Comité consultatif scientifique sur les troubles de santé mentale : Cadre de référence

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• Préface
• Mandat
• Structure hiérarchique
• Composition
• Affiliations et intérêts
• Autorisation de sécurité
• Indemnisation
• Rôles et responsabilités
• Gestion et administration

Préface

Le Comité consultatif scientifique sur les troubles de santé mentale (CCS-TSM) est une ressource clé pour Santé Canada. Le comité fournit des conseils scientifiques et cliniques en temps opportun relatifs au diagnostic et au traitement de divers troubles de santé mentale.

La présence d’experts au sein du comité ayant une expertise clinique dans ces domaines, ainsi qu’une représentation provenant de l’ensemble du paysage médical canadien, accroît la transparence. Elle offre également à Santé Canada l’occasion de recevoir des avis externes éclairés. Leurs conseils contribuent en outre à la base de données probantes qui soutient le processus réglementaire d’examen des médicaments.

Mandat

Le CCS-TSM fournit des conseils d’experts sur les normes canadiennes actuelles en matière d’évaluation et de traitement d’un large éventail de troubles de santé mentale, tels que :

• troubles de l’humeur
• troubles anxieux
• troubles liés aux substances et à la dépendance
• troubles liés au traumatisme et aux facteurs de stress

Cet effort collaboratif contribue à ce que Santé Canada demeure bien informé des développements émergents et des meilleures pratiques en matière de soins psychiatriques.
Le CCS-TSM délibérera sur divers sujets, tels que :

• les enjeux émergents concernant la sécurité, l’efficacité et les applications cliniques d’un éventail d’interventions utilisées pour traiter les troubles de santé mentale
• des perspectives sur les normes de soins, les traitements et les thérapies conventionnelles utilisées dans la pratique psychiatrique actuelle

Le CCS-TSM n’est pas un organisme décisionnel. Son rôle est de fournir des conseils et des recommandations en tant que l’une des sources de données probantes et d’expertise utilisées par Santé Canada dans ses processus décisionnels.

Structure hiérarchique

Les organismes consultatifs de Santé Canada fonctionnent conformément à la Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes. Tous les éléments de cette politique s’appliquent au CCS-TSM, sauf indication contraire dans les présents termes de référence.

Le CCS-TSM relève du directeur général (DG) de la Direction des médicaments pharmaceutiques (DMP) de Santé Canada. La direction est représentée par le DG ou son délégué, qui agit comme secrétaire exécutif du comité. La DMP assure également le soutien du secrétariat.

Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes

Composition

Les membres du CCS-TSM sont recrutés par des processus de nomination ouverts et ciblés. Les membres potentiels sont identifiés en consultation avec diverses sources, notamment :

• le milieu universitaire
• les employés de Santé Canada
• les sociétés professionnelles et scientifiques
• le président du comité et les membres actuels
• les organismes gouvernementaux et non gouvernementaux

L’équité, la diversité et l’inclusion sont des considérations clés dans la sélection des membres. Les membres sont également nommés en fonction de leur expertise, de leurs connaissances et de leurs perspectives en psychiatrie. Les membres comprennent des cliniciens et des scientifiques provenant de milieux universitaires et non universitaires, et peuvent inclure des membres du public. Les autres considérations incluent :

• la disponibilité
• l’aptitude personnelle
• la réputation professionnelle
• les affiliations et intérêts

Les membres sont sélectionnés et nommés par Santé Canada après examen de ces considérations.

Le CCS-TSM peut inclure des membres permanents et des membres ad hoc choisis pour leur expertise scientifique, médicale et technique.

Les membres permanents siègent au comité pendant la durée de leur mandat. Le comité doit compter au moins 5 membres permanents. La composition peut être ajustée de temps à autre pour assurer une représentation adéquate de l’expertise et de l’expérience.

Les membres ad hoc sont invités par le président à participer pour un sujet ou un groupe de sujets précis.

Le CCS-TSM peut également inviter :

• des experts pour traiter de sujets spécifiques
• des membres du public pour partager des perspectives uniques

Les employés du gouvernement du Canada ne peuvent pas agir comme président ou membre du comité, ni participer à la préparation des avis du comité à Santé Canada (sauf dans des circonstances limitées). Cela contribue à préserver l’indépendance du gouvernement fédéral en tant que décideur.

Sélection du président

Le secrétaire exécutif sélectionne et nomme le président parmi les membres permanents ou parmi des non-membres. Après consultation avec le président, le secrétaire exécutif nomme un vice-président parmi les membres du comité, au besoin, pour un mandat spécifique.

Le vice-président peut présider des réunions et/ou assumer d’autres responsabilités du président, soit à la demande de celui-ci, soit en son absence.

Mandat des membres

Les membres sont nommés pour une période de 6 mois, avec possibilité de prolongation selon leur disponibilité et leur volonté de continuer. Le secrétariat examine régulièrement la composition du comité, en consultation avec le président, et formule des recommandations à Santé Canada. Les nominations sont planifiées afin de maintenir la continuité et de soutenir la rotation prévue des membres.

Le CCS-TSM devrait achever son mandat initial dans un délai de 6 mois. Après cette période, Santé Canada peut :

• conclure les travaux du comité ou
• élargir le rôle du comité pour soutenir des sujets plus vastes liés aux troubles de santé mentale

Les membres intéressés à poursuivre leur engagement peuvent être invités à contribuer au-delà du cadre initial, à la discrétion de Santé Canada.

Processus de démission

Un membre peut démissionner du CCS-TSM à tout moment en donnant un préavis écrit de 14 jours au secrétaire exécutif, avec copie au président. L’avis doit inclure la date d’effet de la démission.

Fin de la nomination

Santé Canada peut mettre fin à la nomination d’un membre pour un motif valable. Le secrétaire exécutif fournira un avis écrit au membre, incluant la raison de la cessation et la date d’effet.

Les nominations peuvent prendre fin pour un motif valable pour l’une des raisons suivante :

• le membre n’a pas respecté le cadre de référence du comité
• le membre n’a pas respecté ses obligations en vertu de l’accord de confidentialité
• un changement dans les affiliations et intérêts du membre entraîne un intérêt financier direct qui empêche sa participation
• les membres permanents ont manqué 3 réunions consécutives
• les membres ad hoc n’ont pas répondu à 2 invitations consécutives sans informer le secrétariat de la raison
• le membre a agi de manière à compromettre l’intégrité du comité

Autres motifs pouvant entrainer la fin d’une nomination comprennent :

• le membre démissionne
• le mandat du membre est terminé
• le mandat du comité est terminé
• le membre devient employé du gouvernement fédéral
• les connaissances ou l’expertise du membre ne sont plus pertinentes en raison d’un changement dans le mandat du comité
• Santé Canada ou les ministères, organismes ou organisations partenaires annulent le mandat et le cadre de référence du comité

Affiliations et intérêts

Les membres potentiels du CCS-TSM doivent remplir et retourner le formulaire de déclaration des affiliations et intérêts pour les membres d’organismes consultatifs. Ce formulaire divulgue toute situation pouvant placer, ou semblant placer, le membre en conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

Ce formulaire sera protégé conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf que, comme condition d’adhésion, la DMP peut publier en ligne une brève biographie et un sommaire des affiliations et intérêts du membre. Ce résumé est basé sur le formulaire rempli. Les membres examinent et approuvent leur résumé avant sa publication.

Les membres doivent mettre à jour leur déclaration par écrit lorsque leur situation personnelle change ou lorsque des questions soumises au comité présentent un conflit d’intérêts. La DMP évalue toutes les déclarations avant les nominations et de façon continue lors des mises à jour.

Au début de chaque réunion, le président demande aux membres de déclarer verbalement leurs affiliations et intérêts pertinents. Le président détermine le niveau de participation d’un membre en conflit, en consultation avec les autres membres du comité.

Les membres doivent se conduire de manière appropriée. Ils ne doivent pas utiliser leur position pour un gain personnel ou pour avantager une autre personne, entreprise ou organisation.

Autorisation de sécurité

Les membres doivent obtenir une cote de sécurité de niveau « fiabilité ». Cela peut impliquer la prise d’empreintes digitales par la GRC. Une autorisation de sécurité est valide pour 10 ans.

Indemnisation

Tous les membres et conférenciers invités siègent au CCS-TSM à titre bénévole. Santé Canada s’engage à offrir à ses membres bénévoles une protection contre la responsabilité civile découlant de leurs actions en tant que membres. Cette protection s’applique si les membres agissent de bonne foi, dans le cadre de leurs fonctions bénévoles, sans aller à l’encontre des intérêts de la Couronne et sans autre protection.

Pour bénéficier de cette protection, incluant les frais juridiques et toute indemnité en dommages, les membres bénévoles doivent :

• informer rapidement Santé Canada de toute réclamation, action ou procédure intentée contre eux et
• obtenir le consentement préalable de Santé Canada pour le choix de l’avocat et les coûts associés

Santé Canada peut, à ses frais et à sa discrétion, participer à la conduite de la défense de toute réclamation, action, poursuite ou procédure ainsi qu’aux négociations en vue de leur règlement.

Santé Canada indemnisera le membre pour tout règlement, à condition que le consentement ait été obtenu.

Les membres agissent collectivement comme conseillers auprès de Santé Canada sur le mandat du comité, mais ne sont pas des décideurs finaux. Santé Canada conserve la responsabilité et l’imputabilité pour toute décision tenant compte des avis reçus d’un organisme consultatif externe.

Rôles et responsabilités

Membres

Les membres du CCS-TSM ont une responsabilité envers Santé Canada et, par extension, envers la population canadienne, d’offrir des conseils indépendants et objectifs.

Ils doivent également :

• être disponibles et préparés à participer aux réunions, y compris virtuelles (par exemple, téléconférences, échanges par courriel, vidéoconférences) et aux forums publics, au besoin
• prendre part à toute discussion concernant les recommandations, avis ou rapports du comité à Santé Canada
• informer le secrétariat et le président de tout changement dans leurs affiliations et intérêts liés au mandat
• faire une déclaration verbale de leurs affiliations et intérêts au début de chaque réunion lorsque le président le demande
• tenir compte de tous les commentaires reçus en lien avec le mandat lors de la préparation des recommandations, avis ou rapports
• informer le secrétariat de toute demande des médias concernant le CCS-TSM

Engagement à la confidentialité

Les membres doivent s’engager à respecter la confidentialité et veiller à ne divulguer aucune information sensible ou confidentielle reçue dans le cadre de leur participation au comité. Ils ne doivent pas discuter de ces informations avec des personnes qui ne font pas partie du comité. Cela inclut tout contenu découlant des travaux du comité, y compris les présentations, jusqu’à ce que l’information ait été officiellement publiée par Santé Canada pour diffusion publique.

Les documents quittant Santé Canada, y compris les dossiers électroniques et les fichiers de traitement de texte, doivent être conservés de manière sécurisée. Ils doivent être retournés à Santé Canada ou supprimés définitivement sur demande.

Avant de participer au CCS-TSM, les membres signent un accord de confidentialité. Cet accord prend effet à la date de sa signature par la dernière des parties. Il demeure en vigueur jusqu’à ce que le membre soit avisé par écrit, au nom de Santé Canada, par le secrétaire exécutif mentionné au paragraphe 9, que cet accord est résilié en tout ou en partie.

Président

En plus de ses responsabilités en tant que membre du comité, le président :

• fournit des avis et consulte le secrétaire exécutif sur la sélection des membres, au besoin
• consulte le secrétaire exécutif pour déterminer s’il faut limiter la participation d’un membre à une réunion en fonction de ses affiliations ou intérêts
• supervise et préside les réunions, et facilite les discussions entre les membres pour répondre aux questions de la DMP
• précise l’objectif et les résultats attendus de la réunion au début de celle-ci
• invite les membres à faire une présentation lors d’une réunion, lorsque cela est pertinent et approprié

Le président :

• identifie les informations et discussions devant être traitées comme confidentielles et clarifie les attentes des membres à cet égard
• demande aux membres de déclarer leurs affiliations et intérêts pertinents au début de la réunion
• s’assure que les membres approuvent ou notent leur désaccord avec les avis contenus dans le rapport destiné à la DMP
• transmet les avis du comité à Santé Canada et veille à la préparation des comptes rendus ou du rapport de réunion
• agit comme porte-parole désigné du comité auprès des médias
• aide l’organisme consultatif à remplir son mandat

À la demande du président ou en son absence, le vice-président préside la réunion et assume les autres tâches du président, au besoin.

Secrétariat

Le Bureau des essais cliniques de la DMP agit comme secrétariat pour le CCS-TSM.

En général, le secrétariat :

• travaille en étroite collaboration avec le président
• agit comme ressource pour les membres
• assure la liaison entre les membres et Santé Canada
• fournit des conseils stratégiques sur la gestion du comité

Le secrétariat :

• coordonne les processus liés à la composition, tels que les déclarations d’affiliations et intérêts et les autorisations de sécurité, et tient à jour la liste des membres
  • peut restreindre la participation à une réunion en raison des affiliations ou intérêts d’une personne
• prépare les ordres du jour et les documents d’information, les marque conformément à la politique de sécurité du gouvernement et rédige le compte rendu pour approbation par les membres et le président
• conserve les informations sur le CCS-TSM, son mandat ou ses travaux pouvant être publiées en ligne
• aide à préparer le président, qui agit comme porte-parole désigné auprès des médias, au besoin
• coordonne les demandes de remboursement de frais de déplacement
• discute de la nécessité d’obtenir des avis plus larges lors d’une réunion, décide si tout ou partie d’une réunion doit se tenir à huis clos et détermine qui peut y assister en tant qu’observateur
• assure la liaison avec Santé Canada, y compris en sollicitant l’avis d’experts en la matière
• exécute toute tâche déléguée par le secrétaire exécutif

De plus, le secrétariat :

• rend compte au secrétaire exécutif des activités du comité
• surveille et évalue l’efficacité et l’efficience du CCS-TSM
• détermine quand le mandat du comité est rempli
• accomplit des tâches supplémentaires au besoin pour soutenir le CCS-TSM

Soutient au secrétariat

Les employés de Santé Canada peuvent aider le secrétariat pour la logistique des réunions, la préparation des documents et d’autres tâches.

Experts en la matière de Santé Canada

Les experts médicaux, scientifiques, techniques, stratégiques et en programmes de Santé Canada soutiennent le travail du comité de plusieurs façons, par exemple :

• fournir des informations sur les politiques et programmes gouvernementaux
• faire des présentations ou répondre aux questions lors des réunions du comité
• préparer des documents de référence tels que des résumés de recherche et des aperçus des processus réglementaires

Secrétaire exécutif

Le secrétaire exécutif est le directeur général de la DMP. Il représente Santé Canada et prend des décisions concernant le CCS-TSM et l’utilisation des avis fournis par le comité.

Le secrétaire exécutif fournit des conseils stratégiques sur la gestion du CCS-TSM et travaille en étroite collaboration avec le président et le secrétariat. Il assiste à la partie introductive des réunions, peut se retirer ensuite et ne participe pas aux délibérations du comité.

Médias et communications

Les discussions sur les travaux du CCS-TSM avec les médias ou lors de conférences ou d’événements externes ne doivent avoir lieu que si une autorisation est donnée par le secrétaire exécutif.

En cas de demandes des médias, le secrétaire exécutif coordonne la réponse en consultation avec le président et l’unité des relations avec les médias de Santé Canada, et facilite l’intervention du président du CCS-TSM comme porte-parole, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement fédéral.

Consultez la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement fédéral.

Médias sociaux

Le secrétariat doit examiner et approuver tout contenu destiné aux médias sociaux concernant les travaux du comité lorsqu’il est élaboré par un membre du comité.

Gestion et Administration

Transparence

La transparence est un principe fondamental de fonctionnement.

Un élément de transparence consiste à établir, lorsque possible, des calendriers réguliers de réunions pour les organismes consultatifs tels que le CCS-TSM.

Santé Canada publie également en ligne des informations concernant les membres du comité.

En savoir plus sur les membres du CCS-TSM :

• composition
• cadre de référence
• biographies des membres
• expertise, expérience, affiliations et intérêts des membres

Le CCS-TSM concilie la transparence de ses activités avec la nécessité de protéger les informations confidentielles et exclusives relatives aux présentations réglementaires.

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, les citoyens et résidents permanents du Canada peuvent accéder aux renseignements contenus dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Cette loi renforce la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société ouverte et démocratique. La transparence permet un débat public sur la conduite de ces institutions.

En ce qui concerne le CCS-TSM, les informations liées à ses travaux peuvent être évaluées en vue d’une divulgation publique si une demande d’accès est reçue. Ces informations incluent les contributions des membres sous toute forme (par exemple, courriels, comptes rendus de réunion, etc.).

Les membres peuvent consulter le secrétariat pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les implications possibles de la Loi sur l’accès à l’information.

En savoir plus sur la Loi sur l’accès à l’information.

Ordre du jour des réunions

Le secrétaire exécutif consulte le président et le secrétariat pour établir l’ordre du jour, les questions spécifiques et les sujets qui seront abordés.

Avis et invitations aux réunions

Toutes les réunions sont convoquées par le secrétaire exécutif, en consultation avec le président. La participation se fait uniquement sur invitation, avec des avis envoyés par le secrétariat. Les membres reçoivent l’ordre du jour, les documents d’information et les présentations avant la réunion.

Fréquence, type et lieu des réunions

Les réunions se tiennent virtuellement. Des réunions supplémentaires peuvent être organisées au besoin, à la discrétion du secrétaire exécutif en consultation avec le secrétariat.

Une réunion ne peut avoir lieu sans quorum (50 % des membres permanents, incluant le président ou le vice-président lorsqu’il agit comme remplaçant).

La participation aux réunions virtuelles est limitée aux personnes approuvées par le président et le secrétariat. Seules les personnes autorisées peuvent consulter ou écouter le déroulement de la réunion.

Observateurs

Le secrétariat, ou le président en consultation avec le secrétaire exécutif, peut autoriser des individus, des organisations ou des membres du public à observer tout ou partie d’une réunion.

Les observateurs ne peuvent pas intervenir sur les points à l’ordre du jour ni participer aux discussions, sauf sur invitation expresse du président.

Lors des remarques d’ouverture d’une réunion, le président :

• identifie par nom et organisation les personnes qui observent tout ou en partie la réunion
• précise les exigences et attentes concernant les questions confidentielles abordées et
• rappelle que les observateurs ne peuvent pas participer aux discussions ni exprimer leur accord ou désaccord avec ce qui est dit, sauf s’ils sont invités par le président
  • ceux qui ne respectent pas ces règles peuvent être invités à quitter la réunion

Conférenciers invités

Le secrétariat, ou le président en consultation avec le secrétaire exécutif, peut inviter des personnes ayant une expertise ou une expérience particulière à fournir des informations sur un sujet précis. Les invités peuvent participer aux discussions si le président les y invite. Ils ne contribuent pas à la formulation des avis.

Exigences pour les conférenciers et observateurs

Santé Canada peut exiger qu’un conférencier ou observateur invité remplisse :

• l’accord de confidentialité
• le formulaire de déclaration des affiliations et intérêts
• le formulaire de filtrage, consentement et autorisation du personnel

Délibérations et rapports

Les délibérations se tiennent à huis clos afin de favoriser des discussions ouvertes, franches et libres. Tous les membres ont un statut égal durant les discussions et doivent faire preuve d’équité et d’engagement envers un examen approfondi des questions à l’étude. Seuls les sujets relevant du mandat du CCS-TSM sont abordés.

À la discrétion du secrétaire exécutif et avec l’approbation du président, des experts ou parties prenantes peuvent être invités à présenter au comité, par écrit ou en personne.

Le président et le secrétaire exécutif peuvent accorder le statut d’observateur pour tout ou partie de la réunion à certaines personnes, y compris des employés de Santé Canada.

Les membres fournissent des avis à Santé Canada sous forme de recommandations. Ces recommandations sont consignées dans un procès-verbal (PV).

Le CCS-TSM est encouragé à parvenir à un consensus sur les recommandations lorsque possible. En cas d’absence de consensus, le PV reflète les opinions divergentes. Les raisons de ce désaccord doivent être clairement identifiées et justifiées. Dans ces cas, le CCS-TSM recommande une étude supplémentaire et propose une solution. Lorsque les divergences sont importantes, les points de vue sont documentés et le nombre de membres soutenant chaque opinion est indiqué.

Le secrétariat prépare une ébauche de PV pour examen par les membres. Les conférenciers invités peuvent également la réviser pour s’assurer que leurs points de vue sont correctement reflétés.

Le PV final est approuvé par le président et le secrétaire exécutif, puis distribué par le secrétariat.

Les ordres du jour, PV et recommandations des réunions du CCS-TSM seront disponibles sur demande. Santé Canada peut publier des résumés des recommandations en ligne.

Remarque : Les questions liées à une soumission particulière sont considérées comme confidentielles et les documents de réunion deviennent partie intégrante du registre central.

Propriété intellectuelle

Santé Canada doit pouvoir utiliser librement (par exemple, publier, reproduire, traduire) les travaux rédigés par les membres du CCS-TSM.

Les membres qui contribuent à la rédaction de documents (par exemple, rapports) doivent céder au gouvernement du Canada les droits d’auteur qu’ils détiennent et renoncer à leurs droits moraux sur ces documents.

Ainsi, une cession de droits d’auteur et renonciation aux droits moraux doit être signée par les membres du CCS-TSM.

Examen

À la fin du mandat initial de 6 mois du CCS-TSM, le secrétariat collaborera avec le secrétaire exécutif et le président pour examiner le mandat, les activités réalisées et le cadre de référence. Le rôle du CCS-TSM pourra évoluer pour soutenir des discussions plus larges ou différentes sur les troubles de santé mentale.

Pendant ce processus, la DMP pourra solliciter des commentaires du président, des membres, des participants, des observateurs et d’autres parties. La DMP se réserve le droit de dissoudre l’organisme à l’issue de cet examen.

Les recommandations visant à améliorer le fonctionnement sont prises en compte de façon continue.