Numérisez vos collections : Guide à l'intention des gestionnaires chargés de la planification et de la mise en œuvre de projets de numérisation

Révisé par Ern Bieman

Table des matières

Liste des abréviations

DLT
bande linéaire numérique
PDF/A
Portable Document Format/Archive
SSD
disque à circuits intégrés

Avant-propos

Depuis sa création en 1972, le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) veille à ce que les musées canadiens bénéficient pleinement des technologies émergentes. Maintenant, près de 50 ans plus tard, le maintien d’une présence sur Internet est reconnu comme une activité essentielle par tous les établissements culturels et du patrimoine. Pour pleinement tirer parti de ce média, les établissements doivent être en mesure d’offrir un contenu riche, notamment des images numériques de grande qualité. Cette publication est conçue pour guider les gestionnaires de musée dans la planification et la mise en œuvre d’un projet de numérisation. Elle aborde, entre autres sujets, les images non numériques, la prise de nouvelles photographies, l’exposition et le soin des objets, le droit d’auteur et l’entreposage.

Les petits musées peuvent bénéficier d’une ressource comparable : Numérisez vos collections 2012 – Version pour les petits musées. Pour de plus amples renseignements, consulter la section Numérisation du site Web du RCIP.

Introduction

Qu’est-ce qu’une image numérique?

Le terme « numérisation » désigne la création d’un objet numérique (objet stocké dans un ordinateur) à partir d’un objet physique. Une image numérique est formée de pixels (mot dérivé de l’anglais « picture element », soit « élément d’image »), analogues aux points d’une photographie dans un journal ou aux grains d’une épreuve photographique, disposés selon un nombre relatif prédéfini de colonnes et de lignes. Chaque pixel représente une partie de l’image, dans une couleur ou une nuance de gris donnée. Une image numérique peut être modifiée, traitée, envoyée par courriel, supprimée ou copiée et insérée dans d’autres fichiers et publications ou affichée sur des pages Web.

Pourquoi numériser?

On utilise les images numériques pour la gestion des collections, la recherche et la préparation de catalogues ainsi que pour promouvoir les expositions et d’autres événements. Le plus important, cependant, est la valeur qu’offre la mise en ligne d’un objet numérisé aux fins de consultation. En effet, si l’on met des collections en ligne, on peut joindre un plus large public, qui a ainsi l’occasion de scruter des objets physiques qu’il ne pourrait examiner autrement, étant donné leur fragilité. Les collections en ligne sont également de puissants outils d’enseignement et de recherche, surtout lorsque les établissements collaborent à la création d’une masse critique d’éléments complémentaires.

La numérisation peut également faciliter la gestion des collections en procurant à tout le personnel de plus amples renseignements sur le contenu de celles-ci, notamment lorsque les images sont liées à un système de gestion des collections qui est mis en réseau à l’échelle du musée. De plus, le simple fait de sélectionner des objets à numériser fournit au personnel une occasion supplémentaire d’évaluer et de consigner l’état des objets. Toutes ces activités incitent à améliorer la documentation, surtout si les enregistrements et les images doivent être rendus publics en collaboration avec d’autres établissements. Ainsi, il devient rapidement évident qu’une meilleure information et des normes sont nécessaires.

Il convient de considérer les projets de numérisation comme un investissement à long terme. Au moment de planifier de tels projets, on doit tenir compte du temps et des ressources nécessaires à la préparation physique des objets à numériser et à l’élaboration de la documentation appropriée.

Les efforts et les sommes consacrés à un projet de numérisation auront une incidence sur les ressources affectées à d’autres activités. Lors de la préparation du budget d’un projet de numérisation, il faut tenir compte des facteurs liés à ce qui suit : le redéploiement des ressources humaines et physiques, la formation du personnel, l’acquisition et l’entretien de nouvel équipement, la conservation des objets numériques, l’établissement d’un ordre de priorité pour la numérisation des objets ainsi que la poursuite des projets en cours.

Même si la numérisation est un moyen de conservation des collections, l’information sous forme numérique requiert une attention particulière. Les supports numériques peuvent avoir une durée de vie réduite si les procédures et processus appropriés ne sont pas mis en œuvre. Étant donné l’évolution rapide de la technologie, le matériel et les logiciels nécessaires à la lecture des données numériques peuvent devenir obsolètes. Dans un projet de numérisation, il faut donc tenir compte des coûts récurrents de migration des données numériques depuis les appareils de stockage existants vers de nouveaux appareils. À cet égard, le RCIP a préparé la Boîte à outils de la préservation numérique, qu’il est recommandé de consulter avant d’entreprendre tout projet de numérisation.

Conscients de ces questions, les musées doivent examiner leur mandat, leurs programmes et leurs priorités pour déterminer la façon de procéder à la numérisation. La technologie numérique est pleine de promesses, mais il vaut mieux la considérer comme un outil parmi bien d’autres. Tout projet de numérisation, qu’il porte sur la totalité ou une partie bien précise des collections, doit refléter la mission centrale de l’établissement concerné.

Planification d’un projet

Avant d’entreprendre un projet de numérisation, un établissement doit prévoir suffisamment de temps et d’argent pour accomplir, au minimum, les tâches suivantes :

  • évaluer ses besoins pour déterminer où la numérisation est pertinente et où elle ne l’est pas;
  • définir le projet;
  • explorer les options technologiques;
  • choisir des normes;
  • rédiger des énoncés relatifs aux besoins;
  • planifier la mise en œuvre du projet, notamment définir les étapes importantes et établir un calendrier;
  • surveiller et évaluer le déroulement du projet, et apporter des correctifs, au besoin.

Il faut également prendre en considération les besoins à venir, de sorte que l’évolution rapide de la technologie ne limite pas les possibilités futures. La mise en œuvre en plusieurs étapes d’un projet de numérisation peut procurer la souplesse voulue pour laisser la place à d’autres possibilités en cours de route. Le musée doit avoir, au départ, une idée bien claire de ce que la numérisation de ses collections lui procurera et de la manière dont elle contribuera à l’atteinte de ses objectifs.

Élaboration d’une politique de gestion des avoirs numériques

Le processus de planification doit comprendre l’élaboration d’une politique de gestion des avoirs numériques. En effet, s’il doit disposer d’une politique sur la gestion de ses collections en général, un établissement doit aussi avoir une politique concernant la création et la gestion de ses avoirs numériques, lesquels constituent une précieuse collection d’un genre nouveau.

À tout le moins, une telle politique doit englober ce qui suit :

  • le droit d’auteur et les politiques juridiques relatives au personnel;
  • les modalités de gestion des images numériques après leur création;
  • les modalités de documentation du contenu des images ainsi que les données techniques qui s’y rapportent;
  • des plans de stockage en lieu sûr et des plans de conservation des images maîtresses et des images dérivées, et ce, pour assurer leur longévité;
  • des modalités qui se rapportent à une politique et à un plan de conservation;
  • des plans de numérisation et de documentation des nouveaux objets.

Il faut examiner régulièrement cette politique de gestion afin de déterminer si des ajustements sont nécessaires.

Définition du public visé

Avant de numériser ne serait-ce qu’une seule image, il faut déterminer qui sont les personnes qui utiliseront ces images, autant au sein de l’établissement qu’à l’extérieur de celui-ci. Par ailleurs, ces personnes devraient prendre part à l’élaboration du projet, dans la mesure du possible du moins.

Établir les possibilités d’utilisation à l’interne aide à définir les stratégies de numérisation de l’établissement. On recommande de consulter les différents membres de l’établissement afin de définir les besoins de ce dernier en matière de numérisation d’images. Il faut aussi formuler les objectifs visés par l’établissement en ce qui a trait à l’utilisation d’images numériques et indiquer les services et les employés qui seront appelés à intervenir durant ce processus.

Il convient que le chef du projet s’informe auprès des membres du personnel, des bénévoles et des autres personnes concernées de la manière dont ils prévoient utiliser les images du musée, dans l’immédiat et à plus long terme. Les images numériques peuvent être utilisées de nombreuses manières au sein d’un établissement (tableau 1). Elles peuvent être reliées aux systèmes de gestion des collections pour illustrer des objets et des dossiers connexes, puis servir pour les prêts, les assurances et d’autres fonctions de gestion. Elles peuvent aussi servir à documenter la propriété intellectuelle de l’établissement. Il peut être nécessaire d’avoir des images à haute définition dans des publications, des bulletins d’information, des dépliants et des cartes postales. Il faut également considérer le recours à des images à haute définition pour un usage spécialisé, comme une analyse détaillée ou la conservation. De même, afin de permettre au public d’y accéder plus facilement et d’accroître leur diffusion, des images pourraient être publiées sur un site Web, être intégrées à un terminal accessible au public dans le musée ou apparaître dans des publications.

Il faut connaître ces besoins dès le début du projet parce que les raisons pour lesquelles on prévoit utiliser des images déterminent la qualité et la résolution nécessaires, et donc le choix de la technologie de numérisation et le cahier des charges du système en général. Cependant, même si les choix au chapitre de la qualité et de la résolution sont faits selon l’utilisation future, il reste que, de manière générale, ce sont les images numérisées à la résolution maximale qui seront le plus utilisées.

Tableau 1 : Utilisation d’images numériques dans diverses activités d’un musée
Activité Utilisation de l’image numérique Type de photographie nécessaire Format de l’image numérique à l’écran Reproduction de l’impression d’une image numérique Qualité de la reproduction pour l’impression
Gestion des collections
  • identification de l’objet
  • images dans la base de données
  • comité des acquisitions
  • démarches relatives aux biens culturels
  • prêts
  • inventaire
  • registres de donateurs
  • rapports sur l’état de l’objet
  • archives permanentes
  • publication sur le Web
  • photographie d’inventaire
  • photographie documentaire
  • vignette
  • plein écran
  • rapports de gestion des collections
  • rapports d’archives et d’inventaire
  • grande
  • moyenne
  • faible
Conservation
  • recherche
  • analyse de l’objet
  • rapport sur l’état de l’objet
  • registre des traitements effectués sur l’objet
  • transmission électronique aux fins de consultation à propos du traitement
  • photographie d’inventaire
  • photographie documentaire
  • grand format
  • rapports de conservation
  • demandes et rapports de traitement
  • grande
  • moyenne
  • faible
Recherche
  • recherche générale et spécifique
  • élaboration de concepts d’exposition
  • analyse structurale
  • résultats de recherche
  • photographie d’inventaire
  • photographie documentaire
  • photographie professionnelle
  • vignette
  • plein écran
  • grand format
  • rapports et publications de recherche
  • listes d’objets
  • grande
  • moyenne
  • faible
Éducation
  • recherche générale et spécifique
  • cours, conférences, colloques
  • ateliers
  • présentations
  • stands d’exposition de musée
  • élaboration d’objectifs éducatifs
  • photographie d’inventaire
  • photographie documentaire
  • photographie professionnelle
  • vignette
  • plein écran
  • publications et dépliants éducatifs
  • produits multimédias éducatifs
  • grande
  • moyenne
  • faible
Marketing et communications
  • préparation de dépliants
  • documents de promotion et de relations publiques, dossiers de presse, annonces d’expositions
  • collectes de fonds
  • photographie professionnelle
  • vignette
  • plein écran
  • documents de relations publiques
  • dépliants de collecte de fonds
  • prospectus, dossiers de presse
  • grande
  • moyenne
  • faible
Médias électroniques
  • contenu Web
  • expositions virtuelles
  • produits multimédias
  • installations dans le musée
  • photographie documentaire
  • photographie professionnelle
  • vignette
  • plein écran
  • grande
  • moyenne
  • faible
Médias imprimés
  • documents d’expositions
  • affiches
  • cartes postales
  • catalogues
  • publications du musée
  • photographie documentaire
  • photographie professionnelle
  • vignette
  • grand format
  • publications
  • affiches
  • cartes postales
  • grande
  • moyenne
Bibliothèque
  • recherche générale et spécifique
  • livres
  • photographie documentaire
  • vignette
  • plein écran
  • rapports de recherche
  • rapports sur des collections
  • moyenne
  • faible
Librairie
  • affiches
  • cartes postales
  • livres
  • photographie documentaire
  • photographie professionnelle
  • plein écran
  • grand format
  • documents de promotion
  • catalogue
  • grande

Évaluation des avoirs

Il faut déterminer avec soin les images que l’établissement possède déjà. Pour ce faire, on peut se poser les questions suivantes :

  • Quels objets ont déjà été photographiés?
  • Dans quels formats les images ont-elles été enregistrées?
  • Comment ces images sont-elle stockées?
  • Quelle est la qualité de ces images?
  • Existe-t-il des images numérisées d’un projet antérieur? Le cas échéant :
    • À quelle résolution les images numériques ont-elles été stockées?
    • Quels sont les formats de fichier qui ont été utilisés?
    • Quelles sont les métadonnées qui accompagnent chaque image?

Il faut faire un inventaire complet des photographies de l’établissement pour connaître non seulement les images (numériques ou autres) qu’il possède déjà dans ses différents secteurs, mais aussi les formats sous lesquels ces images sont actuellement accessibles. Au sein d’un établissement de grande taille, nombre de services possèdent des images pour leur usage interne, alors qu’un établissement de plus petite taille aura probablement moins de ressources photographiques.

Comme tout bon plan de numérisation comprend un plan de préservation numérique, il convient de consulter la Boîte à outils de la préservation numérique du RCIP, car celle-ci contient un modèle d’inventaire de la préservation numérique pour les établissements du patrimoine culturel. Ce modèle est utile non seulement pour l’élaboration d’un plan et d’une politique de préservation numérique (consulter la section Élaboration du plan de projet), mais aussi pour le volet d’évaluation des biens du projet de numérisation. De plus amples renseignements sur la Boîte à outils de la préservation numérique figurent à la section Préservation numérique.

Ensuite, il faut procéder à un examen minutieux des images. Si des images déjà numérisées sont accessibles, on doit vérifier si elles sont d’assez bonne qualité pour répondre aux besoins raisonnablement prévisibles de l’établissement et si la documentation connexe est adéquate. S’il faut faire de nouvelles photographies, cela a pour effet d’augmenter sensiblement le temps et les sommes nécessaires à un projet de numérisation, surtout si les objets à photographier requièrent beaucoup de temps de préparation. Les objets volumineux, par exemple des canots, peuvent devoir être transportés de leur lieu d’entreposage à un endroit adapté à la prise de photographie; de même, les objets complexes, comme des costumes, peuvent exiger une préparation considérable.

Il faut également évaluer la qualité et la documentation de l’inventaire existant d’images analogiques (physiques, non numériques), car la numérisation de celui-ci serait moins coûteuse et prendrait moins de temps que si l’on recommençait à zéro. Certains objets peuvent avoir besoin d’être photographiés numériquement de nouveau si les images analogiques dont on dispose sont en mauvais état ou qu’elles ne représentent pas bien l’objet original. Idéalement, seules de bonnes photographies effectuées de façon professionnelle, avec une barre de couleurs ou une échelle de gris, devraient être numérisées.

Toute image doit aussi s’accompagner de renseignements pertinents (métadonnées) qui s’y rapportent, notamment l’information technique relative à sa saisie, l’information sur sa provenance et le droit d’auteur, de même que la politique d’utilisation et l’historique de gestion de l’image. Une partie de ces renseignements est susceptible d’être consignée avec l’objet de musée auquel l’image se rattache; la mention du numéro d’accession correspondant permettra d’établir un lien avec ces renseignements. Pour obtenir plus d’information à ce sujet, consulter la section Normes et lignes directrices à prendre en compte. La documentation dont il est question exigera du personnel qu’il y consacre beaucoup de temps, mais elle est cruciale pour le succès à long terme d’un projet de traitement d’images ainsi que pour la gestion et la réutilisation des avoirs numériques créés dans le cadre d’un tel projet.

Voici d’autres aspects importants dont il faut tenir compte à l’étape de l’évaluation :

  • s’assurer que l’établissement détient les droits d’auteur sur les objets et les photographies de ceux-ci;
  • s’assurer qu’une politique et un plan de préservation numérique sont en place avant d’entamer la numérisation des objets;
  • faire un inventaire du matériel et des logiciels de numérisation de l’établissement;
  • se pencher sur les besoins en matière d’espace physique (espace disque pour les fichiers et espace physique pour le personnel et l’équipement);
  • recenser les ressources humaines disponibles afin de mieux définir les besoins.

Comprendre l’importance de la planification

Si l’on compte faire appel à la numérisation pour procurer un accès valable et durable à certaines de ses ressources culturelles et historiques les plus précieuses, on doit d’abord prendre le temps de s’informer et d’établir des lignes directrices pour ainsi procéder selon des étapes rationnelles et mesurées. Une fois que l’on a recensé les avoirs actuels du musée au chapitre des images et que l’on a évalué les besoins en matière d’images numérisées, on peut définir la portée du projet.

Certains établissements choisissent de numériser une petite partie de leur inventaire, tandis que d’autres numérisent systématiquement la totalité ou une très grande partie de leurs collections. Quelle que soit la portée d’un projet de numérisation, il faut élaborer un plan indiquant ce qui doit être numérisé et dans quel ordre.

Le succès d’un projet de numérisation exige des ressources suffisantes, notamment :

  • du personnel adéquatement formé;
  • une technologie et un équipement (matériel et logiciels) de numérisation;
  • l’espace physique nécessaire au processus de numérisation;
  • le financement nécessaire à tout ce qui précède et à toute activité confiée en sous-traitance.

Dans tous les plans de numérisation, il faut tenir compte de ce qui suit :

  • Les objets ont-ils une valeur intrinsèque suffisante pour qu’il vaille la peine de les numériser?
  • La numérisation améliorera-t-elle de manière notable l’accès aux objets ou permettra-t-elle une utilisation accrue par un groupe de personnes prédéterminé? (La numérisation accroît la mesure dans laquelle on peut faire connaître les nombreux objets que les musées ne peuvent montrer.)
  • Quels sont les objectifs de l’établissement ou les objectifs d’un projet pouvant être atteints grâce à la numérisation (mieux faire connaître les objets visés au sein de l’établissement même ou hors de celui-ci)?
  • Quels sont les coûts et les avantages de la numérisation de toute une collection par rapport à la numérisation des seules images pour lesquelles il y a des besoins précis?
  • Existe-t-il un produit qui répond déjà aux besoins énoncés?
  • Les permissions et droits de diffusion électronique ont-ils été ou peuvent-ils être obtenus?
  • La technologie actuelle produit-elle des images de qualité suffisante pour répondre aux exigences énoncées et rendre possible l’utilisation de ces images selon les fins prévues?
  • La technologie permet-elle la saisie numérique à partir d’un intermédiaire photographique? Faudra-t-il recommencer à zéro dans le cas de toute nouvelle photographie ou saisie numérique?
  • L’établissement dispose-t-il actuellement des compétences nécessaires à l’utilisation de la technologie requise?
  • Les collections seront-elles numérisées en totalité ou en partie afin de promouvoir des pratiques efficaces de gestion des collections ou l’accès du public à l’information sur les collections?
  • Comment les objets à numériser seront-ils choisis?
  • Les activités en cours (par exemple, conception d’une exposition) contribueront-elles à déterminer les objets à numériser?
  • La numérisation se fera-t-elle au sein de l’établissement ou sera-t-elle donnée en sous-traitance?
  • Quelle est la qualité de numérisation requise? Le coût est-il abordable? Quels compromis pourrait-il être nécessaire de faire entre le coût et la qualité?
  • Comment les objets numériques seront-ils stockés et classés? Quelles métadonnées seront conservées sur chacun?
  • Comment se feront la recherche et la localisation d’objets numériques après leur création? Comment se fera le lien entre les objets numériques et les objets originaux?
  • Comment les avoirs numériques ainsi créés seront-ils gérés au jour le jour?

Élaboration du plan de projet

Les objectifs et les besoins de l’établissement détermineront le déroulement du projet. Les membres de l’équipe de projet doivent essayer de réfléchir à toutes les façons dont les images peuvent être employées et réemployées, et ce, afin d’en maximiser l’utilisation.

Voici quelques questions à prendre en compte lorsqu’on détermine les besoins :

  • À quelles fins les images seront-elles utilisées?
  • Selon quelles modalités seront-elles rendues accessibles?
  • Quelles normes seront appliquées?

Remarque : Les décisions prises à l’étape de la planification du projet ont des conséquences sur l’ensemble du processus. Par exemple, les décisions concernant la résolution des images numérisées ou la quantité de documentation peuvent dicter les diverses possibilités d’utilisation des images. Le projet ne sera pas une réussite s’il faut numériser de nouveau les images au bout de quelques années à cause de mauvais choix en matière de technologie ou de documentation.

Le plan d’ensemble devrait comprendre les phases ou tâches suivantes, définies dans leurs grandes lignes.

Planification

  • Définir l’objet, les buts, l’ampleur et la portée du projet.
  • Faire l’inventaire des images actuelles afin d’évaluer les points forts de la collection.
  • Élaborer une politique et un plan de préservation numérique.
  • Évaluer la documentation actuelle et les normes qui ont servi à sa création.
  • Analyser les normes techniques.
  • Dresser l’inventaire de l’équipement dont on dispose.
  • Définir les priorités.
  • Élaborer un plan concernant les flux de production, le documenter et y inclure, entre autres, une stratégie à cet égard.
  • Énoncer les besoins en matière de personnel.
  • Évaluer les coûts et les conséquences que suppose la réalisation du projet au sein de l’établissement comparativement à si on le confie plutôt en sous-traitance.
  • Obtenir le financement requis.
  • Sélectionner, recruter, embaucher et former le personnel nécessaire afin de constituer un groupe de travail ou une équipe de projet.

Préparation des données

  • Choisir les normes de documentation ainsi que les normes et formats techniques.
  • Établir les droits d’auteur.
  • Déterminer et consigner l’information sur les restrictions et permissions concernant le droit d’auteur.
  • Documenter, comme il se doit, les photographies d’éléments faisant partie d’une collection, qu’elles soient numérisées au sein de l’établissement ou que cette tâche soit confiée en sous-traitance.
  • Lorsque des images existent déjà, veiller à ce qu’elles soient stockées avec la documentation qui leur est rattachée.

Saisie des images

  • Acheter l’équipement et l’installer.
  • Faire des photographies d’objets de grande qualité.
  • Lorsque des photographies d’objets existent déjà, les numériser (ou confier leur numérisation en sous-traitance en donnant des instructions explicites sur les exigences qui s’appliquent).
  • Stocker les images à haute définition en lieu sûr.
  • Effectuer un contrôle de la qualité et une évaluation.

Stockage et utilisation

  • Entreposer correctement les photographies d’objets des collections.
  • Stocker les images numériques de qualité d’archives conformément au plan de préservation numérique.
  • Lier les images numériques à la base de données de gestion des collections.
  • Effectuer une évaluation interne.
  • Mettre les images à la disposition de multiples utilisateurs en ligne.
  • Consigner des données et les tenir à jour.
  • Entreposer des copies dans un lieu hors de l’établissement, à titre de mesure de sécurité.

Il faut dresser un calendrier réaliste du projet en tenant compte pour chaque étape de la taille des collections, du personnel disponible, du temps de préparation requis, de l’état actuel du système de gestion des collections et de la documentation. De même, la décision de numériser la totalité ou une partie seulement des collections aura une grande incidence sur le calendrier établi.

Définition des priorités

L’objectif à long terme peut être de numériser la totalité des collections, mais il se réalisera probablement par étape, selon ce que permettent les ressources financières et humaines disponibles. Les priorités relatives au travail à effectuer doivent être définies en fonction du plan préétabli. De manière générale, la priorité devrait être accordée :

  • aux images pour lesquelles il y a eu affranchissement des droits d’auteur, à la fois sur l’objet et sur l’image même;
  • aux images emblématiques étroitement associées à l’établissement;
  • aux images pour lesquelles on dispose d’une bonne documentation;
  • aux objets utilisés dans des expositions en cours ou qui figureront dans des expositions à venir;
  • aux images du musée qui pourraient figurer dans une visite virtuelle ou être utilisées dans des documents de promotion;
  • aux nouveaux objets;
  • aux collections bien organisées qui revêtent une importance particulière, qui sont spécialement intéressantes pour le public ou qui ont un intérêt éducatif;
  • aux images sur un thème ou un sujet en particulier;
  • aux regroupements naturels au sein des collections.

Documentation du plan

Il est important de documenter le plan et le processus. Un plan de projet comprend normalement une chronologie, laquelle indique les dates de début et de fin des principales tâches, ainsi que des repères ou des livrables importants. On peut également y préciser les personnes ou services responsables de chaque tâche. Cette documentation est particulièrement précieuse dans le cas d’une approche par étape ou pour veiller à la continuité des activités lorsque des personnes responsables d’une partie du processus quittent l’établissement.

Il est essentiel de définir une stratégie à long terme. Le plan doit prévoir des périodes d’évaluation qui permettront de déterminer les modifications de stratégie éventuellement nécessaires. Dans un projet bien planifié, on fait un usage optimal des ressources dont on dispose, ce qui permet d’obtenir de bons résultats.

Détermination des ressources nécessaires

Un projet de numérisation aura des effets sur le budget, le personnel, la charge de travail, l’espace disponible et l’équipement. Il faudra embaucher ou former des personnes afin de disposer des compétences nécessaires (ne serait-ce que pour documenter et manipuler les images si le travail de numérisation est donné en sous-traitance). Dans le cas de la formation du personnel déjà en place, il faudra tenir compte des conséquences possibles sur la charge de travail habituelle. Ainsi, on doit songer aux incidences du projet de numérisation sur les plans d’ensemble de l’établissement et se demander si d’autres projets d’envergure menés au sein de l’établissement risquent de solliciter, de façon importante, les ressources que l’on prévoit affecter à la numérisation.

Compétences requises

Voici certaines des compétences requises pour mener à bien un projet de numérisation :

  • Administration
    • Gestion de projet
    • Direction de projet
  • Gestion des collections et spécialistes de diverses disciplines
    • Connaissance des méthodes de documentation de biens culturels, notamment les données descriptives sur des objets ainsi que les données sur les images
    • Catalogage et documentation d’objets numériques
    • Connaissance des exigences de la reproduction de biens culturels
  • Préparation
    • Préparation d’instructions de numérisation détaillées, que le travail soit effectué à l’interne ou donné en sous-traitance
    • Préparation des objets à numériser
    • Conservation, archivage et aliénation d’objets numériques
  • Soutien lié aux systèmes
    • Compétences techniques pour l’utilisation du matériel et des logiciels de numérisation
    • Expérience de la numérisation, du traitement d’images et du contrôle de la qualité
  • Services de reproduction
    • Suivi des procédures de numérisation et contrôle de la qualité

Dans des établissements de petite taille, nombre de ces tâches sont accomplies par les mêmes personnes, dont certaines peuvent être des bénévoles. Dans d’autres cas, un grand nombre de ces tâches peuvent être confiées en sous-traitance.

Définition des responsabilités

Pour qu’un projet de numérisation soit un succès, la direction doit prendre un engagement quant à sa réalisation. Il faut évaluer, de manière réaliste, les capacités du personnel actuel et son intérêt à l’égard de l’apprentissage de nouvelles techniques. Le chef de projet peut sonder les différents services de l’établissement et voir ainsi à ce que les employés comprennent les objectifs du projet. Les tâches des services et des cadres changeront au fil de l’acquisition de nouveaux outils et de la définition de nouvelles priorités. Plutôt que d’obliger des employés à accomplir des tâches qu’ils n’avaient pas prévues, il est préférable d’insister sur les occasions de perfectionnement professionnel que procure le projet de numérisation.

Une fois que les responsabilités associées aux tâches à accomplir sont définies, il est essentiel de s’assurer que le personnel les comprend bien. Avoir une bonne communication avec le personnel est l’une des clés de la réussite d’un projet.

Préservation numérique

Les avoirs numériques s’accompagnent de différents besoins en matière de préservation et de stockage. Effectuer de multiples sauvegardes est une partie de la solution; il ne faut toutefois pas s’arrêter là.

Si l’on ne fait pas le nécessaire pour conserver adéquatement la collection d’images numériques, l’accès à celle-ci peut-être compromis pour diverses raisons, notamment :

  • l’obsolescence de l’équipement, des systèmes d’exploitation, des logiciels ou des formats de fichier;
  • la perte de métadonnées;
  • la confusion quant aux exemplaires faisant autorité;
  • les dommages aux supports physiques;
  • les catastrophes naturelles ou causées par des personnes;
  • la perte d’information lors de la migration vers de nouveaux formats;
  • des modifications ou des suppressions accidentelles de fichiers;
  • la confusion au sujet des droits d’auteur ou des politiques d’utilisation;
  • le défaut de fournir un accès en temps opportun et de manière efficace.

L’ampleur des mesures à prendre pour régler de tels problèmes est trop grande pour qu’on puisse aborder le sujet exhaustivement dans une seule ligne directrice relative à la numérisation. Cependant, tous les établissements qui ont l’intention de numériser des objets devraient disposer d’un plan et d’une politique sur la préservation. C’est pourquoi le RCIP a mis au point la Boîte à outils de la préservation numérique et qu’il offre aussi des ateliers de formation (par l’entremise de l’Institut canadien de conservation) sur la façon de préserver les avoirs numériques dans un musée.

Tout d’abord, la boîte à outils vous guidera au fil des principales étapes à suivre pour dresser l’inventaire (procéder à un recensement) de vos avoirs numériques courants et prévus. Le modèle d’inventaire comprend des questions sur le risque et les répercussions de la perte d’accès à ces avoirs; ces questions peuvent aussi être utiles à l’étape de l’évaluation des avoirs. Ensuite, les directives données dans la boîte vous aideront à élaborer une politique de préservation numérique à l’aide d’un modèle de cadre stratégique. Enfin, elles vous seront utiles dans la conception d’un plan de préservation numérique.

La boîte à outils convient aux établissements de toute taille; elle comprend d’ailleurs des études de cas sur des musées de taille diverse qui l’ont mise en œuvre en totalité ou en partie. La boîte est également assortie de recommandations relatives à la préservation numérique pour les petits musées, puisqu’il est entendu que les ressources de ces établissements sont limitées. À ce sujet, dans l’une des études de cas présentées, on apprend qu’un musée communautaire a su concevoir une solution pour moins de 200 dollars, et ce, grâce au recours à des bénévoles qui n’avaient que des compétences informatiques de niveau intermédiaire.

À ce stade, si votre musée n’a pas encore mis en place une politique et un plan de préservation numérique, on recommande à la personne responsable du projet de numérisation de lire l’ensemble des renseignements contenus dans la boîte à outils. Si votre établissement est de plus petite taille, le responsable du projet devrait également accorder une attention particulière aux études de cas sur de petits musées que l’on trouve dans la boîte, de même qu’aux recommandations relatives à la préservation numérique pour les petits musées.

La préservation numérique est également au cœur de tout plan de durabilité; si vous montrez que vous avez su mettre un tel plan en œuvre conformément aux pratiques exemplaires en ce sens, cela se révélera probablement bénéfique pour votre établissement, et ce, non seulement en vue de l’atteinte des objectifs à long terme, mais aussi pour ce qui est d’obtenir du financement ultérieurement.

Vous devez conserver vos actifs numériques, au moyen de quelque méthode que ce soit. Cela dit, il est logique de le faire en utilisant les pratiques exemplaires établies.

Considérations juridiques liées à la numérisation

Problèmes relatifs au droit d’auteur associés à la numérisation d’images

La protection du droit d’auteur du musée, ainsi que de celui des artistes ou des créateurs dont les œuvres peuvent être sous la responsabilité du musée, revêt une importance capitale au moment de numériser des images. On ne peut produire des images numériques et les rendre accessibles sur Internet à des fins de consultation seulement; toute image sur Internet peut être reproduite rapidement et avec une clarté étonnante. Il faut donc plus que jamais protéger le droit d’auteur.

Affranchissement approprié des droits

Si l’œuvre sous-jacente est toujours protégée par le droit d’auteur

Avant de photographier un objet et de numériser une image, le musée doit s’assurer que la reproduction de l’œuvre est autorisée. L’autorisation doit être obtenue auprès de l’artiste ou du créateur de l’œuvre représentée sur la photographie numérisée. Si l’œuvre en question est du domaine public, une telle autorisation n’est pas nécessaire.

Si la photographie est toujours protégée par le droit d’auteur

Comme la numérisation d’une photographie existante est elle aussi une reproduction, le musée doit s’assurer qu’il a le droit de numériser la photographie. Cela peut se faire de deux manières : le musée peut s’assurer qu’il détient un droit de reproduction de la photographie conformément à un accord avec le photographe ou négocier un tel droit au moment de numériser la photographie. Si la photographie numérisée est du domaine public, une telle autorisation n’est pas nécessaire.

Si l’image numérisée est modifiée

Si, à l’occasion de la numérisation, l’image est modifiée d’une manière quelconque (par exemple, recadrage ou modification des couleurs), les droits liés au droit d’auteur, notamment les droits moraux, peuvent poser un problème. Les droits moraux appartiennent à l’artiste ou au créateur de l’œuvre originale représentée par l’image. Le photographe détient également des droits moraux sur ses photographies, même lorsque le droit d’auteur a été cédé à une tierce partie. Les droits moraux ont une durée égale à celle du droit d’auteur et ne peuvent pas être cédés; leur détenteur peut, par contre, y renoncer.

Dans tous les cas, le musée doit voir à obtenir de l’artiste, du créateur de l’œuvre ou du photographe une renonciation aux droits moraux si l’image doit faire l’objet d’un recadrage, d’une modification des couleurs ou de toute autre manipulation qui pourrait être préjudiciable à l’artiste, au créateur ou au photographe. Si, toutefois, l’œuvre représentée sur l’image ou la photographie numérisée est du domaine public, les droits moraux de l’artiste, du créateur de l’œuvre ou du photographe ne posent pas de problème.

Gestion des droits, techniques de protection

Dans le cas de travaux diffusés dans des réseaux, l’octroi de licences aux utilisateurs, comme dans le secteur du logiciel, atténue certains problèmes, mais exige des propriétaires qu’ils imposent moins de restrictions quant à l’usage des travaux en question et requiert que l’on s’assure de bien informer les utilisateurs. L’octroi de licences, même s’il est confirmé par un enregistrement en bonne et due forme, risque d’offrir une protection insuffisante pour des biens esthétiques qui conservent leur valeur pendant une longue période. La question de la protection des images numériques retient donc beaucoup l’attention, et diverses techniques telles que le filigrane, le chiffrage, la signature numérique et l’empreinte d’identification ont été mises au point et sont actuellement commercialisées.

Dans leur application actuelle, les filigranes, les signatures numériques et les empreintes d’identification ont pour intérêt principal la détection de l’utilisation non autorisée et de la violation du droit d’auteur. Pour sa part, le chiffrage permet d’atteindre un degré élevé de sécurité, sans toutefois procurer une protection absolue.

Les nouvelles techniques de protection des intérêts des musées et des détenteurs des droits d’auteur comprennent :

  • les techniques de chiffrage;
  • les filigranes visibles et invisibles;
  • les signatures numériques en tant que preuve de propriété;
  • la dactyloscopie numérisée (soit les empreintes numériques);
  • les techniques de conteneur étanche;
  • les divers systèmes de gestion des droits.

Remarque : Aux termes de la Loi sur la modernisation du droit d’auteur de 2012, il est illégal d’essayer de contourner une mesure de protection technologique, et ce, à quelque fin que ce soit.

Calcul des coûts d’un projet de numérisation

Coûts à prendre en compte

Qu’ils soient effectués à l’interne ou confiés en sous-traitance, tous les projets de numérisation comprennent des coûts, lesquels se rattachent aux exigences définies. Il est important de prévoir ces coûts et de les budgéter, tout en ayant des attentes réalistes à propos des économies que peut procurer la numérisation d’images. Ainsi, la direction doit s’attendre, au départ, à devoir assumer des coûts, selon les exigences établies au cours de la phase de planification du projet, mais elle doit aussi comprendre que les avantages à long terme seront considérables. Ceux-ci comprennent, entre autres, une meilleure documentation sur la gestion des collections, la préservation des objets originaux, une meilleure information sur la propriété intellectuelle du musée, de meilleures possibilités d’accès pour le public ainsi qu’une plus grande portée pour l’établissement.

Le coût total d’un projet de numérisation englobe ce qui suit :

  • la documentation;
  • le coût du matériel informatique et des logiciels pour les captures, le traitement et le stockage des images;
  • les ressources humaines (embauche ou formation du personnel actuel);
  • l’espace et les installations pour l’équipement ainsi que le personnel supplémentaire, s’il y a lieu;
  • le transport et la manipulation des objets à photographier ou des images envoyées à l’extérieur (il est question, tout particulièrement, des objets en deux dimensions – les coûts sont plus élevés pour des objets en trois dimensions);
  • les primes d’assurance relatives au transport;
  • le temps de préparation;
  • la photographie ou le traitement de photographies existantes;
  • le développement ou la numérisation de pellicules;
  • le contrôle de la qualité;
  • le traitement des images (ajustements en vue de l’utilisation prévue);
  • l’entretien continu.

Il peut être bon d’envisager les possibilités de partage des coûts avec un autre établissement ou encore de mise en commun de ressources humaines ou matérielles, toujours en vue de diminuer les coûts.

La principale dépense ne vient pas de la numérisation elle-même ni de l’étape de photographie des images, mais plutôt des compétences spécialisées requises pour documenter, localiser, examiner et rassembler les objets originaux, pour les préparer et en assurer le suivi et pour procéder au contrôle de la qualité. Dans le cas d’un projet effectué à l’interne, ces dépenses se rattachent plus précisément à la formation du personnel actuel, à l’embauche de nouveau personnel et à l’acquisition de nouvel équipement. Il est sage d’envisager diverses possibilités, comme l’embauche de stagiaires ou d’étudiants de collèges communautaires ou techniques pour la manipulation des images. Les coûts d’un projet à court terme sont calculés sur la base du salaire horaire de chacun des membres de l’équipe de projet. De même, l’ajout de tâches à celles que doit déjà assumer un employé peut se traduire par une surcharge de travail et entraîner un stress supplémentaire; par conséquent, il convient d’envisager une redistribution du travail. Par ailleurs, un projet donné en sous-traitance requiert tout de même une certaine formation du personnel.

Si l’on ne dispose pas, pour tous les objets, de photographies convenant à la numérisation, il faut tenir compte des coûts à assumer pour préparer les objets, transporter ceux qui sont lourds, dérelier les manuscrits, recourir aux services d’un restaurateur qui vérifiera si les objets sont endommagés, faire l’installation photographique et rémunérer les personnes compétentes qui se verront confier ces diverses tâches.

Numérisation d’images à l’interne ou en sous-traitance

Tableau 2 : Comparaison entre la numérisation des images à l’interne et leur numérisation en sous-traitance
Type de projet Avantages Désavantages
Numérisation à l’interne
  • acquisition d’une expérience concrète et développement de compétences internes
  • mise sur pied d’une capacité de production
  • contrôle exercé sur tous les aspects du traitement d’images
  • maintien d’une certaine souplesse à l’égard des exigences définies
  • sécurité des objets originaux
  • investissement plus considérable
  • absence de prix fixe par image
  • besoin de mettre en place l’infrastructure technique : espace, équipement de numérisation, ordinateurs
  • limites quant aux installations et à la capacité de production
  • coûts de l’obsolescence technologique assumés par l’établissement
  • répercussions sur d’autres activités
  • coûts assumés pour l’équipement, l’entretien et le personnel plutôt que pour le produit
  • besoin de personnel formé ou besoin d’offrir de la formation
  • soutien technique (pour l’équipement)
Numérisation en sous-traitance
  • expertise et formation du fournisseur de services de numérisation
  • coût fixe par image (possibilité de négocier les prix en fonction du volume, ce qui facilite la planification et la budgétisation du projet)
  • coûts de main-d’œuvre moins élevés
  • absorption, par le fournisseur de services, des coûts de l’obsolescence technologique
  • risque limité
  • gamme d’options et de services
  • équipement spécialisé pour traiter les formats rares
  • fonctions de traitement d’images partiellement retirées du musée
  • manque d’expérience possible quant aux besoins d’un musée
  • contrôle de la qualité non effectué sur place
  • besoin toujours présent que le personnel du musée manipule les images (il faut procéder à une évaluation d’échantillons aléatoires des images produites)
  • nécessité de définir clairement les besoins dans le contrat pour éviter les problèmes de communication
  • transport d’objets – problèmes de sécurité et de manipulation, en particulier lorsqu’il s’agit d’objets en trois dimensions
  • vulnérabilité due à l’instabilité des fournisseurs de services de numérisation (les entreprises établies depuis au moins deux ans sont considérées comme viables)

Si l’on décide de confier des opérations de numérisation en sous-traitance, il faut définir avec soin le cahier des charges à l’intention du fournisseur de services et énoncer clairement que celui-ci doit effectuer un travail d’une qualité constante.

On peut aussi effectuer une partie des activités à l’interne et confier le reste en sous-traitance. Par exemple, un musée peut donner en sous-traitance la numérisation d’œuvres nécessitant des formats peu communs ou recourir à une telle façon de faire lorsque les œuvres visées sont trop peu nombreuses pour justifier l’achat d’équipement. Un autre compromis possible entre les deux approches consiste à retenir les services d’un photographe professionnel qui travaille sur place avec le personnel du musée.

La décision de produire des images à l’interne ou de confier cette tâche en sous-traitance dépend évidemment de nombreux facteurs, qui interviennent tous dans le processus de planification. C’est pourquoi il est important de faire une évaluation réaliste de la situation au sein de l’établissement.

Normes et lignes directrices à prendre en compte

Le type de données qui accompagne les documents numérisés détermine les possibilités de recherche, de tri et de présentation. Les musées parviennent à mieux gérer leurs collections si leurs projets de numérisation d’images sont effectués grâce à des techniques appropriées de gestion de bases de données et à l’aide d’une bonne documentation.

Métadonnées

On peut définir les métadonnées comme des données qui décrivent une ou plusieurs données élémentaires. Les métadonnées constituent une information de catalogage ou d’indexation créée pour organiser et décrire un objet de nature informationnelle ainsi que pour y faciliter l’accès. En d’autres termes, les métadonnées décrivent des objets de cette nature et leur donnent un sens, un contexte et une structure.

Les métadonnées sur le contenu donnent de l’information sur l’objet représenté dans une image. Si un système informatisé de gestion des collections est en place, cette information peut être accessible; par contre, de nombreux systèmes de gestion des collections dont se servent les musées ne contiennent pas ce genre de renseignements. Néanmoins, l’information de ce type doit être accessible si l’échange de données et la présentation au public font partie du plan d’un projet. Les dictionnaires de données des sciences humaines du RCIP et des documents connexes sur les normes de contenu peuvent aider un musée à déterminer les métadonnées sur le contenu qui seront conservées ainsi que la manière de les consigner.

D’autres métadonnées portent sur l’image elle-même. Ces métadonnées sont dites techniques ou administratives. Elles donnent de l’information relative à la gestion de l’image, dont la gestion des droits, et des renseignements sur les processus techniques employés pour créer l’image numérique.

Il est essentiel de consigner cette information et d’intégrer des stratégies visant à prévenir l’obsolescence, de sorte que les images demeurent accessibles avec les moyens techniques futurs. Comme on l’a déjà souligné, il est préférable de numériser des images pour lesquelles on dispose déjà d’une bonne documentation.

L’enregistrement de cette information requiert une base de données ou un catalogue d’images lié ou intégré à la base de données de gestion des collections. Il faut mettre en œuvre une convention de désignation des images pour qu’il soit facile d’en faire le suivi et de les relier aux données de gestion des collections.

Normes et lignes directrices relatives aux images

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les résolutions d’images numérisées et le nombre de couleurs, consulter les Normes de numérisation de la SMCC : balayage numérique et photographie d’artefact. Une version plus récente de ce document a été publiée sous le titre Recueil de règles de numérisation; elle comprend des recommandations légèrement différentes. Ultimement, le choix de la résolution de l’image maîtresse dépendra de l’usage prévu des images visées (consulter la section Définition du public visé). Toutefois, l’usage prévu de ces images peut changer à mesure que de nouveaux besoins font leur apparition. Règle générale, on recommande de saisir les images en utilisant la meilleure qualité possible, et ce, en tenant compte des ressources disponibles ainsi que de la taille et de la portée du projet.

Idéalement, pour la numérisation des images, il est préférable d’utiliser les formats de fichier TIFF ou PDF/A (s’il est possible de prendre ces formats en charge dans le cadre du processus de numérisation et selon l’équipement employé). Certains appareils photo ne produisent que des images au format JPEG. Il s’agit d’un format acceptable; cependant, il convient d’éviter l’apport de toute modification (équilibrage des couleurs, recadrage ou autres) à une image JPEG avant qu’elle soit stockée en tant qu’image maîtresse.

Les fichiers RAW ne correspondent pas à un format particulier. Il s’agit d’un terme générique servant à désigner le format de fichier que produit la puce d’un capteur d’image donné. Ainsi, chaque fabricant aura un format de fichier RAW distinct. Il ne faut jamais utiliser un fichier RAW comme format d’archivage (image maîtresse).

Les images maîtresses doivent être stockées hors ligne ou demeurer accessibles en mode « lecture seule » uniquement. On devrait n’y accéder que rarement afin d’en garantir la sécurité et le maintien dans leur format d’origine. Toutes les images dérivées subséquentes devraient être créées directement à partir d’images maîtresses.

Supports physiques pour la conservation à long terme

Avant d’effectuer tout travail de numérisation, il convient d’élaborer d’abord une politique, un plan et des procédures de préservation numérique (consulter la section Préservation numérique). Le choix du support physique (média électronique) sur lequel les fichiers seront stockés dépendra du plan de préservation établi. Voici néanmoins une brève description des supports les plus couramment utilisés pour la préservation.

L’un des supports physiques que l’on utilise habituellement pour la préservation numérique est le disque optique de qualité d’archives, comme un CD-ROM ou un DVD. On peut se procurer ces disques de couleur or dans un magasin d’articles de photographie ou auprès d’un fournisseur spécialisé dans le matériel d’archives. Les deux formats sont souhaitables en raison de leur durée de vie prévue (jusqu’à 50 ans) et puisqu’il s’agit de supports qui peuvent uniquement être lus. Cependant, ils ont des inconvénients : ils sont coûteux et leur usage demande beaucoup de travail (indexation du contenu, gestion du contenu archivé et accès à ce dernier).

L’utilisation de disques durs, y compris les plateformes de stockage en nuage, est de plus en plus fréquente. Il s’agit du support de stockage le plus abordable qui soit, et sa gestion nécessite peu de travail. Toutefois, les données stockées sur les disques durs sont susceptibles d’être modifiées ou supprimées si aucune précaution n’est prise. Par ailleurs, ces supports doivent être changés tous les cinq ans (leur contenu doit être transféré sur un nouveau lecteur).

Lorsque les besoins en matière de stockage sont importants, on peut employer un troisième type de support, soit la bande magnétique. Cette dernière demeure la solution de stockage la plus rentable pour les grands établissements (bien qu’une bande magnétique puisse coûter à elle seule plusieurs milliers de dollars). Même pour les grands établissements, par contre, le coût des disques durs (qui continue de baisser plus rapidement que celui des autres formes de supports) peut être inférieur à celui des bandes linéaires. En outre, si l’on a recours à une telle bande, l’accès aux données est plus lent qu’avec d’autres méthodes parce qu’il exige beaucoup de travail et qu’il peut être nécessaire de lire la majeure partie de la bande avant d’en venir au contenu souhaité. Quoi qu’il en soit, la bande linéaire numérique (DLT) est le format de bande le plus couramment utilisé pour la préservation numérique.

Les bandes magnétiques sont relativement peu durables en raison de leur instabilité inhérente, qui se traduit par une détérioration chimique et une usure physique au fil de l’utilisation. Les disques optiques peuvent cesser de fonctionner à cause du gauchissement, de la corrosion ou des craquelures de la couche réfléchissante, de la détérioration du colorant, ou encore du décollement.

Les conditions d’entreposage sont importantes pour la conservation des images numériques. L’entreposage dans un endroit frais et sec augmente la durée de vie. Ainsi, on recommande de choisir un endroit dont la température ambiante se situe entre 10 °C et 20 °C et où l’humidité relative est de 20 % à 50 %.

On recommande de conserver au moins deux exemplaires supplémentaires de toutes les images maîtresses, dont au moins un exemplaire hors site pour des raisons de sécurité.

Transmission d’images

Les principaux facteurs qui interviennent dans la transmission d’images numériques sont la taille des fichiers et le débit du réseau. Règle générale, plus le fichier est de petite taille, plus l’accès à l’image est rapide. La principale raison de la transmission d’images sur un réseau est l’affichage, et comme les dispositifs d’affichage ont habituellement une résolution inférieure à celle des médias imprimés, on recommande de créer des images dérivées à faible résolution à cette fin. Utiliser des formats conçus pour la publication Web (comme les formats JPEG et PNG) peut également s’avérer utile.

Mise en œuvre

Choix du matériel et des logiciels pour le projet

Plusieurs systèmes d’exploitation sont couramment utilisés pour la saisie et le traitement d’images, notamment Windows, Macintosh et UNIX. Voici quelques facteurs importants à prendre en compte pour le choix du matériel informatique et des logiciels.

Sélection des logiciels

Plusieurs gratuiciels (logiciels du domaine public) et partagiciels sont offerts sur Internet. Pour l’optimisation d’images, il faut employer un logiciel haut de gamme tel que Photoshop d’Adobe.

Sélection des ordinateurs

Les besoins des utilisateurs et des établissements détermineront le choix des logiciels, et ce dernier déterminera à son tour le matériel informatique à privilégier. Il faut vérifier la configuration requise (système) pour le logiciel de traitement d’images que l’on choisit. Pour la plupart des logiciels, n’importe quel ordinateur récent fera l’affaire; toutefois, les ordinateurs de bureau et les tours (au sol) fourniront plus de puissance informatique par dollar que les ordinateurs portatifs ou les tablettes. La configuration système requise précise généralement le système d’exploitation à utiliser, notamment la puissance minimale du processeur et la configuration minimale de la mémoire vive. Il faut s’assurer également que l’ordinateur choisi dispose des ports nécessaires pour prendre en charge l’équipement de numérisation et les autres composants matériels employés.

Par ailleurs, un moyen rapide et abordable d’améliorer la vitesse et la durée de vie utile de tout ordinateur est de l’acheter avec autant de mémoire vive que possible. La mémoire vive est un composant abordable (comparativement aux autres composants d’un ordinateur). L’ajout de mémoire vive à n’importe quelle machine accroîtra sa vitesse; cela est nécessaire, puisque tous les systèmes d’exploitation modernes utilisent, pour gérer les logiciels, une fonction appelée « échange de pages » qui nécessite plus de mémoire que ce que l’ordinateur hôte possède. En échangeant les « pages » de données dans la mémoire vive et hors de celle-ci (vers le disque et à partir de ce dernier), en fonction des besoins, le système d’exploitation crée un environnement comportant plus de mémoire virtuelle que la machine n’en a en réalité. Ce processus d’échange prend du temps. Dans le cas des disques durs traditionnels, ce délai est déterminé en grande partie par la vitesse de rotation des disques (un délai considérablement plus long que le temps qu’il faut aux électrons pour se déplacer sur un circuit imprimé). D’ailleurs, même avec les disques à circuits intégrés (SSD) plus récents, l’échange de pages ralentit les machines. Ainsi, en ajoutant de la mémoire vive à l’ordinateur, on réduit la nécessité de recourir à ce processus.

L’ajout de mémoire vive prolonge également la durée de vie de tout ordinateur. En effet, à mesure que du matériel informatique plus récent et plus puissant est lancé sur le marché, les nouvelles versions de logiciels tirent parti de cette puissance de traitement supérieure (et, ultimement, finissent par en avoir absolument besoin pour fonctionner), ce qui rend les machines de plus longue date obsolètes. Cette réalité est évidente pour tout utilisateur, car lorsqu’on se sert d’un ordinateur d’un certain âge, on constate que les logiciels plus récents, lorsqu’ils sont exécutés, ont tendance à éprouver des ralentissements ou à figer, du moins périodiquement. Ainsi, il faut s’assurer que l’ordinateur dispose d’autant de mémoire vive que possible dès le départ pour réduire la nécessité de recourir à l’échange de pages et, par conséquent, atténuer les ralentissements; il s’agit là de l’un des moyens les plus abordables de régler ce problème.

Espace disque

Le plan de préservation numérique déterminera le type de support physique à utiliser et l’espace de stockage requis pour les copies de préservation. Quel que soit le support de stockage choisi à l’étape de l’élaboration du plan de préservation, il faudra probablement avoir au moins une copie des images maîtresses sur un disque dur (ou une matrice de disques) pour que celles-ci soient facilement accessibles. La résolution des images et les formats de fichier détermineront la taille des fichiers mêmes. La taille des fichiers déterminera, quant à elle, les besoins en matière de disque. Pour qu’il soit plus facile d’évaluer les besoins de stockage, on peut faire un test et créer quelques images ou utiliser un calculateur de taille de fichier des images (en anglais seulement).

L’unité de mesure employée pour les disques durs vendus est le téraoctet; de même, dans les plus récents systèmes d’exploitation Windows, les matrices de disques (appelées « espaces de stockage ») peuvent être employées par tout utilisateur de Windows afin de créer efficacement, à partir de nombreux disques, un disque dur unique comprenant plus d’espace de stockage. Pour la plupart des établissements de petite et de moyenne taille, l’achat du plus gros disque dur vendu dans les magasins d’électronique grand public, avant que le coût par téraoctet n’augmente (il peut parfois augmenter considérablement à l’extrémité supérieure du spectre des capacités de stockage offertes sur le marché), en vue de l’intégrer à une matrice de disques comprenant des disques comparables, au besoin, constitue généralement une solution rentable.

Il est également possible d’utiliser des disques SSD, puisque ceux-ci sont pratiques lorsqu’on a besoin d’accéder fréquemment aux images (étant donné que l’accès aux données est plus rapide sur ces disques que sur les disques durs traditionnels). Cependant, au moment d’écrire ces lignes, les disques SSD étaient toujours plus coûteux que les disques durs traditionnels; aussi, ils ne sont pas absolument nécessaires. Si l’on utilise des disques durs externes, on doit s’assurer d’effectuer des recherches sur les différentes marques, car elles ne sont pas toutes identiques.

Moniteur

Tous les moniteurs modernes répondent aux exigences de base au chapitre du traitement des images. Toutefois, l’utilisation de moniteurs de plus grande taille facilite le travail. La qualité d’image offerte par les différents moniteurs varie d’un fabricant à l’autre. Ainsi, au moment de faire une sélection, il est préférable de comparer les moniteurs de différentes marques.

Préparation des objets à numériser

Les projets de numérisation qui supposent la prise de photographies traditionnelles ou numériques d’objets en trois dimensions exigent du temps et des compétences particulières. Comme on l’a fait remarquer, de gros objets devront être déplacés de leur lieu de mise en réserve vers l’installation de photographie. Certains objets (par exemple, les costumes) peuvent devoir être installés avec d’autres objets, ce qui demande du temps et des ressources compétentes. On peut avoir besoin de plusieurs vues d’un même objet en trois dimensions. On devrait avoir sous la main tout l’équipement, y compris les supports et accessoires, avant le début des séances de photographie de manière à éviter les délais inutiles.

Pour la saisie d’objets en deux dimensions, il faut passer ces derniers en revue avant de décider d’un plan de numérisation. Certains objets, par exemple les photographies (c’est-à-dire les photographies historiques, et non les photographies d’objets d’une collection), peuvent être numérisés directement. D’autres, comme les manuscrits médiévaux, peuvent être plus fragiles et exiger un traitement de conservation spécialisé avant qu’une décision soit prise quant à la technique de saisie.

Numériser des images que l’on possède déjà requiert du personnel, car il faut vérifier la qualité des images et s’assurer qu’elles ne sont pas tachées et que les numéros d’accession sont corrects. Ce contrôle de la qualité préalable à la numérisation est important si l’on veut obtenir des images numériques de la meilleure qualité possible.

Déroulement du processus

Il faut affecter du personnel à toutes les étapes du processus de numérisation. De manière générale, les tâches se regroupent en grandes catégories, comme la documentation, suivie de la préparation, qui comprend la mise en place des installations de photographie, la localisation et l’inspection des objets, ainsi que la prise de photographies. La numérisation même des images comprend la lecture optique, la manipulation des images, le contrôle de la qualité et la création des métadonnées. Les tâches de suivi englobent la remise en place et le stockage des images existantes et des nouvelles images, de même que la mise en œuvre des stratégies de conservation des images en vigueur au sein de l’établissement.

Entretien et gestion

Comme on l’a mentionné plus haut, la planification d’un projet de numérisation doit comprendre l’établissement d’une politique de gestion des avoirs numériques. Un projet typique de numérisation porte sur 5 000 à 50 000 images, voire davantage. Avec une telle quantité de données, la planification des processus de gestion des avoirs numériques doit faire partie intégrante du projet de numérisation.

Contrôle de la qualité

Il faut clairement définir et documenter les normes relatives aux images créées afin de pouvoir évaluer la qualité des images, que la numérisation soit faite à l’interne ou donnée en sous-traitance. Il faut avoir des images originales de bonne qualité avant de commencer la numérisation. Le contrôle de la qualité des images numérisées doit être confié à un membre du personnel de l’établissement.

Migration et régénération des supports

Dans le cadre de tout plan de préservation numérique, les images dans des formats de fichier plus anciens devraient être transférées périodiquement vers des formats de fichiers plus courants (migration), au besoin, afin qu’il demeure possible de les récupérer, de les afficher et de les utiliser. Le contenu sur des supports physiques de plus longue date devrait également être transféré sur des supports plus récents (régénération), et ce, pour atténuer le problème de dégradation des supports physiques. Cette mesure et d’autres stratégies de préservation (comme la vérification de la fixité, l’attribution de noms de fichier, les procédures de sauvegarde et les normes en matière de préservation des métadonnées) sont abordées dans la Boîte à outils de la préservation numérique.

Remerciements

Nous souhaitons remercier les membres de notre comité consultatif, qui nous ont aidés à produire la version originale de ce document.

  • Drew Ball, Tourisme Yukon
  • Michael Bell, Galerie d’art de l’Université Carleton
  • Lyse Brousseau, Musée d’art Inuit Brousseau
  • Mary Cook, membre du comité consultatif du Pickering Museum Village, Mary Cook Photography and Desktop Publishing
  • Kathy Dill, Galerie Allen Sapp
  • Terry Eyland, Cole Harbour Heritage Farm Museum
  • Ken Favrholdt, Secwepemc Museum and Heritage Park
  • Madeleine Lafaille et Françoise Simard, Société des musées québécois
  • Christine La Salle et Ginette Clément, Musée d’art de Joliette
  • Anne Marr, Musée du Nouveau-Brunswick
  • Suzanne Petersen McLean, Musée Bata Shoe
  • Manon Roch, Maison Saint-Gabriel
  • Kathryn Rumbold, University Hospital
  • Roxanne Shaughnessy, Textile Museum of Canada
  • Kevin Sumption, Australian Museums Online
  • Linda Tanaka, Collection McMichael d’art canadien
  • David G. Taylor, Gallery Lambton
  • Lynne Teather, Université de Toronto
  • Philippa Tinsley, Wolverhampton Art Gallery
  • Normand Trudel, Musée Stewart
  • Greg Wallace, Western Australian Museum
  • Jim Whittome, Université de l’Alberta, Services des musées et des collections

Les membres actuels et anciens du personnel du RCIP dont le nom figure ci-dessous ont fait des recherches, en plus de rédiger des parties du document original et de réviser ce dernier :

  • Sheila Carey
  • Rina Elster Pantalony
  • Claire Forman
  • Jim Fox
  • Karen Neimanis
  • Erik Rask
  • Barbara Rottenberg
  • Patricia Young

Bibliographie

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© Gouvernement du Canada, Réseau canadien d’information sur le patrimoine, 2020

Publié par :
Réseau canadien d’information sur le patrimoine
Ministère du Patrimoine canadien
1030, chemin Innes
Ottawa ON  K1B 4S7
Canada

Édition revue et corrigée
Première date de publication : 2000

No de catalogue : CH57-4/10-2020F-PDF
ISBN 978-0-660-34059-3

Also available in English.

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