Charte du Comité de gouvernance, responsabilité sociale et du service

1. Mandat

1.1 Le mandat du Comité de gouvernance, responsabilité sociale et du service est responsable d’aider le Conseil de direction à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance en examinant tous les aspects du cadre de gouvernance du Conseil ainsi que les risques qui y sont associés afin de s’assurer que le Conseil fonctionne de manière efficace. Le Comité s’assurera que l’Agence respecte ses engagements en matière de responsabilité sociale et de viabilité environnementale tout en supervisant la transformation des services de l’Agence et les améliorations continues apportées aux services offerts aux Canadiens.

2. Composition

2.1 Le Comité sera formé d'au moins trois administrateurs du Conseil, y compris un président et un vice-président.

2.2 Selon les modifications apportées à la composition du Conseil au cours de l’année, le président du Conseil, en consultation avec le président du Comité de gouvernance, responsabilité sociale et du service, examinera la composition du Comité et recommandera au Conseil toute modification à la composition du Comité. Tout changement à la composition du Comité sera approuvé par voie de résolution du Conseil à la première occasion.

2.3 Le dirigeant principal des services et le sous-commissaire de la Direction générale des services, de l’innovation et de l’intégration doit assister, à titre d’observateurs, à tous les points à l’ordre du jour liés à la transformation des services de l’Agence et à l’amélioration des services offerts aux Canadiens. Toute autre personne non concernée par un des points à l’ordre du jour (c’est-à-dire non inscrite à l’ordre du jour d’une réunion particulière) peut assister à la réunion si elle obtient l’approbation du président du Comité 24 heures avant la réunion. Toute demande de participation à la réunion doit être présentée par écrit au secrétaire de l’Agence au plus tard 48 heures avant la réunion.

3. Responsabilités et fonctions

3.1 Pour remplir son mandat, le Comité fera ce qui suit :

1. jouer un rôle de leadership au nom du Conseil afin de maintenir un cadre de gouvernance efficace constitué de principes, de politiques et de règlements qui tiennent compte des pratiques exemplaires qui ont actuellement cours tant dans le secteur public que dans les autres organisations ;
2. surveiller l’élaboration des pratiques exemplaires en matière de responsabilité sociale et recevoir des rapports périodiques sur les questions et les tendances émergentes en matière de responsabilité sociale ;
3. examiner les rapports périodiques sur les initiatives de responsabilité sociale de l’Agence, notamment la Politique sur le développement durable de l’Agence et la Stratégie ministérielle de développement durable ainsi que d’autres initiatives liées à la durabilité de l’environnement; examiner les rapports périodiques sur les initiatives liées à la responsabilité sociale et les risques de réputation de l’Agence, notamment la Politique du développement durable et la Stratégie ministérielle de développement durable ;
4. surveiller les connaissances de l’Agence en matière de responsabilité sociale et sa culture interne pour encourager la participation des employés aux activités collectives et caritatives ;
5. élaborer un plan de travail annuel du Comité de gouvernance, responsabilité sociale et du service et un plan de travail pour le Conseil dans son ensemble afin de déterminer les priorités et les objectifs ;
6. mener un examen annuel périodique de la structure et des chartes des comités du Conseil et recommander au Conseil des modifications, s’il y a lieu ;
7. mener un examen annuel de la composition du Conseil et recommander que des modifications soient apportées au profil de compétences des membres du Conseil, s’il y a lieu ;
8. établir des processus efficaces de surveillance et d’évaluation continue du rendement du Conseil et du Comité
9. faciliter le processus de nomination des membres du Conseil en participant à l’identification des exigences en termes d’expérience et de connaissances du Conseil grâce à l’approbation des profils de compétences du Conseil ;
10. superviser un programme d’orientation des nouveaux membres du Conseil, ainsi qu’un programme de perfectionnement permanent pour les membres actifs ;
11. examiner les propositions de modifications organisationnelles qui pourraient avoir des effets importants sur la structure interne de l’Agence ainsi que sur les rôles et les responsabilités connexes ;
12. fournir une orientation stratégique dans l’engagement continu de l’Agence à renforcer sa culture de service et à améliorer les services offerts aux Canadiens ;
13. donner des conseils au dirigeant principal des services dans l’exécution de son mandat de diriger les initiatives de transformation de service de l’Agence ;
14. examiner et surveiller la mise en œuvre de la culture de service de l’Agence ;
15. organiser et superviser la réunion annuelle de planification du Conseil ; et
16. exercer toute autre fonction éventuellement déléguée par le Conseil au Comité.

3.2 Dans l'exercice des fonctions prévues par le présent mandat, chaque membre du Comité est tenu d'agir avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables.

3.3 Dans l'exercice des fonctions prévues par le présent mandat, le Comité peut faire appel et se fier de bonne foi à tout rapport provenant d'un avocat, d'un comptable, d'un fonctionnaire de l'Agence ou de toute autre personne dont les observations sont rendues crédibles par sa profession.

4. Procédures opérationnelles

4.1 Réunions

Les réunions du Comité auront lieu conformément aux procédures décrites aux sections 9, 17 et 18 du règlement administratif no 1 du Conseil de direction. Toutes les réunions du Comité sont fermées. Une séance à huis clos pour les membres indépendants peut être prévue à l'ordre du jour au début et à la fin de chaque réunion du comité. Une séance à huis clos avec le commissaire peut aussi être prévue à l'ordre du jour, soit au début ou à la fin de la réunion du Comité.

Les administrateurs qui ne sont pas membres d'un comité peuvent assister aux séances ordinaires ou à huis clos en tant qu'observateurs si le président du Comité y consent.

Le président du Comité peut adopter toute combinaison de séances à huis clos qu'on juge nécessaire.

La section 7.1 du Guide de gouvernance du Conseil de direction intitulé « Modalités des réunions », précise et décrit les procédures en matière de réunions et de séances à huis clos.

4.2 Absence du président du comité

Lorsque le président est absent, le vice-président le remplace.

4.3 Secrétaire

À moins que le Comité n'en décide autrement, le secrétaire de l'Agence agit comme secrétaire pour toutes les réunions du Comité.

4.4 Rapport au Conseil

Par l’entremise de son président, le Comité rend compte de ses travaux au Conseil de façon abrégée, à la prochaine réunion régulière du Conseil tout en s’assurant que les points suivants soient traités lors du rapport :

• Offrir un survol des points discutés ;
• Solliciter commentaires et questions auprès des autres membres du Conseil ; et
• Indiquer toute recommandation ou décision qui sera soumise au Conseil.

4.5 Procès-verbaux

Le secrétaire ou son personnel rédige le procès-verbal de chaque séance du Comité et en fournit une copie aux membres pour examen et approbation à la prochaine réunion du Comité.

4.6 Documents préparatoires aux réunions

Le secrétaire de l’Agence remettra les documents préparatoires à la réunion, disponibles dans les deux langues officielles, aux membres du Comité. Tous les efforts seront déployés pour permettre aux membres du Comité d’examiner les documents préparatoires au moins deux fins de semaine avant les réunions. On s’attendra à ce que les membres du Comité aient lu les documents préparatoires à la réunion et à ce qu’ils participent pleinement aux discussions du Comité sur les sujets abordés dans ces documents.

4.7 Conseils juridiques

Les membres du Comité peuvent demander des conseils juridiques en tout temps au conseiller juridique affecté au Conseil de direction par l'Agence du revenu du Canada. Toute demande de conseil est présentée par écrit au conseiller juridique de l'Agence, et une copie de la demande est fournie au secrétaire de l'Agence.