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50-01 Processus administratif applicable au service de réserve de 90 jours consécutifs ou plus

Instruction du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens (Instr Gp CRJC)

Introduction

Date de publication : 2022-09-08

Date de la dernière modification : S.O.

Application : La présente ordonnance s’applique aux candidats à des postes de l’organisation des CRJC.

Autorité approbatrice : SCEM Sout

Demandes de renseignements : J1 QG CRJC

1. Objet

1.1 La présente instruction a pour but de préciser l’intention et de définir les conditions et l’exécution des processus applicables aux OER, au sein de l’organisation des CRJC, pour tous les postes de service de réserve de classe « B » d’une durée de 90 jours consécutifs ou plus. 

2. Abréviations

Abréviation Mot ou expression au complet
Cl « B » Classe « B »
CRJC Cadets et Rangers juniors canadiens
DRASA Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration)
F rés Force de réserve
FAC Forces armées canadiennes
Gestion SSAM Gestion du Système de soutien administratif militaire
ID SGPM identification de la structure des groupes professionnels militaires
OER occasion d’emploi dans la réserve
P rés Première réserve
PCAM & EP personnes à charge, articles de ménage et effets personnels
QG quartier général
Rés supp Réserve supplémentaire
SAIOC Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets
URSC Unité régionale de soutien aux cadets
attrib attributions

3. Étape de la publication

3.1 L’URSC ou le SCEM demandera par l’entremise de la section du J1 du QG CRJC la publication d’un message d’OER visant à pourvoir le poste, que le CmdtA CRJC doit approuver. Cette demande comprendra les renseignements suivants :

  1. titre du poste;
  2. numéro du poste;
  3. paramètres du poste;
  4. ébauche d’OER;
  5. situation du poste au moment de la publication (nouveau, occupé mais associé à une date de fin figurant dans un PE, etc.);
  6. date de début prévue;
  7. durée prévue des fonctions;
  8. confirmation du financement du poste jusqu’à la fin; et
  9. accord du commandant de l’URSC / du QG CRJC.

Structure du message d’OER

3.2 Les paragraphes 2 à 4 d’un message d’OER doivent concorder avec les détails du poste figurant dans Guardian ou dans les paramètres approuvés, selon le cas.

3.3 Tous les messages d’OER indiqueront au paragraphe 2A que les militaires au grade immédiatement supérieur ou inférieur peuvent poser leur candidature. Un exemple d’énoncé concernant un poste de capitaine figure à l’annexe A.

3.4 La section des remarques du paragraphe 2B peut indiquer tout code ID SGPM qui sera pris en considération pour le poste et devrait inclure un des codes ID SGPM suivants ou plus comme il convient :

  1. 00232 – Cadre des instructeurs de cadets;
  2. 00360 SAIOC – Officier du service général; et
  3. 00359 SAIOC – Militaire du rang du service général.

3.5 Le paragraphe 2H doit indiquer si l’une des options relatives aux pensionnés de la F rég sera prise en considération pour l’OER conformément à l’Instr Pers Mil FC 20/04, Politique administrative pour le service de réserve de classe « A », de classe « B » et de classe « C », et à l’Ordonnance du Gp CRJC, 5520-10, Exception particulière des pensionnés.

3.6 Le paragraphe 5 doit inclure toute l’information pertinente concernant les vivres, le logement, l’hébergement et les déménagements. Chaque OER permanent d’une durée égale ou supérieure à un an devrait, afin d’attirer tous les candidats potentiels, envisager un déménagement de réinstallation des PCAM & EP aux frais de l’État.

3.7 Le paragraphe 7 doit indiquer clairement le nom, le poste et les coordonnées du BPR de l’unité d’affectation.

3.8 Le paragraphe 9 doit indiquer clairement le processus que tous les membres des FAC doivent suivre pour répondre à l’OER par l’entremise de la salle des rapports de leur unité d’appartenance et pour poser leur candidature dans Gestion SSAM. La formulation approuvée concernant cette exigence figure à l’annexe A.

3.9 Le paragraphe 9 doit inclure tout le reste de l’information qui s’applique au processus de présentation d’une candidature. Des éléments particuliers donnant aux candidats et à l’unité d’appartenance des instructions sur le processus de candidature prévu au moyen de Gestion SSAM doivent être inclus. La formulation approuvée concernant cette exigence figure à l’annexe A. L’information contenue dans cette section inclut :

  1. tous les renseignements additionnels concernant la longueur de la période de service;
  2. le processus que le candidat doit suivre pour présenter sa candidature dans Gestion SSAM;
  3. les restrictions à l’emploi concernant les pensionnés de la F rég;
  4. une liste des documents qui doivent figurer dans un dossier de candidature ainsi que les documents additionnels que le candidat peut décider d’inclure, par exemple les rapports d’appréciation du personnel, les lettres de référence, les certificats et ainsi de suite;
  5. une déclaration générale concernant l’aptitude physique du personnel employé en service de réserve de classe « B »; et
  6. les critères d’admissibilité additionnels applicables à un emploi en service de réserve de classe « B ».

3.10 Les unités d’affectation ne sont pas autorisées à utiliser le dossier personnel d’un militaire ou à obliger les candidats à inclure des copies des rapports d’appréciation du personnel dans le cadre du processus d’embauche.

Exigences supplémentaires

3.11 En plus de l'élaboration et de la publication du message de l'OER, le secrétaire et le président du comité, en consultation avec des experts en la matière, au besoin, élaboreront les éléments suivants :

  1. le guide de notation des candidatures;
  2. les questions d'entrevue et le guide de notation;
  3. l'affectation basée sur le rendement; et
  4. les questions de vérification des références.

3.12 Lors de la conception des guides de notation de la demande et de l'entrevue, il faut accorder plus de poids aux exigences qui sont jugées plus importantes pour un candidat retenu. Des exemples se trouvent à l’annexe B et à l’annexe C.

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4. Étape de présentation de la candidature

4.1 L’unité d’appartenance doit faire les vérifications nécessaires avant de traiter une candidature dans Gestion SSAM. Les vérifications faites par l’unité d’appartenance ont pour but de garantir que le militaire ne fait pas l’objet d’une mesure administrative ou disciplinaire en suspens. Si un élément défavorable existe, le commandant de l’unité d’appartenance avisera l’unité d’affectation de la situation du militaire. L’information obtenue sera versée au dossier du candidat pour permettre au commandant de l’unité d’appartenance de l’examiner et de décider si le processus applicable aux OER se poursuivra pour le candidat.

4.2 Une fois les vérifications faites par l’unité d’appartenance terminées, celleci inscrira la candidature du militaire dans Gestion SSAM et elle la téléchargera. Nous rappelons aux unités que les documents désignés Protégé B ne peuvent pas être téléchargés dans Gestion SSAM et qu’ils doivent être envoyés au BPR par courriel.

5. Étape de l’évaluation

5.1 Le comité de sélection peut utiliser uniquement la candidature du militaire et son SDPM pour l’évaluer concernant l’expérience requise, les qualifications et les exigences secondaires applicables au poste, son rendement antérieur et son potentiel.

5.2 Le secrétaire du comité doit examiner chaque candidature pour confirmer que l’information requise et les documents demandés dans le message d’OER ont été fournis. Dans les cas où une candidature n’inclut pas l’information et les documents requis, le secrétaire du comité doit communiquer avec le candidat pour s’assurer que celuici est satisfait à cet égard. Le candidat peut à ce stade inclure d’autres renseignements et documents. Les documents doivent tous être reçus avant la phase d’examen de la candidature.

Phase d’examen de la candidature

5.3 Les membres du comité doivent évaluer le dossier de chaque candidat en fonction du guide de notation qui se trouve à l’annexe B. L’examen du dossier est fait sans que les membres du comité se consultent, car les notes attribuées dépendent du jugement de chaque membre.

5.4 Une fois que chaque membre du comité a terminé son évaluation, le secrétaire du comité avisera les membres si une réunion de rapprochement est nécessaire. La variance entre les notes attribuées par chacun des membres du comité pour l'expérience et les qualifications requises, et pour le score combiné des exigences secondaires, des performances passées et du potentiel ne doit pas être supérieure à 20 % du maximum des points attribués pour chaque section Les membres du comité ne sont pas tenus d’attribuer la même note pour chaque critère. Si un membre du comité de sélection attribue une note de zéro pour une exigence essentielle, une réunion de réconciliation sera organisée afin de discuter de la note de zéro attribuée.

5.5 Le président du comité peut décider de limiter le nombre des candidats qui passent à la phase de l’entrevue. Lorsqu’il prend cette décision, il consulte le secrétaire du comité à titre d’expert du J1 en la matière, ou le J1 de l’URSC/CRJC si le secrétaire du comité ne fait pa spartie de la seciton du J1, et consulte les membres afin de déterminer un nombre approprié de candidats passant à la phase de l’entrevue. Toute décision de limiter le nombre des candidats qui passent à la phase de l’entrevue doit être pleinement justifiée dans le rapport du comité. Voici des exemples de justification :

  1. le comité de sélection décide de faire passer seulement la tranche supérieure de 30 % des candidats parce que le nombre de ceux qui ont atteint le seuil de 70 % est trop élevé; et
  2. comme, après la phase d’examen de la candidature, on relève un écart ou un regroupement important des notes, le comité de sélection décide de faire passer seulement le groupe supérieur.

5.6 Tous les candidats qui ne passent pas à la phase de l’entrevue seront avisés avant le début des entrevues.

Phase de l’entrevue

5.7 Seuls les membres du comité et le candidat devraient être présents pendant l’entrevue. Le secrétaire du comité peut devoir assurer un soutien concernant la connexion ou la présentation avant le début de l’entrevue.

5.8 Les membres du comité évaluent les réponses de chaque candidat par rapport au guide de notation qui se trouve à l’annexe C.

5.9 Chaque candidat participant à l'entrevue pourra recevoir les questions d'entrevue deux jours avant l'entrevue prévue. Lorsque les entrevues s'étalent sur plusieurs jours, chaque candidat disposera du même temps pour examiner les questions avant l'entrevue; il se peut donc que les candidats ne reçoivent pas les questions d'entrevue en même temps, selon le moment où leur entrevue est prévue. Les candidats ne doivent pas partager les questions avec d'autres membres du personnel.

5.10 Le président du comité commence chaque entrevue en donnant aux candidats un ensemble prédéterminé de renseignements qui incluent :

  1. la présentation des membres du comité;
  2. le format des questions qui seront posées (chaque membre du comité pose à tour de rôle une série de questions au candidat);
  3. la durée approximative de l’entrevue;
  4. une directive invitant le candidat à prendre des notes;
  5. une directive confirmant que des questions servant à obtenir des précisions seront permises;
  6. la marche à suivre si l’entrevue est interrompue en raison de problèmes techniques; et
  7. la marche à suivre et les échéances qui s’appliquent une fois toutes les entrevues terminées pour que l’autorité d’affectation prenne une décision.

5.11 Chaque membre du comité devrait avoir l’occasion de poser des questions d’entrevue à chaque candidat. Le même membre du comité devrait poser la question à chaque candidat; par exemple, le membre numéro 2 du comité pose la question numéro 2 à chaque candidat.

5.12 Une fois les entrevues terminées, les membres du comité et le secrétaire se rencontrent pour rapprocher toutes les notes attribuées. La variance des notes attribuées à chaque question pour un candidat ne devrait pas être supérieure à 20 %. Si une variance supérieure à 20 % existe, les membres du comité discuteront de la justification des notes attribuées et rajusteront les notes comme il convient pour qu’elles respectent la variance acceptable. Il n’est pas obligatoire que les membres du comité attribuent la même note pour chaque question.

5.13 Le secrétaire ou le président du comité peut, après les entrevues, communiquer avec les personnes servant de référence désignées par le candidat. Il communiquera avec ces personnes de la même manière pour chaque candidat, par téléphone ou par courriel, et posera les questions élaborées pendant l’étape de la publication. L’information obtenue sera ajoutée au dossier du candidat.

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6. Étape de la recommandation

6.1 Le rapport du comité dressera la liste de tous les candidats mis en candidature dans Gestion SSAM pour le poste, classés de la note la plus élevée à la plus faible déterminée à l’étape de l’évaluation. Le rapport du comité doit aussi inclure l’information sur l’admissibilité au service de réserve de classe « B » applicable à chaque candidat qui est inclus dans l’étape de la recommandation, conformément au modèle qui se trouve à l’annexe D.

6.2 La recommandation du comité de sélection concernant les candidats qualifiés sera basée sur le pointage total global applicable au poste et sur les critères d’admissibilité du service de réserve de classe « B ». La priorité est accordée aux candidats qualifiés ayant des notes élevées et le bon grade effectif qui respectent ou peuvent respecter les critères d’admissibilité avant le début du service de réserve de classe « B ». On peut trouver la méthode appropriée utilisée pour classer les candidats dans le modèle de rapport du comité, à l’annexe D.

6.3 Lorsqu’il examine les notes attribuées pendant l’étape de la sélection, le comité de sélection tient compte des critères d’admissibilité au service de réserve de classe « B » dans sa recommandation relative à un candidat retenu.

Critères d’admissibilité

6.4 Voici des précisions sur les critères d’admissibilité applicables au service de réserve de classe « B » dans les postes dotés par l’entremise du processus applicable aux OER.

Universalité du service Conformément à la DOAD 50231, Critères minimaux d’efficacité opérationnelle liés à l’universalité du service, les membres du SAIOC ne sont pas tenus de respecter les critères minimaux d’efficacité opérationnelle.
Âge Conformément à la DOAD 20203, Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets, l’âge de retraite obligatoire des membres du SAIOC est 65 ans.
ID SGPM Avant d’accepter le poste, le candidat devrait respecter les exigences du code ID SGPM qui figurent dans l’OER.
Volet médical Conformément à l’Instr Pers Mil FC 20/04, Politique administrative pour le service de Réserve de classe A, de classe B et de classe C, le militaire doit respecter les normes médicales minimales applicables à son emploi militaire. S’il ne peut pas respecter la norme au maximum 30 jours après le début de l’emploi, son service de réserve de classe « B » prendra fin.
Volet dentaire Conformément à l’Instr Pers Mil FC 20/04, Politique administrative pour le service de Réserve de classe A, de classe B et de classe C, le militaire doit respecter les exigences relatives à la santé dentaire. S’il ne peut pas respecter la norme dans un délai de 30 jours, son service de réserve de classe « B » prendra fin.
Grade Un réserviste qui respecte l’exigence relative au grade effectif applicable au poste doit normalement occuper le poste. Les unités d’affectation sont, avec l’accord de l’autorité approbatrice, autorisées à accepter un grade supérieur ou inférieur dans les cas exceptionnels où un autre candidat qualifié et apte du grade effectif désigné n’est pas disponible, tant pour les postes permanents que pour les postes temporaires, conformément à l’Instr Pers Mil FC 20/04, Politique administrative pour le service de Réserve de classe A, de classe B et de classe C.
Habilitation de sécurité  Les membres des FAC doivent passer une enquête de sécurité au niveau requis pour le poste. Si un membre des FAC qui n’a pas l’habilitation de sécurité requise est sélectionné, il doit demander le niveau requis. S’il ne peut pas l’obtenir, le service de réserve prendra fin.
Condition physique personnelle Conformément à la DOAD 50231, Critères minimaux d’efficacité opérationnelle liés à l’universalité du service, les membres du SAIOC ne sont pas tenus de respecter les critères minimaux d’efficacité opérationnelle.
Langue L’exigence linguistique du poste est définie dans le système Guardian et dans les paramètres approuvés du poste. Conformément au CANFORGEN 132/17, Identification des exigences en matière de langues officielles pour les postes de la Première réserve, et aux précisions provenant des services des langues officielles, les institutions fédérales doivent s’efforcer de se conformer au plan d’action pour les langues officielles. Étant donné les limites touchant la F rés en ce qui concerne la formation linguistique et l’évaluation des connaissances linguistiques, l’autorité d’affectation peut considérer les aptitudes linguistiques des différents candidats du point de vue de l’unité ou de la section et de leur capacité de servir dans la langue officielle en vigueur dans les unités subordonnées, ce qui signifie qu’il est possible que le candidat retenu pour un poste ne respecte pas les exigences linguistiques du poste. Les candidats qui respectent l’exigence linguistique doivent toutefois, à l’étape de la sélection, avoir la priorité dans l’ensemble des candidats qualifiés.
Besoin de déménagement de réinstallation L’unité d’affectation doit, lorsqu’elle sélectionne l’un des candidats qualifiés, évaluer le secteur géographique en tenant compte du coût associé à un déménagement aux frais de l’État. Un déménagement de réinstallation dépend de la recommandation du cmdtA CRJC et de l’approbation du DRASA.

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7. Étape de la sélection

7.1 L’autorité d’affectation sélectionnera le candidat retenu en tenant compte de la recommandation du comité de sélection, des besoins de l’unité et des critères d’admissibilité. Le tableau qui suit explique la priorité qui s’applique aux critères d’admissibilité.

Priorité Aspect concerné Il faut accorder la priorité comme suit.
1

Statut de pensionné
  1. En premier aux candidats qualifiés non pensionnés; alors
  2. Ensuite aux candidats qualifiés qui sont prêts à servir en vertu de l’option 2 de la LPRFC (pas d’interruption imposée aux pensionnés); alors
  3. Les candidats qualifiés qui sont prêts à servir en vertu de l’option 1 de la LPRFC (interruption imposée aux pensionnés) peuvent être considérés conformément à l’ordonnance de Gp CRJC 5520-10, Exception particulière des pensionnés.
2 Élément
  1. En premier à la Force de réserve; alors
  2. Ensuite à la Force régulière.
3

Grade
  1. En premier aux candidats qualifiés qui ont le grade effectif requis; alors
  2. Les candidats qualifiés qui sont un échelon plus haut ou un échelon plus bas peuvent être considérés s’ils respectent les exigences relatives à la promotion (dans le cas d’un grade inférieur); alors
  3. Les candidats qualifiés qui sont un échelon plus bas peuvent être considérés s’il leur manque une des exigences relatives à la promotion ou les deux.
4

ID SGPM
  1. En premier au SAIOC; alors
  2. Ensuite à la P rés ou à la Rés supp; alors
  3. À la F rég.
5 Langue
  1. En premier aux candidats qualifiés qui ont le profil linguistique requis pour le poste; alors
  2. Les candidats qualifiés qui n’ont pas le profil linguistique requis peuvent être considérés à condition que les critères linguistiques d’admissibilité applicables à l’unité ou à la section soient respectés.
Critères d'éligibilité supplémentaires à prendre en compte :
6 Réinstallation Il n'y a pas de priorité spécifique concernant la réinstallation, car il s'agit de la décision de l'autorité d’affectation.
7 Tous les autres critères d’admissibilité applicables au service de réserve de classe « B »
  1. En premier aux candidats qualifiés qui respectent pleinement les critères d’admissibilité ou à ceux qui peuvent respecter les critères dans un délai raisonnable au début du service de réserve de classe « B »; alors
  2. Les candidats qualifiés qui respectent partiellement les autres critères d’admissibilité peuvent être considérés. L’incapacité de respecter les critères dans un délai raisonnable après le début du service de réserve aura pour résultat la fin du service de réserve dans un délai de 30 jours.

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8. Étape de compte-rendu

8.1 Les candidats peuvent demander un compte rendu une fois qu'ils ont été informés de l'état de leur candidature. Seuls le secrétaire du comité et le président du comité peuvent fournir des commentaires à un candidat.

8.2 Afin de fournir un compte-rendu significatif et spécifique à chaque candidat individuellement, sans divulguer d'informations concernant les autres candidats ou les critères spécifiques utilisés pour noter l'étape d'évaluation, le secrétaire du comité et le président du comité peuvent divulguer les informations suivantes à un candidat :

  1. le secrétaire du comité fournira au demandeur :
    1. le nombre de candidats à l’OER;
    2. un fichier PDF des notes individuelles des candidats séparées par membre du comité et facteur d'évaluation, sans identifier les notes spécifiques des membres du comité; et
    3. des remarques générales concernant les moyens par lesquels le candidat peut améliorer ses futurs dossiers de candidature.
  2. par téléphone ou vidéoconférence, le président du comité fournira au candidat :
    1. des commentaires spécifiques sur le dossier de candidature;
    2. un retour d'information spécifique sur les résultats de l'entretien;
    3. des commentaires spécifiques sur toutes les affectations basées sur la performance; et
    4. des remarques générales concernant les moyens par lesquels le candidat peut améliorer ses futurs dossiers de candidature.

9. Références

Références principales

Références connexes

Annexes

Annexe A

Modèle d’occasion d’emploi dans la réserve

Annexe B

Modèle de guide de notation de la candidature

Annexe C

Modèle de guide de notation de l’entrevue

Annexe D

Modèle de rapport de comité de sélection

Annexe E

Modèle de tableur Excel des notes des candidats

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