Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023-2024
Sur cette page
- Introduction
- Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
- Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Structure organisationnelle
- Rapport statistique
- Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Examens effectués par le Bureau de l’AIPRP non prévus par la loi
- Consultations sur la protection des renseignements personnels au sein du SCT
- Ressources d’information
- Séances d’information, de formation et de sensibilisation
- Politiques, lignes directrices et procédures
- Initiatives et projets technologiques visant à améliorer la protection des renseignements personnels
- Surveillance de la conformité
- Conclusion
- Annexe A. Arrêté autorisant la délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels
- Annexe B. Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Annexe C. Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Introduction
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2023‑2024 (du 1er avril 2023 au 31 mars 2024).
L’article 72 de la LPRPexige que le responsable de chaque institution fédérale prépare un rapport annuel sur l’application de la loi, en ce qui concerne son institution, au cours de l’exercice financier et qu’il le présente au Parlement.
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La LPRP a pour objet de :
- donner aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements personnels les concernant qui relèvent d’une institution fédérale et de demander que des corrections y soient apportées;
- fournir le cadre juridique visant la collecte, la conservation, l’usage, la communication, le retrait et l’exactitude des renseignements personnels dans l’administration des programmes et des activités par les institutions fédérales qui y sont assujetties.
Selon la LPRP, renseignements personnels s’entend « des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ».
Il peut s’agir, par exemple, de renseignements relatifs :
- à l’origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l’âge ou à la situation de famille d’une personne;
- à l’éducation, au dossier médical, au casier judiciaire, aux opérations financières ou aux antécédents professionnels d’une personne;
- à l’adresse, aux empreintes digitales ou au groupe sanguin d’une personne;
- à tout numéro ou symbole, ou tout autre identifiant, qui est propre à une personne.
Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
En sa qualité d’organe administratif du Conseil du Trésor, le SCT remplit un double mandat, c’est-à-dire qu’il :
- appuie le Conseil du Trésor à titre de comité de ministres;
- s’acquitte des responsabilités prévues par la loi à titre d’organisme central du gouvernement et de celles d’un ministère proprement dit.
Le mandat du Conseil du Trésor est prévu par la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pour remplir son mandat, le SCT organise ses activités et ses ressources autour de 4 responsabilités essentielles :
- surveillance des dépenses;
- leadership administratif;
- employeur;
- surveillance réglementaire.
Le SCT est chargé de fournir un soutien et des conseils aux ministres du Conseil du Trésor dans leur rôle qui consiste à assurer l’optimisation des ressources. Il assure également la surveillance des fonctions de gestion financière dans les institutions fédérales.
Le SCT fait des recommandations et fournit des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépenses de programme touchant la gestion des ressources du gouvernement. Il lui appartient d’assurer la gestion générale des initiatives, des questions et des activités pangouvernementales (comme l’indique le Budget principal des dépenses).
Les bureaux des hauts fonctionnaires suivants font partie du SCT :
- le contrôleur général du Canada;
- le dirigeant principal des ressources humaines du Canada;
- le dirigeant principal de l’information du Canada.
Le contrôleur général du Canada est responsable de la fonction de contrôleur du gouvernement et assure, à l’échelle gouvernementale, un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités en matière de gestion financière, d’audit interne et de gestion des biens et des services acquis.
Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leadership à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes par le biais de politiques, de programmes et d’activités de mobilisation stratégiques et en gérant de façon centralisée les relations de travail, la rémunération, les pensions et les avantages sociaux, et en contribuant à la gestion des cadres supérieurs.
Le dirigeant principal de l’information assure un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités dans l’ensemble du gouvernement en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l’identité), d’accès à l’information, de protection des renseignements personnels et de prestation de services internes et externes.
Arrêté autorisant la délégation d’attributions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Conformément au paragraphe 73(1) de la LPRP, la présidente du Conseil du Trésor a délégué les attributions pour l’application de la LPRP aux fonctionnaires du SCT suivants :
- le secrétaire du Conseil du Trésor;
- le secrétaire adjoint de Communications stratégiques et affaires ministérielles;
- le directeur principal des Services ministériels;
- le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP);
- les gestionnaires et les chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP.
L’arrêté autorisant la délégation d’attributions a été signé le 29 novembre 2023, et l’annexe A en contient une copie.
Structure organisationnelle
Le Bureau de l’AIPRP fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du SCT.
Voici ses responsabilités :
- mettre en œuvre et gérer les programmes et les services liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la LPRP (les deux lois);
- donner des conseils aux employés du SCT pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces deux lois;
- examiner et de communiquer des documents en vertu de la partie 2 de la LAI, en particulier, les titres des notes d’information, les cahiers pour les comparutions devant les comités parlementaires, les notes pour la période de questions et les cahiers de transition.
En plus de s’occuper de l’application de ces deux lois, le Bureau de l’AIPRP apporte son soutien dans les domaines suivants :
- examen interne des documents destinés à être publiés par les secteurs;
- examen des documents qui font l’objet d’une motion parlementaire visant la production de documents;
- examen des documents en rapport avec les recours collectifs;
- organisation de séances de formation sur l’application des deux lois pour les secteurs et les responsables des secteurs;
- mise à jour des politiques et recherches liées à l’application des deux lois;
- recherches sur les tendances au sein du Bureau de l’AIPRP et présentation de rapports connexes;
- administration des systèmes du logiciel d’AIPRP;
- production de divers rapports;
- gestion des atteintes à la vie privée;
- formulation de conseils liés à l’AIPRP à l’intention des secteurs de programme.
Le Bureau de l’AIPRP relève de la responsabilité d’un directeur, qui est appuyé par trois gestionnaires. Chacun de ces gestionnaires supervise une unité qui est responsable d’un domaine fonctionnel différent. Voici les trois unités clés :
- l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance;
- l’Unité des opérations de l’AIPRP;
- l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels.
L’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance et l’Unité des opérations de l’AIPRP collaborent au traitement des demandes d’AIPRP, et l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels soutient les responsables des secteurs en ce qui a trait aux questions touchant la protection des renseignements personnels, notamment l’examen des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la gestion des atteintes à la vie privée.
Le Bureau de l’AIPRP compte des employés à divers niveaux. En 2023-2024, l’équivalent de 18,4 employés à temps plein a assuré l’application de la LAI, soit 17 employés à temps plein, 4 employés occasionnels et 1 étudiant. Un nombre supplémentaire équivalent à 7,7 employés à temps plein a assuré l’application de la LPRP en 2023-2024, soit 7 employés à temps plein et 1 employé à temps partiel. Certains employés du Bureau de l’AIPRP contribuent à la fois à l’application de la LAI et à l’application de la LPRP, et ces activités sont consignées dans le rapport pertinent proportionnellement à leur apport.
La figure 1 montre les rôles des personnes et des équipes qui participent au traitement des demandes d’AIPRP au SCT. Le Bureau de l’AIPRP compte 3 unités fonctionnelles. Les agents de liaison sectoriels ne font pas partie du Bureau de l’AIPRP, mais jouent un rôle important dans le traitement des demandes, car ils coordonnent les activités d’AIPRP dans leur secteur.
Figure 1 - Version textuelle
La directrice de l’AIPRP est appuyée par trois unités : l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance, l’Unité des opérations de l’AIPRP et l’Unité de la politique sur la protection des renseignements personnels.
L’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance coordonne et examine les documents pour la publication proactive et reçoit les demandes d’AIPRP du public et les demandes de consultation des autres ministères. L’unité assure également la liaison avec les secteurs pour obtenir et récupérer les documents nécessaires au traitement des demandes d’AIPRP, et prépare des rapports sur le rendement, en utilisant les données du logiciel d’AIPRP. L’unité est composée de 8 employés et d’un étudiant.
L’Unité des opérations de l’AIPRP examine les documents à envoyer en réponse aux demandes faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et consulte les parties requises. L’unité assure la liaison avec le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée pour résoudre les plaintes et examine les documents des motions parlementaires pour la production de documents. L’Unité des opérations est composée de 9 employés.
L’Unité de la politique sur la protection des renseignements personnels conseille et appuie les responsables du SCT pour assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux instruments de politique connexes. L’unité appuie les responsables du SCT afin de s’assurer que le droit à la vie privée des personnes est respecté dans la prestation des programmes et des activités. Enfin, l’unité soutient la directrice de l’AIPRP dans son rôle de délégué responsable de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Unité des politiques de protection de la vie privée est composée de 6 employés.
Comme il a été mentionné précédemment, les agents de liaison sectoriels de l’AIPRP ne font pas partie du bureau de l’AIPRP. Ils soutiennent le programme d’AIPRP en coordonnant les activités d’AIPRP dans leur secteur.
Le Bureau de l’AIPRP du SCT travaille avec les 19 secteurs du SCT qui s’occupent de rechercher les documents permettant de répondre aux demandes d’AIPRP. Chaque secteur a désigné des agents de liaison sectoriels qui travaillent directement avec le Bureau de l’AIPRP pour traiter efficacement les demandes. Le Bureau de l’AIPRP travaille également en partenariat avec les secteurs du SCT pour répondre aux exigences en matière de publication proactive prévues par la partie 2 de la LAI.
Rapport statistique
Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données globales sur l’application de la LAIet de la LPRP. Ces données sont rendues publiques chaque année dans un rapport statistique qui accompagne les rapports annuels sur l’AIPRP déposés au Parlement par chaque institution. L’annexe B contient le rapport statistique du SCT concernant la LPRP pour 2023-2024.
Cette année, les institutions ont dû rendre compte des critères supplémentaires suivants :
- les demandes ouvertes des périodes de rapport précédentes;
- les plaintes non réglées des périodes de rapport précédentes;
- les nouvelles autorisations de collecter ou d’utiliser les numéros d’assurance sociale;
- les demandes de communication de renseignements personnels transmises par des ressortissants étrangers.
L’annexe C contient le rapport statistique supplémentaire concernant la LAIet la LPRPde 2023-2024.
Les sections suivantes contiennent :
- des faits saillants sur le rendement du SCT en 2023-2024 par rapport à ses obligations en vertu de la LPRP;
- des analyses des données statistiques notables de l’exercice visé par rapport à celles des exercices précédents.
Interprétation du rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
Dans cette section
- Introduction
- Partie 1. Demandes reçues et reportées
- Partie 2. Demandes traitées
- Partie 3. Taux de respect des délais, délais de traitement et prorogations
- Partie 4. Demandes informelles
- Partie 5. Demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales et d’organisations
- Partie 6. Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
- Partie 7. Plaintes et enquêtes
- Partie 8. Poursuites en justice
- Partie 9. Communications en vertu du paragraphe 8(2)
- Partie 10. Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
- Partie 11. Atteintes à la vie privée
- Partie 12. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
- Partie 13. Ressources relatives à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Introduction
En 2023-2024, le SCT a observé une augmentation importante du nombre de demandes de communication de renseignements personnels reçues et du travail lié à l’application de la LPRP. Le SCT n’est pas en mesure d’établir une relation de cause à effet entre le nombre de demandes qu’il a reçues en vertu de la LPRP et des facteurs particuliers. Ce qu’il sait, cependant, c’est que de telles fluctuations de la charge de travail annuelle créent une incertitude quant à l’obtention des ressources nécessaires pour satisfaire aux exigences prévues par la LPRP. Puisque les ressources opérationnelles pour l’application de la LPRP et celles pour l’application de la LAI sont partagées, une augmentation de la charge de travail, comme ce fut le cas en 2023-2024, nécessite le partage de ressources qui seraient autrement utilisées pour l’application de la LAI.
Étant donné que la LAI et la LPRP ont le même niveau d’importance, les bureaux de l’AIPRP ne peuvent pas donner la priorité à une loi plutôt qu’à l’autre. Le bureau doit donc partager ses ressources pour répondre aux demandeurs et examiner les documents demandés. En raison de l’intérêt accru pour les documents du SCT, le Bureau de l’AIPRP du SCT ne dispose pas d’un nombre suffisant d’employés pour gérer toutes les demandes présentées en vertu de la LAI et de la LPRP.
Les tendances suivantes observées dans l’application de la LPRP sont des thèmes clés pour l’interprétation du rapport statistique 2023-2024 :
- augmentation du nombre de demandes reçues, traitées et reportées;
- augmentation du nombre de pages traitées en ce qui a trait aux demandes de communication de renseignements personnels pour lesquelles il y a des documents pertinents.
Le tableau 1 présente une vue d’ensemble du traitement des demandes de communication de renseignements personnels par l’institution sur une période de 10 ans.
| Exercice | Demandes reçues | Demandes traitées | Demandes reportées | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Taux de respect des délais | Nombre d’employés à temps pleinVoir la note 1 du tableau 1 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Notes du tableau 1
|
|||||||
| 2023-2024 | 191 | 184 | 25 | 19 663 | 8 829 | 94 % | 7,71 |
| 2022-2023 | 105 | 99 | 18 | 2 914 | 2 207 | 97 % | 3,95 |
| 2021-2022 | 84 | 78 | 12 | 7 840 | 5 171 | 97 % | 6,02 |
| 2020-2021 | 66 | 68 | 6 | 17 455 | 11 250 | 79 % | 6,86 |
| 2019-2020 | 87 | 88 | 8 | 4 433 | 3 874 | 99 % | 6,68 |
| 2018-2019 | 77 | 76 | 9 | 10 165 | 8 842 | 95 % | 4,85 |
| 2017-2018 | 93 | 93 | 8 | 5 089 | 4 054 | 98 % | 3,15 |
| 2016-2017 | 97 | 107 | 8 | 6 112 | 3 520 | 96 % | 2,50 |
| 2015-2016 | 129 | 116 | 18 | 6 706 | 5 744 | 87 % | 2 |
| 2014-2015 | 120 | 123 | 5 | 3 444 | 3 305 | 98 % | 1,61 |
Bien que le nombre d’employés affectés à l’application de la LPRP soit enregistré comme étant de 7,71 pour 2023-2024, il s’avère nécessaire de fournir un contexte supplémentaire pour évaluer l’affectation de ces ressources et l’incidence sur les opérations.
L’application de la LPRP comprend le traitement opérationnel des demandes de communication de renseignements personnels, mais aussi les activités menées par l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels. Cette unité compte 5 employés à temps plein et 1 employé à temps partiel et a pour mandat d’assurer le respect de la politique ministérielle par rapport à la LPRP, plutôt que de traiter les demandes de communication de renseignements personnels.
Ce sont des ressources de l’Unité des opérations de l’AIPRP et de l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance qui traitent les demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la LPRP. Par conséquent, seulement l’équivalent de 1,91 des 7,71 (25 %) employés qui s’occupaient de l’application de la LPRP ont traité des demandes de communication de renseignements personnels en 2023-2024.
Partie 1. Demandes reçues et reportées
Demandes de communication de renseignements personnels reçues et reportées
En 2023-2024, le SCT a reçu 191 demandes en vertu de la LPRP, ce qui représente une augmentation de 82 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel 105 demandes avaient été reçues.
Le Bureau de l’AIPRP du SCT a reporté 18 demandes des exercices précédents, un nombre qui demeure inchangé par rapport à 2022-2023.
La figure 2 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels reçues et reportées par le SCT chaque exercice, de 2019-2020 à 2023-2024.
Figure 2 - Version textuelle
| Exercice | Demandes reçues | Demandes reportées |
|---|---|---|
| 2019-2020 | 87 | 8 |
| 2020-2021 | 66 | 6 |
| 2021-2022 | 84 | 12 |
| 2022-2023 | 105 | 18 |
| 2023-2024 | 191 | 25 |
Modes de transmission des demandes
Conformément au paragraphe 13(1) de la LPRP, les demandeurs doivent soumettre leurs demandes par écrit.
Les demandes peuvent être transmises par voie électronique au moyen du Service de demande d’accès à l’information et de renseignements personnels en ligne (SDAL) ou par courriel. Elle peuvent également être soumises par la poste, par télécopie ou en personne.
La plupart des demandes sont transmises au SCT par voie électronique. En 2023-2024, 172 demandes ont été transmises au moyen du SDAL et 11 demandes, par courriel, ce qui représente 96 % des 191 demandes reçues par le SCT.
Partie 2. Demandes traitées
Demandes de communications de renseignements personnels traitées
En 2023-2024, le SCT a traité 184 demandes, ce qui représente une augmentation de 86 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel 99 demandes avaient été traitées.
La figure 3 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels que le SCT a traité chaque exercice, de 2019-2020 à 2023-2024.
Figure 3 - Version textuelle
| Exercice | Demandes |
|---|---|
| 2019-2020 | 88 |
| 2020-2021 | 68 |
| 2021-2022 | 78 |
| 2022-2023 | 99 |
| 2023-2024 | 184 |
Mesures prises à l’égard des demandes traitées
Voici une ventilation des mesures prises à l’égard des 184 demandes traitées en 2023-2024 :
- 135 ont été abandonnées par le demandeur;
- 18 demandes n’ont donné lieu à aucun document pertinent;
- 17 demandes contenaient des documents qui ont été partiellement communiqués;
- 14 demandes contenaient des documents qui ont été entièrement communiqués.
Le nombre de demandes pour lesquelles les documents ont été entièrement communiqués en 2023‑2024 (14) est relativement le même que celui de 2022-2023 (13). Les 17 demandes dont les documents ont été partiellement communiqués en 2023-2024 représentent une augmentation de 55 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel les documents de 11 demandes avaient été partiellement communiqués.
Étant donné que la présidente du Conseil du Trésor est chargée de veiller au respect de la LPRPà l’échelle du gouvernement, le SCT reçoit souvent des demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales. Ces demandes sont consignées, examinées et traitées après que le demandeur a été informé de l’institution à laquelle il doit s’adresser. Ces demandes sont comprises dans les totaux des catégories « Aucun document pertinent » ou « Demandes abandonnées » et représentent la majorité des demandes de communication de renseignements personnels reçues par le SCT. Ces demandes sont comprises dans le taux de respect des délais global et constituent 83 % de toutes les demandes de communication de renseignements personnels fermées en 2023-2024.
La figure 4 montre le pourcentage des demandes de communication de renseignements personnels selon les mesures prises en 2023-2024.
Figure 4 - Version textuelle
| Disposition | Distribution |
|---|---|
| Demandes abandonnées | 135 |
| Communiquées en partie | 17 |
| Aucun document pertinent | 18 |
| Communiquées en totalité | 14 |
Le tableau 2 indique le nombre demandes et le pourcentage des demandes totales selon les mesures prises de 2021-2022 à 2023-2024
| Mesure prise à l’égard des demandes | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pourcentage des demandes totales | Nombre de demandes | Pourcentage des demandes totales | Nombre de demandes | Pourcentage des demandes totales | |
| Communication totale | 9 | 12 % | 13 | 13 % | 14 | 8 % |
| Communication partielle | 14 | 18 % | 11 | 11 % | 17 | 9 % |
| Exception totale | 0 | 0 % | 0 | 0 % | 0 | 0 % |
| Exclusion totale | 0 | 0 % | 0 | 0 % | 0 | 0 % |
| Demande abondonnée | 44 | 56 % | 62 | 63 % | 135 | 73 % |
| Aucun document pertinent | 11 | 14 % | 13 | 13 % | 18 | 10 % |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0% | 0 | 0% | 0 | 0% |
| Total | 78 | 100 % | 99 | 100 % | 184 | 100 % |
Exceptions
La LPRP prévoit des exceptions s’appliquant à la communication de certains renseignements. En 2023‑2024, 17 demandes contenaient des renseignements qui ont fait l’objet d’exceptions et qui n’ont pas été communiqués.
Une demande peut faire l’objet de plusieurs exceptions, ce qui fait que le nombre d’exceptions invoquées est supérieur à celui des demandes pour lesquelles des documents ont été caviardés. En 2023-2024, 17 demandes contenaient des renseignements qui ont fait l’objet des exceptions suivantes :
- renseignements personnels concernant un individu autre que celui qui avait fait la demande (17 demandes) (article 26 de la LPRP);
- renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat et du notaire (4 demandes) (article 27 de la LPRP).
Exclusions
La LPRPne s’applique pas aux renseignements qui sont déjà accessibles au public, ou les exclut, comme les publications du gouvernement et les documents des bibliothèques et des musées. La LPRP exclut également des documents tels que les documents confidentiels du Cabinet. Aucune demande n’a fait l’objet d’une exclusion en 2023-2024.
Pages traitées et communiquées
Le SCT a traité 184 demandes en 2023-2024, ce qui représente 19 663 pages traitées. Il s’agit d’une augmentation de 575 % par rapport aux 2 914 pages traitées en 2022-2023. Cette augmentation du nombre de pages traitées est principalement attribuable au fait qu’en 2023-2024, il y a eu 6 demandes qui comptaient environ 15 000 pages ou 76 % des pages de l’ensemble des demandes de communication de renseignements personnels traitées.
Cette situation illustre l’incidence qu’un petit nombre de demandes peut avoir sur l’application de la LPRP au sein du SCT. Le Bureau de l’AIPRP a été en mesure de traiter cette augmentation de documents parce qu’il s’agissait de demandes liées à des ententes de gestion du rendement, qui sont souvent volumineuses, mais peu complexes. En outre, certains renseignements demandés avaient déjà été examinés par le Bureau de l’AIPRP, de sorte que la période d’examen a été moins longue.
Bien que les demandes volumineuses de cette nature constituent l’infime partie des demandes de communication de renseignements personnels reçues par le SCT, leur incidence sur l’Unité des opérations de l’AIPRP est importante. Compte tenu de l’obligation de répondre aux demandes de communication de renseignements personnels dans un délai maximal de 60 jours civils, il faut réaffecter rapidement l’expertise de niveau supérieur destinée à l’application de la LAI, ce qui pose des problèmes de capacité supplémentaires au sein du Bureau de l’AIPRP.
En 2023-2024, 83 % des demandes de communication de renseignements personnels fermées ont été abandonnées ou ne comportaient pas de documents pertinents. Ces demandes sont comprises dans le calcul du nombre moyen de pages par demande de communication de renseignements personnels fermée, qui est indiqué à la figure 6 comme 107 pages traitées en moyenne par demande fermée en 2023-2024. Toutefois, lorsque ces demandes sont exclues du calcul, le nombre moyen de pages traitées par demande de communication de renseignements personnels fermée augmente considérablement pour atteindre 596 pages.
Ces résultats viennent corroborer les observations faites par le SCT dans le cadre de la LAI, à savoir que le nombre de documents pertinents augmente et qu’il s’agit d’un contexte en évolution dans lequel des ressources supplémentaires possédant un niveau d’expertise supérieur sont nécessaires pour traiter ces demandes. Le Bureau de l’AIPRP prévoit que le volume moyen de pages par demande fermée continuera d’augmenter au cours des prochains exercices.
La figure 5 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels et de pages connexes que le SCT a traitées de 2019-2020 à 2023-2024.
Figure 5 - Version textuelle
| Fiscal Year | Demandes | Pages traitées |
|---|---|---|
| 2019-2020 | 88 | 4 433 |
| 2020-2021 | 68 | 17 455 |
| 2021-2022 | 78 | 7 840 |
| 2022-2023 | 99 | 2 914 |
| 2023-2024 | 184 | 19 663 |
Complexité
Sur les 184 demandes qui ont été fermées en 2023-2024, 17 ont fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion. Parmi ces 184 demandes, 16 (9 %) contenaient des renseignements personnels qui concernaient une autre personne, et 4 (2 %) contenaient des renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat ou du notaire. Ces 17 demandes comptaient à elles seules 17 413 pages (89 %) des 19 663 pages traitées en 2023-2024. Comme les demandes peuvent faire l’objet de plus d’une exception, le nombre total d’exceptions invoquées peut être supérieur à celui des demandes comportant des exceptions.
Aucune demande n’a nécessité une consultation auprès d’autres institutions fédérales avant d’être communiquée en 2023-2024.
Support des renseignements communiqués
Le Bureau de l’AIPRP continue de fournir aux clients un accès aux documents gouvernementaux sur support électronique. En 2023-2024, le SCT a communiqué 28 demandes de communication de renseignements sur support électronique et 3 demandes sur support papier. Il s’attend à ce que le support électronique soit le principal moyen de communiquer les renseignements demandés en vertu de la LPRP au cours des prochains exercices.
Demandes de traduction
À l’instar des exercices précédents, le SCT n’a ni reçu ni traité de demandes nécessitant la traduction de documents pertinents en 2023-2024.
Partie 3. Taux de respect des délais, délais de traitement et prorogations du délai
Taux de respect des délais
Le taux de respect des délais correspond au pourcentage de demandes pour lesquelles une réponse a été fournie dans les délais prévus par la loi, y compris les demandes pour lesquelles l’institution s’est prévalue d’une prorogation prévue par la loi. En ce qui concerne les demandes de communication de renseignements personnels, il s’agit des demandes qui ont été traitées et communiquées aux demandeurs dans un délai de 30 jours, ou de 60 jours si une prorogation prévue par la loi a été demandée.
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP du SCT a atteint un taux de respect des délais de 94 %.
Le SCT estime que plusieurs facteurs ont contribué à ce taux, notamment les suivants :
- le perfectionnement des procédures numériques de l’AIPRP;
- la publication de rapports statistiques hebdomadaires sur le rendement qui ont incité le personnel à maintenir les niveaux de conformité;
- une gestion rigoureuse des dossiers;
- des séances d’information régulières avec les fonctionnaires du SCT;
- le taux élevé des demandes abandonnées et des demandes sans « documents pertinents ».
Le calcul du taux de respect des délais tient compte de 153 demandes (83 % de toutes les demandes fermées) qui ne contenaient pas de documents ou qui ont été abandonnées avant le traitement des documents. Ces demandes sont fermées dans un délai de 30 jours, ce qui augmente le taux de respect des délais de l’institution. Lorsque ces demandes sont retirées de ce calcul, le taux de respect des délais pour les demandes contenant des documents est de 66 %, ce qui témoigne de certains des défis opérationnels importants auxquels est confrontée l’Unité des opérations de l’AIPRP lorsqu’elle traite les demandes de communication de renseignements personnels.
Dans les cas où des documents doivent être traités en vertu de la LPRP, le volume de pages à traiter et les ressources limitées font en sorte que les demandes ne puissent pas toujours être traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui crée une disparité importante entre le taux de respect global et le taux de respect des demandes contenant des documents.
La figure 6 montre l’incidence de l’augmentation du nombre moyen de pages traitées pour les demandes traitées sur le taux de respect des délais.
Figure 6 - Version textuelle
| Exercice | Pourcentage des demandes | Nombre moyen de pages traitées |
|---|---|---|
| 2019-2020 | 99 % | 50 |
| 2020-2021 | 79 % | 257 |
| 2021-2022 | 97 % | 96 |
| 2022-2023 | 97 % | 29 |
| 2023-2024 | 94 % | 107 |
Présomption de refus
Diverses raisons expliquent pourquoi le SCT n’a pas été en mesure de traiter les demandes dans les délais prévus par la loi. Parmi ces raisons figurent la charge de travail importante du Bureau de l’AIPRP, un arrêt de travail qui a eu des répercussions sur une partie des demandes traitées et des retards dans l’obtention de documents de la part des fonctionnaires du ministère. À l’instar d’autres institutions fédérales, le roulement du personnel s’est poursuivi au cours de la période visée par le présent rapport et les efforts d’intégration des nouveaux employés ont également eu une incidence sur la capacité à répondre aux demandes d’AIPRP dans les délais prévus par la loi. Ces facteurs ont créé un contexte difficile en ce qui concerne le respect de la LPRP.
En 2023-2024, le SCT a traité 11 demandes qui avaient dépassé le délai prévu par la loi et qui étaient donc en présomption de refus. Ce nombre représente une augmentation appréciable par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel il y avait eu 3 demandes.
Temps nécessaire pour traiter les demandes
Sur les 184 demandes traitées en 2023-2024, 162 (ou 88 %) l’ont été dans les 30 jours suivant la date à laquelle elles ont été reçues, ce qui représente une diminution de 5 % par rapport au taux de 93 % obtenu en 2022-2023. Compte tenu de l’augmentation importante du nombre de pages traitées, le taux de respect des délais du Bureau de l’AIPRP a quelque peu diminué et le traitement de certaines demandes a nécessité plus de temps que le délai prévu par la loi. Sur les 22 autres demandes traitées en 2023-2024, 15 ont été traitées dans un délai de 60 jours, et 7 ont nécessité beaucoup plus de temps pour être traitées en raison du volume de pages à traiter.
La figure 7 montre le temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de communication de renseignements personnels en 2023‑2024.
Figure 7 - Version textuelle
| Délais de traitement | Demandes traitées |
|---|---|
| De 1 à 15 jours | 136 |
| De 16 à 30 jours | 26 |
| De 31 à 60 jours | 15 |
| De 61-120 jours | 4 |
| De 121-180 jours | 2 |
| De 181–365 jours | 0 |
| Plus de 365 jours | 1 |
Le tableau 3 montre le nombre de demandes traitées en fonction du temps qu’il a fallu pour les traiter de 2021-2022 à 2023-2024.
| Temps nécessaire pour le traitement | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pourcentage des demandes totales | Nombre de demandes | Pourcentage des demandes totales | Nombre de demandes | Pourcentage des demandes totales | |
| De 1 à 15 jours | 50 | 64 % | 66 | 67 % | 136 | 74 % |
| De 16 à 30 jours | 13 | 17 % | 26 | 26 % | 26 | 14 % |
| De 31 à 60 jours | 14 | 18 % | 5 | 5 % | 15 | 8 % |
| De 61 à 120 jours | 1 | 1 % | 0 | 0 % | 4 | 2 % |
| De 121 à 180 jours | 0 | 0 % | 0 | 0 % | 2 | 1 % |
| De 181 à 365 jours | 0 | 0 % | 0 | 0 % | 0 | 0 % |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 % | 2 | 2 % | 1 | 1 % |
Raisons pour lesquelles le délai a été prorogé
La loi prévoit des délais pour répondre aux demandes de communication de renseignements personnels et autorise des prorogations, jusqu’à concurrence de 30 jours, dans l’un ou l’autre des cas suivants :
- le respect des délais entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison de l’une ou l’autre des raisons suivantes :
- un examen est nécessaire pour déterminer les exceptions ou les exclusions,
- un grand nombre de pages nécessitent un examen,
- un grand nombre de demandes,
- les documents sont difficiles à obtenir;
- il faut procéder à une consultation;
- il faut effectuer une traduction des documents.
En 2023-2024, le SCT a demandé une prorogation du délai pour 13 demandes traitées, soit 7 % de toutes les demandes traitées, ce qui représente une augmentation du nombre de prorogations de 2 % par rapport à l’exercice précédent.
Le délai a été prorogé pour 11 demandes parce que le respect du délai initial aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution, conformément au sous-alinéa 15a)(i) de la LPRP.
De ces demandes :
- 2 ont nécessité un examen plus approfondi pour déterminer les exceptions à appliquer;
- 5 comportaient un grand nombre de pages;
- 3 étaient dues à un grand nombre de demandes;
- 1 concernait des documents qui ont été difficiles à obtenir.
En 2023-2024, le SCT a également demandé des prorogations pour 2 demandes afin de mener des consultations conformément au sous-alinéa 15a)(ii) :
- 1 pour des consultations externes;
- 1 pour des consultations internes.
Aucune prorogation n’a été demandée en 2023-2024 pour la traduction de documents.
Durée des prorogations du délai
En 2023-2024, le SCT a traité 13 demandes pour lesquelles il a demandé une prorogation du délai. Pour ces 13 demandes, il a obtenu une prorogation du délai de 30 jours civils.
Partie 4. Demandes informelles
Demandes informelles reçues
Le SCT n’a reçu aucune demande informelle de communication de renseignements personnels en 2023‑2024.
Demandes informelles traitées
Le SCT n’a traité aucune demande informelle de communication de renseignements personnels en 2023-2024.
Communication de pages en réponse à une demande informelle
Le SCT n’a pas communiqué de pages en réponse à une demande informelle en 2023-2024.
Partie 5. Demandes de consultation d’autres institutions fédérales et d’organisations
Demandes de consultation reçues et reportées
Le SCT a reçu 1 demande de consultation d’autres institutions fédérales en 2023-2024, soit 2 de moins qu’à l’exercice 2022-2023, au cours duquel il en avait reçu 3.
Le SCT n’a pas reçu de demandes de consultation d’autres institutions fédérales en 2022‑2023 qui ont été reportées à 2023-2024.
Demandes de consultation et pages connexes traitées
Le SCT a traité 1 demande de consultation en 2023-2024 et 15 pages connexes, comparativement aux 3 demandes et aux 597 pages traitées en 2022-2023.
Temps consacré au traitement des demandes de consultation d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations
La seule demande de consultation reçue par le SCT en 2023-2024 a été traitée dans les 15 jours suivant la réception.
Partie 6. Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
Consultation des services juridiques
Le SCT n’a traité aucune demande en 2023-2024 qui a nécessité la consultation des services juridiques aux fins de l’évaluation des documents confidentiels du Cabinet.
Consultation du Bureau du Conseil privé
Le SCT n’a traité aucune demande en 2023-2024 qui a nécessité la consultation du Bureau du Conseil privé aux fins de l’évaluation des documents confidentiels du Cabinet.
Partie 7. Plaintes et enquêtes
Plaintes reçues
Les demandeurs peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) s’ils ne sont pas satisfaits de la façon dont leur demande a été traitée. En outre, les membres du public peuvent aussi déposer des plaintes auprès du CPVP concernant la collecte, l’usage, la communication, la conservation ou le retrait de renseignements personnels dans le cadre de programmes ou d’initiatives menés par l’institution.
En 2023-2024, le CPVP a informé le SCT qu’il avait reçu 7 plaintes. La plainte indiquée dans la section « Divers » du tableau 4, est une plainte ministérielle liée à une atteinte à la vie privée de Services globaux de relogement Brookfield et Sirva Canada. Des informations supplémentaires sur cette plainte figurent à la section Plaintes ministérielles déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du présent rapport.
Le tableau 4 présente les plaintes déposées selon le type en 2023-2024.
| Type de plainte | Nombre de plaintes |
|---|---|
| Délais | 0 |
| Retard: présomption de refus | 4 |
| Refus: exceptions | 1 |
| Refus: exclusions | 0 |
| Refus: dossiers manquants | 1 |
| Divers | 1 |
| Total | 7 |
Observations relatives aux plaintes
Le processus de traitement des plaintes comporte plusieurs étapes. Dans un premier temps, le CPVP prend contact avec les institutions pour obtenir le dossier de traitement de la demande aux fins d’examen. Au cours d’une enquête, le CPVP doit donner aux institutions l’occasion de présenter des observations.
En 2023-2024, le CPVP a demandé au SCT de fournir des observations prévues par la loi pour 4 demandes.
Dossiers de plainte fermés
Le SCT a fermé 7 enquêtes sur des plaintes concernant des demandes de communication de renseignements personnels au cours de 2023-2024.
En ce qui concerne ces 7 enquêtes, le CPVP a envoyé des lettres au SCT pour l’informer qu’il avait mis fin à 3 d’entre elles. Pour les 4 autres enquêtes, le CPVP a fourni des conclusions : 1 a été jugée non fondée et 3 ont été jugées fondées.
Le tableau 5 présente les conclusions des enquêtes sur les plaintes menées par le CPVP en 2023-2024.
| Type de plainte | Décision concernant la plainte | ||
|---|---|---|---|
| Non fondée | Fondée | Abandonnée | |
| Délais | 0 | 0 | 1 |
| Retard : présomption de refus | 1 | 1 | 2 |
| Refus : exceptions | 0 | 1 | 0 |
| Refus : exclusions | 0 | 0 | 0 |
| Refus : dossiers manquants | 0 | 1 | 0 |
| Divers | 0 | 0 | 0 |
Partie 8. Poursuites en justice
Il n’y a pas eu de poursuites en justice contre le SCT en rapport avec la LPRPen 2023-2024.
Partie 9. Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Le paragraphe 8(2) de la LPRP prévoit des circonstances précises et limitées dans lesquelles les institutions peuvent communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu. L’alinéa 8(2)e) permet la communication de renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement aux fins de l’application de la loi ou de la tenue d’enquêtes. L’alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée » ou lorsque « l’individu concerné en tirerait un avantage certain.
En 2023-2024, le SCT a traité 4 demandes liées à des communications en vertu du paragraphe 8(2), mais n’a pas communiqué de renseignements en vertu des alinéas 8(2)e) ou 8(2)m) de la LPRP. Étant donné qu’il n’y a eu aucune communication en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP, le SCT n’a donné aucun préavis au CPVP en vertu du paragraphe 8(5).
Partie 10. Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
Le paragraphe 12(2) de la LPRPpermet aux personnes de demander la correction de renseignements personnels qui sont erronés ou incomplets et de demander une mention pour tout renseignement personnel pour lequel la personne a demandé une correction qui n’a pas été effectuée par l’institution.
En 2023-2024, le SCT n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels.
Partie 11. Atteintes à la vie privée
En 2023-2024, le SCT a signalé au CPVP 1 cas d’atteinte importante à la vie privée. Des renseignements personnels ont été compromis à la suite d’une cyberattaque qui a donné lieu à un accès non autorisé aux renseignements sur les employés du gouvernement du Canada détenus dans des systèmes tiers appartenant à Services globaux de relogement Brookfield et à Sirva Canada. En tenant compte des conseils et des consignes de la Division de la vie privée et des données responsables du Bureau du dirigeant principal de l’information du SCT, et en tant qu’autorité technique pour le contrat de services de soutien à la réinstallation du gouvernement du Canada, le SCT a signalé l’atteinte comme étant importante.
Au niveau ministériel, toutes les personnes pouvant être touchées qui ont été identifiées à la suite de l’enquête menée par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ont été directement informées de l’atteinte par le biais de diverses notifications par vague de courriels, de communiqués de presse et de communications internes. Le service sécurisé Notification GC du gouvernement du Canada a été utilisé dans le cadre du processus de notification centralisé géré par le centre de décision du SCT pour fournir aux personnes pouvant être touchées des codes de rachat du service de protection contre le vol d’identité et de surveillance du crédit et du Web clandestin d’Equifax.
Au cours de l’année 2023-2024, l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels du Bureau de l’AIPRP a également aidé les responsables de programme du SCT à gérer 5 atteintes non matérielles, dont la plupart résultaient d’erreurs administratives. Dans chacune de ces circonstances, des mesures d’atténuation des atteintes ont été rapidement déployées, et les responsables de programme ont reçu des conseils supplémentaires sur les mesures d’atténuation afin d’éviter que de telles situations ne se reproduisent.
Plaintes ministérielles déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée
À la suite de l’atteinte à la vie privée de Services globaux de relogement Brookfield et de Sirva Canada signalée au CPVP le 20 octobre 2023, le CPVP a exercé son pouvoir discrétionnaire d’ouvrir une enquête sur le SCT en vertu du paragraphe 29(3) de la LPRP. Le 23 novembre 2023, le CPVP a informé le SCT de son intention de mener une enquête. L’enquête avait pour but d’examiner si l’article 8 de la LPRP avait été respecté et de demander des renseignements au SCT en tant qu’autorité technique pour le contrat de services de soutien à la réinstallation du gouvernement du Canada. Les responsables de la protection des renseignements personnels du Bureau de l’AIPRP du SCT ont travaillé en étroite collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et la GRC (ainsi qu’avec d’autres intervenants) pour répondre aux demandes initiales du CPVP et assurer une approche cohérente lorsqu’il a été question d’aborder les mesures d’atténuation et de veiller à ce que des mesures de protection appropriées soient mises en place en réponse à l’atteinte à la vie privée. À la fin de la période visée par le rapport, les responsables de programme attendaient des directives supplémentaires de la part du CPVP. À ce titre, en 2023-2024, le SCT a reçu 1 notification d’une enquête ouverte par le CPVP, qui a été enregistrée comme une plainte ministérielle.
Partie 12. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Le Bureau de l’AIPRP fournit aux responsables de programme du SCT un soutien et des conseils sur le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Selon la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privéedu Conseil du Trésor, une EFVP doit être amorcée pour un programme ou une activité dans les cas suivants :
- des renseignements personnels sont utilisés ou censés être utilisés dans un processus décisionnel touchant directement l’individu;
- des modifications importantes des programmes ou des activités déjà en place dans le cadre desquels des renseignements personnels sont utilisés ou censés être utilisés à des fins administratives;
- la sous-traitance ou le transfert du programme ou de l’activité à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé constitue une modification importante du programme ou de l’activité.
En 2023-2024, le SCT a soumis au CPVP et à la Division de la vie privée et des données responsables des EFVP pour les initiatives suivantes :
- traitement des demandes d’indemnisation relatives à Phénix - EFVP consolidée;
- Programme de perfectionnement en leadership Mosaïque;
- modernisation de l’auto-identification.
De plus, le Bureau de l’AIPRP a continué de soutenir les responsables de programme du SCT dans le cadre d’EFVP en cours, notamment pour les initiatives suivantes :
- Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail;
- initiatives émergentes dans le domaine de l’intelligence artificielle (EFVP Knockri);
- équité, diversité et inclusion pour un changement systémique vers un espace de travail plus respectueux, équitable et inclusif (EFVP monExpressionIdentitaire).
Partie 13. Ressources relatives à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Coûts
En 2023-2024, le coût total du SCT lié à l’application de la LPRP a été de 880 114 $, montant qui a été affecté exclusivement aux salaires. Ce coût est passé de 325 173 $ en 2022-2023 à 880 114 $ en 2023‑2024. Cette augmentation est principalement attribuable au nombre d’activités plus élevé que la normale qui a été réalisé dans le cadre de la LPRP par les analystes opérationnels de l’Unité des opérations de l’AIPRP en 2023-2024. Les employés dont le travail était partagé entre la LAI et la LPRP sont pris en considération dans les deux rapports proportionnellement au temps consacré à chacune des lois.
En 2023-2024, 588 547 $ ont été déclarés dans les autres coûts administratifs. Comme pour les années précédentes, environ 95 000 $ ont été dépensés pour l’entretien annuel du logiciel de l’AIPRP. Dans le cadre de son programme de modernisation, le Bureau de l’AIPRP a acquis de nouvelles licences pour le logiciel de l’AIPRP en 2023-2024, pour un total de 493 900 $. Bien que le logiciel soit utilisé pour l’application de la LPRP, les coûts sont pris en considération dans le rapport concernant la LAI.
Ce montant ne tient pas compte des efforts déployés par les fonctionnaires du ministère pour récupérer les documents et les fournir au Bureau de l’AIPRP aux fins de traitement, ni des coûts liés aux consultations internes des documents, ni ceux des services juridiques (s’il y a lieu) pour traiter les demandes en vertu de la LPRP.
Ressources humaines
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP comptait 7,71 équivalents temps plein (ETP) effectuant du travail lié à l’application de la LPRP, soit 4,55 ETP de plus que les 3,15 enregistrés en 2022-2023. Cette augmentation s’explique par la réaffectation interne des ressources de l’Unité des opérations de l’AIPRP pour répondre à la demande accrue de traitement des demandes en vertu de la LPRP en 2023-2024. Le Bureau de l’AIPRP a mis davantage l’accent sur ses activités de recrutement afin d’augmenter la proportion globale d’analystes principaux au sein de son effectif. Le résultat de ce changement est une augmentation des salaires pour moins d’ETP.
Examens effectués par le Bureau de l’AIPRP non prévus par la loi
Alors qu’il s’acquitte des responsabilités qui lui incombent en vertu de la LPRP, le Bureau de l’AIPRP est souvent appelé à soutenir le ministère dans le cadre d’initiatives qui ne relèvent pas du champ d’application de la LPRP.
Examens de documents
Le Bureau de l’AIPRP apporte souvent son soutien au ministère en procédant à des examens de documents qui ne relèvent pas du champ d’application de la LPRP. Dans le cadre de la LPRP, ces examens de documents sont généralement effectués par l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels et ont pour but d’aider le ministère à examiner les informations relatives aux activités suivantes :
- publication d’informations;
- questions parlementaires.
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a effectué :
- 8 examens de publications du SCT sur le Portail du gouvernement ouvert;
- 2 examens sur les réponses aux questions parlementaires;
- 81 examens de demandes de communication proactive relatives à des entrées de frais de voyage et d’accueil sur le site Web du Gouvernement ouvert.
Consultations sur la protection des renseignements personnels au sein du SCT
L’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels au sein du Bureau de l’AIPRP constitue une source d’expertise pour les responsables de programme du SCT. L’Unité fournit des outils d’évaluation de la protection des renseignements personnels pour s’assurer que les responsables de programme prennent les mesures appropriées lors de la planification de nouvelles initiatives afin de garantir le respect des lois et des politiques. Les outils et les documents d’orientation sont régulièrement mis à jour pour s’adapter à l’écosystème de la protection des renseignements personnels en constante évolution (comme les menaces pour la cybersécurité, l’utilisation de l’intelligence artificielle).
Au cours de l’exercice 2023-2024, l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels a fourni des conseils en matière de protection des renseignements personnels sur les exigences des politiques et les dispositions de la LPRP à 333 reprises, ce qui représente une augmentation de 42 % par rapport à 2022-2023. Cette tendance à la hausse est attribuable au nombre d’initiatives de programme nouvelles et prospectives nécessitant une éventuelle collecte, utilisation et communication de renseignements personnels dans les domaines de la gestion des personnes, de l’équité en matière d’emploi et de la diversité, ainsi qu’à l’augmentation du nombre d’activités de mobilisation des employés à l’échelle du gouvernement et de sensibilisation du public.
Ressources d’information
Le SCT publie un répertoire de ses ressources d’information et des informations détaillées pertinentes sur les renseignements personnels qu’il détient. Ces informations peuvent aider les personnes à faire une demande d’accès à l’information ou de communication de renseignements personnels, ou à exercer leurs droits en matière de protection des renseignements personnels. Le répertoire contribue également à l’engagement de transparence du gouvernement fédéral et facilite l’accès aux informations relatives à ses activités.
Au cours de la période visée par le présent rapport, un travail important a été réalisé sur le chapitre d’Info Source du SCT afin de l’aligner sur les modifications apportées aux exigences de publication en ligne d’Info Source, qui sont entrées en vigueur le 1er juillet 2023. En outre, le chapitre a été davantage mis à jour pour tenir compte du cadre de production de rapports ministériel, comme il a été publié dans le Plan ministériel 2023-2024 du SCT.
La page Info Source : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada contient une description des fonctions, des programmes, des activités et des ressources d’information connexes du SCT.
Séances d’information, de formation et de sensibilisation
Chaque 28 janvier, le Bureau de l’AIPRP souligne la Journée de la protection des données. Cette journée met en lumière l’incidence de la technologie sur notre droit à la vie privée et souligne l’importance de reconnaître la valeur des renseignements personnels et de les protéger. Pour la Journée de la protection des données 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a élaboré des produits de communication interne et a fourni des ressources et des informations aux employés. L’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels a installé un kiosque dans le hall de l’immeuble du 90, rue Elgin pour rencontrer les employés et discuter de l’importance des pratiques de protection des renseignements personnels dans leur travail quotidien. Plus de 200 employés ont visité le kiosque. Les participants ont également reçu des documents de référence gratuits fournis par la Direction des services-conseils au gouvernement du CPVP. En plus des employés qui ont visité le kiosque, plus de 100 employés ont participé à un jeu‑questionnaire en ligne pour tester leurs connaissances en matière de protection des renseignements personnels et sur les services offerts par l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels du Bureau de l’AIPRP.
Le tableau 6 présente les initiatives de formation réalisées par le Bureau de l’AIPRP en 2023‑2024.
| Initiative | Secteur | Description | Unité responsable | Nombre de participants |
|---|---|---|---|---|
| Séance de formation sur la Loi sur la protection des renseignements personnels | Tout le personnel du SCT | Module de formation (flux vidéo) sur la sensibilisation à la protection des renseignements personnels, les rôles et les responsabilités | Politique sur la protection des renseignements personnels | 54 |
| Séance de sensibilisation à la Loi sur la protection des renseignements personnels | Tout le personnel du SCT | Kiosque de la Journée de la protection des données dans le hall d’entrée | Politique sur la protection des renseignements personnels | 212 |
Outils d’AIPRP pour aider les fonctionnaires du ministère
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a mis en place un modèle numérique de formulaire de réponse afin de mieux aider les fonctionnaires du ministère à répondre aux demandes d’AIPRP. Le nouveau formulaire favorise l’efficacité du traitement des demandes d’AIPRP et permet de faire en sorte que les fonctionnaires du ministère comprennent mieux leurs responsabilités lorsqu’ils répondent aux demandes d’AIPRP. Il s’agit notamment de faire en sorte que :
- les recherches de documents pertinents soient complètes;
- les recommandations de communication soient documentées et conformes à la loi;
- les demandes soient approuvées par les fonctionnaires désignés.
Le formulaire de réponse aux demandes d’AIPRP tient également compte des exigences recommandées par le Commissariat à l’information, ce qui peut aider à résoudre efficacement les plaintes.
Politiques, lignes directrices et procédures
Élargissement de l’arrêté autorisant la délégation pour améliorer l’efficacité
En novembre 2023, l’arrêté autorisant la délégation des attributions en matière d’AIPRP a été élargi pour déléguer des attributions supplémentaires aux gestionnaires et aux chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP. L’élargissement de l’arrêté de délégation afin de réduire les goulets d’étranglement opérationnels et d’habiliter davantage de personnes au sein du Bureau de l’AIPRP est l’un des éléments de la stratégie de modernisation du Bureau de l’AIPRP visant à accroître l’efficacité globale.
Consignes sur la fourniture en temps utile des documents d’AIPRP
Dans le but de favoriser le respect des délais prévus par la loi, le Bureau de l’AIPRP a fourni des consignes supplémentaires aux fonctionnaires du ministère sur l’importance de lui fournir rapidement les documents pertinents pour répondre aux demandes. Ces consignes sont l’un des outils utilisés par le Bureau de l’AIPRP pour augmenter la proportion de demandes traitées dans le délai initial de 30 jours civils et réduire la fréquence des demandes de prorogation en vertu de la loi et la durée de celles-ci. Pour atteindre cet objectif, le Bureau de l’AIPRP a accompagné ces consignes d’activités de suivi du rendement et d’établissement de rapports afin de trouver des possibilités d’améliorer les réponses des secteurs aux demandes d’AIPRP. La section Surveillance de la conformité contient d’autres informations à cet égard.
Initiatives et projets technologiques visant à améliorer la protection des renseignements personnels
Transition numérique de l’AIPRP
Le Bureau de l’AIPRP continue d’accorder la priorité à la transformation numérique et d’explorer la meilleure façon de maximiser les outils Microsoft 365 et SharePoint pour faciliter le processus de l’AIPRP.
Interaction numérique avec les clients pour les services d’AIPRP
Le Service de demande d’accès à l’information et de renseignements personnels en ligne (SDAL) est le principal mécanisme permettant aux Canadiens de soumettre des demandes de communication de renseignements personnels par voie numérique. Bien que le SDAL ait été élargi pour permettre la transmission des dossiers de réponses numériques sécurisées aux clients à l’été 2022, le SCT continue d’utiliser plusieurs autres méthodes de transmission numérique pour fournir aux demandeurs leurs documents. Il s’agit notamment du service Connexion postel de Postes Canada et du courrier électronique traditionnel.
Acquisition par le ministère d’un nouveau logiciel de traitement des demandes d’AIPRP
En collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), le Bureau du dirigeant principal de l’information (BDPI) du SCT a dirigé le processus d’acquisition d’un nouveau logiciel pour les demandes d’AIPRP au cours des dernières années. Le nouveau logiciel de traitement des demandes d’AIPRP est destiné à remplacer les anciens logiciels utilisés par de nombreuses institutions fédérales depuis 10 ans. L’objectif du projet de remplacement du logiciel est de fournir aux bureaux de l’AIPRP une application moderne qui offre des capacités améliorées d’automatisation, de configurabilité et d’analyse des données afin d’accroître l’efficacité du traitement des demandes d’AIPRP.
En juin 2023, le Bureau de l’AIPRP du SCT a conclu un contrat pour l’acquisition d’un nouveau logiciel de traitement des demandes d’AIPRP. Ce nouveau logiciel constitue le fondement de la stratégie globale de modernisation de l’AIPRP du Bureau de l’AIPRP.
Alors que le plan initial prévoyait l’achèvement du projet au plus tard le 31 mars 2024, un certain nombre de problèmes rencontrés ont entraîné le report de la mise en œuvre du logiciel au SCT. Le SCT continuera de travailler avec SPAC, le BDPI, d’autres institutions fédérales et le développeur du logiciel en 2024-2025 à la réalisation du projet de remplacement du logiciel de l’AIPRP au SCT.
Surveillance de la conformité
Le Bureau de l’AIPRP produit une variété de rapports périodiques et spéciaux pour surveiller la conformité du SCT à la LPRP. En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a continué à mettre l’accent sur l’analyse des données pour en dégager les nouvelles tendances et promouvoir l’efficacité des procédures.
Le Bureau de l’AIPRP crée et distribue plusieurs rapports décrivant le rendement du Bureau de l’AIPRP et les défis auxquels il est confronté. Parmi ces rapports figurent :
- des rapports trimestriels sur le rendement sectoriel et la qualité des documents récupérés;
- un tableau de bord de l’AIPRP à l’intention de la haute direction sur le rendement mensuel du Bureau de l’AIPRP;
- le répertoire des services.
Rapports sur la conformité des secteurs en matière d’AIPRP
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a élaboré des rapports trimestriels sur le rendement des secteurs afin d’informer les secteurs de leur rendement à l’égard de leurs obligations en matière d’AIPRP. Il s’agit là d’une façon de faciliter le partage des données existantes sur la conformité et d’accélérer les réponses aux demandes d’AIPRP dans les secteurs.
Rapports mensuels sur le rendement en matière d’AIPRP
Le tableau de bord de l’AIPRP est une mise à jour mensuelle des mesures de rendement liées à l’AIPRP et est fourni à la haute direction responsable de l’AIPRP. Le rapport donne un aperçu du travail accompli par le Bureau de l’AIPRP en vertu de la LPRP au cours du mois précédent et pour l’exercice en cours.
Répertoire des services
En vertu de la Directive sur les services et le numérique, tous les ministères sont tenus d’élaborer un répertoire des services qu’ils offrent, et de le mettre à jour chaque année. L’objectif de ce répertoire est de s’assurer que :
- les services sont axés sur le client;
- les normes de service, les cibles connexes et les informations sur le rendement pour tous les services et tous les modes de prestation de services sont gérées et examinées périodiquement;
- les services aux clients, la prestation numérique des services et l’efficacité des services sont régulièrement examinés afin de trouver des possibilités d’amélioration.
Le Bureau de l’AIPRP mesure le rendement principalement au moyen des données sur le respect des délais prévus par la loi. En 2023-2024, il avait un taux cible de service interne ministériel de 80 % en ce qui a trait au respect des délais. Cette cible est semblable à la cible de respect des délais de 90 % que le SCT a émise à l’intention de toutes les institutions. En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a enregistré un taux de respect des délais de 94 %, ce qui est nettement supérieur à la moyenne de 72,7 % des demandes fermées dans l’ensemble du gouvernement du Canada en 2022-2023.
En plus de faciliter la surveillance du rendement, le répertoire des services permet de vérifier que les services sont adaptés au numérique. Le Bureau de l’AIPRP a fourni des services numériques pour 98 % de toutes les demandes d’accès à l’information reçues et 100 % de toutes les demandes fermées en 2023-2024.
Conclusion
L’exercice 2023-2024 a été une année productive pour le Bureau de l’AIPRP du SCT, tant du point de vue opérationnel que du point de vue des politiques. Il a réussi à augmenter sa productivité tout en perfectionnant ses processus. Le Bureau de l’AIPRP s’est également procuré un nouveau logiciel de traitement des demandes d’AIPRP et a investi considérablement dans ses programmes de formation et d’établissement de rapports afin d’améliorer l’efficacité du programme de l’AIPRP.
Bien que le Bureau de l’AIPRP reconnaisse ses réalisations de 2023-2024, il doit maintenant relever les défis qui l’attendent au cours du prochain exercice. La demande émanant de personnes qui cherchent à accéder à leurs renseignements personnels et le besoin de soutien en matière de protection des renseignements personnels dans le cadre de programmes ministériels qui évoluent dans un monde numérique devraient continuer à se faire sentir au cours des prochains exercices.
Afin de mettre à profit ses réalisations de l’exercice précédent, le Bureau de l’AIPRP a continué à accroître le nombre de rapports pour surveiller les progrès réalisés et les domaines à améliorer, a élaboré de nouveaux outils et du matériel de formation pour soutenir les secteurs et le bureau d’AIPRP, et a favorisé une modernisation numérique accrue en mettant en œuvre un nouveau système de traitement des demandes. Cependant, le SCT doit continuer à investir les efforts nécessaires pour relever le défi que présente l’augmentation du nombre de demandes opérationnelles et en matière de politiques, tout en contestant le statu quo au moyen de l’innovation et de la souplesse.
Annexe A. Arrêté autorisant la délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels
Je, soussignée, présidente du Conseil du Trésor, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), le chef d’équipe de l’AIPRP, le gestionnaire de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, le directeur principal des Services ministériels, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer au nom de la présidente les pouvoirs de signer ou les attributions énoncées à l’appendice B ci-joint. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
Copie originale signée par
l’honorable Anita Anand
Présidente du Conseil du Trésor
Date : 29 novembre 2023
| Poste | Attributions |
|---|---|
| Secrétaire | Pleins pouvoirs |
| Secrétaire adjoint, Communications stratégiques et affaires ministérielles | Pleins pouvoirs |
| Directeur principal, Services ministériels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 35(1), 36(3), 37(3) |
| Directeur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 35(1), 36(3), 37(3) |
| Gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 33(2), 35(1), 36(3), 37(3) |
| Chef d’équipe, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 33(2), 35(1), 36(3), 37(3) |
| Agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels | Alinéa 14a) |
Annexe B. Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Période du rapport : du 1er avril 2023 au 31 mars 2024
Dans cette section
- Section 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Section 2. Demandes informelles
- Section 3. Demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport
- Section 4. Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
- Section 5. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
- Section 6. Prorogations
- Section 7. Demandes de consultation provenant d’autres institutions et d’organisations
- Section 8. Temps consacré au traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
- Section 9. Plaintes et avis d’enquête
- Section 10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnelss
- Section 11. Atteintes à la vie privée
- Section 12. Ressources liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Section 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.1 Nombre de demandes reçues
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période de référence | 191 |
| Reçues pendant la Reçues pendant la En suspens depuis les périodes de référence précédentes | 18 |
| En suspens depuis la période de référence précédente | 17 |
| En suspens depuis plus d’une période de référence | 1 |
| Total | 209 |
| Traitées au cours de la période de référence | 184 |
| Reportées à la prochaine période de référence | 25 |
| Reportées dans les délais prévus par la loi | 17 |
| Reportées au-delà des délais prévus par la loi | 8 |
1.2 Modes de transmission des demandes
| Mode de transmission | Nombres de demandes |
|---|---|
| En ligne | 172 |
| Courriel | 11 |
| Poste | 7 |
| En personne | 0 |
| Téléphone | 0 |
| Télécopieur | 1 |
| Total | 191 |
Section 2. Demandes informelles
2.1 Nombre de demandes informelles
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période visée par le présent rapport | 0 |
| En suspens depuis des périodes de rapport précédentes | 0 |
| En suspens depuis la période de rapport précédente | 0 |
| En suspens depuis plus d’une période de rapport | 0 |
| Total | 0 |
| Traitées au cours de la période visée par le présent rapport | 0 |
| Reportées à la prochaine période de rapport | 0 |
2.2 Modes de transmission des demandes informelles
| Mode de transmission | Nombres de demandes |
|---|---|
| En ligne | 0 |
| Courriel | 0 |
| Poste | 0 |
| En personne | 0 |
| Téléphone | 0 |
| Télécopieur | 0 |
| Total | 0 |
2.3 Temps consacré au traitement des demandes informelles
| Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.4 Pages communiquées en réponse à une demande informelle
| Moins de 100 pages communiquées | De 100 à 500 pages communiquées | De 501 à 1 000 pages communiquées | De 1 001 à 5 000 pages communiquées | Plus de 5 000 pages communiquées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 3. Demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport
3.1 Mesures prises et temps consacré au traitement
| Mesure prise à l’égard de la demande | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 4 | 9 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 14 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 9 | 4 | 2 | 0 | 1 | 17 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 6 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 18 |
| Demande abandonnée | 126 | 4 | 5 | 0 | 0 | 0 | 0 | 135 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 136 | 26 | 15 | 4 | 2 | 0 | 1 | 184 |
3.2 Exceptions
| Disposition de la Loi | Nombres de demandes |
|---|---|
| Paragraphe 18(2) | 0 |
| Alinéa 19(1)a) | 0 |
| Alinéa 19(1)b) | 0 |
| Alinéa 19(1)c) | 0 |
| Alinéa 19(1)d) | 0 |
| Alinéa 19(1)e) | 0 |
| Alinéa 19(1)f) | 0 |
| Article 20 | 0 |
| Article 21 | 0 |
| Sous-alinéa 22(1)a)(i) | 0 |
| Sous-alinéa 22(1)a)(ii) | 0 |
| Sous-alinéa 22(1)a)(iii) | 0 |
| Alinéa 22(1)b) | 0 |
| Alinéa 22(1)c) | 0 |
| Paragraphe 22(2) | 0 |
| Article 22.1 | 0 |
| Article 22.2 | 0 |
| Article 22.3 | 0 |
| Alinéa 23a) | 0 |
| Alinéa 23b) | 0 |
| Alinéa 24a) | 0 |
| Alinéa 24b) | 0 |
| Article 25 | 0 |
| Article 26 | 17 |
| Article 27 | 4 |
| Article 28 | 0 |
3.3 Exclusions
| Disposition de la Loi | Nombre de demandes |
|---|---|
| Alinéa 69(1)a) | 0 |
| Alinéa 69(1)b) | 0 |
| Article 69.1 | 0 |
| Paragraphe 70(1) | 0 |
| Alinéa 70(1)a) | 0 |
| Alinéa 70(1)b) | 0 |
| Alinéa 70(1)c) | 1 |
| Alinéa 70(1)d) | 0 |
| Alinéa 70(1)e) | 0 |
| Alinéa 70(1)f) | 0 |
| Article 70.1 | 0 |
3.4 Support des renseignements communiqués
| Papier | Document électronique | Jeu de données électronique | Vidéo | Audio | Autre |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 28 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3.5 Complexité
3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées sur supports papier et électronique
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 19 663 | 8 829 | 166 |
3.5.2 Pages pertinentes traitées selon les mesures prises à l’égard de la demande et en fonction de l’ampleur des demandes sur supports papier et électronique
| Mesure | Moins de 100 pages traitées | De 100 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 10 | 508 | 4 | 918 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 6 | 291 | 3 | 999 | 2 | 1 445 | 5 | 9 305 | 1 | 5 373 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 134 | 81 | 0 | 0 | 1 | 743 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 150 | 880 | 7 | 1 917 | 3 | 2 188 | 5 | 9 305 | 1 | 5 373 |
3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées - Support audio
| Nombre de minutes traitées | Nombre de minutes communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 |
3.5.4 Nombre de minutes traitées par mesure prise à l’égard de la demande pour les supports audio selon l’ampleur des demandes
| Mesure | Moins de 60 minutes traitées | De 60 à 120 minutes traitées | Plus de 120 minutes traitées | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées - Support vidéo
| Nombre de minutes traitées | Nombre de minutes communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 |
3.5.6 Nombre de minutes traitées par mesure prise à l’égard de la demande pour les supports vidéo selon l’ampleur des demandes
| Mesure | Moins de 60 minutes traitées | De 60 à 120 minutes traitées | Plus de 120 minutes traitées | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3.5.7 Autres complexités
| Mesure | Consultation nécessaire | Besoin d’avis juridique | Renseignements entremêlés | Autre | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 0 | 3 | 4 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 3 | 4 |
3.6 Demandes traitées
3.6.1 Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi
| Demandes traitées dans les délais prévus par la Loi | |
|---|---|
| Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la Loi | 173 |
| Pourcentage des demandes traitées dans les délais prévus par la Loi | 94,02 % |
3.7 Présomptions de refus
3.7.1 Raisons pour lesquelles les délais prévus par la loi n’ont pas été respectés
| Nombre de demandes traitées en retard | Raison principale | |||
|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement ou charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autre | |
| 11 | 5 | 0 | 0 | 6 |
3.7.2 Demandes traitées en retard (incluant toute prorogation des délais)
| Nombre de jours de retard au- delà des délais prévus par la Loi | Nombre de demandes traitées en retard sans prorogation des délais | Nombre de demandes traitées en retard avec prorogation des délais | Total |
|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | 1 | 1 | 2 |
| De 16 à 30 jours | 3 | 2 | 5 |
| De 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| De 61 à 120 jours | 1 | 1 | 2 |
| De 121 à 180 jours | 1 | 0 | 1 |
| De 181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 1 | 1 |
| Total | 6 | 5 | 11 |
3.8 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptée | Refusée | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Section 4. Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 5. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Mesure prise à l’égard des demandes de correction | Nombre |
|---|---|
| Mentions ci-jointes | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Section 6. Prorogations
6.1 Raisons des prorogations
| Nombre de demandes pour lesquelles une prolongation a été obtenue | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Aux fins de traduction ou de transfert sur autre support | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen plus approfondi pour déterminer les exceptions | Nombre de pages considérable | Grand volume de demandes | Documents difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | ||
| 13 | 2 | 5 | 3 | 1 | 0 | 1 | 1 | 0 |
6.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Aux fins de traduction ou de transfert sur autre support | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen plus approfondi pour déterminer les exceptions | Nombre de pages considérable | Grand volume de demandes | Documents difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | ||
| De 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 16 à 30 jours | 2 | 5 | 3 | 1 | 0 | 1 | 1 | 0 |
| Plus de 31 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2 | 5 | 3 | 1 | 0 | 1 | 1 | 0 |
Section 7. Demandes de consultation provenant d’autres institutions et d’organisations
7.1 Demandes de consultation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’organisations
| Demandes de consultation | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à examiner | Organisations | Nombres de pages à examiner |
|---|---|---|---|---|
| Reçues au cours de la période de référence | 1 | 15 | 0 | 0 |
| En suspens depuis la période de référence précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 15 | 0 | 0 |
| Traitées au cours de la période de référence | 1 | 15 | 0 | 0 |
| Reportées à l’intérieur des délais négociés | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Reportées au-delà des délais négociés | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Recommandations et temps consacré au traitement des demandes de consultation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consultation d’une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
7.3 Recommandations et temps consacré au traitement des demandes de consultation provenant d’organisations
| Recommandation | Nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consultation d’une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 8. Temps consacré au traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
8.1 Demandes de consultation auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 100 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| De 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
8.2 Demandes de consultation auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 100 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| De 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 9. Plaintes et avis d’enquête
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Poursuite en justice | Total |
|---|---|---|---|---|
| 7 | 4 | 5 | 0 | 16 |
Section 10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels
10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
| Nombre d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées | 3 |
|---|---|
| Nombre d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée modifiées | 0 |
10.2 Fichiers de renseignements personnels centraux et propres à l’institution
| Fichiers de renseignements personnels | Actifs | Créés | Terminés | Modifiés |
|---|---|---|---|---|
| Propres à l’institution | 5 | 0 | 3 | 1 |
| Centraux | 35 | 1 | 2 | 7 |
| Total | 40 | 1 | 5 | 8 |
Section 11. Atteintes à la vie privée
11.1 Atteintes à la vie privée importantes déclarées
| Nombre d’atteintes à la vie privée importantes déclarées au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada | 1 |
|---|---|
| Nombre d’atteintes à la vie privée importantes déclarées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada | 1 |
11.2 Atteintes à la vie privée de moindre importance
| Nombre d’atteintes non-substantielles à la vie privée | 5 |
|---|
Section 12. Ressources liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
12.1 Répartition des dépenses
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 880 114 $ |
| Heures supplémentaires | 0 $ |
| Biens et services | 0 $ |
| Services professionnels - Contrats | 0 $ |
| Autre | 0 $ |
| Total | 880 114 $ |
12.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 6,680 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,960 |
| Employés régionaux | 0,000 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 0,000 |
| Étudiants | 0,000 |
| Total | 7,710 |
Annexe C. Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Période du rapport : du 1er avril 2023 au 31 mars 2024
Dans cette section
- Section 1. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
- Section 2. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Section 3. Numéro d’assurance sociale
- Section 4. Accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Section 1. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes reportées des périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues | Demandes ouvertes dans les délais prévus par la loien date du 31 mars 2024 | Demandes ouvertes dépassant les délais prévus par la loi en date du 31 mars 2024 | Total |
|---|---|---|---|
| 2023-2024 | 46 | 46 | 92 |
| 2022-2023 | 2 | 12 | 14 |
| 2021-2022 | 1 | 19 | 20 |
| 2020-2021 | 1 | 8 | 9 |
| 2019-2020 | 0 | 8 | 8 |
| 2018-2019 | 1 | 0 | 1 |
| 2017-2018 | 0 | 7 | 7 |
| 2016-2017 | 0 | 0 | 0 |
| 2015-2016 | 0 | 0 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 | 0 | 0 |
| Total | 51 | 100 | 151 |
1.2 Indiquez le nombre de plaintes non réglées auprès du Commissariat à l’information du Canada qui ont été reportées de périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les plaintes ont été reçues par l’institution | Nombre de plaintes non réglées |
|---|---|
| 2023-2024 | 13 |
| 2022-2023 | 5 |
| 2021-2022 | 0 |
| 2020-2021 | 0 |
| 2019-2020 | 0 |
| 2018-2019 | 0 |
| 2017-2018 | 0 |
| 2016-2017 | 1 |
| 2015-2016 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 |
| Total | 19 |
Section 2. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes reportées des périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues | Demandes ouvertes dans les délais prévus par la loien date du 31 mars 2024 | Demandes ouvertes dépassant les délais prévus par la loi en date du 31 mars 2024 | Total |
|---|---|---|---|
| 2023-2024 | 17 | 6 | 23 |
| 2022-2023 | 0 | 2 | 2 |
| 2021-2022 | 0 | 0 | 0 |
| 2020-2021 | 0 | 0 | 0 |
| 2019-2020 | 0 | 0 | 0 |
| 2018-2019 | 0 | 0 | 0 |
| 2017-2018 | 0 | 0 | 0 |
| 2016-2017 | 0 | 0 | 0 |
| 2015-2016 | 0 | 0 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 | 0 | 0 |
| Total | 17 | 8 | 25 |
2.2 Indiquez le nombre de plaintes non réglées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada reporté de périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les plaintes non réglées ont été reçues par l’institution | Nombre de plaintes non réglées |
|---|---|
| 2023-2024 | 6 |
| 2022-2023 | 0 |
| 2021-2022 | 0 |
| 2020-2021 | 0 |
| 2019-2020 | 0 |
| 2018-2019 | 0 |
| 2017-2018 | 0 |
| 2016-2017 | 0 |
| 2015-2016 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 |
| Total | 6 |
Section 3. Numéro d’assurance sociale
| Votre institution a-t-elle reçu l’autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du numéro d’assurance sociale en 2023-2024? | Non |
|---|
Section 4. Accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés à l’étranger en 2023-2024? | 19 |
|---|
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