DC-11 Règles en matière de convocation et de tenue d’une réunion

De : Agence de la consommation en matière financière du Canada

Date de modification : 2 décembre 2009
(Date d’entrée en vigueur : 31 octobre 2003)

Conformément au paragraphe 459.2(3) de la Loi sur les banques, le commissaire peut établir des règles en matière de convocation et de tenue d’une réunion.

Le commissaire examine les circonstances entourant la fermeture d’une succursale ou la cessation d’activités visées au paragraphe 459.2(1) lorsqu’il exige la tenue d’une réunion. Des exigences précises concernant la date et la tenue de la réunion seront communiquées à la banque membre à laquelle la convocation d’une réunion est imposée.

  1. Heure, lieu et participation
    1. La réunion doit être tenue avant la fermeture de la succursale et dans le délai établi par le commissaire dans la lettre de décision adressée à la banque membre pour l’obliger à tenir une réunion.
    2. La réunion doit être tenue dans un lieu accessible au public, et aux personnes handicapées, situé à proximité de la banque qui ferme.
    3. La réunion doit être tenue en soirée, pendant la fin de semaine, ou à un autre moment qui convient aux clients et permet au plus grand nombre de membres de la collectivité de participer.
    4. Toute personne intéressée de la collectivité doit pouvoir assister à la réunion.
    5. Les membres du personnel de la banque qui sont bien informés au sujet de la fermeture de la succursale, ou qui ont une responsabilité à assumer à cet égard, doivent assister à la réunion. 
  2. Préavis
    1. Si la succursale est située dans une zone urbaine, ou dans une zone rurale où la distance à parcourir entre la succursale et une succursale de dépôt de détail est de 10 km :
      1. la banque doit aviser les clients de la succursale de la tenue de la réunion, de la manière et dans le délai précisés par le commissaire dans la lettre de décision qui lui a été adressée pour l’obliger à tenir une réunion;
      2. la banque doit indiquer dans le préavis que la tenue de la réunion est exigée pour échanger des points de vue concernant la fermeture ou la cessation d’activités, la date et l’heure de la réunion, et le lieu où elle se tiendra;
      3. la banque doit afficher un avis de réunion dans un endroit bien en vue d’une aire publique de la succursale ainsi que l’information visée au paragraphe 2. a. ii des présentes règles, dès la confirmation de l’heure et du lieu de la réunion.
    2. Si la succursale se situe dans une zone rurale où la distance à parcourir entre la succursale et une succursale de dépôt de détail est de plus de 10 km :
      1. la banque doit aviser les clients de la succursale de la tenue de la réunion, de la manière et dans le délai précisés par le commissaire dans la lettre de décision qui lui a été adressée pour l’obliger à tenir une réunion;
      2. la banque doit aviser le président, le maire, le préfet ou tout autre responsable des autorités municipales ou locales du secteur où la succursale est située de la tenue de la réunion, de la manière et dans le délai établis par le commissaire dans la lettre de décision qui lui a été adressée pour l’obliger à tenir une réunion;
      3. la banque doit indiquer dans le préavis que la tenue de la réunion est exigée pour échanger des points de vue concernant la fermeture ou la cessation d’activités, la date et l’heure de la réunion, et le lieu où elle se tiendra;
      4. la banque doit afficher un avis de réunion dans un endroit bien en vue d’une aire publique de la succursale ainsi que l’information visée au paragraphe 2. b. iii des présentes règles, dès la confirmation de l’heure et du lieu de la réunion;
      5. la banque doit publier un avis de réunion dans un journal à grand tirage paraissant au lieu de la succursale ou dans les environs, accompagné de l’information visée au paragraphe 2. b. iii des présentes règles, dès la confirmation de l’heure et du lieu de la réunion.
  3. La tenue de la réunion relève de la responsabilité de la banque. En conséquence :
    1. s’il y a lieu, la banque doit fournir des copies de l’ordre du jour de la réunion et des présentations de la banque aux clients;
    2. la banque doit présenter les principaux responsables qui assistent à la réunion, ainsi que les représentants de l’ACFC et, le cas échéant, les dirigeants locaux de la collectivité;
    3. la banque doit prévoir suffisamment de temps pour les questions et les commentaires de tous les participants;
    4. la réunion doit se dérouler d’une manière qui favorise un échange fructueux de points de vue entre les intéressés et les représentants de la banque;
    5. tous les coûts associés à la tenue de la réunion doivent être assumés par la banque;
    6. a banque doit prendre le procès-verbal de la réunion et y consigner :
      1. le nom des représentants de la banque assistant à la réunion;
      2. le nombre estimatif de clients assistant à la réunion;
      3. dans la mesure du possible, le nom des groupes communautaires représentés à la réunion;
      4. les questions soulevées par les participants à la réunion et les réponses données par la banque.

Pour en savoir plus sur la fermeture de succursales, consultez la publication de l’ACFC Ce que vous devez savoir si votre succursale ferme ses portes.

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