Vos employés utilisent-ils leur véhicule pour le travail? Voici ce que vous devez savoir

Vos employés utilisent-ils leur véhicule personnel pour les déplacements liés au travail? Si c'est le cas, vous pouvez leur fournir une allocation pour frais d'automobile ou pour usage d'un véhicule à moteur qui contribuera à couvrir leurs dépenses. Il est important que vous compreniez vos responsabilités à l'égard de ces allocations.

Qu'est-ce qu'une allocation pour frais d'automobile ou pour usage d'un véhicule à moteur?

Une allocation pour frais d'automobile ou pour usage d'un véhicule à moteur est un paiement que vous versez à un employé pour l'utilisation de son propre véhicule dans le cadre de son emploi. Ce paiement fait partie du salaire ou traitement de l'employé. L'allocation est un avantage imposable pour votre employé, sauf si elle est calculée selon un taux raisonnable par kilomètre.

Quelles sont vos responsabilités?

Déterminer si l'allocation est raisonnable

L'Agence du revenu du Canada (ARC) estime qu'une allocation est raisonnable si elle est fondée uniquement sur le nombre de kilomètres parcourus pour affaires dans l'année et si le taux par kilomètre est raisonnable. En règle générale, un taux raisonnable par kilomètre vise à couvrir les frais encourus par un employé. Par souci de commodité administrative, l'ARC juge raisonnables les taux par kilomètre indiqués à l'article 7306 du Règlement de l'impôt sur le revenu.

Ce qui est raisonnable

Pour 2019, un taux raisonnable est 58 cents du kilomètre pour les premiers 5 000 kilomètres parcourus et 52 cents du kilomètre pour tous les kilomètres suivants. Dans les territoires, le taux est plus élevé de 4 cents.

Pour 2018, un taux raisonnable est 55 cents du kilomètre pour les premiers 5 000 kilomètres parcourus et 49 cents du kilomètre pour tous les kilomètres suivants. Dans les territoires, le taux est plus élevé de 4 cents.

Si l'allocation est raisonnable

Si vous versez à votre employé une allocation que l'ARC considère comme raisonnable, n'incluez pas ce montant en tant que revenu dans son feuillet T4. De plus, ne retenez pas sur l'allocation les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l'assurance-emploi (AE), ni l'impôt sur le revenu.

Si l'allocation n'est pas raisonnable

Si vous payez à un employé une allocation que l'ARC estime déraisonnable, parce qu'elle est trop basse ou trop élevée, il s'agit d'un avantage imposable. Vous devrez suivre les étapes suivantes :

1. Incluez le montant de l'allocation dans le revenu de votre employé.
2. Calculez les retenues sur la paie (cotisations au RPC et à l'AE, et impôt sur le revenu).
3. Préparez et produisez le feuillet T4 pour votre employé.

Fournir à votre employé un formulaire T2200, le cas échéant

Lorsqu'une allocation est incluse dans le revenu, l'employé peut avoir le droit de déduire les frais d'automobile liés à son emploi. Afin que ces frais soient déduits, l'allocation doit être incluse dans le revenu, et l'employé doit obtenir un formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail, que vous aurez rempli. La déduction des frais d'automobile liés à l'emploi est généralement limitée aux situations où l'employé était tenu de s'acquitter des fonctions de son emploi à l'extérieur du lieu de travail habituel de l'employeur ou dans de nombreux endroits.

Pour en savoir plus

Pour vous aider à déterminer l'assujettissement à l'impôt d'un avantage, les retenues à effectuer sur la paie et la façon de déclarer le montant sur un feuillet de renseignements, l'ARC publie les guides suivants :

• T4130, Guide de l'employeur – Avantages et allocations imposables
• T4001, Guide de l'employeur – Les retenues sur la paie et les versements
• T4044, Dépenses d'emploi – Y compris le formulaire T2200
• RC4120, Guide de l'employeur – Comment produire le feuillet T4 et le Sommaire

De plus, l'ARC fournit des renseignements sur le site Web du gouvernement du Canada, propose des webinaires et des balados, et présente des séances d'information aux conférences des intervenants.

Personnes-ressources

Relations avec les médias
Agence du revenu du Canada
613-948-8366
cra-arc.media@cra-arc.gc.ca

 

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