Loi sur les mesures de soins dentaires – Mise à jour en matière de déclaration pour les feuillets T4 et T4A

Transcrit - La Loi sur les mesures de soins dentaires

Bonjour, Je m’appelle Michel, et je suis votre hôte pour aujourd’hui.

Commençons par reconnaître que la terre sur laquelle je suis située se trouve sur le territoire traditionnel non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les peuples algonquins vivent sur ces terres depuis des temps immémoriaux. Nous sommes reconnaissants de pouvoir nous rassembler sur ce territoire.

Comme il s’agit d’une rencontre virtuelle, je tiens également à reconnaître les terres sur lesquelles vous êtes réunis d’un océan à l’autre et je vous invite à prendre un moment pour reconnaître le territoire sur lequel vous vous trouvez.

Bonjour et bienvenue à notre webinaire sur la Loi sur les mesures de soins dentaires et les exigences subséquentes en matière de déclaration des feuillets T4 et T4A.

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Allons-y…

En 2023, la Loi sur les mesures de soins dentaires est entrée en vigueur à l’appui du Régime canadien de soins dentaires. Aujourd’hui, nous aborderons les renseignements essentiels pour les employeurs, y compris la façon dont la Loi a une incidence sur les exigences en matière de déclaration des feuillets T4 et T4A et ce que vous devez savoir pour remplir vos obligations fiscales en tant qu’employeur.

Aujourd’hui, nous parlerons des formulaires suivants :

• La Loi sur les mesures de soins dentaires
• Exigences en matière de déclaration pour les feuillets T4 et T4A
• Codes de déclaration pour la case 45 et la case 15
• Exemples et situations particulières

À l’appui de la mise en œuvre du Régime canadien de soins dentaires, qui permet de rendre les soins de santé buccodentaire plus abordables pour les Canadiens admissibles qui n’ont pas accès à une assurance dentaire, la Loi sur les mesures de soins dentaires est entrée en vigueur en juin 2023.

La Loi sur les mesures de soins dentaires exige que les employeurs, les administrateurs de régimes de pension et les autres entités déclarent avec exactitude s’ils ont offert une assurance dentaire, une couverture ou des remboursements de soins dentaires et de services de toute nature.

Ils doivent également déterminer si la couverture s’étend aux membres de la famille, y compris les conjoints/conjointes et les personnes à charge.

Cela sera déclaré à l’aide des cases sur les feuillets T4 et T4A. Ces cases ont été ajoutées en 2023.

Un employeur ou un administrateur de régime de pension sera tenu de déclarer le niveau de couverture en utilisant l’un des cinq codes sur le feuillet T4 ou T4A. Une fois qu’ils ont fait cela, ils ont rempli leurs obligations.

Dans la partie supérieure du feuillet T4, il y a maintenant la case 45. Il est obligatoire de remplir cette case pour toutes les années d’imposition à compter de 2023. Cette case indique si, au 31 décembre de l’année d’imposition de la période de déclaration, un employeur a offert une couverture dentaire de

quelque nature que ce soit, y compris les comptes de dépenses de santé et les comptes de mieux-être, à un employé. Cela comprend l’accès à une couverture de soins dentaires, aux remboursements ou à l’assurance, aux prestations dentaires cotisées et aux prestations dentaires facultatives.

La case 45 indique également à qui la couverture dentaire a été offerte et disponible. Cela comprend soit l’employé et le conjoint ou la conjointe de l’employé, ou les personnes à charge de l’employé. Les employeurs ne sont pas tenus de rendre compte des dépenses, des éléments de la couverture ou des détails sur l’administrateur de l’assurance et les détails du régime. Ils doivent seulement indiquer s’ils donnent accès à une assurance dentaire ou à une couverture pour des services dentaires de quelque nature que ce soit sur les feuillets T4 qu’ils distribuent. La question de savoir si l’employé a utilisé ces avantages ou non n’est pas pertinente, pourvu que la couverture ait été offerte par l’employeur.

Dans la plupart des cas, la valeur à la case 45 sera uniforme pour tous les employés ou pour des groupes précis d’employés. Par exemple, si l’assurance dentaire est fournie exclusivement aux cadres, tous les cadres auraient le même code à la case 45. Cela devrait faire en sorte qu’il soit plus facile pour les grands employeurs de remplir la case 45 pour tous leurs employés.

Les employeurs sont tenus de sélectionner l’un des cinq codes à partir du menu déroulant qui correspond le mieux à la situation de leur employé. Les employeurs inscriraient le code 1, 2, 3, 4 ou 5 à la case 45.

Code 1 – Non admissible à une assurance pour les soins dentaires ou à une couverture pour des services dentaires de quelque nature que ce soit.
Code 2 – Le bénéficiaire seulement
Code 3 – Le bénéficiaire, son conjoint ou sa conjointe et ses personnes à charge
Code 4 – Le bénéficiaire et son conjoint ou sa conjointe
Code 5 – Le bénéficiaire ses personnes à charge

Un employeur doit indiquer si l’employé se voit offrir une couverture dentaire, et non si l’employé a choisi de l’utiliser, s’est retiré ou a refusé la couverture. Si des prestations dentaires ont été offertes, vous devez déclarer que les employés se sont vu offrir des prestations dentaires et le niveau de couverture selon les codes fournis.

La case 15 a été ajoutée au feuillet T4A en 2023. Il est généralement destiné aux administrateurs de régimes de pension qui offrent des prestations dentaires ainsi qu’un revenu de pension. Les codes à la case 15 du feuillet T4A ont les mêmes valeurs et descriptions que celles de la case 45 du feuillet T4.

Les administrateurs de régimes de pension ne déclareront le code approprié à la case 15 du feuillet T4A que si un montant est déclaré à la case 16, Pension de retraite ou autres pensions. Le point important à retenir est que les administrateurs de régimes de pension qui fournissent des paiements aux pensionnés dont le régime de pension comprend une couverture dentaire ou une assurance en ce qui concerne les paiements de pension de retraite ou de rente doivent sélectionner les codes 2 à 5 selon la couverture ou l’assurance offerte. Si aucune assurance dentaire ou couverture de quelque nature que ce soit n’est offerte relativement aux paiements de pension de retraite ou de rente, le code 1 doit être sélectionné.

Les employeurs sont ultimement responsables, en vertu de la Loi sur les mesures de soins dentaires, d’assurer l’exactitude de tous les renseignements déclarés sur les feuillets T4 et T4A. Les organismes qui préparent des feuillets T4 ou T4A au nom de leurs clients, comme ceux qui versent des salaires, des traitements, d’autres rémunérations ou des prestations de retraite et de pension en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, déclarent les renseignements fournis directement par leurs clients.

Afin de réduire le fardeau imposé aux employeurs, pour l’année civile 2024 seulement, il n’est pas obligatoire de remplir la case 45 seulement lorsque le code 1 s’applique. Cette politique administrative s’applique seulement si tous les efforts raisonnables ont été déployés pour se conformer aux exigences en matière de déclaration. Dans tous les autres cas, les codes de déclaration sur les feuillets T4 et T4A sont obligatoires.

Si un employeur ou un administrateur d’un régime de pension omet de déclarer l’assurance dentaire ou la couverture qu’il offre à ses employés, à ses anciens employés ou à ses pensionnés, il peut se voir imposer une pénalité par Santé Canada en vertu de la loi.

En tant qu’employeur ou administrateur d’un régime de pension, il vous incombe de déclarer si vous offrez une couverture ou une assurance dentaire sur chaque feuillet T4 et T4A que vous remplissez ou que le tiers remplit en votre nom.

Commençons par un exemple facile pour un employeur de remplir la case 45 sur un feuillet T4.

Fatima travaille comme adjointe administrative pour une entreprise privée. L’employeur de Fatima fournit une couverture dentaire à tous ses employés. La couverture est seulement pour l’employé et ne s’étend pas aux conjoints/conjointes ou aux personnes à charge. L’employeur de Fatima devrait donc inscrire le code 2 sur son feuillet T4 (accès à une assurance pour soins dentaires ou à une couverture pour des services dentaires de quelque nature que ce soit pour le bénéficiaire seulement).

Examinons maintenant certaines situations particulières et des exemples où il se pourrait que les exigences de déclaration pour la case 45 du feuillet T4 et la case 15 du feuillet T4A ne soient pas claires pour les employeurs ou les administrateurs de régimes de pension.

Michael travaille comme plombier pour l’entreprise Construction ABC Inc. Michael a actuellement une assurance dentaire pour une couverture accidentelle en cas de blessure au travail. Toutefois, ce type de couverture ne fournit pas de couverture ou d’assurance dentaire continue. Il ne couvre que les accidents qui peuvent survenir au travail et qui ont une incidence sur la santé dentaire de Michael. Construction ABC Inc. n’offre donc pas de couverture ou d’assurance dentaire et indiquera le code 1 sur le feuillet T4 de Michael.

Les employés de Construction ABC Inc. ont accès à un taux de groupe négocié par l’employeur pour l’assurance dentaire destinée aux employés seulement. Toutefois, Contruction ABC Inc. ne paie aucune partie de cette couverture. Elle offre simplement le taux négocié du régime à ses employés, qui, de leur côté, paient leur propre couverture dentaire. Étant donné que l’employeur ne paie pas pour une couverture ou des soins, tous les feuillets T4 des employés devraient-ils indiquer le code 1 pour tous les employés de Construction ABC Inc.? Non, ce n’est pas le bon choix. Étant donné que les employés ont accès à un taux négocié par l’employeur en raison de leur emploi, il s’agit d’une couverture dentaire offerte par l’employeur. Par conséquent, l’employeur devrait le déclarer en tant que code 2 à la case 45 du feuillet T4 de ses employés. Rappelons-nous que le code 2 signifie que l’employeur offre une couverture ou une assurance dentaire pour l’employé seulement.

Lorsqu’une assurance ou une couverture dentaire est offerte par un syndicat à ses membres ou à ses propres employés, le syndicat a l’obligation de le déclarer, à condition qu’il soit également tenu de distribuer un feuillet T4 ou T4A pour déclarer les paiements de pension à la case 16. Si aucun feuillet T4 ou T4A n’est autrement requis, le syndicat n’est pas tenu de déclarer la couverture dentaire. Lorsque la couverture dentaire est offerte par un syndicat à ses membres, sans la participation de l’employeur ou de l’administrateur d’un régime de pension, l’employeur ou l’administrateur d’un régime de pension n’a aucune obligation légale de déclarer l’accès à la couverture dentaire. Toutefois, si l’employeur ou l’administrateur d’un régime de pension engage un tiers, y compris un syndicat, pour offrir des prestations dentaires à ses employés, l’employeur ou l’administrateur d’un régime de pension doit le déclarer sur le feuillet T4 et T4A.

De plus, lorsque la couverture dentaire est offerte directement par un employeur conformément à une convention collective, c’est-à-dire que l’employeur est le promoteur désigné du régime ou rembourse directement les employés, l’employeur doit déclarer cette couverture sur les feuillets T4 et T4A de ses employés.

Si un employeur ou un administrateur de régime de pension décide d’offrir des régimes à paliers multiples qui comprennent une couverture individuelle ou pour les couples ou les familles. Que doit déclarer l’employeur ou l’administrateur du régime de pension dans ce cas puisque la couverture variera d’un employé à l’autre? Étant donné que l’employeur ou l’administrateur du régime de pension offre des régimes à paliers multiples qui s’étendent jusqu’à la famille, il doit déclarer le code 3 sur les feuillets T4 et T4A de ses employés. Que les employés choisissent d’utiliser les avantages ou non n’est pas pertinent. Ce qui compte est ce que l’employeur offre. Dans ce cas, étant donné qu’une couverture complète est offerte pour l’employé, son conjoint ou sa conjointe et les personnes à charge, ils doivent déclarer le code 3. Si la couverture offerte est limitée à l’employé et à son conjoint ou sa conjointe, c’est le code 4 qui reflète le mieux la couverture dentaire offerte.

Alex a deux emplois. Alex a un emploi chez Construction ABC Inc. et un autre chez XYZ Inc. Voici comment ses employeurs traiteraient chacun les feuillets T4 d’Alex différemment : Construction ABC Inc. n’offre aucune couverture ou assurance dentaire. Par conséquent, Construction ABC Inc. inscrit le code 1 à la case 45 du feuillet T4 d’Alex, ce qui signifie qu’Alex n’est pas admissible à une assurance ou à une couverture pour soins dentaires. Par contre, XYZ Inc. offre une assurance dentaire, mais seulement pour Alex. XYZ Inc. remplit correctement le feuillet T4 d’Alex, en choisissant d’inscrire le code 2 à la case 45, indiquant qu’Alex a accès à une assurance ou à une couverture dentaire. Donc, dans ce cas, Alex reçoit deux feuillets T4, chacun avec un code différent. Cela est exact, car un employeur offre une couverture dentaire et l’autre non. Chaque employeur déclare seulement ce qu’il a offert. Les deux employeurs d’Alex ont rempli correctement leur feuillet T4 respectif.

Cet exemple met en évidence l’importance de déclarer correctement les avantages sociaux des employés en fonction de ce qui est offert.

Supposons qu’un employé a un régime d’assurance de personnes et qu’il a négocié une allocation imposable de l’employeur pour couvrir les dépenses du régime. Ce cas serait considéré comme un accès à une «  couverture pour des services dentaires de quelque nature que ce soit » fournit par l’employeur. Dans ce cas, l’employeur du particulier paie pour le régime, ce qui en fait un régime offert ou rendu accessible par l’employeur. L’employeur devrait donc déclarer qu’il fournit un accès à une couverture dentaire pour tous les employés qui ont négocié ce type d’allocation, et ce, peu importe s’ils la reçoivent ou non. L’employeur utiliserait le code 2, 3, 4 ou 5, le cas échéant, si les personnes à charge et le conjoint ou la conjointe de l’employé ont également accès à cette couverture.

Les assureurs peuvent fournir une couverture dentaire à une personne même s’ils ne sont pas l’employeur de celle-ci. Quelles sont leurs obligations?  Les assureurs qui fournissent des paiements de pension de retraite ou de rente doivent déclarer ce montant sur le feuillet T4A, ainsi que toute couverture dentaire liée à ces paiements. Si la couverture dentaire est offerte séparément de ces paiements, elle doit être déclarée au moyen du code 1, indiquant qu’il n’y a aucun accès à une couverture dentaire, étant donné qu’aucune couverture n’est liée aux paiements déclarés.

Aujourd’hui, nous avons abordé les points suivants :

• La Loi sur les mesures de soins dentaires
• Exigences en matière de déclaration pour les feuillets T4 et T4A
• Codes de déclaration pour la case 45 et la case 15
• Exemples et situations particulières

Rappelons que l’administration fiscale est complexe et qu’elle varie selon les circonstances. Si le contenu présenté aujourd’hui ne correspond pas tout à fait à votre situation, vous pouvez :

• consulter les pages Web de l’Agence;
• téléphoner au service des demandes de renseignements sur l’impôt des entreprises de l’Agence, au 1-800-959-7775;
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