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5520-2 Occasions d’emploi dans la Réserve – 90 jours consécutifs ou plus

Ordonnance de Groupe des cadets et des Rangers juniors canadiens (Ordonnance de Gp CRJC)

1. Identification

Date d'émission : 2022‑09‑08

Date de la vérification : S.O.

Application : La présente ordonnance s’applique aux postes permanents de la Force de réserve qui sont administrés par l’organisation des Cadets et Rangers juniors canadiens (CRJC).

Remplacement : 

Autorité d'approbation : Cette ordonnance est émise sous l'autorité du Cmdt CRJC.

Bureau de première responsabilité (BPR) : SCEM Sout CRJC

Demandes de renseignements : J1 QG CRJC

2. Abréviations

Abréviation Mot ou expression en toutes lettres
Cl « A » classe « A »
Cl « B » classe « B »
CIC Centre d’instruction de cadets
DRASA Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration)
QG quartier général
Gestion SSAM Gestion du Système de soutien administratif militaire
P rés Première réserve
URSC Unité régionale de soutien aux cadets
OER occasion d’emploi dans la Réserve
F rég Force régulière
F rés Force de réserve
PR planification de la relève

3. Définition

Autorité approbatrice. L’autorité approbatrice est la personne en autorité qui peut approuver la classe de service de Réserve particulière.

Président du comité. Le président du comité est le membre le plus élevé en grade du comité de sélection; il est chargé de présider les réunions du comité et de veiller à ce que le processus d’examen se déroule sans heurt et de façon efficiente tout en faisant respecter le plus haut niveau d’éthique et de transparence. Le président du comité aura la responsabilité de présenter le rapport du comité à l’autorité d’affectation et à l’autorité approbatrice en vue de la sélection.

Membre du comité. Un membre du comité est une personne qui fait partie du comité de sélection qui a les connaissances et l’expérience voulues pour pouvoir examiner efficacement les dossiers des candidats et présenter une recommandation impartiale au président du comité.

Secrétaire du comité. Le secrétaire du comité est chargé de veiller à ce que le comité de sélection se conforme à la totalité des politiques et de la réglementation tout au long du processus de sélection, à ce qu’il donne des conseils éclairés et à ce qu’il assure la cohérence du processus d’emploi. Le secrétaire du comité rend compte au président du comité pour ce qui est de la préparation des rapports du comité au nom de celui‑ci.

Autorité d’affectation. L’autorité d’affectation est la personne en autorité au sein de l’unité d’affectation qui approuve toute période de service de Réserve de classe « A » et « B ».

Unité d’affectation. Le QG CRJC et cinq URSC sont les unités qui autorisent un militaire à effectuer une période de service de Réserve de classe « A » ou « B ».

Guide de notation. Le guide de notation est une échelle d’évaluation consistant de points à prendre en considération à chaque question que le comité de sélection utilise afin d’évaluer les réponses du candidat et leur attribuer une note.

Aptitude. L’aptitude est l’ensemble des traits de caractère identifiables et de la conduite d’un candidat qui sont suffisants pour décider si l’emploi ou l’emploi permanent protégerait ou ne protégerait pas l’intégrité ou favoriserait l’efficience de l’unité.

Égalité statistique. Si la variance entre les notes est égale ou inférieure à 5%, les notes sont considérées comme une égalité statistique.

Qualifié. Un candidat est qualifié s’il a l’expérience et les qualifications requises pour le poste décrit dans le message d’OER pertinent. L’expérience et les qualifications d’un candidat sont évaluées et notées pendant les phases de l’évaluation et de l’entrevue au moyen d’un guide de notation élaboré précisément pour le poste.

4. Politique

4.1 L’équité et la transparence sont les principes fondamentaux régissant la politique sur le service de Réserve. L’organisation des CRJC s’engage à ce que toutes les occasions de service de Réserve de classe « B » d’une durée de 90 jours consécutifs ou plus fassent l’objet d’un processus d’embauche transparent, juste, équitable et cohérent qui est conforme aux politiques et instructions pertinentes.

4.2 L’organisation des CRJC utilisera le processus de planification de la relève conformément à l’ordonnance de Gp CRJC 5520‑1 ou au processus applicable aux OER se trouvant dans l'instruction de Gp CRJC 001/22 et dans ce document pour pourvoir tous les postes permanents et temporaires de l’effectif du service de Réserve d’une durée de 90 jours consécutifs ou plus.

4.3 Le CmdtA CRJC est chargé de pourvoir tous les postes de service de classe « B » de 90 jours consécutifs ou plus. Il doit obtenir l’autorisation de pourvoir ces postes avant de publier le message d’OER par l’entremise de Gestion SSAM. Une fois que la publication de l'OER est approuvée par le CmdtA, le rapport du comité peut être signé par l'autorité d’affectation conformément à l’ordonannce de Gp CRJC 5520-1, Service d’administration et de l’instruction des organisations de cadets – Planification de la relève.

4.4 Le rapport du comité est valide pendant six mois à partir de la date d’approbation et il peut être utilisé pour sélectionner un candidat si le poste devient vacant pendant cette période..

Exigences

4.5 Les paramètres du poste seront utilisés pour élaborer :

  1. l’OER;
  2. le guide de notation;
  3. les questions de l’entrevue et le guide de notation connexe;
  4. les travaux individuels axés sur le rendement;
  5. les questions de contrôle des références.

4.6 Un expert du poste annoncé peut être consulté dans le cadre de l’élaboration des guides de notation et des éventuels travaux individuels axés sur le rendement.

4.7 Le processus applicable aux OER sera initié par la section J1 de l'URSC/du QG CRJC et devrait être administré par un officier d’état-major de la section J1 de l'URSC ou par le J1 Emplois du QG CRJC.

5. Objet du processus applicable aux OER

5.1 Lorsqu’un poste devient vacant et qu’il ne figure pas dans les postes du plan de relève ou qu’il n’y a pas de candidat approprié après l’examen du plan de relève, le processus applicable aux OER sera utilisé pour pourvoir des postes permanents et temporaires vacants pendant 90 jours consécutifs ou plus.

5.2 Le processus applicable aux OER a pour but de sélectionner un candidat à un poste qui est qualifié, apte et admissible en vue du service de Réserve de classe « B » en fonction des critères suivants :

  1. Qualifié. Le candidat doit démontrer qu’il a l’expérience et les qualifications requises pour le poste qui figurent dans le message d’OER. L’expérience et les qualifications du candidat sont évaluées et notées pendant les phases de l’évaluation et de l’entrevue au moyen d’un guide de notation approprié pour le poste;
  2. Aptitude. Le candidat sera évalué pour ce qui est de l’aptitude à partir de personnes servant de référence, de documents justificatifs et des vérifications faites par l’unité d’appartenance; et
  3. Admissibilité. Le candidat respecte les critères applicables au service de Réserve de classe « B ». L’admissibilité est liée à un ensemble de critères qui ne sont pas notés pendant la phase de l’évaluation mais qui sont pris en considération à l’étape de la sélection par l’autorité d’affectation.

6. Échéanciers

6.1 Un message d’OER devrait être publié six à huit mois avant la date d’entrée en fonctions prévue ou dès que l’on sait que le poste deviendra vacant.

6.2 Lorsque c’est possible, le processus de sélection sera fait au maximum 30 jours après la date de clôture du message d’OER, une fois un candidat sélectionné pour le poste. S’il n’est pas possible d’obtenir une OER dans un délai de 30 jours, l’unité d’affectation avisera les candidats et fixera une échéance pour la fin du processus de sélection. L’unité d’affectation s’efforcera de terminer le processus de sélection le plus vite possible pour éviter de laisser les candidats dans l’incertitude.

7. Coût rélié au processus de sélection

7.1 Le coût du processus applicable aux OER sera entièrement à la charge de l’unité d’affectation. Si un candidat habite à l’extérieur de la région géographique locale, les entrevues devraient se faire par vidéoconférence ou téléconférence. La méthode d’entrevue retenue pour ce candidat doit, afin de garantir un processus uniforme et équitable, être appliquée à tous les autres candidats qui passent une entrevue.

7.2 Une OER doit indiquer si un déménagement des personnes à charge, des articles de ménage et des effets personnels peut être envisagé. Si l’OER a indiqué qu’un déménagement peut être envisagé et que le candidat retenu est à l’extérieur de la région géographique de l’unité d’affectation, la demande de réinstallation sera présentée par l’URSC compétente au J1 du QG CRJC pour transmission au DRASA. En qualité d’autorité en matière de déménagement de réinstallation, le DRASA examinera la demande et déterminera si, en vertu de la Directive du Programme de réinstallation des Forces canadiennes, un candidat a droit à des indemnités pour un déménagement en vue du service de Réserve.

7.3 Conformément à la Directive du Programme de réinstallation des Forces canadiennes, les indemnités versées à un militaire en appui d’un déménagement dans un nouveau lieu de travail, y compris les indemnités de vie chère en région, peuvent être affectées si la période d’emploi du candidat prend fin avant la conclusion de sa période de service initiale. Les membres ont la responsabilité de se familiariser avec les directives appropriées.

8. Comité de sélection

8.1 Un comité de sélection est nécessaire lorsque le processus applicable aux OER est fait. Le comité de sélection évalue les qualifications, l’expérience et l’aptitude du candidat et présente une recommandation à l’autorité d’affectation.

8.2 La composition de chaque comité différera selon le poste à pourvoir, mais elle devrait rester la même tout au long du processus.

8.3 Les comités de sélection comptent au moins trois membres, dont le président. Le grade des membres du comité devrait, au minimum, être un échelon supérieur au grade exigé pour le poste. Un des trois membres du comité sera nommé président du comité. Le comité de sélection est constitué comme suit :

  1. au moins un membre qui a une bonne connaissance pratique du poste; et
  2. un membre qui est de l’extérieur de l’unité d’affectation. Celui‑ci peut être un membre des FAC du secteur local, un membre de l’état‑major qui provient d’une URSC ou un membre de l’état‑major du QG CRJC.

8.4 Les membres du comité doivent être exempts de conflits d’intérêts réels ou apparents ou de préjugés susceptibles d’influer sur l’issue du processus applicable aux OER. Ils doivent dévoiler les liens personnels qu’ils ont avec un candidat et se récuser selon le besoin. Une relation professionnelle avec un candidat n’est pas considérée comme un conflit d’intérêts.

8.5 Le secrétaire du comité, qui n’est pas l’un des trois membres susmentionnés du comité, sera normalement, pour que le processus applicable aux OER reste cohérent, le J1 officier de dotation de l’URSC en cause ou le J1 Officier d’emploi du QG CRJC. Un officier d'état-major est autorisé à agir comme remplaçant à titre de secrétaire du comité si un officier d'état-major du J1 de l'URSC ou l’officier J1 Emplois du QG CRJC n'est pas disponible.

Responsabilités des membres du comité

8.6 Les membres du comité ont les responsabilités suivantes :

  1. noter le dossier de chaque candidat qui est mis en candidature dans Gestion SSAM et que le secrétaire du comité compile;
  2. faire individuellement preuve de jugement dans l’évaluation des candidats;
  3. justifier les notes attribuées à chaque candidat;
  4. agir à titre d’expert pendant la phase de l’évaluation;
  5. signaler tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent au secrétaire du comité.

Responsabilités du président du comité

8.7 Outre ses responsabilités de membre du comité, le président a les responsabilités suivantes :

  1. communiquer communiquer avec le secrétaire du comité pour élaborer le guide de notation, les questions de l’entrevue et les travaux individuels axés sur le rendement;
  2. aider le secrétaire à sélectionner les membres du comité;
  3. donner aux membres du comité des instructions sur le format des entrevues;
  4. aider le secrétaire à rédiger le rapport du comité;
  5. offrir, lorsqu’on le lui demande, une rétroaction directe aux candidats.

Responsabilités du secrétaire du comité

8.8 Le secrétaire du comité a les responsabilités suivantes :

  1. recevoir tous les dossiers de candidature et les tenir à jour;
  2. communiquer avec les membres du comité et les candidats pour établir le calendrier du comité de sélection;
  3. donner un exposé didactique sur le processus, les attentes et les mesures de sécurité applicables au comité;
  4. aider les membres du comité selon le besoin;
  5. présenter les rapports concernant tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent au J1 de l’URSC ou du QG CRJC;
  6. diriger les processus de rapprochement tout au long de l’étape de l’évaluation;
  7. rédiger le rapport du comité d’après les recommandations des membres du comité;
  8. présenter le rapport du comité signé à l’autorité d’affectation; et
  9. fournir les scores individuels des candidats sur demande.

9. Processus applicable aux OER

9.1 Le processus applicable aux OER compte six étapes :

  1. publication;
  2. présentation de la candidature;
  3. évaluation;
  4. recommandation;
  5. sélection; et
  6. compte rendu (à la demande du militaire).

9.2 Des détails supplémentaires sur la façon de mettre en œuvre chaque étape du processus applicables aux OER peuvent être trouvés dans l'instruction de Gp CRJC 001/22, Service de réserve - 90 jours consécutifs ou plus.

Étape de la publication

9.3 Un message d’OER doit être publié conformément à l’article 4.5 de l’Instr Pers Mil des FC 20/04, Politique administrative pour le service de Réserve de classe « A », de classe « B » et de classe « C ». Les messages d’OER doivent être publiés par l’entremise de Gestion SSAM et largement diffusés dans l’organisation des CRJC au moyen de tous les supports acceptables approuvés par l’autorité d’affectation.

9.4 Toutes les exigences des OER décrites au paragraphe 4.5 ci-dessus seront développées pendant la phase de publication du processus des OER.

Étape de présentation de la candidature

9.5 Les militaires intéressés à présenter leur candidature à une OER doivent communiquer avec leur unité d’appartenance pour demander à être mis en candidature à l’OER et pour que leur candidature et leurs documents justificatifs soient téléchargés dans Gestion SSAM.

9.6 Avant de télécharger la candidature du militaire dans Gestion SSAM, l’unité d’appartenance procédera à une vérification d’état‑major pour garantir qu’il ne fait pas l’objet d’une mesure administrative ou disciplinaire en suspens. L’unité d’appartenance avisera l’unité d’affectation et le militaire de tout élément défavorable qui peut l’empêcher de poser sa candidature. L’unité d’appartenance avisera les militaires une fois que leur candidature aura été entrée dans Gestion SSAM.

Étape de l’évaluation

9.7 L’étape de l’évaluation compte deux phases :

  1. la phase d’examen de la candidature; et
  2. la phase de l’entrevue.

9.8 Le secrétaire du comité examinera chacune des candidatures présentées pour s’assurer que l’information et les documents requis indiqués dans le message d’OER sont présents.

Phase d’examen de la candidature

9.9 Le comité de sélection évaluera la candidature du militaire et son SDPM en fonction du guide de notation. Le comité de sélection évaluera le candidat en fonction de l’information présentée. L’ensemble de la candidature sera étudié au cours de cette phase, ce qui peutinclure les rapports d’appréciation du rendement, les lettres de référence, les certificats et ainsi de suite.

9.10 Les candidats doivent obtenir pendant la phase d’examen de la candidature une note minimale de 70 % concernant l’expérience et les qualifications requises pour que leur passage à l’étape suivante du processus applicable aux OER soit envisagé. Les candidats qui reçoivent une note de zéro pour une exigence essentielle, de la part de n'importe quel membre du comité, ne passeront pas à la phase d'entrevue, quel que soit leur score total d'expérience et de qualifications requises. Les membres du comité peuvent décider de faire progresser un candidat qui obtient une note inférieure au seuil minimum de 70 %, compte tenu de l’information inscrite dans la candidature qui s’applique à l’expérience et aux qualifications requises, aux exigences secondaires et au rendement antérieur et au potentiel du candidat. Ils doivent justifier la décision de faire progresser tout candidat qui n’atteint pas le seuil de 70 % dans le rapport du comité.

9.11 Tout dépendant du nombre de candidats qui atteignent le seuil minimum de 70 % concernant l’expérience et les qualifications requises, les membres du comité peuvent décider de limiter le nombre des candidats qui passent à la phase de l’entrevue. Lorsqu'il prend cette décision, le président du comité de sélection consultera le secrétaire du comité de sélection, en tant que’expert en la matière pour le J1, et les membres du comité de sélection pour déterminer un nombre approprié de candidats à faire passer à la phase de l’entrevue. Toute décision de restreindre le nombre de candidats qui passent à la phase de l’entrevue doit être pleinement justifiée dans le rapport du comité de sélection. Les exemples de justification peuvent inclure :

  1. Le comité de sélection choisit de ne faire passer que les cinq meilleurs candidats en raison du grand nombre de candidats qui atteignent le seuil de 70 %; ou
  2. Il y a un éloignement important ou un regroupement par score à la suite de la phase d'examen des candidatures, et le comité de sélection choisit donc de ne faire avancer que le groupe supérieur.

9.12 Quand une égalité statistique se produit, la décision de faire ou de ne pas faire progresser un candidat doit s’appliquer à tous les candidats qui sont dans cette situation.

9.13 Le comité de sélection peut sauter complètement la phase de l’entrevue pour de nombreuses raisons, notamment :

  1. le candidat est le seul candidat à l’OER;
  2. les notes du candidat sont nettement supérieures à celles de n’importe quel autre candidat pendant la phase d’examen de la candidature; et
  3. le candidat a pris part à une entrevue pour le même poste ou un poste très semblable au cours des 30 jours précédents.

Phase de l’entrevue

9.14 Le secrétaire du comité invitera les candidats que le comité de sélection aura retenus à participer à une entrevue officielle qui peut inclure un travail individuel axé sur le rendement. Le comité de sélection évaluera les réponses du candidat aux questions de l’entrevue et à l’affectation au moyen du guide de notation. L'utilisation d'une évaluation basée sur le rendement sera déterminée par le président du comité de sélection.

9.15 Chaque candidat sélectionné pour passer à la phase de l’entrevue pourra recevoir une copie des questions de l’entrevue au maximum deux jours avant le moment prévu pour son entrevue.

9.16 Le secrétaire ou le président du comité peut, après les entrevues, communiquer avec les personnes servant de référence désignées par un candidat.

9.17 Pour toutes les entrevues, chaque membre du comité doit prendre des notes sur le Guide de notation des entrevues qui se trouve à l'annexe B du document Instr. Gp CRJC Gp 001/22, Service de réserve de 90 jours consécutifs ou plus, qui sera conservé dans le dossier, afin de fournir un document justifiant la notation du membre du comité de sélection.

9.18 Les candidats doivent obtenir pendant la phase de l’entrevue une note minimale de 70 % pour que leur passage à l’étape suivante du processus applicable aux OER soit envisagé. Le président du comité peut décider de faire progresser un candidat qui obtient une note inférieure au seuil minimum de 70 %, compte tenu de l’information inscrite dans la candidature qui s’applique à l’expérience et aux qualifications requises, aux exigences secondaires et au rendement antérieur et au potentiel du candidat. Il doit justifier la décision de faire progresser tout candidat qui n’atteint pas le seuil de 70 p. 100 dans le rapport du comité.

Étape de la recommandation

9.19 Un rapport du comité indiquant les résultats de l’étape de l’évaluation et l’information sur l’admissibilité au service de Réserve de classe « B » sera produit pour tous les processus applicables aux OER. Le secrétaire du comité produira le rapport du comité au nom du président afin de recommander un candidat compte tenu des résultats de l’étape de l’évaluation et de l’étude des critères d’admissibilité. Le rapport du comité sera soumis directement à l'autorité d’affectation par le secrétaire du comité.

9.20 La note globale des candidats sera calculée comme suit :

  1. expérience et qualification requises : 40 %;
  2. exigences secondaires : 20 %;
  3. entrevue officielle et travail individuel axé sur le rendement (lorsqu’il y a lieu) : 40 %.

9.21 Le comité de sélection peut recommander un candidat retenu à l’autorité d’affectation sans faire passer d’entrevue au candidat. Le cas échéant, le comité doit indiquer clairement la raison pour laquelle il ne fait pas passer une entrevue officielle au candidat. Lorsqu’un comité de sélection ne fait pas passer d’entrevues, la note globale des candidats sera calculée comme suit :

  1. expérience et qualification requises : 70 %;
  2. exigences secondaires : 30 %.

9.22 Si une égalité statistique existe, le comité peut tenir compte des notes attribuées concernant les exigences secondaires, le rendement antérieur et le potentiel afin de déterminer si un candidat devrait passer à l’étape de la sélection et le classement global des candidats. Toute décision concernant le passage à l’étape suivante ou le classement d’un candidat qui est en situation d’égalité statistique avec un autre candidat doit être justifiée dans le rapport du comité.

9.23 Le rapport du comité dressera la liste de tous les candidats mis en candidature dans Gestion SSAM, de la note la plus élevée à la plus faible.

9.24 Comme l’autorité approbatrice doit s’assurer que les réservistes sont admissibles au service de réserve de classe « B », l’autorité d’affectation doit confirmer que les militaires respectent les critères d’admissibilité. Étant donné certaines restrictions touchant le statut du candidat lorsqu’il présente sa candidature à un poste (par le fait que le statut médical n’est pas à jour, que le processus d’habilitation de sécurité est en cours, etc.), il est possible que tous les candidats ne puissent pas respecter tous les critères d’admissibilité au service de classe « B » lorsqu’ils présentent leur candidature. L’autorité d’affectation peut donc considérer tous les candidats pendant le processus de sélection. Les membres du comité de sélection n’attribueront pas de note pour l’admissibilité au service de Réserve de classe « B » pendant l’étape de l’évaluation; l’admissibilité sera plutôt prise en considération seulement à l’étape de la sélection par l’autorité d’affectation, mais le comité de sélection examinera les critères d’admissibilité lorsqu’il formule sa recommandation.

9.25 La langue, la situation relative à la pension et le besoin possible de déménagement de réinstallation seront, outre l’admissibilité au service de Réserve de classe « B », des critères pris en considération pendant l’étape de la sélection et le comité de sélection en tiendra compte lorsqu’il formule sa recommandation.

Étape de la sélection

9.26 L’autorité d’affectation approuvera la sélection du candidat retenu compte tenu de l’information qui figure dans le rapport du comité. Le rapport approuvé du comité de sélection ne sera pas communiqué à d'autres personnes, autres que les membres du comité de sélection et l'autorité d’affectation.

9.27 Le rapport du comité de sélection est un rapport indépendant et précis soumis à l'autorité d’affectation sur le résultat de l’OER. Si l'autorité d’affectation n'est pas d'accord avec la recommandation du rapport de du comité, elle peut indiquer sur le rapport du comité qu'elle ne soutient pas les recommandations et doit fournir une justification quant à la raison pour laquelle elle ne soutient pas la recommandation du rapport du comité. De plus, l'autorité d’affectation ne peut pas demander que la recommandation du rapport du comité soit modifiée afin de refléter la décision finale.

9.28 Si le poste est offert à un candidat de la Force régulière, le militaire devra être muté au SAIOC.

9.29 Si le poste est offert à un membre de la Première réserve, celui‑ci devra :

  1. soit être muté à un sous‑élément du SAIOC; ou
  2. soit être muté au Cadre de la Première réserve du QGDN ou être affecté temporairement depuis l'unité d'origine du membre sous la responsabilité du D Gest SR, avec l’approbation de celui‑ci avant le début de la période d’emploi.

9.30 Le secrétaire du comité avisera tous les candidats du résultat du processus applicable à l’OER.

Étape du compte rendu

9.31 Les candidats peuvent demander au comité de sélection un compte rendu concernant leur candidature. Sans dévoiler d’information concernant d’autres candidats ou les critères particuliers utilisés pour noter l’étape de l’évaluation, le compte rendu donnera au candidat une rétroaction utile et précise sur sa candidature, son entrevue et différents travaux individuels axés sur le rendement assignés.

9.32 Le secrétaire du comité et le président du comité peuvent fournir des commentaires aux candidats sur demande.

10. Prolongations

10.1 L’affectation d’un militaire à son poste peut être prolongée conformément à l’Instr Pers Mil des FC 20/04, Politique administrative pour le service de Réserve de classe « A », de classe « B » et de classe « C ».

11. Documentation

11.1 Le rapport du comité et la documentation connexe seront conservés pendant cinq ans onformément au Système de classification par sujet, de conservation et d'élimination des documents de la Défense.

12. Publication

Fréquence de parution

12.1 Examen et mises à jour sur une base annuelle ou plus fréquemment, selon le besoin.

Erreurs, omissions ou suggestions

12.2 Nous encourageons les intéressés à signaler toute erreur, omission ou proposition d’ordonnance de Gp CRJC au J1 Politique du QG Gp CRJC.

13. Références

Références principales

Références connexes

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