Stratégie intégrée en matière de ressources humaines et de paye
Rapport d’étape trimestriel : Automne 2024
Le gouvernement du Canada change la façon dont il gère les ressources humaines (RH) et la paye des fonctionnaires.
Le présent rapport fait le point sur notre stratégie intégrée en matière de ressources humaines et de paye. Il décrit les améliorations que nous apportons au système de paye actuel et à nos opérations, ainsi que la manière dont nous relevons les défis qui s'y rattachent. Il présente également notre démarche d'exploration d’une nouvelle solution de RH et de paye moderne pour les employés du gouvernement du Canada.
Les avantages pour les employés
L'expérience des employés est au cœur des efforts que nous déployons. Au cours des 3 derniers mois, nous avons fait des progrès dans notre démarche visant à faire en sorte que les employés puissent consulter facilement leurs renseignements sur les RH et la paye et obtenir un soutien adéquat en cas de besoin.
Le présent rapport présente les projets clés que nous menons pour soutenir les employés du gouvernement du Canada. Nous avons notamment créé un nouveau formulaire de congé de maternité et de congé parental, mis à niveau le système MesRHGC, amélioré la collaboration entre les différents groupes travaillant sur la paye et effectué la migration du système de paye vers une nouvelle base de données.
État de la stratégie
Jusqu’à présent, la mise en œuvre de la stratégie intégrée progresse selon la portée, les coûts et les étapes importantes établis. Le présent rapport d'étape vise à présenter, chaque trimestre, de l'information sur chacun de ces critères, ainsi que des projets clés.
Coût
Portée
La stratégie intégrée en matière de RH et de paye comprend 2 volets : les opérations actuelles et la transformation. Apprenez en plus sur nos projets clés liés à chaque volet.
Opérations actuelles
Nous poursuivons nos efforts pour maintenir et améliorer notre système de paye actuel.
En 2024, la paye que nous versons aux 2 semaines atteint un taux d'exactitude moyen de 98,1 % à l'échelle du gouvernement.
Les travail mené pour réduire le nombre de mouvements non réglés se poursuit également. Nous avons présentement pour objectif d’atteindre un état stable, c'est-à-dire traiter les mouvements selon les normes de service établies dans 95 % des cas et n'avoir aucun mouvement non réglé sur une période de 1 an.
-
Projet en vedette : Capacités et efficacité bonifiées pour soutenir le Centre des services de paye
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) s’efforce d’améliorer ses capacités et son efficacité pour aider le Centre des services de paye à réduire les arriérés et à éviter les retards. En collaborant et en simplifiant les processus, nous facilitons le traitement des demandes liées à la rémunération et aux avantages sociaux, ce qui améliorera l’expérience des fonctionnaires.
Nous travaillons avec les ministères pour faciliter la mise en œuvre de changements de politique et ainsi réduire la quantité d’interventions manuelles que les conseillers en rémunération doivent faire. Par exemple, l’équipe du Secteur de la rémunération – Paye a récemment automatisé l’inscription aux avantages sociaux pour les nouveaux employés, ce qui permet au Centre des services de paye de se consacrer à d’autres tâches.
De plus, le Centre de contact avec la clientèle a mis à jour ses procédures internes pour le traitement des avantages sociaux, comme le Régime de soins de santé de la fonction publique et le Régime de soins dentaires de la fonction publique, pour élargir la portée des services.
État : Sur la bonne voie.
-
Projet en vedette : Nouveau formulaire de congé de maternité et de congé parental
Nous avons récemment remanié les formulaires de congé de maternité et de congé parental et avons rassemblé quatre formulaires en un seul, pour en faciliter l’utilisation. Le nouveau formulaire GC-178 est disponible en ligne (uniquement sur un réseau du gouvernement du Canada) et a été rendu plus accessible. Lorsque vous accédez au formulaire en ligne, vous pouvez aussi en apprendre davantage sur l’admissibilité au congé non payé pour prendre soin d’un nouveau-né ou d’un enfant adopté, ainsi que sur l’indemnité de maternité et parentale, qui complète les prestations de l’assurance-emploi ou du Régime québécois d’assurance parentale. La page Web décrit les étapes administratives importantes à suivre, comme avertir votre gestionnaire, remplir les formulaires requis et veiller à l’exactitude des documents sur la paye, les avantages sociaux et la couverture d’assurance pendant votre congé.
De plus, SPAC a créé une vidéo pour aider les employés à remplir le nouveau formulaire : Comment remplir le formulaire de congé de maternité et de congé parental pour les employés fédéraux.
Pour plus d’aide sur les sujets liés à la paye et aux RH, veuillez consulter notre vidéothèque.
État : Terminé
Transformation
Parallèlement, nous continuons d’explorer des options de remplacement pour nos systèmes de RH et de paye existants et de tester différents modèles de gestion de données.
-
Projet en vedette : Mise à niveau vers MesRHGC 9.2
Le 2 décembre 2024, nous avons mis à niveau l’application MesRHGC pour la faire passer de la version 9.1 à la version 9.2 de PeopleSoft HCM. La plupart des fonctions et processus de base de MesRHGC demeurent identiques, mais les employés remarqueront une nouvelle interface plus conviviale. La refonte de l’interface était un élément majeur de la mise à niveau, car elle rend la navigation plus facile dans le système pour les employés et les aide à réaliser leurs tâches.
Cette importante mise à jour, conçue pour faciliter les interactions entre MesRHGC et le système de paye Phénix, a aussi permis d’améliorer la compatibilité des deux plateformes et d’ainsi les faire fonctionner ensemble plus facilement. La mise à niveau garantit que MesRHGC continuera à recevoir le soutien du fournisseur jusqu’en 2035, ce qui contribuera à assurer la stabilité et la fiabilité du système pour les années à venir et à réduire le risque de perturbations ou de problèmes techniques. Il a aussi été possible d’apporter une autre amélioration importante : le renforcement des fonctionnalités de sécurité, qui aidera à protéger les données sensibles des employés et à veiller à ce que MesRHGC réponde aux plus récentes normes de sécurité.
Cette mise à niveau concernait les 58 ministères et organismes du gouvernement du Canada qui utilisent MesRHGC. Les employés de toutes ces organisations profiteront de ces améliorations, et notamment d’un fonctionnement plus fluide, de problèmes techniques moins fréquents et d’une efficacité globalement meilleure. Grâce à ces changements, MesRHGC est maintenant mieux équipé pour répondre à tous les besoins en ressources humaines et en paye des fonctionnaires.
Pour découvrir l’interface utilisateur mise à jour, regardez les vidéos suivantes :
- Introduction à la navigation dans MesRHGC 9.2 (uniquement disponible sur un réseau du gouvernement du Canada)
- Introduction au libre-service pour employés dans MesRHGC 9.2 (uniquement disponible sur un réseau du gouvernement du Canada)
- Introduction au libre-service pour gestionnaires dans MesRHGC 9.2 (uniquement disponible sur un réseau du gouvernement du Canada)
État : Terminé
Projet en vedette : Utilisation responsable de l’IA et création d’un comité consultatif
Le gouvernement du Canada explore l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour affiner ses processus de RH et de paye. L’IA peut générer des économies et rendre les services plus efficaces par l’automatisation des tâches répétitives, l’accélération de la prise de décisions et l’analyse approfondie des données sur les RH et la paye.
SPAC a créé le Conseil opérationnel pour l’examen du caractère éthique de l’IA en reconnaissance du fait que la valeur des outils d’IA dépend d’une utilisation éthique et efficace. Le Conseil est formé de membres provenant de diverses disciplines et d’organisations de partout au gouvernement. Il mettra à contribution leur expertise et fournira des orientations et des conseils sur les questions éthiques qu’il faudra trancher pour poursuivre la mise en œuvre de l’IA dans les opérations de paye du gouvernement.
De plus, le Conseil fera appel à des experts externes par l’entremise d’un comité consultatif sur l’IA qui sera lancé en 2025. Ce comité rassemblera des experts internationaux qui guideront l’élaboration de stratégies et de cadres éthiques pour l’IA. Ses recommandations aideront à orienter les décisions du Conseil.
En combinant ces recommandations aux leçons pratiques qui seront tirées des projets pilotes comme l’Assistant virtuel du Centre des services de paye, le gouvernement du Canada se met dans une bonne position pour tirer parti de l’IA et améliorer sa façon de traiter la paye. Et c’est sans oublier qu’il veillera à concrétiser les avantages de l’IA selon des valeurs et une éthique claires.
État : Sur la bonne voie
Coûts
Il est primordial que nous investissions dans les systèmes et les opérations de RH et de paye actuels pour que les 430 000 employés actuels et anciens de la fonction publique puissent recevoir leur paye toutes les 2 semaines. Les employés desservis par le centre des services de paye de leur propre ministère ou organisme en font partie. Il faut également investir pour résoudre les mouvements en attente des années précédentes. Parallèlement, nous mettons à l'essai un nouveau système de RH et de paye moderne et intégré qui a été conçu pour répondre aux besoins actuels et futurs de la fonction publique.
Exercice financier 2024 à 2025
Opérations actuelles
-
Opérations actuelles (2024 à 2025)
Ces chiffres sont des prévisions pour l'exercice en cours. On s'attend à ce que les montants changent selon les besoins et les priorités tout au long de l'année.
- 354,5 millions de dollars (44%) pour permettre au Centre des services de paye et à ses conseillers en rémunération de traiter les mouvements relatifs à la paye et aux avantages sociaux de plus de 250 000 employés, ainsi que de réduire le nombre de mouvements en attente
- Les mouvements à traiter comprennent notamment les nominations intérimaires, les nouvelles embauches, les mutations et les promotions
- 250,3 millions de dollars (31%) pour les applications de paye et le soutien des technologies de l'information (TI), qui comprennent la programmation, l'amélioration des systèmes de RH et de paye, ainsi que la conduite des opérations de TI permettant d'assurer le bon fonctionnement des systèmes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
- Ce montant comprend le contrat avec IBM Canada d'une valeur de 120,2 millions de dollars (taxes comprises) pour la prestation de services essentiels de soutien technique et de soutien au traitement de la paye jour et nuit, tous les jours de l’année, et pour la mise à niveau de logiciels, entre autres
- Ce montant comprend le contrat avec Oracle d'une valeur de 8 millions de dollars (taxes comprises) pour la base de données, les licences et le soutien d’un nouveau système de paye
- 89,1 millions de dollars (11%) pour l'administration de la paye, responsabilité qui consiste à gérer la paye et les avantages sociaux (paye bihebdomadaire) de plus de 430 000 employés actuels et anciens, à assurer l'exactitude des données, à mettre en œuvre les conventions collectives, à émettre les feuillets de renseignements fiscaux et à mener des audits, entre autres
- Ce montant comprend le contrat avec PricewaterhouseCoopers, évalué à 20 millions de dollars (taxes incluses), pour la fourniture, selon les besoins, d'experts chargés de fournir des services de conseil en matière de projets et de programmes, en mettant l'accent sur les efforts de stabilisation des salaires
- 69,0 millions de dollars (9%) pour le soutien opérationnel et les services internes, y compris la surveillance des programmes, la formation ainsi que la présentation des rapports à la direction et à d'autres ministères, entre autres
- 47,8 millions de dollars (6%) pour le Centre de contact avec la clientèle, qui répond aux questions de tous les fonctionnaires et résout les problèmes simples
- Ces fonds sont destinés également à l'application MaPayeGC, qui aide les employés à comprendre leur paye et leurs avantages sociaux
- 354,5 millions de dollars (44%) pour permettre au Centre des services de paye et à ses conseillers en rémunération de traiter les mouvements relatifs à la paye et aux avantages sociaux de plus de 250 000 employés, ainsi que de réduire le nombre de mouvements en attente
Transformation
-
Transformation (2024 à 2025)
Ces chiffres sont des prévisions pour l'exercice en cours. On s'attend à ce que les montants changent selon les besoins et les priorités tout au long de l'année.
- 77,3 millions de dollars (53%) pour permettre à Dayforce de continuer de nous soutenir dans la poursuite des essais selon des scénarios plus complexes et dans la configuration du système en fonction de nos besoins particuliers, pendant que nous continuons de déterminer s’il s’agit d’un système viable
- Ce montant comprend 2 millions de dollars de fonds non dépensés provenant de l'exercice 2023 à 2024
- 45,2 millions de dollars (31%) pour permettre à SPAC de poursuivre l'étude sur une nouvelle solution de RH et de paye moderne
- Ce montant englobe les salaires des fonctionnaires, les services internes et la formation, entre autres dépenses
- 22,7 millions de dollars (16%) pour permettre au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de poursuivre la simplification des processus et des procédures de RH et de soutenir les initiatives telles que celle du nouveau centre de données
- 77,3 millions de dollars (53%) pour permettre à Dayforce de continuer de nous soutenir dans la poursuite des essais selon des scénarios plus complexes et dans la configuration du système en fonction de nos besoins particuliers, pendant que nous continuons de déterminer s’il s’agit d’un système viable
Étapes importantes
Les étapes importantes des projets nous permettent de suivre les progrès réalisés et d'en rendre compte au public.
Coche = Achevé; Cercle = En cours
2024
Printemps
- Achevé : Lancement de la nouvelle page Facebook Paye et avantages sociaux des employés du GC visant à soutenir les employés
- Achevé : Financement alloué dans le Budget de 2024 à l'étude sur un nouveau système de RH et de paye
- Achevé : Lancement de la demande de renseignements sur l'initiative du centre de données
Été
- Achevé : Publication du premier rapport d'étape trimestriel
- Achevé : Déploiement de 4 nouvelles meilleures pratiques de gestion des RH et de la paye dans l'ensemble des ministères, dans le cadre des Mesures unifiées pour la paye
- Achevé : Commencement de l’utilisation d’un conseiller automatisé (IA) destiné à soutenir les conseillers en rémunération
- Achevé : Lancement de la demande de renseignements et de la demande de propositions pour des services-conseils concernant l'initiative d'outil de gestion des cas et des relations avec la clientèle
- Achevé : Lancement au Centre de contact avec la clientèle des nouvelles options de menu téléphonique destinée à mieux aider les employés
- Achevé : Début des séances d'information sur Dayforce à l'intention des employés de la Gestion du capital humain, dans le cadre des essais en cours de cette éventuelle solution de RH et de paye
Automne
- Achevé : Migration de la base de données du système de paye vers une nouvelle solution fournie par Oracle
- Achevé : Publication du deuxième rapport d'étape trimestriel et tenue de séances de mobilisation auprès des employés, des syndicats, des médias et des parlementaires, dans le cadre de l'initiative de la transparence intégrée
- Achevé : Mobilisation de tous les employés du gouvernement du Canada au sujet des séances d'information des utilisateurs concernant Dayforce, pour que le plus grand nombre possible d'employés mettent à l'essai cette éventuelle solution de RH et de paye
- Achevé : Publication de 50 documents internes le 2 octobre et de 49 autres documents le 2 décembre relatifs aux initiatives de RH et de paye sur le portail Gouvernement ouvert
- Achevé : Lancement de l'amélioration et du développement de MaPayeGC dans le but d’y inclure des renseignements de RH additionnels
- En cours : Diffusion de 4 nouvelles vidéos pratiques destinées à soutenir les employés
2025
Hiver
- Achevé : Publier le troisième rapport d’étape trimestriel et poursuivre les séances de mobilisation dans le cadre de l’initiative de la transparence intégrée
- Achevé : Publier 53 nouveaux documents internes le 22 janvier à propos des initiatives de RH et de paye sur le portail Gouvernement ouvert
- Achevé : Lancer une version externe de MaPayeGC pour tous les fonctionnaires
- En cours : Créer et tester de nouvelles fonctionnalités pour l’Assistant virtuel fondé sur l’IA afin d’aider les conseillers en rémunération à traiter les congés non payés et les nominations intérimaires pour les cadres supérieurs
- En cours : Traiter toutes les transactions prioritaires dans l’arriéré
- En cours : Déployer 3 nouvelles pratiques exemplaires en RH et en paye dans tous les ministères, dans le cadre des Mesures unifiées pour la paye
Plein feu sur un projet
Chaque trimestre, nous braquons les projecteurs sur un aspect du travail accompli pour améliorer les RH et la paye au service des employés.
Mise à niveau de la base de données du système de paye vers une plateforme prise en charge offerte par Oracle
Le projet de la base de données du système de paye et de PeopleTools a nécessité de faire la migration de la base de données du système de paye Phénix, qui contient les renseignements de paye des employés, vers une nouvelle base de données et plateforme de développement. L’objectif était de passer à une nouvelle base de données d’Oracle avant que le soutien du fournisseur de la base de données IBM actuelle ne se termine en avril 2025. Cette migration, en combinaison avec la mise à niveau de PeopleTools, permet de maintenir le fonctionnement fluide du système, sans grand changement pour les employés.
La migration vers Oracle était nécessaire pour maintenir le soutien technique. Des essais approfondis ont été menés en collaboration avec les ministères afin de réduire les impacts sur les employés. Les fonctionnalités du système de paye sont demeurées identiques.
Ce projet a nécessité beaucoup de planification et une étroite collaboration avec des intervenants de l’ensemble du gouvernement du Canada pour que la transition se fasse en douceur dans tous les ministères et organismes. Nous sommes heureux de dire que cet important projet informatique a été mené à bien en octobre, presque sans perturbations pour les employés.
État : Terminé
Liens connexes