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Responsabilités en matière de paie pour les employeurs

Les liens vers les ressources que nous mentionnerons durant le webinaire

Transcrit - Les responsabilités en matière de paie pour les employeurs

Bonjour, Je m'appelle Michel, et je suis votre hôte pour aujourd'hui.

Commençons par reconnaître que la terre sur laquelle je suis située se trouve sur les territoire traditionnel non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les peuples algonquins vivent sur ces terres depuis des temps immémoriaux. Nous sommes reconnaissants de pouvoir nous rassembler sur ce territoire. Comme il s'agit d'une rencontre virtuelle, je tiens également à reconnaître les terres sur lesquelles vous êtes réunis d'un océan à l'autre et je vous invite à prendre un moment pour reconnaître le territoire sur lequel vous vous trouvez.

Bienvenue au webinaire sur les responsabilités en matière de paie pour les employeurs.

Pour aujourd'hui, veuillez cliquer sur l'icône de question dans la barre d'outils en haut de l'écran pour poser une question liée aux responsabilités en matière de paie pour les employeurs.

Nous répondrons au plus grand nombre des questions possible pendant le webinaire. Pour toute autre question liée à l'impôt, veuillez appeler la ligne des demandes de renseignements des entreprises au 1-800-959-7775.

Allons-y!

Si vous gérez un compte de retenues sur la paie, directement ou indirectement, ce webinaire vous présentera vos responsabilités en matière de paie envers l'Agence du revenu du Canada.

Aujourd'hui, nous aborderons les questions suivantes:

En tant qu'employeur, vous devez retenir les montants de la paye, les verser et déclarer ses retenues à la source à l'Agence.

Les retenues à la source comprennent les cotisations au RPC, les cotisations supplementaires au RPC (RPC2), les cotisations à l'assurance-emploi et l'impôt sur le revenu imposable, ouvrant droit à pension et assurable d'un employé.

Une personne admissible qui n’est pas un citoyen canadien ou un résident permanent du Canada et qui présente une demande de numéro d'assurance sociale en recevra un qui commence par le chiffre 9. Lorsque vous embauchez une personne que vous savez ne pas être une citoyenne canadienne ou une résidente permanente, vous devez confirmer ce qui suit:

Vous devez vérifier le document d'immigration existant de l'employé l'autorisant à travailler au Canada, et vous êtes responsable de vous assurer qu'il n’est pas expiré. Le permis de travail en soi est la seule source de renseignements fiable pour déterminer si un ressortissant étranger occupe un emploi désigné en vertu des modalités de ce permis. Les employeurs sont tenus de conserver tous les documents liés au travailleur étranger pendant une période maximale de six ans à compter du premier jour de la période d’emploi pour laquelle le permis de travail a été délivré.

Les faits relatifs à la relation de travail dans son ensemble déterminent le statut d’emploi. Il est important de déterminer si un travailleur est un employé ou un travailleur indépendant. Le statut d’emploi a une incidence directe sur le droit d'un travailleur aux prestations d'assurance-emploi selon la Loi sur l'assurance emploi.

Il peut également avoir une incidence sur le traitement d'un travailleur en vertu d'autres lois, comme la loi sur le Régime de pensions du Canada et la Loi de l'impôt sur le revenu.

Les salaires et les traitements constituent généralement la majeure partie du revenu habituel d'un employé. Les employeurs versent des paiements périodiques aux employés pour leur travail.

Un employé peut recevoir d'autres formes de revenus, notamment des avantages et des allocations imposables.

Un avantage imposable survient généralement lorsqu'un employeur paie ou donne à un employé quelque chose de nature personnelle, comme un produit ou un service.

Voici un exemple: Vous donnez à votre employé l'utilisation gratuite des biens que vous possédez, comme une place de stationnement.

Un avantage et généralement imposable lorsqu'un employé reçoit un avantage économique qui peut être mesuré en argent.

Une allocation ou un remboursement que vous accordez à un employé pour une dépense personnelle est également imposable.

Une allocation ou une avance est un montant périodique ou forfaitaire versé à un employé en plus de son salaire ou de son traitement pour l'aider à payer des dépenses prévues, afin qu'il n'ait pas à les payer de sa poche.

Une allocation ou une avance est:

Les avantages peuvent être payés en espèces, comme une indemnité de repas, ou fournis sous forme d'articles ou de services autres en espèces, comme une place de stationnement.

La valeur des tous les avantages ou allocations que vous fournissez à un employé doit généralement être incluse dans son revenu d'emploi.

Le RPC, le RPC2, l'assurance-emploi et l'impôt sur le revenu devront habituellement être déduits des ces montants supplémentaires.

Les responsabilités en matière de paie commence à partir du moment où vous rémunérez, c'est-à-dire, dès que vous payez des montants ou que vous fournissez un avantage à un employé.

En tant qu'employeur, vous devez calculer correctement le revenu total de chaque employé, y compris le salaire, les traitements, les avantages imposables, les allocations et les autres rémunérations.

Ensuite, vous devrez déterminer les montants qui doivent être retenus sur cette paie, y compris les cotisations au Régime de pensions du Canada, les cotisations supplémentaires au Régimes de pensions du Canada (RPC2), les cotisations à l'assurance-emploi et l'impôt sur le revenu.

Chaque fois que vous retenez des montants d'un employé, vous devez verser ces montants, y compris la part du RPC et de l'assurance-emploi de l'employeur à l'Agence.

Ces paiements sont exigibles au plus tard à une certaine date qui est propre à chaque employeur.

Tous les employés qui sont âgés de 18 à 69 ans, qui reçoivent des gains ouvrant droit à pension, doivent cotiser aux retenues du RPC sur les traitements et les salaires.

Les gains ouvrant droit à pension comprennent les revenu d'une personne provenant d'un emploi ouvrant droit à pension ou d'un emploi pour lequel un régime ou un fonds de pension a été établi. Le RPC est un régime obligatoire.

Il y a trois taux de cotisation différents:

Pour les gains jusqu'à concurrence du maximum des gains annuels ouvrant droit à pension:

Pour les gains supérieurs au maximum des gains annuels ouvrant droit à pension et jusqu'à concurrence du maximum supplémentaire des gains annuels ouvrant droit à pension:

Les employés qui reçoivent une rémunération assurable doivent cotiser à l'assurance-emploi.

La rémunération assurable est le montant total de la rémunération qu'une personne a tirée de tous les emplois assurables, qui est payée en espèces; par l'employeur de la personne; et qui est reçue et appréciée par la personne dans le cadre de cet emploi.

Contrairement au RPC, il n'y a pas d'exemption de base ni de limite d'âge pour les cotisations à l'assurance-emploi, de sorte que les retenues commencent dès le premier dollar de rémunération assurable.

Les employeurs doivent retenir les cotisations versées par l'employé à l'assurance-emploi jusqu'à concurrence de la cotisation annuelle maximale de l'employé.

L'assurance-emploi est obligatoire dans toutes les provinces et tous les territoires.

Toutefois, si vous êtes un employeur du Québec et que les employés cotisent au Régime québécois d'assurance parentale, vous devez déduire des cotisations d'assurance-emploi à un taux inférieur.

Veuillez noter que les avantages imposables autres qu’en espèces ne sont pas assujettis aux cotisations à l'assurance-emploi.

La seule exception à cette règle concerne les avantages liés à la pension et au logement lorsqu'un employé reçoit également des gains en espèces au cours de la même période de paie.

Chaque employeur doit déduire les cotisations d'assurance-emploi en fonction des gains de l'employé.

Si un employé a un deuxième emploi auprès d'un autre employeur, l'assurance-emploi perçue par l'autre employeur n'a aucune incidence sur ce que vous devrez retenir.

En tant qu'employeur, vous êtes responsable de déduire l'impôt sur le revenu du revenu imposable de votre employé. Le revenu imposable comprend la paie habituelle ainsi que les avantages et les allocations imposables que vous pouvez fournir à vos employés.

Il n'y a pas de limite d'âge pour la déduction de l'impôt sur le revenu, aucune exemption de base, aucune cotisation de l'employeur et aucun maximum.

Un employeur doit déterminer le revenu imposable d'un employé pour calculer l'impôt sur le revenu à déduire. Ensuite, l'employeur doit déduire l'impôt sur le revenu en tant que pourcentage correspondant au revenu imposable de l'employé.

Le montant à déduire dépend des taux d'imposition provinciaux, territoriaux et fédéraux, ainsi que du code de demande dans le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels d'un employé.

Les employés peuvent demander des crédits d'impôt dans leur déclaration de revenus. Cela réduit leur revenu imposable. Le formulaire TD1 informe les employeurs des crédits d'impôt qu'un employé demandera. Les employeurs peuvent ensuite rajuster les retenues d'impôt d'un employé en conséquence.

Vous devez déduire l'impôt en fonction du code de demande qui correspond au montant personnel total que l'employé demande sur le formulaire TD1.

Gardez à l'esprit que les crédits d'impôt personnels ne peuvent être demandés qu'une seule fois. Par conséquent, si un employé a plus d'un employeur, il doit remplir un formulaire TD1 pour chaque employeur, mais il doit seulement demander les montants du crédit d'impôt personnel sur l'un de ces formulaires. Sur le formulaire TD1, il cochera la case « plus d'un employeur ou payeur en même temps » à la page 2 et entrera le code de demande « 0 » sur la première page.

Si votre employé ne vous donne pas de formulaire TD1, vous devez utiliser le code de demande 1. Cela signifie que vous calculez sa paie, tout en tenant compte du montant personnel de base.

Vous devriez examiner les formulaires pour essayer de vous assurer qu'ils ne contiennent pas des renseignements manifestement faux ou trompeurs.

Si vous pensez que le formulaire TD1 contient de faux renseignements, vous devez déduire l'impôt après avoir accordé le montant personnel de base seulement.

Utilisez le calculateur en direct des retenues sur la paie pour calculer facilement les retenues sur la paie fédérales provinciales (sauf celles pour le Québec) et territoriales.

Il permet de calculer les retenues sur la paie pour les périodes de paie les plus courantes, comme toutes les semaines ou toutes les deux semaines, en fonction des données salariales exactes.

Le calculateur confirmera les retenues à la source que vous devez inclure dans l'état officiel des gains de l'employé.

Lisez la première page.

Vous assumez les risques associés à l'utilisation de ce calculateur. La fiabilité des calculs effectués dépend de l'exactitude des renseignements que vous fournissez.

Examinez tous les risques. Cliquez sur « j’accepte – utiliser le calculateur » au bas de la page.

Les options suivantes sont disponibles sur la page d'accueil du calculateur en direct des retenues sur la paie :

Remarque : Vous pouvez effectuer un seul type de calcul à la fois.

L'icône « Salaire » est sélectionnée par défaut.

Cliquez sur le bouton « Suivant » pour commencer un nouveau calcul de retenue sur la paie.

Vous serez dirigé vers l'étape 1 du calcul du salaire.

Entrez le nom de l'employé ou le nom de l'employeur. Sélectionnez la province ou le territoire d'emploi, normalement là où votre entreprise est située ou là où l'employé se présente au travail.

Sélectionnez la fréquence de la période de paye. Si vous payez l'employé toutes les deux semaines, choisissez toutes les deux semaines (26 périodes de paye par année). Cela aidera à estimer le revenu annuel de l'employé aux fins de calcul.

Sélectionnez la date à laquelle l'employé est payé.

Entrez le revenu brut du traitement ou du salaire pour la période de paie. Ce champ est obligatoire. Entrez le montant de l'indemnité de vacances pour la période de paie, s'il y a lieu.

Parmi les options suivantes, sélectionnez celle qui s'applique :

Sélectionnez tous les autres revenus et avantages imposables ou les autres déductions qui s'appliquent à cette période de paie.

Les options disponibles sont les suivantes :

Appliquez les crédits personnels en utilisant le montant total de la demande des formulaires TD1 ou l'option des codes de demande.

Pour le RPC, sélectionnez l'une des options suivantes :

Sélectionnez « Calculer » pour passer aux pages de résultats de l'employeur et de l'employé.

Les résultats pour « retenues de l’employé » et « sommaire des versements de l’employeur » sont affichés sur deux écrans distincts en fonction des renseignements que vous avez entrés.

Le résultat des retenues sur la paie de l'employé est calculé en fonction des données que vous avez entrées. Certains éléments, comme l'indemnité de vacances, seront affichés seulement si une entrée a été effectuée.

Le Sommaire des versements de l'employeur fournit les cotisations combinées au RPC ou au RRQ, les cotisations au RPC2 ou au RRQ2, les cotisations à l'assurance-emploi et les retenues d'impôt fédérales et provinciales/territoriales aux fins de versements.

Enfin, n'oubliez pas que vous devez conserver vos registres comptables pendant au moins six ans à partir de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent.

Les registres comptables peuvent comprendre ce qui suit :

En bref, si vous avez créé ou reçu un document qui se rapporte aux activités ou aux opérations financières de votre entreprise, il s'agit d'un dossier aux fins de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Vous avez quelques options de paiement ou de versement. Vous pouvez payer au moyen « Mon dossier » pour les particuliers ou de « Mon dossier d’entreprise » pour les entreprises au Canada.ca.

Vous pouvez également payer par l'intermédiaire des services bancaires en ligne de votre institution financière. Si vous payez de cette façon, vous devrez peut-être vérifier si l'Agence est désignée comme bénéficiaire.

Il existe des façons précises d'effectuer des versements pour certains employeurs.

Par exemple, un auteur de versements accélérés de seuil 2 doit effectuer un paiement à une institution financière canadienne. Vous êtes un auteur de versement s accélérés de seuil 2 si vous avez eu une retenue mensuelle moyenne de 100 000 $ ou plus au cours des deux dernières années civiles.

Si vous n'êtes pas un auteur de versements accéléré de seuil 2, vous pouvez choisir d'effectuer vos versements par courrier. Dans ce cas, faites votre chèque à l'ordre du Receveur Général et envoyez-le par la poste, ainsi que votre pièce de versements au centre fiscal de Sudbury. Une pièce de versements est un feuillet qui fournit des renseignements propres au compte de l'Agence et qui doit accompagner vos paiements.

Si vous n'avez pas des pièces de versements, incluez les renseignements suivants :

Les employeurs détiennent les fonds retenus auprès des employés en fiducie pour le Receveur Général du Canada. En d'autres mots, ces fonds n'appartiennent pas aux employeurs et doivent donc être conservés séparément des fonds d'exploitation.

À la fin de chaque année civile, vous devez totaliser ce que vous avez payé, déduit et versé

au cours de cette année pour chaque employé. Ces montants sont habituellement sont déclarés sur un feuillet T4.

Un feuillet T4 - État de la rémunération payée indique le revenu imposable, ouvrant droit à pension et assurable d'un employé, y compris les avantages et les allocations imposables, ainsi que les retenues sur la rémunération de cet employé pour les cotisations au RPC, les cotisations supplémentaires au RPC, les cotisations à l'assurance-emploi et l'impôt sur le revenu.

Certains types de revenus, comme les revenus des pension versées par les employeurs, peuvent nécessiter un feuillet T4A.

Vous devez remplir un feuillet T4 pour chacun de vos employés. Chaque montant déclaré sur un feuillet T4 a une case ou un « code ».  Par exemple, le revenu d'emploi est toujours déclaré à la case 14. Entrez les montants correspondants dans chaque case.

Les employeurs peuvent distribuer le feuillet T4 par voie électronique en les rendant accessibles à leurs employés sur un portail sécurisé avec une imprimante sécurisée.

Les employeurs peuvent seulement distribuer le feuillets T4 par courriel s'ils ont obtenu le consentement écrit explicite des employés.

Dans tous les autres cas, l'employeur doit fournir à l'employé deux copies du feuillet T4, en  format papier, en personne ou par la poste.

Vous devez également envoyer une copie de chaque feuillet T4 à l'Agence ainsi qu'un sommaire T4.

Le sommaire est un formulaire indiquant la somme des montants déclarés sur tous les feuillets T4. De plus, vous devez conserver ces copies pour vos dossiers.

Vos feuillets T4 doivent être envoyés à vos employés et à l'Agence au plus tard à la fin du mois de février de l'année suivante.

Les employeurs qui génèrent plus de six feuillets de chaque type, comme le feuillet T4 ou T4A, sont tenus de produire leur déclaration par voie électronique, tandis que les employeurs qui génèrent cinq feuillets ou moins peuvent choisir de produire leur déclaration des renseignements T4 sur papier.

Si vous produisez vos feuillets T4 en retard, vous serrez assujetti à une pénalité pour production tardive.

Aujourd'hui, nous avons abordé les points suivants :

L'Administration de l'impôt est aussi complexe que la vie elle-même. Si le contenu présenté aujourd'hui ne correspond pas tout à fait à votre situation, vous pouvez :

Voilà qui met fin à notre webinaire. Veuillez cliquer sur l'icône du sondage dans la barre d'outils en haut de l'écran pour remplir le formulaire d'évaluation de ce webinaire.

Je vous remercie de votre participation. J'espère que cette séance vous a été utile. Restez à l'affût d'autres webinaires à venir au cours des prochains mois. Au revoir.

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