des militaires et du processus de prestation des services a été essentielle à l’introduction et au développement d’un nouveau système de gestion des cas. L’information disponible grâce au nouveau système est un atout pour les FAC, car elle permettra d’identifier des tendances. Le nouveau système est opérationnel depuis le 12 mai 2016.

Gouvernance

Au cours des six derniers mois, le CIIS a renforcé plusieurs éléments clés de sa gouvernance. L’autorité décisionnelle du CIIS, une organisation distincte des FAC et relevant du Ministère de la Défense nationale, est le sous-ministre. Cela dit, le sous-ministre doit exercer cette autorité avec les meilleures informations et avec l’assurance que toutes les options pertinentes ont été prises en compte et que les parties prenantes ont été consultés et sont en accord. Par conséquent, le CIIS doit utiliser des mécanismes officiels pour garantir que les consultations ont eu lieu et que ses services et son modèle opérationnel répondent aux exigences de l’organisation. Une forte gouvernance garantira que le CIIS peut réagir aux besoins des FAC en sa capacité d’organisation de soutien aux victimes et harmoniser ses services avec les pratiques usuelles du domaine.

Le CIIS recevra des conseils de deux entités séparées, qui figureront principalement dans les recommandations faites au sous-ministre. La première entité est interne. Il s’agit du Conseil de gestion du personnel des Forces canadiennes (CGPFC), qui examine les enjeux et les plans en matière de gestion du personnel militaire, et formule des conseils à la haute direction. Parce que le Centre a pour mandat d’offrir des services aux membres des FAC, le CGPFC doit transmettre ses connaissances en matière d’enjeux et de tendances concernant les effectifs des FAC et formuler des conseils liés aux développements en cours et à la mise en œuvre des plans futurs. Bien qu’il soit distinct des FAC, le CIIS doit répondre aux besoins de ses membres. Le sous-ministre et le chef d’état-major de la Défense s’entendent sur le fait que le CGPFC est effectivement en mesure de garantir que le CIIS puisse offrir les services qui répondent aux besoins des FAC.

La deuxième entité devra être un conseil externe constitué d’experts dans le domaine de l’inconduite sexuelle. Des experts seront recrutés dans le domaine universitaire, les services aux victimes ou représentant d’autres organismes en uniforme. Au courant de la prochaine année, le conseil externe donnera des conseils au CIIS et formulera des conseils au sous-ministre en ce qui concerne les meilleures pratiques en matière de soutien aux victimes et de l’’inconduite sexuelle.