Charte du Comité des ressources humaines

1. Mandat

1.1 Le Comité des ressources humaines (le Comité) du Conseil de direction (le Conseil) de l’Agence du revenu du Canada (l’Agence) aide le Conseil à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance en examinant la gestion des ressources humaines au sein de l’Agence et en présentant des recommandations et des conseils sur les stratégies de gestion des ressources humaines, les initiatives, les politiques, ainsi que les contrôles internes de l’Agence, en tenant compte des risques associés.

2. Composition

2.1 Le Comité sera formé d'au moins trois administrateurs du Conseil, y compris un président et un vice-président.

2.2 Selon les modifications apportées à la composition du Conseil ou sur une base annuelle, le président du Conseil, en consultation avec le président et le vice-président du Comité, examinera la composition du Comité et recommandera au Conseil d’éventuelles modifications de la composition du Comité, au besoin. Tout changement à la composition du Comité sera approuvé par voie de résolution du Conseil à la première occasion.

2.3 Le commissaire de l’Agence est un membre du Comité.

2.4 Le dirigeant principal des ressources humaines et sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines peut assister, à titre d’observateur, aux séances régulières fermées du Comité. Les administrateurs du Conseil qui ne sont pas membres du Comité peuvent assister aux séances régulières fermées et/ou à huis clos à titre d’observateurs, sur demande ou sur invitation du président du Comité. Les demandes de participation en tant qu’observateur à une réunion doivent être soumises au Secrétariat du Conseil au moins deux jours ouvrables avant la réunion. Toute autre personne non concernée par un des points à l’ordre du jour peut assister aux séances régulières fermées, avec l’approbation du président du Comité.

3. Responsabilités et fonctions

3.1 Dans l’exercice des fonctions prévues par le présent mandat, chaque membre du Comité est tenu d’agir avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables.

3.2 Dans l’exercice des fonctions prévues par le présent mandat, le Comité peut faire appel et se fier de bonne foi à tout rapport provenant d’un avocat, d’un comptable, d’un fonctionnaire de l’Agence ou de toute autre personne dont les observations sont rendues crédibles par sa profession.

Pour remplir son mandat, le Comité fera ce qui suit :

3.3 Gouvernance

1. Examiner et surveiller l’élaboration de la stratégie de gestion des ressources humaines de l’Agence pour déterminer si les plans et les initiatives permettront à l’Agence d’atteindre ses objectifs stratégiques.
2. Examiner les politiques sur les ressources humaines de l’Agence en lien avec le mandat du Comité et, au besoin, en recommander l’approbation au Conseil.
3. Examiner et fournir des recommandations au Conseil sur l’observation par l’Agence des exigences législatives touchant la gestion des ressources humaines, comme celles du Code canadien du travail, de la Loi sur les langues officielles, de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et de la Loi canadienne sur l’accessibilité, en ce qui concerne le mandat du Comité.
4. Examiner les initiatives relatives à la culture de l’Agence, y compris les indicateurs de rendement pertinents et les stratégies de gestion du changement, puis fournir un rapport au Conseil sur la mesure dans laquelle la culture de l’Agence cadre avec sa stratégie opérationnelle, sa structure organisationnelle et ses pratiques.
5. Surveiller la culture interne de responsabilité sociale de l’Agence, y compris la participation des employés à des activités communautaires, caritatives et autres activités à vocation sociale.
6. Appuyer les plans de mobilisation des employés et les résultats, fournir des conseils connexes à l’Agence, le cas échéant, et rendre compte au Conseil de toute incidence sur la réalisation des priorités de l’Agence.
7. Superviser les efforts de l’Agence pour promouvoir la diversité et l’inclusion ainsi qu’un milieu de travail juste, équitable, positif, accueillant, respectueux et sécuritaire.
8. Gérer la participation du Conseil aux processus de négociation collective et approuver, en son nom, les mandats de négociation collective pour l’Agence pendant les négociations (conformément à la résolution 2010-2011-09).
9. Examiner les conditions d’emploi des cadres et des employés non représentés et en recommander l’approbation au Conseil, le cas échéant.
10. Examiner et surveiller les plans et les stratégies d’atténuation des risques de l’Agence liés à la gestion des biens immobiliers.
11. Examiner les investissements et les stratégies dans les domaines de la formation, de l’éducation, du perfectionnement, du recrutement et de la rétention des employés.
12. Examiner et surveiller les processus en place pour la planification de la relève de l’Agence.
13. Recevoir des mises à jour régulières sur l’avancement des plans d’action et des stratégies d’atténuation des risques résultant des rapports de vérification interne et externe liés aux sujets qui relèvent du mandat du Comité.
14. Examiner et s’assurer que l’Agence dispose de politiques, de procédures, de rapports et de mécanismes adéquats pour traiter les actes d’inconduite et les actes répréhensibles en ce qui concerne le Code d’intégrité et de conduite professionnelle des employés, et qui comprend le Code de valeurs et d’éthique du secteur public.
15. Superviser l’évaluation annuelle de rendement du commissaire et premier dirigeant en examinant et en approuvant les objectifs annuels de rendement du commissaire et premier dirigeant et l’évaluation connexe, et en recommandant au Conseil de les approuver pour compléter le processus d’évaluation de rendement du gouvernement fédéral en ce qui concerne le rendement des administrateurs généraux, aux fins de transmission au greffier du Conseil privé.
16. Contribuer aux évaluations annuelles de rendement des commissaires adjoints des directions générales de l’Agence.

3.4 Responsabilité

1. Établir le plan de travail annuel du Comité des ressources humaines pour identifier les priorités et les objectifs.
2. Mener un examen annuel de la charte et faire une recommandation au Comité de gouvernance et du service pour approbation par le Conseil.
3. Exercer toute autre fonction que le Conseil pourrait déléguer au Comité.

4. Procédures opérationnelles

4.1 Réunions

1. Les réunions du Comité auront lieu conformément aux procédures énoncées aux articles 9, 17 et 18 du règlement administratif n^o 1 du Conseil de direction. Toutes les réunions du Comité sont fermées. Une séance à huis clos pour les membres indépendants peut être prévue à l’ordre du jour au début et à la fin de chaque réunion du Comité. Une séance à huis clos avec le commissaire peut aussi être prévue à l’ordre du jour, soit au début et/ou à la fin de chaque réunion du Comité.
2. Le président du Comité peut adopter toute combinaison de séances à huis clos qu’il juge nécessaire.
3. La section 7.1 du Guide – Modalités des réunions définit et décrit les procédures en matière de réunions et de séances fermées et à huis clos.
4. La majorité des membres du Comité constitue le quorum du Comité.

4.2 Absence du président du Comité

1. En l’absence du président du Comité, le vice-président du Comité assumera la présidence du Comité.

4.3 Secrétaire

1. À moins que le Comité n’en décide autrement, le secrétaire de l’Agence agira comme secrétaire pour toutes les réunions du Comité.

4.4 Rapport au Conseil

1. Par l’entremise de son président, le Comité rendra compte de ses travaux au Conseil à la prochaine réunion régulière du Conseil, de façon abrégée, mais en s’assurant que les points suivants soient inclus dans le rapport :
   • une vue d’ensemble des points abordés;
   • la possibilité de recevoir des commentaires ou des questions d’autres membres du Conseil;
   • toute recommandation et/ou décision à l’intention du Conseil.

4.5 Procès-verbaux

1. Le Secrétariat du Conseil rédigera le procès-verbal de chaque réunion du Comité et en fournira une copie aux membres pour examen et approbation à la prochaine réunion du Comité. Le président devra, s’il y a lieu, informer le secrétaire de l’Agence et le commissaire après les séances à huis clos.

4.6 Documents préparatoires aux réunions

1. Le Secrétariat du Conseil remettra aux membres du Comité les documents préparatoires à chaque réunion, dans les deux langues officielles. Tous les efforts doivent être déployés pour laisser aux membres du Comité au moins deux fins de semaine pour examiner les documents avant les réunions. On s’attendra à ce que les membres du Comité aient lu les documents préparatoires avant la réunion et à ce qu’ils participent pleinement aux discussions du Comité sur les sujets abordés dans ces documents.

4.7 Conseils juridiques

1. Les membres du Comité peuvent demander des conseils juridiques en tout temps à l’avocat-conseil affecté au Conseil de direction par l’Agence. Toute demande de conseils sera présentée par écrit à l’avocat-conseil de l’Agence et une copie de la demande sera fournie au secrétaire de l’Agence.