Information à l'intention des employeurs - Numéro d'assurance sociale (NAS)

Aperçu

Un numéro d’assurance sociale (NAS) est nécessaire pour travailler au Canada et pour avoir accès aux programmes et aux prestations offerts par le gouvernement tels que l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada.

En tant qu'employeur, vous jouez un rôle essentiel dans la protection des renseignements personnels de vos employés, et dans la détection et la prévention des fraudes relatives au NAS. Les NAS de vos employés sont des renseignements confidentiels et ils doivent être utilisés uniquement à des fins d'information concernant le revenu.

Selon le Règlement sur l’assurance-emploi qui est entré en vigueur le 30 avril 2013, les employés doivent fournir leur NAS à leur employeur. Pour ce faire, ils peuvent présenter leur lettre de confirmation de NAS, leur carte d’assurance sociale ou tout autre document où leur numéro figure.

Remarque :

  • La lettre de confirmation du NAS et la carte d’assurance sociale ne sont pas des pièces d’identité; elles ne contiennent pas de photo ni de caractéristiques de sécurité les protégeant contre la fraude.
  • L'adresse sur la lettre de confirmation du NAS est l'adresse postale au moment de l’émission du NAS et pas nécessairement l’adresse actuelle.

Vos responsabilités principales

Demandez le NAS de tout nouvel employé dans les trois (3) jours suivant le début de son emploi.

  • Identifier l’employé correctement à l’aide de documents d’identité avant de finaliser les documents d’embauche.
  • Assurez-vous que l’employé détient un NAS valide. Ce numéro sert à l'administration des prestations gouvernementales versées en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur le Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.
  • Si un nouvel employé n’a pas de NAS et qu’il est autorisé à travailler au Canada, invitez-le à se rendre à un bureau de Service Canada pour présenter une demande de NAS. Si tous les documents relatifs à sa demande sont en règle, une seule visite lui sera nécessaire pour obtenir son NAS.
  • Vous pouvez obtenir confirmation du NAS d'un employé actuel ou d'un ancien employé en communiquant avec Service Canada au 1-800-808-6352 (choisir l'option « 3 »). Si vous appelez de l'extérieur du Canada, composez le 506-548-7961 (des frais d'interurbain sont exigibles). Vous devrez fournir votre numéro d'entreprise qui vous a été attribué par l'Agence du revenu du Canada ainsi que tous les renseignements exigés permettant d'identifier votre entreprise et l'employé.

Assurez-vous que toute personne ayant un NAS qui commence par un « 9 » est autorisée à travailler au Canada et que son document d’immigration n’est pas expiré.

Les NAS qui commencent par un « 9 » sont remis aux travailleurs temporaires qui ne sont pas des citoyens canadiens ni des résidents permanents. Il s’agit de NAS temporaires qui sont valides jusqu’à la date d’expiration indiquée sur le document d’immigration les autorisant à travailler au Canada.

  • Demandez à voir le document d'immigration actuel de l'employé l'autorisant à travailler au Canada (par exemple : permis de travail ou permis d'études) et vérifiez qu'il n'est pas expiré. Si le document est expiré, aviser l’employé de communiquer avec Immigration, Citoyenneté, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) afin d’obtenir un document valide. Il devra fournir son nouveau document d’immigration à Service Canada afin que la nouvelle date d’expiration soit inscrite à son dossier de NAS. Prenez les mesures nécessaires pour réembaucher l’employé ou prolonger sa période de travail.
  • Pour obtenir plus de renseignements au sujet de l'embauche de travailleurs étrangers temporaires ou de la prolongation de leur contrat de travail, consultez la page Embaucher un travailleur étranger d’IRCC ou communiquez avec le Centre d’appel d’IRCC au 1-888-242-2100.
  • Pour obtenir plus de rensignements au sujet de l’embauche d’étudiants étrangers, veuillez consulter la page Embaucher un étudiant étranger d’IRCC.

Avant de prolonger le contrat de travail de votre employé

  • Vous devez toujours vérifier que l’employé a le droit de continuer à travailler au Canada. Il doit présenter une demande à IRCC pour prolonger son autorisation de demeurer et de travailler au Canada avant que son permis n'expire.
  • Si un résident temporaire demande le renouvellement de son permis de travail ou d'études et que son permis expire avant qu'une décision ne soit prise, l'alinéa 186u) et l'article 189 du Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés lui permettent de continuer à travailler ou à étudier selon les mêmes conditions jusqu'à ce que sa demande de renouvellement soit traitée, et ce, aussi longtemps qu'il demeure au Canada. Il s'agit d'un « statut implicite ». Le travailleur étranger temporaire aura un statut implicite jusqu'à ce qu’IRCC prenne une décision.
  • Dès qu’IRCC prend une décision et autorise l’employé à continuer de travailler au Canada, vous devez vérifier le nouveau document d’immigration ainsi que la date d’expiration. Vous devez aussi dire à l’employé qu’il devra faire une demande et fournir son nouveau document d’immigration à Service Canada afin que la nouvelle date d’expiration soit inscrite à son dossier de NAS.

Protégez les renseignements personnels et le NAS de vos employés

  • Conservez les renseignements personnels en lieu sûr ou dans un système informatique encodé et assurez-vous que seules les personnes autorisées y ont accès.
  • Si vous constatez que le NAS d'un employé a été volé ou a été utilisé de façon inappropriée, prenez immédiatement les mesures suivantes :
    • évaluez les dommages
    • informez l’employé touché
    • communiquez avec Service Canada au 1-800-808-6352 (choisir l'option « 3 »)
    • communiquez avec le Commissariat à la protection de la vie privée, et
    • avec la police si vous avez constaté une activité de nature criminelle
  • Vous trouverez d’autres renseignements utiles dans l’Annexe 4 du Code de bonnes pratiques concernant le numéro d'assurance sociale ainsi que sur les sites Web du Centre antifraude du Canada et du Comité des mesures en matière de consommation.

Vous devez informer Service Canada de tout soupçon relatif à l'utilisation frauduleuse d'un NAS.

  • Si vous constater que le NAS d’un employé a été utilisé de façon frauduleuse, communiquez immédiatement avec Service Canada au 1-800-808-6352 (choisir l'option « 3 »). Vous devrez fournir votre numéro d’entreprise qui vous a été attribué par l’Agence du revenu du Canada ainsi que les preuves d’identité requises.
  • Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques établit des règles régissant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par des organismes du secteur privé. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour plus d’information

Pour obtenir plus de renseignement au sujet du processus de demande de NAS, consultez la page du Numéro d'assurance sociale ou communiquer avec le programme du NAS.

Protégez votre NAS

Lisez les renseignements sur la protection de votre NAS et ce que vous devez faire si vous soupçonnez que quelqu'un l’utilise.

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