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Charte du Comité de la vérification, des finances et des risques

1. Mandat

1.1 Le Comité de la vérification, des finances et des risques (le Comité) du Conseil de direction (le Conseil) de l’Agence du revenu du Canada (l’Agence) aide le Conseil dans l’exercice de ses responsabilités en matière de surveillance indépendantes, en ce qui concerne les éléments suivants :

2. Composition

2.1 Le Comité est formé d'au moins trois administrateurs du Conseil, y compris un président et un vice-président.

2.2 Selon les modifications apportées à la composition du Conseil ou sur une base annuelle, le président du Conseil, en consultation avec le président et le vice-président du Comité, examinera la composition du Comité et recommandera au Conseil d’éventuelles modifications de la composition du Comité, au besoin. Tout changement à la composition du Comité sera approuvé par voie de résolution du Conseil à la première occasion.

2.3 Le commissaire de l’Agence n’est pas un membre du Comité.

2.4 Le président du Comité de la vérification, des finances et des risques doit être membre du Comité de la technologie et de la sécurité.

2.5 Le président du Comité de la technologie et de la sécurité doit être membre du Comité de la vérification, des finances et des risques.

2.6 Tous les membres du Comité doivent être indépendants de l’Agence. Le commissaire, l’administrateur supérieur des affaires financières (ASAF), le sous-commissaire et dirigeant principal de la vérification (SC-DPV) et un représentant du BVG peuvent assister, à titre d’observateurs, aux séances régulières fermées des réunions du Comité. Les administrateurs du Conseil qui ne sont pas membres du Comité peuvent assister aux séances régulières privées fermées et/ou à huis clos à titre d’observateurs, sur demande ou sur invitation du président du Comité. Les demandes d’observation doivent être soumises au Secrétariat du Conseil au moins deux jours ouvrables avant la réunion. Toute autre personne non concernée par un des points à l’ordre du jour peut assister aux séances régulières fermées avec l’approbation du président du Comité. 

2.7 Au minimum, le président et le vice-président doivent être titulaires d'un titre comptable canadien (CPA). Tous les membres du Comité doivent avoir la capacité et les connaissances financières nécessaires pour comprendre les états financiers et les rapports financiers et avoir une expérience de la vérification interne ou gouvernementale pour exercer cette fonction, ou être prêts à apprendre.

3. Responsabilités et fonctions

3.1 Dans l’exercice des fonctions prévues par le présent mandat, chaque membre du Comité est tenu d’agir avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables.

3.2 Dans l’exercice des fonctions prévues par le présent mandat, le Comité peut faire appel et se fier de bonne foi à tout rapport provenant d’un avocat, d’un comptable, d’un fonctionnaire de l’Agence ou de toute autre personne dont les observations sont rendues crédibles par sa profession.

Pour remplir son mandat, le Comité fera ce qui suit :

3.3 États financiers

  1. Examiner les renseignements financiers et l’attestation qu’en fait la direction dans les États financiers annuels sur les activités de l’Agence et les activités administrées, et dans d’autres rapports financiers, pour déterminer qu’ils ne présentent aucune inexactitude importante et, au besoin, recommander les états au Conseil aux fins d’approbation.
  2. Examiner, avec la direction, les changements apportés aux conventions comptables, aux renseignements présentés, aux pratiques, aux prévisions clés et aux jugements pour déterminer s’ils sont justes, exacts et prudents.
  3. Examiner les rapports financiers trimestriels de l’Agence avant leur publication en ligne.

3.4 Rapports financiers

  1. Examiner le rapport trimestriel sur la gestion des ressources et en discuter avec la direction.
  2. Examiner le Plan annuel d’harmonisation des ressources (PAHR) et en discuter avec la direction.
  3. Examiner et discuter avec la direction des activités d’approvisionnement de l’Agence, y compris le rapport annuel sur l’approvisionnement (passation de marchés).
  4. Le président et le vice-président se réuniront tous les trimestres avec l’ASAF et informeront le Comité, au besoin.

3.5 Contrôles internes

  1. Examiner et évaluer la pertinence et l’efficacité de l’environnement de contrôle interne et des systèmes de rapports de l’Agence en surveillant et en examinant les politiques de l’entreprise relatives aux rapports financiers et examiner avec l’ASAF et le SC-DPV la philosophie de la direction en ce qui a trait aux contrôles internes et toutes les constatations importantes liées aux contrôles.
  2. Recevoir des conseils des comités du Conseil en ce qui a trait aux contrôles internes qui sont liés à leurs mandats afin d’aider le Comité de la vérification, des finances et des risques dans sa surveillance des contrôles internes globaux de l’Agence de façon intégrée.

3.6 Fonction de vérification interne

  1. Examiner le Plan d’assurance et de consultation axé sur les risques (PACAR), y compris les objectifs, la portée, la valeur ajoutée, et le calendrier, au moins une fois par année et en discuter avec le SC-DPV et recommander le PACAR au Conseil pour approbation.
  2. Examiner la Politique de vérification interne et la Politique d’évaluation, en discuter avec le SC-DPV et les recommander au Conseil pour approbation.
  3. Examiner les évaluations externes indépendantes des fonctions de vérification interne et d’évaluation, au moins tous les cinq ans.
  4. Examiner le Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité (PAAQ), y compris les résultats des évaluations internes et externes, au moins une fois par année.
  5. Examiner les rapports finaux des missions de vérification interne et d’évaluation, y compris les recommandations, les plans d’action, la valeur ajoutée, et la réponse de la direction à l’égard de tous les enjeux cernés, et, si cela est jugé approprié, les recommander au commissaire pour approbation.
  6. Examiner, surveiller les progrès et émettre des recommandations à l’Agence sur les plans d’action de la direction et les échéanciers correspondants (ou toutes modifications à ces plans d’action de la direction ou échéanciers) qui sont élaborés en réponse aux rapports de vérification interne et d’évaluation par le SC-DPV, le BVG, ou tout autre rapport de vérification externe et d’évaluation, et décider quel comité du Conseil surveillera les plans d’action de la direction.
  7. Examiner le plan stratégique de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques (DGVER) et les progrès réalisés chaque année dans la mise en œuvre du plan.
  8. Examiner le rapport annuel du SC-DPV.
  9. Examiner périodiquement la relation du Comité de la vérification, des finances et des risques avec la DGVER.
  10. Discuter du rendement et de l’indépendance du SC-DPV au moins une fois par année avec le commissaire de l’Agence.
  11. Rencontrer régulièrement le SC-DPV en l’absence de la direction et du BVG, pour examiner et discuter de l’indépendance du SC-DPV et de tout sujet de préoccupation.
  12. Au cours du processus de nomination, de mutation, de remplacement ou de départ du SC-DPV, le commissaire consultera le président du Comité de la vérification, des finances et des risques.

3.7 Gestion des risques de l’entreprise (GRE)

  1. Examiner avec la direction et le BVG, les processus de détermination et d’évaluation des risques financiers importants pour l’Agence.
  2. Recevoir des mises à jour régulières de la part de la direction sur le Profil des risques de l’entreprise (PRE) qui détermine les principaux risques auxquels l’Agence est exposée.
  3. Évaluer la qualité, la pertinence et la rapidité des renseignements sur les risques fournis par la direction afin de s’assurer que le Comité dispose des renseignements nécessaires pour superviser et évaluer les principaux risques de l’Agence, ainsi que les stratégies de la direction pour la surveillance, la gestion et la réponse à ces risques.
  4. Examiner la Politique de gestion des risques de l’Agence et la recommander au Conseil aux fins d’approbation.
  5. Recevoir des conseils des comités du Conseil en ce qui a trait à la gestion du risque qui est liée à leurs mandats afin d’aider le Comité dans sa surveillance du profil de risque global de l’Agence et de l’exposition au risque de façon intégrée.

3.8 Fraude

  1. Répondre chaque année aux questions du BVG relatives à la fraude, en confirmant si le Comité de la vérification, des finances et des risques et les membres du Conseil ont connaissance de cas de fraude ou d’erreur touchant l’Agence, et les recommander au Conseil pour approbation.
  2. Examiner au moins deux fois par année le rapport complet de l’Agence sur les activités suspectes, les fraudes internes et externes, et les résolutions.
  3. Examiner au moins une fois par an les cas d’activités suspectes et les fraudes internes et externes susceptibles d’avoir une incidence sur l’information financière et la divulgation.
  4. Examiner toutes les questions de fraude importantes, car elles peuvent survenir de temps à autre au sein de l’Agence.
  5. Assurer le caractère suffisant des processus de réception et de traitement des plaintes ou des préoccupations transmises à l’Agence, y compris celles qui sont communiquées anonymement par des employés de l’Agence, quant à la comptabilité, aux contrôles comptables internes et aux questions de vérification, et recevoir périodiquement des rapports sur ces processus, ainsi que sur les plaintes et les préoccupations formulées.
  6. Examiner périodiquement le caractère suffisant des contrôles internes concernant la fraude et tout écart notable par rapport à ces contrôles avec le SC-DPV, l’agent de sécurité de l’Agence, l’ASAF et le BVG.
  7. Examiner le rapport annuel sur les divulgations internes au sein de l’Agence présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que tout autre rapport que l’agent supérieur de la divulgation interne de l’Agence pourrait remettre au Comité, afin de s’assurer que les procédures liées à la divulgation interne sont respectées en fonction des dispositions de la Loi sur la protection des fonctionnaires dénonciateurs d’actes répréhensibles.
  8. Examiner les plans de la DGVER, de la DGFA et du BVG pour déterminer si l’évaluation et la mise à l’épreuve combinées des contrôles financiers internes sont exhaustives et coordonnées.

3.9 Conformité

  1. Examiner l’observation par l’Agence des lois, des règlements et des politiques financiers et présenter des recommandations au Conseil à cet égard, au besoin.

3.10 Bureau du vérificateur général du Canada (BVG)

  1. Examiner avec le BVG les secteurs sur lesquels il faut mettre l’accent particulièrement dans les vérifications prévues, ainsi que les niveaux d’importance relative que le BVG propose d’employer, et d’autres questions qui sont appropriées de l’avis du Comité ou du BVG.
  2. Examiner les rapports du BVG sur les états financiers vérifiés de l’Agence, ainsi que toute autre vérification ou évaluation relative à l’Agence effectuée par le BVG et, le cas échéant, formuler des recommandations au Conseil.
  3. Le président et le vice-président du Comité et le président du Conseil rencontreront le BVG en l’absence de la direction sur une base trimestrielle afin de discuter de questions précises et de questions importantes que le BVG pourrait souhaiter soumettre au Comité aux fins d’examen.

3.11 Intégrité, valeurs et éthiqueNote de bas de page 1 

  1. Aviser le président du Conseil et/ou le commissaire de toute question liée à l’intégrité des hauts fonctionnaires de l’Agence et s’assurer que les mesures appropriées sont prises pour enquêter et remédier à la conduite en question.

3.12 Responsabilité

  1. Établir le plan de travail annuel du Comité de la vérification, des finances et des risques pour identifier les priorités et les objectifs.
  2. Mener un examen annuel de la charte et faire une recommandation au Comité de gouvernance et du service pour approbation par le Conseil.
  3. Exercer toute autre fonction que le Conseil pourrait déléguer au Comité.

4. Procédures opérationnelles

4.1 Réunions

  1. Les réunions du Comité auront lieu conformément aux procédures établies dans les articles 9, 17 et 18 du règlement administratif no 1 du Conseil de direction. Toutes les réunions du Comité sont fermées. Une séance à huis clos pour les membres indépendants peut être prévue à l’ordre du jour au début et à la fin de chaque réunion du Comité. Une séance à huis clos avec le commissaire peut aussi être prévue à l’ordre du jour, soit au début et/ou à la fin de chaque réunion du Comité.
  2. Le président du Comité peut adopter toute combinaison de séances à huis clos qu’il juge nécessaire.
  3. La section 7.1 du Guide – Modalités des réunions définit et décrit les procédures en matière de réunions et de séances fermées et à huis clos.
  4. Si le Comité le veut, il peut inviter le SC-DPV, l’ASAF ou d’autres cadres de l’Agence à assister en tout ou en partie à une séance à huis clos. De même, si le Comité le souhaite, il peut inviter un représentant du BVG à assister à toute la séance à huis clos ou à une partie de celle-ci. Lorsqu’un représentant du BVG assiste à une séance à huis clos, le commissaire et/ou le SC-DPV y assistent à titre d’observateurs.
  5. Le Comité tiendra une séance à huis clos avec le SC-DPV à chaque réunion trimestrielle.
  6. La majorité des membres du Comité doit constituer le quorum du Comité.

4.2 Absence du président du Comité

  1. En l’absence du président du Comité, le vice-président du Comité assumera la présidence du Comité.

4.3 Secrétaire

  1. À moins que le Comité n’en décide autrement, le secrétaire de l’Agence agira comme secrétaire à toutes les réunions du Comité.

4.4 Rapport au Conseil

  1. Par l’entremise de son président, le Comité rendra compte de ses travaux au Conseil à la prochaine réunion régulière, de façon abrégée, mais en s’assurant que les points suivants soient inclus dans le rapport :
    • une vue d’ensemble des points abordés;
    • la possibilité de recevoir des commentaires ou des questions d’autres membres du Conseil;
    • toute recommandation et/ou décision à l’intention du Conseil.

4.5 Procès-verbaux

  1. Le Secrétariat du Conseil rédigera le procès-verbal de chaque réunion du Comité et en fournira une copie aux membres pour examen et approbation à la prochaine réunion du Comité. Le président devra, s’il y a lieu, informer le secrétaire de l’Agence et le commissaire après les séances à huis clos.

4.6 Documents préparatoires aux réunions

  1. Le Secrétariat du Conseil remettra aux membres du Comité les documents préparatoires à chaque réunion, dans les deux langues officielles. Tous les efforts doivent être déployés pour laisser aux membres du Comité au moins deux fins de semaine pour examiner les documents avant les réunions. On s’attendra à ce que les membres du Comité aient lu les documents préparatoires avant la réunion et à ce qu’ils participent pleinement aux discussions du Comité sur les sujets abordés dans ces documents.

4.7 Conseils juridiques

  1. Les membres du Comité peuvent demander des conseils juridiques en tout temps à l’avocat-conseil affecté au Conseil de direction par l’Agence. Toute demande de conseils sera présentée par écrit à l’avocat-conseil de l’Agence et une copie de la demande sera fournie au secrétaire de l’Agence.

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2017-05-09