Politique de vaccination pour l'Agence du revenu du Canada

Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération
Direction générale des ressources humaines 

Sur cette page

• Aperçu et amorce de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
• Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications
• Détermination et classement du risque

Aperçu et amorce de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Sonia Côté
Sous-commissaire et dirigeante principale des ressources humaines
Direction générale des ressources humaines

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Steven Morgan
Directeur général
Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels 

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Gestion des ressources humaines

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Santé et sécurité au travail – Catégorie de documents ordinaire; Recrutement et dotation – Catégorie de documents ordinaire (NRP 920).

Fichier de renseignements personnels spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Santé et sécurité au travail, POE 907, Dossier personnel de l’employé, POE 901; Dotation, POE 902.

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des alinéas 30(1)d) et 51(1)i) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 de l’Agence du revenu du Canada et de l’article 124, partie II, du Code canadien du travail.

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Le premier ministre et la vice-première ministre ont annoncé le 6 octobre 2021 que la vaccination complète contre la COVID-19 deviendrait une nouvelle condition d’emploi pour l’administration publique centrale. En tant qu’employeur fédéral distinct et important, l’Agence du revenu du Canada a appuyé et suivi, dans le cadre de l’élaboration de sa propre politique, l’orientation décrite dans la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

L’Agence accorde la priorité à la santé et à la sécurité des employés en milieu de travail. La vaccination contre la COVID-19 était une exigence pour tous les fonctionnaires fédéraux dans le cadre de l’approche visant à protéger les fonctionnaires fédéraux et la collectivité contre la COVID-19 et à assurer des milieux de travail sécuritaires. La vaccination a ajouté une couche de protection qui a fonctionné avec d’autres mesures de santé publique pour lutter contre la propagation du virus.

La Politique sur la vaccination contre la COVID-19 de l’Agence du revenu du Canada (la Politique), qui a été entièrement approuvée par le Conseil de direction, et le Guide de l’ARC pour la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 et les tests de dépistage (le Guide), sont entrés en vigueur le 8 novembre 2021. En vertu de la Politique, les employés de l’Agence étaient tenus d’attester leur statut vaccinal. L’exigence selon laquelle les employés doivent être vaccinés s’applique, qu’ils travaillent à distance conformément à la Politique sur la gestion du milieu de travail ou qu’ils travaillent sur place. Tous les employés de l’Agence devaient être entièrement vacciné, à moins que des mesures d’adaptation soient prises en raison d’une contre-indication médicale attestée, de motifs religieux ou d’un autre motif de discrimination illicite selon la Loi canadienne sur les droits de la personne.

D’autres mesures préventives liées à la COVID-19 ont également été mises en place, y compris l’encouragement du travail à distance dans la mesure du possible, le maintien d’un éloignement physique d’au moins deux mètres, le lavage des mains, le port du masque dans les aires communes à l’intérieur ou à l’extérieur et le fait de rester à la maison en cas de maladie.

Nouveaux employés et participants au programme Échange

À partir de la date d’entrée en vigueur de la Politique, tous les nouveaux employés de l’Agence étaient tenus d’être entièrement vaccinés comme condition d’emploi et d’attester qu’ils étaient entièrement vaccinés avant la date de début de leur nomination, à moins que des mesures d’adaptation soient prises en raison d’une contre-indication médicale, de motifs religieux ou d’un autre motif de discrimination illicite selon la Loi canadienne sur les droits de la personne.

L’exigence relative à la vaccination obligatoire s’appliquait également aux participants entrants et sortants du programme Échange de l’Agence. Les participants sortants étaient toujours des employés de l’Agence pendant qu’ils étaient en affectation dans le cadre du programme Échange et, par conséquent, on s’attendait à ce qu’ils se conforment à l’exigence relative à la vaccination, conformément à la Politique. Les principes de la Politique s’appliquaient également aux nouveaux participants du programme Échange et ils devaient également respecter les exigences applicables de la Politique.

Bénévoles et visiteurs

En vertu de l’article 30 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, l’Agence a étendu l’exigence de se faire vacciner aux bénévoles et aux visiteurs dont les activités comprenaient l’accès à ses lieux de travail. Cela a contribué à assurer la santé et la sécurité des bénévoles, des visiteurs ainsi que des employés de l’Agence.

Un employé de l’Agence fournissant l’accès à des bénévoles et à des visiteurs devait confirmer leur statut vaccinal avant de leur donner accès à un lieu de travail de l’Agence, mais ne recueillerait pas, ne conserverait pas ou ne stockerait pas de renseignements personnels, y compris la preuve de vaccination, la preuve d’identité ou les réponses aux questions de sélection. De plus, l’employé de l’Agence devait informer les bénévoles ou les visiteurs de respecter l’éloignement physique et les autres recommandations de santé publique en vigueur à l’Agence.

Vérification de l’attestation de vaccination

Conformément à la Politique, les employés avaient l’obligation de fournir une attestation véritable. Faire un faux énoncé aurait constitué une violation du Code d’intégrité et de conduite professionnelle et du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, et aurait pu entraîner des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Tous les renseignements relatifs à l’attestation étaient assujettis à la vérification. Conformément à la Politique, le cas échéant, les employés ont dû fournir une preuve de vaccination, dans un format défini par l’Agence, ainsi que toute donnée ou tout renseignement connexe dans tout système prescrit par l’Agence.

À la suite d’un examen de haut niveau de la Politique (suspendue), l’Agence poursuivra la suspension de sa Politique et procédera à la suspension du processus de vérification lié à la Politique à compter du 30 mars 2023. 

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La principale portée de cette ÉFVP est d’évaluer les risques liés à la vie privée associés à la mise en œuvre de la Politique. Par exemple, cette évaluation décrit et analyse la façon dont un employé soumet une demande de mesures d’adaptation au moyen du Libre-service des employés et la façon dont un gestionnaire consigne une décision dans l’application, ainsi que les personnes qui ont accès à ces données dans le portail Libre-service des employés au moyen d’un accès direct ou d’un rapport.

Les éléments clés suivants sont inclus dans la portée :           

• le processus d’attestation;
• le processus d’adaptation;
• le processus de dépistage rapide;
• le processus pour les nouveaux employés et les participants au programme Échange;
• le processus pour les bénévoles et les visiteurs;
• le processus de vérification de l’attestation de la vaccination.

L’élément suivant n’est pas inclus dans la portée :

• Entrepreneurs à court et à long terme : La Direction générale des finances et de l’administration a travaillé avec les entrepreneurs à court et à long terme, soit par l’entremise de Services publics et Approvisionnement Canada ou de sa propre autorité contractante pour voir à ce que l’exigence de vaccination soit prise en compte. Elle assure la coordination avec les ministères fédéraux qui ont la garde de biens immobiliers, les propriétaires du secteur privé et les entrepreneurs immobiliers afin d’offrir des espaces accessibles et sécuritaires pour effectuer des tests de dépistage rapides et déterminer les zones d’attente en fonction des protocoles appropriés liés à la COVID-19, si les tests de dépistage rapides devaient être effectués sur place.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Application et enquêtes de conformité et de réglementation  

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les renseignements seront utilisés pour effectuer les trois étapes du processus de vérification afin de détecter la fraude potentielle :

1. vérification des attestations pour confirmer leur validité;
2. vérification des décisions concernant les demandes d’employés ayant attesté ne pas pouvoir être entièrement vaccinés et ayant demandé des mesures d’adaptation;
3. vérification du processus de congé administratif non payé pour les employés qui ne se sont pas conformés à la Politique.

D’autres conséquences administratives pourraient également être prises, comme les employés mis en congés non payés.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux ou financiers, ou d’autres renseignements personnels de nature délicate ou dont le contexte est de nature délicate. Les renseignements personnels de mineurs, de personnes inaptes ou de représentants agissant au nom d’un particulier.   

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les renseignements personnels recueillis comprennent des renseignements médicaux et biographiques de nature délicate, comme une contre-indication à la vaccination et la nature d’une croyance ou d’une pratique religieuse sincère.  

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Autres institutions fédérales.

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Seuls les renseignements regroupés, comme dans les rapports statistiques, peuvent être communiqués au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et/ou à Santé Canada.

D) Durée du programme ou de l’activité :

Programme à long terme. 

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

À compter du 8 novembre 2021, en vertu de la Politique, entièrement approuvée par le Conseil de direction, et du Guide de l’ARC pour la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 et les tests de dépistage, la vaccination contre la COVID-19 est devenue une nouvelle condition d’emploi.

Le Conseil de direction a approuvé la suspension de la Politique à compter du 20 juin 2022. Cela signifiait ce qui suit :

• Les employés de l’Agence ayant été soumis à un congé administratif non payé en raison de la Politique pouvait reprendre ses tâches habituelles avec rémunération.
• Les mesures d’adaptation ayant été mises en place à la suite de la Politique ne s’appliquent plus.
• L’examen des demandes de mesures d’adaptation en suspens ne s’applique plus.
• Les vérifications en cours se sont poursuivies.

À la suite d’un examen général de la Politique suspendue, l’Agence a pris la décision de poursuivre la suspension de sa Politique et de suspendre le processus de vérification lié à la Politique à compter du 30 mars 2023.

E) Population du programme

Le programme touche la plupart ou tous les employés aux fins administratives internes.

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Cette Politique s’applique aux employés de l’Agence et à tout autre particulier qui est tenu de suivre ses politiques. Il est obligatoire de la respecter. Aux fins de la Politique, un employé est une personne définie à l’article 2 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, peu importe si elle travaille sur place ou participe à une entente de travail virtuel (par exemple, télétravail).

La Politique comprend également :

• une personne nommée pour une période de moins de trois mois (à temps plein ou à temps partiel);
• un employé occupant un poste exclu;
• une personne appartenant à un groupe professionnel non représenté;
• un employé à temps partiel;
• un travailleur à temps partiel;
• un étudiant.

Les principes de la Politique s'appliquent aux participants et aux bénévoles du programme d'Échange.

Il y avait également des répercussions pour les visiteurs qui avaient besoin d’accéder aux lieux de travail de l’Agence et pour certains candidats à un emploi à l’Agence.

F) Technologie et vie privée

1. L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?
   

   Risque pour la vie privée : Oui

2. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
   

   Risque pour la vie privée : Oui

3. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Non

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés dans un système lié à au moins un autre système.

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Dans la plupart des cas, les employés et les gestionnaires ont effectué leurs tâches dans le cadre du Programme d’attestation de vaccination au moyen du portail Libre-service des employés ou du portail Libre-service des gestionnaires des Systèmes administratifs d’entreprise, accessibles uniquement à partir d’un ordinateur de l’Agence connecté directement au réseau de l’Agence ou sécurisé au moyen d’un accès à distance sécurisé.

Les employés incapables d’inscrire leur attestation dans les Systèmes administratifs d’entreprise ont rempli un formulaire d’attestation manuel (en format PDF) et l’ont envoyé par courriel chiffré à une boîte de réception générique gérée par un nombre limité d’employés du Programme des relations de travail. Une fois le courriel reçu, ces employés des relations de travail ont inscrit les attestations dans les Systèmes administratifs d’entreprise pour les employés et ont stocké le formulaire PDF dans un dossier de la boîte de réception générique afin de limiter l’accès.

Les candidats externes et les employés d’autres ministères ont rempli les exigences en matière d’attestation au moyen d’un questionnaire protégé du Système de dotation intégré qui leur a été envoyé via leur profil de candidat.

• L’accès au profil de candidat du Système de dotation intégré est donné à tous les candidats via le portail des carrières.
• Le portail des carrières est accessible par n’importe quel appareil au moyen des justificatifs d’ouverture de session. 
  • L’accès sécurisé est restreint par l’utilisation d’une solution de gestion des justificatifs d’identité permettant l’accès au système de recrutement électronique de l’Agence (profil de candidat).

Les questionnaires remplis sont soumis par les candidats et examinés par les utilisateurs du Système de dotation intégré ayant le rôle approprié.

Du côté des utilisateurs du Système de dotation intégré, l’application utilise des privilèges d’accès fondés sur les rôles, ce qui permet de s’assurer que les personnes n’ont accès qu’à ce dont elles sont autorisées.

H) Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée

Détails :

En raison de la nature des renseignements personnels recueillis (c.-à-d. des renseignements médicaux, des valeurs religieuses, etc.) et de la nature délicate entourant la vaccination, une atteinte à la vie privée pourrait entraîner un préjudice à la réputation, un embarras, une perte financière et un vol d’identité.