Programme de l'examen des comptes de fiducie - Sommaire d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée v 2.0

Direction générale des recouvrements et de la vérification
Direction de l’observation des entreprises

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Michael Snaauw
Sous-commissaire, Direction générale des recouvrements et de la vérification

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Observation en matière de déclarations

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation par les employeurs
Numéro de document : ARC DGRV 188

Description des FRP spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation par les employeurs
Numéro du fichier de renseignements personnels AR: ARC PPU 120

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

L’article 231.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu, l’article 288 de la Loi sur la taxe d’accise, l’article 88 de la Loi sur l’assurance emploi, l’article 25 du Régime de pensions du Canada et l’article 70 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien donnent l’autorisation légale de pénétrer dans des locaux et d’inspecter, de vérifier et d’examiner les registres comptables et les documents du contribuable.

Les articles 152 et 227 de la Loi de l’impôt sur le revenu, l’article 296 de la Loi sur la taxe d’accise, l’article 85 de la Loi sur l’assurance emploi, l’article 22 du Régime de pensions du Canada et l’article 39 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien donnent l’autorisation légale d’établir une cotisation pour le montant des insuffisances, au besoin. Le paragraphe 231.5(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et le paragraphe 291(1) de la Loi sur la taxe d’accise donnent l’autorisation légale de faire des copies des documents.

Les pouvoirs législatifs utilisés par l’ARC pour imposer des pénalités et des intérêts pour l’observation des comptes de retenues sur la paie :

Toute personne qui ne remet pas ou ne paye pas se verra imposer une pénalité de 10 % du montant :

• La Loi de l’impôt sur le revenu : alinéa 227(9)a)
• Le Régime de pensions du Canada : alinéa 21(7)a)
• La Loi sur l’assurance emploi : alinéa 82(9)a)

• La Loi de l’impôt sur le revenu : alinéa 227(9)b)
• Le Régime de pensions du Canada : alinéa 21(7)b)
• La Loi sur l’assurance emploi : alinéa 82(9)b)

• LIR : paragraphe 227(9.2)
• RPC : paragraphe 21(6)
• Loi sur l’AE : paragraphe 82(8)

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

En vertu du RPC et de la LAE, l’ARC a la responsabilité de déterminer :

• si l’emploi d’un particulier ouvre droit à pension en vertu du RPC et/ou s’il est assurable en vertu de la LAE;
• le montant des gains assurables et/ou ouvrant droit à pension;
• si des cotisations au RPC et à l’assurance‑emploi (AE) doivent être payées;
• le nombre d’heures assurables d’une personne assurable;
• la durée d’un emploi, y compris les dates auxquelles l’emploi a commencé et a pris fin;
• le montant des cotisations au RPC et/ou à l’AE qui doivent être payées;
• qui est l’employeur;
• si les employeurs sont considérés comme étant des associés aux fins de la LAE;
• le montant du remboursement.

Au cas où les comptes de retenues sur la paie seraient en état d’inobservation, un examen des comptes de fiducie pourrait être demandé. L’objectif du programme de l’examen des comptes de fiducie est de maintenir l’intégrité du régime fiscal en ce qui concerne la déclaration du revenu d’emploi et des avantages imposables, la retenue et le versement de montants liés à la paie, et la qualification appropriée des travailleurs, au moyen d’une combinaison d’activités d’éducation des contribuables et d’exécution responsable, y compris l’examen des registres comptables des employeurs. Le programme vise à promouvoir la sensibilisation des employeurs et leur compréhension des lois fiscales et de leurs obligations prévues dans la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d’accise, le Régime de pensions du Canada, la Loi sur l’Assurance-emploi, la Loi sur les droits pour la sécurité des passagers du transport aérien et leurs règlements respectifs, afin d’augmenter et d’améliorer l’observation volontaire.

Quoi de neuf

Le programme de l’examen des comptes de fiducie exécute actuellement un projet pilote afin d’explorer les types de dossiers d’examen des comptes de fiducie qui pourraient être traités de manière efficiente et efficace au sein des bureaux des services fiscaux sans la nécessité de se déplacer au lieu d’affaires du contribuable ou du représentant autorisé.

À la suite de la mise en œuvre des documents électroniques pour le programme de l’examen des comptes de fiducie, les employeurs et leurs représentants ont désormais la possibilité d’envoyer des documents à l’ARC par voie électronique par l’entremise des portails Web de l’ARC, à savoir Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client. Cette option accroit la faisabilité de compléter un examen de comptes de fiducie (ECF) au bureau sans avoir à visiter le contribuable ou son représentant.

Les documents soumis par le biais des portails Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client sont reçus par l’entremise du système FileNet à partir duquel les agents effectuent leur examen.

Portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) détermine et évalue les risques d’atteinte à la vie privée en matière de renseignements personnels liés aux activités du programme d’examen de comptes de fiducie. Les activités du programme de comptes d’employeurs, du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs et du programme de renseignements d’entreprise des recouvrements et de la vérification ont été évaluées selon des facteurs relatifs à la vie privée séparés.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Observation et enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les renseignements personnels sont utilisés pour examiner les registres comptables des entreprises afin de s’assurer qu’elles se conforment aux exigences en matière de production, de déclaration et de retenue et d’établir des cotisations en souffrance, le cas échéant. De plus, les renseignements sont utilisés pour examiner les comptes de retenue sur la paie et de TPS/TVH en ce qui concerne les avantages imposables et la bonne classification des travailleurs.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate et/ou encore le contexte de ceux-ci sont de nature délicate. Les renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom du particulier concerné.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les examens des comptes de fiducie exigent l’examen des livres et des documents de l’entreprise, y compris les feuillets d’impôt pertinents établis à l’égard des employés. L’examen de ces registres signifie que l’employé de l’ARC aurait accès aux numéros d’assurance sociale et aux autres renseignements financiers. Cet accès est nécessaire afin de bien exécuter le mandat du programme.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Le programme peut partager des renseignements personnels avec d’autres programmes de l’ARC aux fins du recouvrement des soldes impayés, des activités de vérification ou de signaler des activités suspectes.

Les renseignements sur les retenues sur la paie peuvent être partagés avec Revenu Québec. Plus de détails figurent au protocole d’entente (signé le 11 novembre 2009) conclu entre l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec.

Même si EDSC et l’ARC administrent conjointement le RPC et l’AE (l’ARC assume un rôle d’exécution), le programme Examens des comptes de fiducie ne partage pas directement des renseignements avec EDSC.

Des copies papier comprenant des renseignements personnels sont envoyées à la Section de gestion des dossiers et de logistique (DGFA). Toutefois, l’ARC peut également avoir recours au service de Iron Mountain (anciennement connu sous le nom « Recall ») pour stocker des copies papier comprenant des renseignements personnels. 

D) Durée du programme ou de l’activité : Il s’agit d’un programme à long terme.

Il s’agit d’un programme à long terme.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Aucune date de fin n’est prévue pour ce programme.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

La population ciblée par les examens des retenues sur la paie est composée d’employeurs, de fiduciaires et de payeurs chargés de déduire les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), les cotisations d’assurance-emploi (AE) et l’impôt sur le revenu de la rémunération et d’autres types de revenu (déclarations de revenus T4).

La population ciblée par les examens de la TPS/TVH est composée d’inscrits aux fins de la TPS/TVH dans toutes les provinces, sauf le Québec.

La population ciblée pour le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien (DSPT) est composée de transporteurs aériens désignés tenus d’exiger le DSPT.

F) Technologie et vie privée

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

• Risque pour la vie privée : Oui
• Détails : FileNet est une application générique pour les documents électroniques qui a été mise en œuvre pour appuyer l’examen des comptes de fiducies. Avant FileNet, les agents de programmes devaient se déplacer à l’emplacement d’un employeur pour faire l’examen de ses registres comptables. Avec l’utilisation de FileNet dans le cadre du programme, les employeurs et les représentants autorisés peuvent soumettre leurs documents par voie électronique. 

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

• Risque pour la vie privée : Oui
• Détails : Un nouveau lecteur partagé permet d’enregistrer la correspondance numérisée avant de la téléverser vers le Système de suivi de la correspondance et de l’inventaire nouvellement mis en œuvre. Le système fournit ainsi un lien vers ces documents dans le lecteur partagé pour que les utilisateurs puissent y accéder en format PDF. Seuls les utilisateurs qui ont besoin d’un tel accès en auront un.

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

• Méthode d’identification améliorée : – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).
  • Risque pour la vie privée : Non
  • Précisions : S.O.

• Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.
  • Risque pour la vie privée : Non
  • Précisions : S.O.

• Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.
  • Risque pour la vie privée : Oui
  • Détails : La Section de l’élaboration de la charge de travail et du renseignement d’entreprise (SECTRE) appuie l’élaboration de la charge de travail à l’aide d’une coordination des demandes de rapports sur les analyses de l’analytique, de la recherche et des tendances aux fins de toutes les charges de travail du programme d’observation des entreprises. La SECTRE s’appuie sur les systèmes d’évaluation du risque et la recherche pour établir quels employeurs sont les plus susceptibles de mécomprendre leurs obligations fiscales. La SECTRE utilise également les résultats des systèmes d’évaluation du risque pour sélectionner les dossiers pour l’examen des comptes de fiducie. Les activités liées aux renseignements d’entreprise sont évaluées séparément par l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée liée aux renseignements d’entreprise des recouvrements et de la vérification. Les renseignements découlant de la déclaration de revenus pourraient passer par un processus de rapprochement automatisé où certaines caractéristiques de la déclaration T4 sont associées aux renseignements ayant trait à la production de la déclaration de revenus d’un particulier. Dans certains cas, cela pourrait mener à une demande d’examen des comptes de fiducie.

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Les agents d’examen des comptes de fiducie utilisent un ordinateur portatif et peut-être une clé bus série universel (USB) lorsqu’ils sont sur place à l’emplacement d’un employeur. L’utilisation d’ordinateurs portatifs respecte la Politique sur la sécurité de l’environnement informatique, avec chiffrement et contrôle d’accès.

L’accès au réseau de l’Agence à partir d’un emplacement éloigné doit être effectué à l’aide de la solution approuvée de la Direction générale de l’informatique (DGI) – Accès à distance sécurisé (ADS). La Direction générale de l’informatique a élaboré une plateforme de télécommunication à l’échelle de l’entreprise qui offre aux utilisateurs un accès sécurisé au réseau.

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Détails :

Si des renseignements personnels sont compromis, cela pourrait entraîner un préjudice financier et mettre le particulier ou employé concerné dans l’embarras. De plus, le particulier ou l’employé touché pourrait devenir une victime de vol d’identité, et ses renseignements peuvent être utilisés à son insu ou sans son consentement.