Charte du Comité de gouvernance et du service

1. Mandat

1.1 Le Comité de gouvernance et du service (le Comité) du Conseil de direction (le Conseil) de l’Agence du revenu du Canada (l’Agence) aide le Conseil dans l’exercice de ses responsabilités en matière de surveillance en examinant tous les aspects du cadre de gouvernance du Conseil ainsi que les contrôles internes et les risques qui y sont associés, afin de s’assurer que le Conseil fonctionne de manière efficace. Le Comité s’assurera également que l’Agence respecte ses engagements en matière de responsabilité sociale et de durabilité environnementale, tout en supervisant la transformation des services de l’Agence et les améliorations continues apportées aux services offerts aux Canadiens.

2. Composition

2.1 Le Comité sera formé d'au moins trois administrateurs du Conseil, y compris un président et un vice-président.

2.2 Selon les modifications apportées à la composition du Conseil ou sur une base annuelle, le président du Conseil, en consultation avec le président et le vice-président du Comité, examinera la composition du Comité et recommandera au Conseil d’éventuelles modifications de la composition du Comité, au besoin. Tout changement à la composition du Comité sera approuvé par voie de résolution du Conseil à la première occasion.

2.3 Le commissaire de l’Agence est un membre du Comité.

2.4 Le dirigeant principal des services et sous-commissaire de la Direction générale des services, de l’innovation et de l’intégration peut assister, à titre d’observateur, à tous les points à l’ordre du jour liés à la responsabilité sociale et à la transformation des services de l’Agence. Les administrateurs du Conseil qui ne sont pas membres du Comité peuvent assister aux séances régulières fermées et/ou à huis clos à titre d’observateurs, sur demande ou sur invitation du président du Comité. Les demandes de participation en tant qu’observateur à une réunion doivent être soumises au Secrétariat du Conseil au moins deux jours ouvrables avant la réunion. Toute autre personne non concernée par un des points à l’ordre du jour peut assister aux séances régulières fermées, avec l’approbation du président du Comité. 

3. Responsabilités et fonctions

3.1 Dans l’exercice des fonctions prévues par le présent mandat, chaque membre du Comité est tenu d’agir avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables.

3.2 Dans l’exercice des fonctions prévues par le présent mandat, le Comité peut faire appel et se fier de bonne foi à tout rapport provenant d’un avocat, d’un comptable, d’un fonctionnaire de l’Agence ou de toute autre personne dont les observations sont rendues crédibles par sa profession.

Pour remplir son mandat, le Comité fera ce qui suit :

3.3 Gouvernance

1. Exercer un rôle de leadership au nom du Conseil afin de maintenir un cadre de gouvernance efficace constitué de principes, de politiques et de règlements qui tiennent compte des pratiques exemplaires qui ont actuellement cours tant dans le secteur public que dans les autres organisations.
2. Établir le plan de travail annuel du Comité de gouvernance et du service et le plan de travail du Conseil dans son ensemble afin de déterminer les priorités et les objectifs.
3. Mener un examen annuel de la structure, des chartes et de la composition des comités du Conseil et recommander au Conseil des modifications, s’il y a lieu.
4. Mener un examen annuel de la composition du Conseil et recommander que des modifications soient apportées au profil de compétences des membres du Conseil, s’il y a lieu.
5. Établir des processus efficaces de surveillance continue et d’évaluation annuelle du rendement du Conseil et du Comité.
6. Faciliter le processus de nomination des membres du Conseil en participant à la définition des exigences du Conseil en termes d’expérience et de connaissances grâce à l’approbation des profils des compétences du Conseil.
7. Superviser un programme d’orientation des nouveaux membres du Conseil, ainsi qu’un programme de perfectionnement continu pour les membres actifs.
8. Organiser et superviser la réunion annuelle du Conseil sur le développement stratégique.

3.4 Responsabilité sociale

1. Recevoir des mises à jour, au besoin, sur les pratiques exemplaires et les tendances en matière de responsabilité sociale dans les secteurs public et privé.
2. Examiner les rapports périodiques sur les initiatives de responsabilité sociale de l’Agence, notamment la Politique sur le développement durable de l’Agence et la Stratégie ministérielle de développement durable, ainsi que d’autres initiatives liées au développement durable.

3.5 Service

1. Fournir une orientation stratégique pour appuyer l’engagement continu quant au renforcement et à l’amélioration des services offerts aux Canadiens.
2. Examiner et surveiller la culture de service de l’Agence et donner des conseils au dirigeant principal des services dans l’exécution de son mandat consistant à diriger les initiatives de transformation de service de l’Agence.
3. Examiner et formuler des recommandations au Conseil concernant l’observation par l’Agence des exigences législatives liées au service énoncées dans la Loi canadienne sur l’accessibilité.
4. Examiner et surveiller la réponse de l’Agence au Rapport annuel et l’examen systémique de l’ombudsman des contribuables.

3.6 Responsabilisation

1. Recevoir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement des plans d’action et des stratégies d’atténuation des risques découlant des rapports de vérification internes ou externes liés aux sujets qui relèvent du mandat du Comité.
2. Examiner et, s’il y a lieu, recommander au Conseil l’approbation des politiques d’entreprise liées aux affaires publiques, au service et à la responsabilité sociale.
3. Exercer toute autre fonction que le Conseil pourrait déléguer au Comité.

4. Procédures opérationnelles

4.1 Réunions

1. Les réunions du Comité auront lieu conformément aux procédures énoncées aux articles 9, 17 et 18 du règlement administratif n^o 1 du Conseil de direction. Toutes les réunions du Comité sont fermées. Une séance à huis clos pour les membres indépendants peut être prévue à l’ordre du jour au début et à la fin de chaque réunion du Comité. Une séance à huis clos avec le commissaire peut aussi être prévue à l’ordre du jour, soit au début et/ou à la fin de chaque réunion du Comité.
2. Le président du Comité peut adopter toute combinaison de séances à huis clos qu’il juge nécessaire.
3. La section 7.1 du Guide – Modalités des réunions définit et décrit les procédures en matière de réunions et de séances fermées et à huis clos.
4. La majorité des membres du Comité constitue le quorum du Comité.

4.2 Absence du président du comité

1. En l’absence du président du Comité, le vice-président du Comité assumera la présidence du Comité.

4.3 Secrétaire

1. À moins que le Comité n'en décide autrement, le secrétaire de l'Agence agira comme secrétaire pour toutes les réunions du Comité.

4.4 Rapport au Conseil

1. Par l’entremise de son président, le Comité rendra compte de ses travaux au Conseil à la prochaine réunion régulière du Conseil, de façon abrégée, mais en s’assurant que les points suivants soient inclus dans le rapport :
   • une vue d’ensemble des points abordés;
   • la possibilité de recevoir des commentaires ou des questions d’autres membres du Conseil;
   • toute recommandation et/ou décision à l’intention du Conseil.

4.5 Procès-verbaux

1. Le Secrétariat du Conseil rédigera le procès-verbal de chaque réunion du Comité et en fournira une copie aux membres pour examen et approbation à la prochaine réunion du Comité. Le président devra, s’il y a lieu, informer le secrétaire de l’Agence et le commissaire après les séances à huis clos.

4.6 Documents préparatoires aux réunions

1. Le Secrétariat du Conseil remettra aux membres du Comité les documents préparatoires à chaque réunion, dans les deux langues officielles. Tous les efforts doivent être déployés pour laisser aux membres du Comité au moins deux fins de semaine pour examiner les documents avant les réunions. On s’attendra à ce que les membres du Comité aient lu les documents préparatoires avant la réunion et à ce qu’ils participent pleinement aux discussions du Comité sur les sujets abordés dans ces documents.

4.7 Conseils juridiques

1. Les membres du Comité peuvent demander des conseils juridiques en tout temps à l’avocat-conseil affecté au Conseil de direction par l’Agence. Toute demande de conseils sera présentée par écrit à l’avocat-conseil de l’Agence et une copie de la demande sera fournie au secrétaire de l’Agence.